出席の記録
キャンパス、礼拝時間、グループの設定が済んだら、集会のあとに出席を手動で記録できます。B1 Adminでは出席をセッション単位で管理します。セッションとは、1つのグループについて1回の集会日ごとに1つ作られる記録のことです。セッションを作成し、出席者にチェックを付けると、そのデータが出席レポートに直接反映されます。
トレーニング動画
始める前に
セッションの作成
セッションは、グループの集会1回分を表します。たとえば、特定の日曜日に行われる幼稚園〜3年生のクラスなどです。
- B1 Adminを開き、ジャンプメニュー（画面左上の検索バー）を開いて、人物を展開し、グループをクリックします。
- 出席を記録したいグループを選択します。
- グループのページにあるセッション欄で、すべてのセッションをクリックします。
- 新規をクリックして、新しいセッションを作成します。
- グループに礼拝時間が割り当てられている場合は、礼拝時間を選択します。スケジュールされていないグループの場合、この項目は表示されません。
- セッション日を選択します。今日の日付、過去の日付、未来の日付のいずれも指定できます。
- 保存をクリックします。
礼拝時間内のすべてのクラス分のセッションを追加する
同じ礼拝時間に別のグループも集まる場合（たとえば、日曜9時の子どもたちのクラスすべて）、グループごとに移動しなくても、まとめてセッションを作成できます。
- 上記の手順に従い、礼拝時間を選択します。
- 礼拝時間 のほかの N 件のグループにも追加にチェックを入れます。チェックボックスには、その礼拝時間に割り当てられている他のグループの数が表示されます。このチェックボックスは、新しいセッションを追加するときに、同じ時間に集まる他のグループが少なくとも1つある場合にだけ表示されます。
- 保存をクリックします。
現在のグループと、同じ日付・同じ礼拝時間の他の各グループに対してセッションが作成されます。その日付と礼拝時間にすでにセッションがあるグループは飛ばされるので、重複は作られません。
まだ記録していない出席を後から入力するために過去の日付のセッションを作成したり、グループの集会の前に準備しておくために事前にセッションを作成したりできます。
セッションのメモ
各セッションにはメモを付けられます。メモには、扱った内容の要約、お知らせ、祈りの課題などを書けます。
- セッションを追加するとき、またはセッション一覧の横にある編集（鉛筆）アイコンをクリックした後、日付の下にある**メモ（扱った内容、お知らせ、祈りの課題）**の欄に入力します。ツールバーで太字、リスト、リンクを追加できます。
- 保存をクリックします。
メモはセッションの出席一覧の上部に表示されます。また、B1.churchでグループのページのミーティング欄に表示され、グループのメンバーが読めるミーティングメモにもなります。グループのリーダーはそこでメモを書いたり編集したりすることもできます。詳しくはグループの詳細を参照してください。
出席の記録
セッションを選択すると、その出席一覧が表示されます。グループのメンバーが全員、姓の順に並んで表示され、それぞれにチェックボックスがあります。すでに出席として記録されている人にはチェックが入っています。
- 出席した人ごとにチェックボックスをオンにします。全員を一度に変更するには、すべて選択またはすべて解除を使います。
- 一覧の上にある件数（例：「15人中12人出席」）は、チェックボックスを操作するたびに更新されます。
- 出席を保存をクリックします。保存するまで記録はされず、保存が完了するとメッセージが表示されます。保存中にブラウザのタブを閉じようとしたり再読み込みしようとしたりすると、変更が失われないようブラウザが先に確認を表示します。
すでに出席として記録されている人のチェックを外して保存すると、その人はセッションから削除されます。
訪問者の追加
グループのメンバーではない人を記録するには、出席一覧の横にある人物検索で、その人を検索します。データベースにまだ登録されていない場合は、検索画面から新規に作成できます。どちらの場合も、その人はチェック済みの状態で一覧に追加されます。記録するには出席を保存をクリックします。
