Registrando presença
Depois que seus campi, horários de culto e grupos estiverem configurados, você poderá lançar a presença manualmente após cada reunião. O B1 Admin organiza a presença em torno de sessões -- uma sessão por grupo em cada data de encontro. Você cria a sessão, marca quem compareceu, e os dados alimentam diretamente os seus relatórios de presença.
Vídeo de treinamento
Antes de começar
- Seus campi, horários de culto e grupos devem estar configurados. Veja Configuração de Presença se você ainda não fez isso.
- Os grupos que você quer acompanhar devem ter a opção Acompanhar presença ativada. Veja Configuração de Presença para mais detalhes.
- Você precisa da permissão Editar Presença para salvar a presença. Voluntários que têm somente Ver nomes de pessoas apenas podem registrar a presença desta forma -- eles abrem as turmas em Grupos e veem os membros apenas pelo nome. Veja Nomes de pessoas apenas.
Criando uma sessão
Uma sessão representa uma ocorrência de um encontro de grupo -- por exemplo, a sua turma do 1º ao 3º ano em um domingo específico.
- Abra o B1 Admin, abra o menu Jump (a barra de pesquisa no canto superior esquerdo), expanda Pessoas e clique em Grupos.
- Selecione o grupo para o qual você quer registrar a presença.
- Na seção Sessões da página do grupo, clique em Todas as sessões.
- Clique em Novo para criar uma nova sessão.
- Se o grupo estiver vinculado a um horário de culto, escolha o Horário de culto. Se for um grupo sem agendamento, este campo não aparecerá.
- Selecione a Data da sessão -- pode ser hoje, uma data passada ou uma data futura.
- Clique em Salvar.
Adicionando sessões para todas as turmas de um horário de culto
Se outros grupos se reúnem no mesmo horário de culto (por exemplo, todas as turmas infantis às 9:00 de domingo), você pode criar as sessões deles em uma única etapa, em vez de visitar cada grupo.
- Siga os passos acima e escolha um Horário de culto.
- Marque Também adicionar para os outros N grupos em horário de culto. A caixa de seleção mostra quantos outros grupos estão vinculados àquele horário de culto. Ela só aparece ao adicionar uma nova sessão e quando pelo menos outro grupo se reúne naquele horário.
- Clique em Salvar.
É criada uma sessão para o grupo atual e para cada um dos outros grupos na mesma data e no mesmo horário de culto. Os grupos que já têm uma sessão para aquela data e horário são ignorados, então você não terá duplicatas.
Você pode criar sessões para datas passadas para registrar a presença que ainda não lançou, ou criá-las com antecedência para que estejam prontas quando o seu grupo se reunir.
Notas da sessão
Cada sessão pode ter notas -- um resumo do que foi abordado, anúncios ou pedidos de oração.
- Ao adicionar uma sessão, ou depois de clicar no ícone Editar (lápis) ao lado de uma sessão na lista, digite no campo Notas (o que foi abordado, anúncios, pedidos de oração) abaixo da data. A barra de ferramentas permite adicionar texto em negrito, listas e links.
- Clique em Salvar.
As notas aparecem no topo da lista de presença da sessão. Elas também são as notas da reunião que os membros do grupo leem na seção Reuniões da página do grupo no B1.church, onde os líderes do grupo também podem escrever e editar. Veja Detalhes do grupo.
Marcando a presença
Selecione uma sessão para ver a sua lista de presença. Cada membro do grupo aparece com uma caixa de seleção, ordenado pelo sobrenome, e quem já estiver registrado como presente aparece marcado.
- Marque a caixa ao lado de cada pessoa que compareceu. Use Selecionar todos ou Desmarcar todos para alterar todos de uma vez.
- A contagem acima da lista (por exemplo, "12 de 15 presentes") é atualizada conforme você marca as caixas.
- Clique em Salvar presença. Nada é registrado até você salvar, e uma mensagem confirma quando o salvamento terminar. Se você tentar fechar ou recarregar a aba do navegador enquanto um salvamento ainda estiver em andamento, o navegador avisará antes, para que as alterações não se percam.
Desmarcar alguém que já estava registrado como presente e depois salvar remove essa pessoa da sessão.
