Enregistrer les présences
Une fois vos campus, horaires de services et groupes configurés, vous pouvez enregistrer manuellement les présences après chaque rassemblement. B1 Admin organise les présences autour des séances -- une séance par groupe et par date de rencontre. Vous créez la séance, marquez les personnes présentes, et les données alimentent directement vos rapports de présence.
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Avant de commencer
- Vos campus, horaires de services et groupes doivent être configurés. Voir Configuration des présences si vous ne l'avez pas encore fait.
- Les groupes que vous souhaitez suivre doivent avoir Suivre les présences activé. Voir Configuration des présences pour plus de détails.
- Vous avez besoin de l'autorisation Modifier les présences pour enregistrer les présences. Les bénévoles qui ont seulement Voir les noms des personnes uniquement pour les personnes peuvent tout de même prendre les présences de cette façon -- ils ouvrent les classes depuis Groupes et voient les membres par nom seulement. Voir Noms des personnes uniquement.
Créer une séance
Une séance représente une occurrence d'une rencontre de groupe -- par exemple, votre classe de la maternelle à la 3e année un dimanche précis.
- Ouvrez B1 Admin, ouvrez le menu de navigation rapide (la barre de recherche en haut à gauche), développez Personnes, et cliquez sur Groupes.
- Sélectionnez le groupe pour lequel vous voulez enregistrer les présences.
- Dans la section Séances de la page du groupe, cliquez sur Toutes les séances.
- Cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle séance.
- Si le groupe est associé à un horaire de service, choisissez l'horaire de service. S'il s'agit d'un groupe non planifié, ce champ n'apparaît pas.
- Sélectionnez la date de la séance -- il peut s'agir d'aujourd'hui, d'une date passée ou d'une date future.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter des séances pour chaque classe d'un horaire de service
Si d'autres groupes se réunissent au même horaire de service (par exemple, toutes les classes de vos enfants à 9 h le dimanche), vous pouvez créer leurs séances en une seule étape au lieu de visiter chaque groupe.
- Suivez les étapes ci-dessus et choisissez un horaire de service.
- Cochez Ajouter aussi pour les autres N groupes de horaire de service. La case indique combien d'autres groupes sont associés à cet horaire de service. Elle n'apparaît que lors de l'ajout d'une nouvelle séance et si au moins un autre groupe se réunit à ce moment.
- Cliquez sur Enregistrer.
Une séance est créée pour le groupe actuel et pour chacun des autres groupes ayant le même horaire de service à la même date. Les groupes qui ont déjà une séance pour cette date et cet horaire de service sont ignorés, afin d'éviter les doublons.
Vous pouvez créer des séances pour des dates passées afin de rattraper les présences que vous n'avez pas encore enregistrées, ou les créer à l'avance pour qu'elles soient prêtes lorsque votre groupe se réunira.
Notes de séance
Chaque séance peut comporter des notes -- un résumé de ce qui a été vu, des annonces ou des demandes de prière.
- Lors de l'ajout d'une séance, ou après avoir cliqué sur l'icône Modifier (crayon) à côté d'une séance dans la liste, saisissez du texte dans la case Notes (ce qui a été vu, annonces, demandes de prière) sous la date. La barre d'outils vous permet d'ajouter du gras, des listes et des liens.
- Cliquez sur Enregistrer.
Les notes apparaissent en haut de la liste de présences de la séance. Ce sont aussi les notes de rencontre que les membres du groupe lisent dans la section Rencontres de la page du groupe sur B1.church, où les responsables de groupe peuvent aussi les rédiger et les modifier. Voir Détails du groupe.
Marquer les présences
Sélectionnez une séance pour voir sa liste de présences. Chaque membre du groupe figure dans la liste avec une case à cocher, triée par nom de famille, et les personnes déjà enregistrées comme présentes sont cochées.
- Cochez la case à côté de chaque personne présente. Utilisez Tout sélectionner ou Tout désélectionner pour modifier tout le monde en une fois.
- Le compteur au-dessus de la liste (par exemple, « 12 présents sur 15 ») se met à jour au fur et à mesure que vous cochez des cases.
- Cliquez sur Enregistrer les présences. Rien n'est enregistré avant que vous ne sauvegardiez, et un message confirme la fin de l'enregistrement. Si vous essayez de fermer ou de recharger l'onglet du navigateur pendant qu'un enregistrement est en cours, votre navigateur vous en avertit d'abord afin que les modifications ne soient pas perdues.
Décocher une personne déjà enregistrée comme présente puis enregistrer la retire de la séance.
