Registrare le presenze
Una volta configurate le sedi, gli orari dei culti e i gruppi, puoi registrare manualmente le presenze dopo ogni incontro. B1 Admin organizza le presenze per sessioni -- una sessione per gruppo per ogni data di incontro. Crei la sessione, segni chi era presente e i dati confluiscono direttamente nei report sulle presenze.
Video di formazione
Prima di iniziare
- Le tue sedi, gli orari dei culti e i gruppi devono essere configurati. Vedi Configurazione presenze se non l'hai ancora fatto.
- I gruppi che vuoi monitorare devono avere attivo Monitora presenze. Vedi Configurazione presenze per i dettagli.
- Ti serve il permesso Modifica presenze per salvare le presenze. I volontari che hanno solo Visualizza solo i nomi delle persone per le persone possono comunque registrare le presenze in questo modo -- aprono le classi da Gruppi e vedono i membri solo per nome. Vedi Solo nomi delle persone.
Creare una sessione
Una sessione rappresenta un'occorrenza dell'incontro di un gruppo -- ad esempio la tua classe dalla K alla 3ª elementare in una specifica domenica.
- Apri B1 Admin, apri il menu di navigazione rapida (la barra di ricerca in alto a sinistra), espandi Persone e clicca su Gruppi.
- Seleziona il gruppo per cui vuoi registrare le presenze.
- Nella sezione Sessioni della pagina del gruppo, clicca su Tutte le sessioni.
- Clicca su Nuovo per creare una nuova sessione.
- Se il gruppo è assegnato a un orario di culto, scegli l'Orario del culto. Se si tratta di un gruppo non pianificato, questo campo non comparirà.
- Seleziona la Data della sessione -- può essere oggi, una data passata o una data futura.
- Clicca su Salva.
Aggiungere le sessioni per ogni classe di un orario di culto
Se altri gruppi si incontrano nello stesso orario di culto (ad esempio tutte le classi dei bambini alla domenica alle 9:00), puoi creare le loro sessioni in un solo passaggio invece di visitare ogni gruppo.
- Segui i passaggi sopra e scegli un Orario del culto.
- Seleziona Aggiungi anche per gli altri N gruppi in orario del culto. La casella indica quanti altri gruppi sono assegnati a quell'orario di culto. Compare solo quando si aggiunge una nuova sessione e almeno un altro gruppo si incontra in quell'orario.
- Clicca su Salva.
Viene creata una sessione per il gruppo corrente e per ciascuno degli altri gruppi nella stessa data e allo stesso orario di culto. I gruppi che hanno già una sessione per quella data e quell'orario vengono saltati, quindi non otterrai dei duplicati.
Puoi creare sessioni per date passate per recuperare le presenze che non hai ancora registrato, oppure crearle in anticipo così sono pronte quando il tuo gruppo si incontra.
Note della sessione
Ogni sessione può avere delle note -- un riepilogo di quanto è stato trattato, annunci o richieste di preghiera.
- Quando aggiungi una sessione, oppure dopo aver cliccato sull'icona Modifica (matita) accanto a una sessione nell'elenco, scrivi nella casella Note (cosa è stato trattato, annunci, richieste di preghiera) sotto la data. La barra degli strumenti ti permette di aggiungere testo in grassetto, elenchi e link.
- Clicca su Salva.
Le note compaiono in cima all'elenco delle presenze della sessione. Sono anche le note dell'incontro che i membri del gruppo leggono nella sezione Incontri della pagina del gruppo su B1.church, dove anche i leader del gruppo possono scriverle e modificarle. Vedi Dettagli del gruppo.
Segnare le presenze
Seleziona una sessione per vedere il suo elenco di presenze. Ogni membro del gruppo è elencato con una casella di controllo, ordinato per cognome, e chiunque sia già registrato come presente è spuntato.
- Spunta la casella accanto a ogni persona presente. Usa Seleziona tutti o Deseleziona tutti per cambiare tutti in una volta.
- Il conteggio sopra l'elenco (ad esempio "12 di 15 presenti") si aggiorna man mano che spunti le caselle.
- Clicca su Salva presenze. Nulla viene registrato finché non salvi, e un messaggio conferma quando il salvataggio è completato. Se provi a chiudere o ricaricare la scheda del browser mentre un salvataggio è ancora in corso, il browser ti avvisa prima, così le modifiche non vanno perse.
