उपस्थिति दर्ज करना

एक बार आपके परिसर, सेवा समय और समूह सेट हो जाने के बाद, आप हर सभा के बाद मैन्युअली उपस्थिति दर्ज कर सकते हैं। B1 Admin उपस्थिति को सत्रों (sessions) के इर्द-गिर्द व्यवस्थित करता है -- हर समूह की हर बैठक की तारीख के लिए एक सत्र। आप सत्र बनाते हैं, यह चिह्नित करते हैं कि कौन आया, और डेटा सीधे आपकी उपस्थिति रिपोर्टों में जाता है।

प्रशिक्षण वीडियो

Recording and Tracking Attendance in B1 · Watch on YouTubeNext video: Creating Plans and Scheduling Volunteers in B1 →

शुरू करने से पहले

• आपके परिसर, सेवा समय और समूह कॉन्फ़िगर होने चाहिए। यदि आपने यह अभी तक नहीं किया है, तो उपस्थिति सेटअप देखें।
• जिन समूहों को आप ट्रैक करना चाहते हैं, उनके लिए Track Attendance चालू होना चाहिए। विवरण के लिए उपस्थिति सेटअप देखें।
• उपस्थिति सहेजने के लिए आपके पास Edit Attendance अनुमति होनी चाहिए। जिन स्वयंसेवकों के पास लोगों के लिए केवल View People Names Only है, वे भी इस तरह उपस्थिति ले सकते हैं -- वे Groups से कक्षाएँ खोलते हैं और सदस्यों को केवल नाम से देखते हैं। देखें People Names Only।

सत्र बनाना

एक सत्र किसी समूह की बैठक की एक घटना का प्रतिनिधित्व करता है -- उदाहरण के लिए, किसी विशेष रविवार को आपकी K--3rd ग्रेड की कक्षा।

1. B1 Admin खोलें, Jump menu (ऊपर-बाईं ओर खोज बार) खोलें, People का विस्तार करें, और Groups पर क्लिक करें।
2. वह समूह चुनें जिसकी उपस्थिति आप दर्ज करना चाहते हैं।
3. समूह के पृष्ठ के Sessions अनुभाग में All sessions पर क्लिक करें।
4. नया सत्र बनाने के लिए New पर क्लिक करें।
5. यदि समूह किसी सेवा समय को सौंपा गया है, तो Service Time चुनें। यदि यह एक अनिर्धारित समूह है, तो यह फ़ील्ड नहीं दिखेगा।
6. Session Date चुनें -- यह आज, कोई बीती तारीख, या कोई आने वाली तारीख हो सकती है।
7. Save पर क्लिक करें।

किसी सेवा समय की हर कक्षा के लिए सत्र जोड़ना

यदि अन्य समूह उसी सेवा समय पर मिलते हैं (उदाहरण के लिए, रविवार सुबह 9:00 बजे आपकी सभी बच्चों की कक्षाएँ), तो आप हर समूह पर जाने के बजाय एक ही चरण में उनके सत्र बना सकते हैं।

1. ऊपर दिए चरण अपनाएँ और एक Service Time चुनें।
2. Also add for the other N groups in service time को चेक करें। चेकबॉक्स दिखाता है कि उस सेवा समय को कितने अन्य समूह सौंपे गए हैं। यह केवल नया सत्र जोड़ते समय दिखता है और तब, जब कम से कम एक अन्य समूह उस समय मिलता है।
3. Save पर क्लिक करें।

वर्तमान समूह के लिए और उसी तारीख व सेवा समय पर हर अन्य समूह के लिए एक सत्र बनाया जाता है। जिन समूहों का उस तारीख और सेवा समय के लिए पहले से सत्र है, वे छोड़ दिए जाते हैं, इसलिए डुप्लिकेट नहीं बनते।

सुझाव

जो उपस्थिति आपने अभी तक दर्ज नहीं की है, उसे पूरा करने के लिए बीती तारीखों के सत्र बना सकते हैं, या समूह की बैठक से पहले उन्हें पहले से बनाकर तैयार रख सकते हैं।