Ajouter des visiteurs
Pour enregistrer une personne qui n'est pas membre du groupe, recherchez-la dans la recherche de personnes à côté de la liste de présences. Si elle n'est pas encore dans votre base de données, vous pouvez la créer depuis la recherche. Dans les deux cas, elle est ajoutée à la liste déjà cochée. Cliquez sur Enregistrer les présences pour l'enregistrer.
Les personnes qui ont pointé à une borne affichent une étiquette Bénévole ou Visiteur. Les personnes qui ne sont pas membres du groupe affichent une étiquette Visiteur.
Vérifier les groupes qui attendent encore leurs présences
Lorsque plusieurs classes se réunissent au même horaire de service, vous pouvez voir d'un coup d'œil celles qui doivent encore avoir leurs présences saisies pour cette date.
- Ouvrez une séance associée à un horaire de service.
- Cliquez sur Qui doit encore saisir les présences en haut de la liste de présences.
- Une boîte de dialogue affiche chaque groupe associé à cet horaire de service, avec un résumé tel que « 5 groupes sur 8 saisis » en haut.
Les groupes sans personne marquée présente pour cette date affichent une étiquette Non saisi et apparaissent en premier. Les groupes ayant des présences affichent Saisi avec le nombre de personnes présentes (par exemple, « Saisi (12) »). Cliquez sur le nom d'un groupe pour ouvrir ses séances avec la séance de la même date déjà sélectionnée, afin de saisir ses présences immédiatement. Si le groupe n'a pas encore de séance pour cette date, sa liste de séances s'ouvre pour que vous en ajoutiez une.
Associez cette fonction à Imprimer toutes les classes et à l'ajout de séances pour chaque classe d'un horaire de service : créez les séances, distribuez les feuilles d'appel, puis utilisez Qui doit encore saisir les présences pour voir quelles feuilles n'ont pas encore été saisies.
Imprimer une feuille d'appel
Une feuille d'appel est une liste de classe imprimable que les enseignants peuvent marquer à la main et vous remettre pour la saisir plus tard. Chaque feuille affiche le logo de votre église (le logo pour fond clair de Site web > Apparence, si vous en avez téléversé un) avec le nom de l'église en dessous, la classe, une grande ligne Date sous le nom de la classe, et l'horaire de service. Les membres sont listés en deux colonnes (lecture de haut en bas dans la colonne de gauche, puis dans celle de droite) afin que davantage de noms tiennent sur une page, et chaque membre dispose de cases Présent et Absent. Des lignes vierges sont prévues pour les visiteurs ainsi qu'une zone Enseignant / Notes.
- Depuis une séance -- Cliquez sur l'icône Imprimer la feuille d'appel (imprimante) en haut de la liste de présences de la séance. La feuille porte la date de la séance et indique l'horaire de service de cette séance.
- Toutes les classes d'un service -- Si la séance a un horaire de service, cliquez sur Imprimer toutes les classes pour imprimer une feuille par classe associée à cet horaire de service. Chaque classe s'imprime sur sa propre page.
- Depuis la liste des membres -- Sur la page du groupe, cliquez sur Tous les membres, puis cliquez sur l'icône Imprimer la feuille d'appel au-dessus de la liste des membres et choisissez Feuille de présence pour imprimer une feuille sans date. Le même menu propose une mise en page Liste de contacts avec le téléphone, le courriel et l'adresse de chaque membre -- voir Imprimer la liste des membres.
La feuille s'ouvre dans un nouvel onglet et la boîte de dialogue d'impression de votre navigateur apparaît automatiquement.
Exporter les présences vers un tableur
Vous pouvez télécharger un registre de la séance sous forme de fichier CSV pour l'utiliser dans Excel, Numbers ou Google Sheets.
- Ouvrez la séance que vous voulez exporter.
- Cliquez sur le bouton Exporter en haut de la liste de présences.
- Ouvrez le fichier téléchargé dans votre application de tableur.
Consulter les présences enregistrées
Après avoir enregistré des séances, les données apparaissent dans vos rapports de présence.
- Onglet Tendance des présences (sous Toutes les années sur la page Présences) -- affiche les tendances de l'église dans son ensemble au fil du temps. Voir Suivi des présences.
- Onglet Présences par groupe -- affiche les présences ventilées par groupe. Voir Rapports de présence.
Si une séance que vous venez de créer n'apparaît pas tout de suite dans les rapports, assurez-vous que la date de la séance se situe dans la plage de dates sélectionnée dans les filtres du rapport.