Hopp til hovedinnhold

Registrere oppmøte

Når kirkesteder, gudstjenestetider og grupper er satt opp, kan du registrere oppmøte manuelt etter hver samling. B1 Admin organiserer oppmøte rundt økter -- én økt per gruppe per møtedato. Du oppretter økten, markerer hvem som møtte opp, og dataene går rett inn i oppmøterapportene dine.

Opplæringsvideo​

Registrere og følge opp oppmøte i B1 · Watch on YouTubeNext video: Lage planer og planlegge frivillige i B1

Før du begynner

  • Kirkesteder, gudstjenestetider og grupper må være konfigurert. Se oppsett for oppmøte hvis du ikke har gjort dette ennå.
  • Gruppene du vil følge må ha Følg oppmøte aktivert. Se oppsett for oppmøte for detaljer.
  • Du trenger tillatelsen Rediger oppmøte for å lagre oppmøte. Frivillige som bare har Vis kun navn for personer, kan fortsatt registrere oppmøte på denne måten -- de åpner klasser fra Grupper og ser medlemmene med navn. Se kun navn for personer.

Opprette en økt​

En økt representerer én forekomst av et gruppemøte -- for eksempel klassen for 1.-3. trinn på en bestemt søndag.

  1. Åpne B1 Admin, åpne hurtigmenyen (søkefeltet øverst til venstre), utvid Personer og klikk Grupper.
  2. Velg gruppen du vil registrere oppmøte for.
  3. I delen Økter på gruppens side klikker du Alle økter.
  4. Klikk Ny for å opprette en ny økt.
  5. Hvis gruppen er knyttet til en gudstjenestetid, velger du Gudstjenestetid. Hvis det er en ikke-planlagt gruppe, vises ikke dette feltet.
  6. Velg Øktdato -- dette kan være i dag, en tidligere dato eller en fremtidig dato.
  7. Klikk Lagre.

Legge til økter for alle klasser i en gudstjenestetid​

Hvis andre grupper samles på samme gudstjenestetid (for eksempel alle barneklassene dine kl. 09.00 på søndag), kan du opprette øktene for dem i ett steg i stedet for å besøke hver gruppe.

  1. Følg stegene over og velg en Gudstjenestetid.
  2. Kryss av for Legg også til for de andre N gruppene i gudstjenestetid. Avkrysningsboksen viser hvor mange andre grupper som er knyttet til gudstjenestetiden. Den vises bare når du legger til en ny økt og minst én annen gruppe samles på det tidspunktet.
  3. Klikk Lagre.

Det opprettes en økt for den nåværende gruppen og for hver av de andre gruppene på samme dato og gudstjenestetid. Grupper som allerede har en økt for den datoen og gudstjenestetiden, hoppes over, så du får ikke dobbeltregistreringer.

Tips

Du kan opprette økter for tidligere datoer for å registrere oppmøte du ikke har ført ennå, eller opprette dem på forhånd slik at de er klare når gruppen din samles.

Øktnotater​

Hver økt kan ha notater -- en oppsummering av det som ble gjennomgått, kunngjøringer eller bønneemner.

  1. Når du legger til en økt, eller etter at du har klikket på Rediger-ikonet (blyant) ved siden av en økt i listen, skriver du i boksen Notater (det som ble gjennomgått, kunngjøringer, bønneemner) under datoen. Verktøylinjen lar deg legge til fet tekst, lister og lenker.
  2. Klikk Lagre.

Notatene vises øverst i øktens oppmøteliste. De er også møtenotatene som gruppens medlemmer leser i delen Møter på gruppens side på B1.church, der gruppeledere også kan skrive og redigere dem. Se Gruppedetaljer.

Registrere oppmøte​

Velg en økt for å se oppmøtelisten. Alle gruppemedlemmer vises med en avkrysningsboks, sortert etter etternavn, og alle som allerede er registrert som tilstede, er krysset av.

  1. Kryss av boksen ved siden av hver person som deltok. Bruk Velg alle eller Velg ingen for å endre alle samtidig.
  2. Antallet over listen (for eksempel «12 av 15 til stede») oppdateres etter hvert som du krysser av.
  3. Klikk Lagre oppmøte. Ingenting registreres før du lagrer, og en melding bekrefter når lagringen er ferdig. Hvis du prøver å lukke eller laste inn nettleserfanen på nytt mens en lagring fortsatt pågår, varsler nettleseren deg først, slik at endringene ikke går tapt.