Adicionando visitantes
Para registrar alguém que não é membro do grupo, pesquise essa pessoa na busca de pessoas ao lado da lista de presença. Se ela ainda não estiver no seu banco de dados, você pode criá-la a partir da busca. Em ambos os casos, ela é adicionada à lista já marcada. Clique em Salvar presença para registrá-la.
Pessoas que fizeram check-in em um quiosque exibem uma etiqueta Voluntário ou Visitante. Pessoas que não são membros do grupo exibem uma etiqueta Visitante.
Verificando quais grupos ainda precisam de presença
Quando várias turmas se reúnem no mesmo horário de culto, você pode ver de relance quais ainda precisam ter a presença lançada para aquela data.
- Abra uma sessão que tenha um horário de culto.
- Clique em Quem ainda precisa de presença no topo da lista de presença.
- Uma janela lista cada grupo vinculado àquele horário de culto, com um resumo como "5 de 8 grupos lançados" no topo.
Grupos sem ninguém marcado como presente naquela data exibem uma etiqueta Não lançado e aparecem primeiro na lista. Grupos que já têm presença exibem Lançado com o número de pessoas marcadas como presentes (por exemplo, "Lançado (12)"). Clique no nome de um grupo para abrir as sessões desse grupo com a sessão da mesma data já selecionada, para que você possa registrar a presença dele imediatamente. Se o grupo ainda não tiver uma sessão para aquela data, a lista de sessões dele é aberta para que você possa adicionar uma.
Combine isso com Imprimir todas as turmas e adicionar sessões para todas as turmas de um horário de culto: crie as sessões, entregue as folhas de chamada e depois use Quem ainda precisa de presença para ver quais folhas ainda não foram lançadas.
Imprimindo uma folha de chamada
Uma folha de chamada é uma lista de turma imprimível que os professores podem marcar à mão e devolver para você lançar depois. Cada folha mostra o logotipo da sua igreja (o Logotipo para fundo claro de Site > Aparência, se você tiver enviado um) com o nome da igreja logo abaixo, a turma, uma linha grande de Data abaixo do nome da turma e o horário de culto. Os membros são listados em duas colunas (leia de cima para baixo na coluna da esquerda e depois na da direita), para que caibam mais nomes em uma página, e cada membro tem as caixas Presente e Ausente. Há linhas em branco para visitantes e uma área de Professor / Notas.
- A partir de uma sessão -- Clique no ícone Imprimir folha de chamada (impressora) no topo da lista de presença da sessão. A folha é datada com a data da sessão e mostra o horário de culto dessa sessão.
- Todas as turmas de um culto -- Se a sessão tiver um horário de culto, clique em Imprimir todas as turmas para imprimir uma folha por turma vinculada àquele horário de culto. Cada turma é impressa em sua própria página.
- A partir da lista de membros -- Na página do grupo, clique em Todos os membros, depois clique no ícone Imprimir folha de chamada acima da lista de membros e escolha Folha de presença para imprimir uma folha sem data. O mesmo menu tem um layout Lista de contatos com o telefone, o e-mail e o endereço de cada membro -- veja Imprimindo a lista de membros.
A folha abre em uma nova aba e a janela de impressão do navegador aparece automaticamente.
Exportando a presença para uma planilha
Você pode baixar um registro da sessão como um arquivo CSV para usar no Excel, no Numbers ou no Planilhas Google.
- Abra a sessão que você quer exportar.
- Clique no botão Exportar no topo da lista de presença.
- Abra o arquivo baixado no seu aplicativo de planilhas.
Visualizando a presença registrada
Depois de registrar as sessões, os dados aparecem nos seus relatórios de presença.
- Aba Tendência de presença (em Todos os anos na página Presença) -- mostra as tendências de toda a igreja ao longo do tempo. Veja Acompanhando a presença.
- Aba Presença por grupo -- mostra a presença detalhada por grupo individual. Veja Relatórios de presença.
Se uma sessão que você acabou de criar não aparecer nos relatórios imediatamente, verifique se a data da sessão está dentro do intervalo de datas selecionado nos filtros do relatório.