सत्र नोट्स

हर सत्र के नोट्स हो सकते हैं -- क्या पढ़ाया गया, घोषणाएँ, या प्रार्थना अनुरोध का सारांश।

1. सत्र जोड़ते समय, या सूची में किसी सत्र के बगल में Edit (पेंसिल) आइकन पर क्लिक करने के बाद, तारीख के नीचे Notes (what was covered, announcements, prayer requests) बॉक्स में टाइप करें। टूलबार बोल्ड टेक्स्ट, सूचियाँ और लिंक जोड़ने देता है।
2. Save पर क्लिक करें।

नोट्स सत्र की उपस्थिति सूची के शीर्ष पर दिखते हैं। ये वही बैठक के नोट्स भी हैं जिन्हें समूह के सदस्य B1.church पर समूह के पृष्ठ के Meetings अनुभाग में पढ़ते हैं, और जहाँ समूह के लीडर भी इन्हें लिख और संपादित कर सकते हैं। देखें Group Details।

उपस्थिति चिह्नित करना

उपस्थिति सूची देखने के लिए एक सत्र चुनें। हर समूह सदस्य एक चेकबॉक्स के साथ सूचीबद्ध होता है, अंतिम नाम के अनुसार क्रमबद्ध, और जो कोई पहले से उपस्थित दर्ज है, वह चेक किया हुआ होता है।

1. जो भी उपस्थित हुआ, उसके आगे का बॉक्स चेक करें। सभी को एक साथ बदलने के लिए Select All या Select None का उपयोग करें।
2. सूची के ऊपर की गिनती (जैसे "12 of 15 present") आपके बॉक्स चेक करने के साथ अपडेट होती है।
3. Save Attendance पर क्लिक करें। आपके सहेजने तक कुछ भी दर्ज नहीं होता, और सहेजना पूरा होने पर एक संदेश पुष्टि करता है। यदि सहेजना चल रहा हो और आप ब्राउज़र टैब बंद करने या रीलोड करने की कोशिश करें, तो आपका ब्राउज़र पहले चेतावनी देगा ताकि बदलाव खोएँ नहीं।

जिस व्यक्ति को पहले से उपस्थित दर्ज किया गया था, उसका चेकबॉक्स हटाकर सहेजने पर वह सत्र से हट जाता है।

आगंतुक जोड़ना

किसी ऐसे व्यक्ति को दर्ज करने के लिए जो समूह का सदस्य नहीं है, उपस्थिति सूची के बगल में व्यक्ति खोज में उसे खोजें। यदि वह आपके डेटाबेस में अभी तक नहीं है, तो आप खोज से ही उसे बना सकते हैं। दोनों ही स्थितियों में, वे सूची में पहले से चेक किए हुए जुड़ जाते हैं। उन्हें दर्ज करने के लिए Save Attendance पर क्लिक करें।

किओस्क पर चेक इन करने वाले लोगों के आगे Volunteer या Guest चिप दिखती है। जो लोग समूह के सदस्य नहीं हैं, उनके आगे Guest चिप दिखती है।

कौन से समूहों को अभी उपस्थिति चाहिए, यह जाँचना

जब कई कक्षाएँ एक ही सेवा समय पर मिलती हैं, तो आप एक नज़र में देख सकते हैं कि किन कक्षाओं की उस तारीख की उपस्थिति अभी दर्ज होनी बाकी है।

1. एक ऐसा सत्र खोलें जिसका सेवा समय हो।
2. उपस्थिति सूची के शीर्ष पर Who Still Needs Attendance पर क्लिक करें।
3. एक डायलॉग उस सेवा समय को सौंपे गए हर समूह को सूचीबद्ध करता है, शीर्ष पर "5 of 8 groups entered" जैसे सारांश के साथ।

जिन समूहों में उस तारीख के लिए किसी को उपस्थित चिह्नित नहीं किया गया है, वे Not entered चिप दिखाते हैं और सबसे पहले सूचीबद्ध होते हैं। जिन समूहों की उपस्थिति है, वे Entered दिखाते हैं और उपस्थित चिह्नित लोगों की संख्या के साथ (जैसे "Entered (12)")। किसी समूह के नाम पर क्लिक करें ताकि उसके सत्र उसी तारीख के सत्र के पहले से चुने हुए रूप में खुलें, और आप तुरंत उसकी उपस्थिति दर्ज कर सकें। यदि समूह का उस तारीख के लिए अभी तक कोई सत्र नहीं है, तो उसकी सत्र सूची खुलती है ताकि आप एक जोड़ सकें।