Deselezionare una persona che era già registrata come presente e poi salvare la rimuove dalla sessione.
Aggiungere visitatori
Per registrare una persona che non è membro del gruppo, cercala con la ricerca persone accanto all'elenco delle presenze. Se non è ancora nel tuo database, puoi crearla dalla ricerca. In entrambi i casi viene aggiunta all'elenco già spuntata. Clicca su Salva presenze per registrarla.
Le persone che hanno effettuato il check-in a un chiosco mostrano un'etichetta Volontario o Ospite. Le persone che non sono membri del gruppo mostrano un'etichetta Ospite.
Verificare quali gruppi devono ancora registrare le presenze
Quando più classi si incontrano nello stesso orario di culto, puoi vedere a colpo d'occhio quali devono ancora inserire le presenze per quella data.
- Apri una sessione che ha un orario di culto.
- Clicca su Chi deve ancora registrare le presenze in cima all'elenco delle presenze.
- Una finestra elenca ogni gruppo assegnato a quell'orario di culto, con un riepilogo come "5 di 8 gruppi inseriti" in alto.
I gruppi senza nessuno segnato come presente per quella data mostrano un'etichetta Non inserito e sono elencati per primi. I gruppi che hanno presenze mostrano Inserito con il numero di persone segnate come presenti (ad esempio "Inserito (12)"). Clicca sul nome di un gruppo per aprire le sue sessioni con la sessione della stessa data già selezionata, così puoi registrarne subito le presenze. Se il gruppo non ha ancora una sessione per quella data, si apre il suo elenco di sessioni così puoi aggiungerla.
Abbina questa funzione a Stampa tutte le classi e all'aggiunta di sessioni per ogni classe di un orario di culto: crea le sessioni, consegna i fogli di appello, poi usa Chi deve ancora registrare le presenze per vedere quali fogli non sono ancora stati inseriti.
Stampare un foglio di appello
Un foglio di appello è un elenco stampabile della classe che gli insegnanti possono segnare a mano e restituirti per inserire i dati in seguito. Ogni foglio mostra il logo della tua chiesa (il Logo per sfondo chiaro di Sito web > Aspetto, se ne hai caricato uno) con il nome della chiesa sotto, la classe, una grande riga Data sotto il nome della classe e l'orario del culto. I membri sono elencati in due colonne (si legge prima la colonna di sinistra, poi quella di destra) così stanno più nomi in una pagina, e ogni membro ha le caselle Presente e Assente. Ci sono righe vuote per i visitatori e un'area Insegnante / Note.
- Da una sessione -- Clicca sull'icona Stampa foglio di appello (stampante) in cima all'elenco delle presenze della sessione. Il foglio riporta la data della sessione e mostra l'orario di culto della sessione.
- Tutte le classi di un culto -- Se la sessione ha un orario di culto, clicca su Stampa tutte le classi per stampare un foglio per ogni classe assegnata a quell'orario. Ogni classe viene stampata nella propria pagina.
- Dall'elenco dei membri -- Nella pagina del gruppo, clicca su Tutti i membri, poi clicca sull'icona Stampa foglio di appello sopra l'elenco dei membri e scegli Foglio presenze per stampare un foglio senza data. Lo stesso menu contiene un layout Elenco contatti con il telefono, l'email e l'indirizzo di ciascun membro -- vedi Stampare l'elenco dei membri.
Il foglio si apre in una nuova scheda e la finestra di stampa del browser compare automaticamente.
Esportare le presenze in un foglio di calcolo
Puoi scaricare un registro della sessione come file CSV da usare in Excel, Numbers o Fogli Google.
- Apri la sessione che vuoi esportare.
- Clicca sul pulsante Esporta in cima all'elenco delle presenze.
- Apri il file scaricato nella tua applicazione di fogli di calcolo.
Visualizzare le presenze registrate
Dopo aver registrato le sessioni, i dati compaiono nei tuoi report sulle presenze.
- Scheda Andamento presenze (sotto Tutti gli anni nella pagina Presenze) -- mostra le tendenze generali della chiesa nel tempo. Vedi Monitorare le presenze.
- Scheda Presenze per gruppo -- mostra le presenze suddivise per singolo gruppo. Vedi Report sulle presenze.
Se una sessione che hai appena creato non compare subito nei report, assicurati che la data della sessione rientri nell'intervallo di date selezionato nei filtri del report.