キオスクでチェックインした人には奉仕者またはゲストのラベルが表示されます。グループのメンバーではない人にはゲストのラベルが表示されます。
まだ出席が未入力のグループの確認
同じ礼拝時間に複数のクラスが集まる場合、その日付で出席がまだ入力されていないクラスをひと目で確認できます。
- 礼拝時間が設定されているセッションを開きます。
- 出席一覧の上部にあるまだ出席が必要なグループをクリックします。
- その礼拝時間に割り当てられているすべてのグループが一覧表示されたダイアログが開きます。上部には「8グループ中5グループ入力済み」のような概要が表示されます。
その日付で出席者が1人もいないグループには未入力のラベルが表示され、一覧の先頭に並びます。出席のあるグループには入力済みと、出席として記録された人数が表示されます（例：「入力済み（12）」）。グループ名をクリックすると、そのグループのセッション一覧が開き、同じ日付のセッションがあらかじめ選択された状態になるので、すぐに出席を記録できます。そのグループにその日付のセッションがまだない場合は、セッション一覧が開くので、セッションを追加できます。
すべてのクラスを印刷や礼拝時間内のすべてのクラス分のセッションを追加すると組み合わせて使うと便利です。まずセッションを作成し、出席表を配布したら、まだ出席が必要なグループを使って、どの出席表がまだ入力されていないかを確認します。
出席表の印刷
出席表は、先生が手書きで出席を記録し、後で入力するために提出してもらえる印刷用のクラス名簿です。各表には、教会のロゴ（ウェブサイト > 外観でアップロードした明るい背景用ロゴ）と、その下に教会名が表示されます。さらに、クラス名の下に大きな日付欄と礼拝時間が表示されます。メンバーは2列に並んで表示されるので（左の列を上から下へ読み、次に右の列を読みます）、1ページにより多くの名前が収まります。各メンバーには出席と欠席のチェックボックスがあります。また、訪問者用の空欄と担当者 / メモ欄もあります。
- セッションから印刷 -- セッションの出席一覧の上部にある出席表を印刷（プリンター）アイコンをクリックします。表にはそのセッションの日付と礼拝時間が表示されます。
- 礼拝時間のすべてのクラス -- セッションに礼拝時間が設定されている場合は、すべてのクラスを印刷をクリックすると、その礼拝時間に割り当てられているクラスごとに1枚ずつ出席表が印刷されます。各クラスは別のページに印刷されます。
- メンバー一覧から印刷 -- グループのページですべてのメンバーをクリックし、メンバー一覧の上にある出席表を印刷アイコンをクリックして出席表を選ぶと、日付のない出席表が印刷されます。同じメニューには、各メンバーの電話番号、メールアドレス、住所が載った連絡先名簿のレイアウトもあります。詳しくはメンバー一覧の印刷を参照してください。
出席表は新しいタブで開き、ブラウザの印刷ダイアログが自動的に表示されます。
出席記録のスプレッドシートへの書き出し
セッションの記録をCSVファイルとしてダウンロードすると、Excel、Numbers、Googleスプレッドシートで利用できます。
- 書き出したいセッションを開きます。
- 出席一覧の上部にある書き出しボタンをクリックします。
- ダウンロードしたファイルをスプレッドシートアプリで開きます。
ファイルには、グループのメンバーごとに1行ずつ、名前と出席か欠席かが記録されます。さらに、セッションの日付とメモも含まれます。
記録された出席の確認
セッションを記録すると、そのデータが出席レポートに表示されます。
- 出席の推移タブ（出席ページのすべての年の下）-- 教会全体の時間経過による傾向を表示します。詳しくは出席の追跡を参照してください。
- グループ別の出席タブ -- 個々のグループごとの出席を内訳で表示します。詳しくは出席レポートを参照してください。
作成したばかりのセッションがすぐにレポートに表示されない場合は、セッションの日付がレポートのフィルターで選択した日付範囲に含まれているかを確認してください。