सुझाव

इसे Print All Classes और किसी सेवा समय की हर कक्षा के लिए सत्र जोड़ने के साथ मिलाएँ: सत्र बनाएँ, रोल शीट बाँटें, फिर Who Still Needs Attendance से देखें कि कौन सी शीट अभी दर्ज नहीं हुई हैं।

रोल शीट प्रिंट करना

रोल शीट एक प्रिंट करने योग्य कक्षा सूची है जिसे शिक्षक हाथ से चिह्नित कर सकते हैं और बाद में दर्ज करने के लिए आपको लौटा सकते हैं। हर शीट पर आपके चर्च का लोगो (यदि आपने Website > Appearance से Light Background Logo अपलोड किया है) उसके नीचे चर्च के नाम के साथ दिखता है, कक्षा का नाम, कक्षा के नाम के नीचे एक बड़ी Date पंक्ति, और सेवा समय। सदस्य दो कॉलमों में सूचीबद्ध होते हैं (पहले बाएँ कॉलम को नीचे की ओर पढ़ें, फिर दाएँ) ताकि एक पृष्ठ पर अधिक नाम आ सकें, और हर सदस्य के लिए Present और Absent बॉक्स होते हैं। आगंतुकों के लिए खाली पंक्तियाँ और एक Teacher / Notes क्षेत्र भी होता है।

• सत्र से -- सत्र की उपस्थिति सूची के शीर्ष पर Print Roll Sheet (प्रिंटर) आइकन पर क्लिक करें। शीट पर सत्र की तारीख होती है और उस सत्र का सेवा समय दिखता है।
• किसी सेवा की सभी कक्षाएँ -- यदि सत्र का कोई सेवा समय है, तो Print All Classes पर क्लिक करें ताकि उस सेवा समय को सौंपी हर कक्षा के लिए एक शीट प्रिंट हो। हर कक्षा अपने पृष्ठ पर प्रिंट होती है।
• सदस्य सूची से -- समूह के पृष्ठ पर All members पर क्लिक करें, फिर सदस्य सूची के ऊपर Print Roll Sheet आइकन पर क्लिक करें और बिना तारीख वाली शीट प्रिंट करने के लिए Attendance Sheet चुनें। उसी मेनू में Contact Roster लेआउट भी है जिसमें हर सदस्य का फ़ोन, ईमेल और पता होता है -- देखें Printing the Member List।

शीट एक नए टैब में खुलती है और आपका ब्राउज़र प्रिंट डायलॉग अपने आप दिखाता है।

उपस्थिति को स्प्रेडशीट में निर्यात करना

आप सत्र का रिकॉर्ड एक CSV फ़ाइल के रूप में डाउनलोड कर सकते हैं ताकि उसे Excel, Numbers या Google Sheets में उपयोग कर सकें।

1. वह सत्र खोलें जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं।
2. उपस्थिति सूची के शीर्ष पर Export बटन पर क्लिक करें।
3. डाउनलोड की गई फ़ाइल को अपने स्प्रेडशीट एप्लिकेशन में खोलें।

दर्ज की गई उपस्थिति देखना

सत्र दर्ज करने के बाद, डेटा आपकी उपस्थिति रिपोर्टों में दिखता है।

• Attendance Trend tab (Attendance पृष्ठ पर All years के अंतर्गत) -- समय के साथ चर्च-व्यापी रुझान दिखाता है। देखें Tracking Attendance।
• Group Attendance tab -- हर व्यक्तिगत समूह के आधार पर विभाजित उपस्थिति दिखाता है। देखें Attendance Reports।

सुझाव

यदि आपका अभी बनाया गया सत्र तुरंत रिपोर्टों में नहीं दिखता, तो सुनिश्चित करें कि सत्र की तारीख रिपोर्ट फ़िल्टर में चुनी गई तारीख सीमा के भीतर है।