Hvis du fjerner avkrysningen for noen som tidligere var registrert som tilstede, og deretter lagrer, fjernes de fra økten.

Legge til gjester​

For å registrere noen som ikke er medlem av gruppen, søker du etter dem i personsøket ved siden av oppmøtelisten. Hvis de ikke finnes i databasen din ennå, kan du opprette dem fra søket. Uansett blir de lagt til i listen allerede avkrysset. Klikk Lagre oppmøte for å registrere dem.

Personer som sjekket inn på en kiosk, vises med en brikke for Frivillig eller Gjest. Personer som ikke er medlemmer av gruppen, vises med en brikke for Gjest.

Se hvilke grupper som fortsatt mangler oppmøte​

Når flere klasser samles på samme gudstjenestetid, kan du se med en gang hvilke som fortsatt må få registrert oppmøtet sitt for den datoen.

  1. Åpne en økt som har en gudstjenestetid.
  2. Klikk Hvem mangler fortsatt oppmøte øverst i oppmøtelisten.
  3. En dialog viser alle grupper som er knyttet til gudstjenestetiden, med en oppsummering som «5 av 8 grupper registrert» øverst.

Grupper uten noen registrert som tilstede for den datoen viser en brikke for Ikke registrert og listes først. Grupper som har oppmøte, viser Registrert med antallet personer som er registrert som tilstede (for eksempel «Registrert (12)»). Klikk på gruppens navn for å åpne gruppens økter med økten for samme dato allerede valgt, slik at du kan registrere oppmøtet med en gang. Hvis gruppen ikke har en økt for den datoen ennå, åpnes listen over økter slik at du kan legge til en.

Tips

Kombiner dette med Skriv ut alle klasser og å legge til økter for alle klasser i en gudstjenestetid: opprett øktene, del ut navnelister, og bruk deretter Hvem mangler fortsatt oppmøte for å se hvilke lister som ikke er ført inn ennå.

Skrive ut en navneliste​

En navneliste er en utskrivbar klasseliste som lærere kan krysse av for hånd og levere tilbake til deg for å føre inn senere. Hver liste viser kirkens logo (logo for lys bakgrunn fra Nettsted > Utseende, hvis du har lastet opp en) med kirkens navn under, klassen, en stor linje for Dato under klassenavnet, og gudstjenestetiden. Medlemmene vises i to kolonner (les nedover i venstre kolonne, deretter høyre) slik at flere navn får plass på en side, og alle medlemmer har bokser for Til stede og Fraværende. Det finnes tomme linjer for besøkende og et område for Lærer / Notater.

  • Fra en økt -- Klikk på ikonet Skriv ut navneliste (skriver) øverst i øktens oppmøteliste. Listen er datert med øktens dato og viser øktens gudstjenestetid.
  • Alle klasser for en gudstjeneste -- Hvis økten har en gudstjenestetid, klikker du Skriv ut alle klasser for å skrive ut én liste per klasse som er knyttet til gudstjenestetiden. Hver klasse skrives ut på sin egen side.
  • Fra medlemslisten -- På gruppens side klikker du Alle medlemmer, deretter ikonet Skriv ut navneliste over medlemslisten og velger Oppmøteliste for å skrive ut en udatert liste. Den samme menyen har et oppsett for Kontaktliste med hvert medlems telefon, e-post og adresse -- se Skrive ut medlemslisten.

Listen åpnes i en ny fane, og nettleserens utskriftsdialog vises automatisk.

Eksportere oppmøte til et regneark​

Du kan laste ned en oversikt over økten som en CSV-fil for bruk i Excel, Numbers eller Google Sheets.

  1. Åpne økten du vil eksportere.
  2. Klikk knappen Eksporter øverst i oppmøtelisten.
  3. Åpne den nedlastede filen i regnearkprogrammet ditt.

Se registrert oppmøte​

Etter at du har registrert økter, vises dataene i oppmøterapportene dine.

  • Fane for oppmøtetrend (under Alle år på siden for oppmøte) -- viser trender for hele kirken over tid. Se Følge opp oppmøte.
  • Fane for gruppeoppmøte -- viser oppmøte fordelt på de enkelte gruppene. Se Oppmøterapporter.
Tips

Hvis en økt du nettopp opprettet ikke vises i rapportene med en gang, må du kontrollere at øktdatoen ligger innenfor datointervallet som er valgt i rapportfiltrene.