Перейти к основному содержимому

Запись посещаемости

Когда кампусы, время служений и группы настроены, вы можете вручную записывать посещаемость после каждого собрания. B1 Admin организует посещаемость вокруг занятий -- одно занятие на каждую группу и каждую дату встречи. Вы создаёте занятие, отмечаете, кто пришёл, и данные сразу попадают в отчёты о посещаемости.

Обучающее видео​

Запись и учёт посещаемости в B1 · Watch on YouTubeNext video: Создание планов и планирование волонтёров в B1

Перед началом

  • Ваши кампусы, время служений и группы должны быть настроены. Если вы ещё этого не сделали, см. Настройку посещаемости.
  • Для групп, которые вы хотите отслеживать, должна быть включена опция Track Attendance. Подробнее см. в Настройке посещаемости.
  • Для сохранения посещаемости нужно право Edit Attendance. Волонтёры, у которых есть только право View People Names Only для людей, тоже могут отмечать посещаемость таким способом -- они открывают классы из Groups и видят участников только по именам. См. People Names Only.

Создание занятия​

Занятие -- это одно проведение встречи группы, например, занятие вашего класса с 1-го по 3-й класс в конкретное воскресенье.

  1. Откройте B1 Admin, откройте меню перехода (строку поиска в левом верхнем углу), разверните People и нажмите Groups.
  2. Выберите группу, для которой хотите записать посещаемость.
  3. В разделе Sessions на странице группы нажмите All sessions.
  4. Нажмите New, чтобы создать новое занятие.
  5. Если группе назначено время служения, выберите Service Time. Если группа не привязана к расписанию, это поле не появится.
  6. Выберите Session Date -- это может быть сегодняшняя дата, прошедшая или будущая.
  7. Нажмите Save.

Добавление занятий для всех классов в одно время служения​

Если другие группы собираются в то же время служения (например, все детские классы в воскресенье в 9:00), вы можете создать их занятия за один шаг вместо того, чтобы заходить в каждую группу.

  1. Выполните описанные выше шаги и выберите Service Time.
  2. Отметьте Also add for the other N groups in service time. В флажке указано, сколько других групп назначено на это время служения. Он появляется только при создании нового занятия и если хотя бы одна другая группа собирается в это время.
  3. Нажмите Save.

Занятие создаётся для текущей группы и для каждой из остальных групп в ту же дату и время служения. Группы, у которых уже есть занятие на эту дату и время, пропускаются, поэтому дубликатов не будет.

Совет

Вы можете создавать занятия за прошедшие даты, чтобы наверстать посещаемость, которую ещё не записали, или создавать их заранее, чтобы они были готовы к встрече группы.

Заметки к занятию​

Каждое занятие может иметь заметки -- итог того, что было пройдено, объявления или молитвенные просьбы.

  1. При создании занятия или после нажатия значка Edit (карандаш) рядом с занятием в списке введите текст в поле Notes (what was covered, announcements, prayer requests) под датой. На панели инструментов можно добавить жирный текст, списки и ссылки.
  2. Нажмите Save.

Заметки отображаются вверху списка посещаемости занятия. Это также заметки собрания, которые участники группы читают в разделе Meetings на странице группы на B1.church, где руководители групп тоже могут их писать и редактировать. См. Сведения о группе.

Отметка посещаемости​

Выберите занятие, чтобы увидеть список посещаемости. Каждый участник группы отображается с флажком, список отсортирован по фамилии, а те, кто уже отмечен как присутствующие, отмечены галочкой.

  1. Отметьте флажок рядом с каждым, кто пришёл. Используйте Select All или Select None, чтобы сразу изменить всех.
  2. Счётчик над списком (например, «12 of 15 present») обновляется по мере установки флажков.
  3. Нажмите Save Attendance. Ничего не записывается, пока вы не сохраните, и сообщение подтверждает, что сохранение завершено. Если вы попытаетесь закрыть или перезагрузить вкладку браузера во время сохранения, браузер предупредит вас, чтобы изменения не потерялись.

Если снять отметку с человека, который уже был отмечен как присутствующий, и сохранить, он будет удалён из занятия.

Добавление гостей​

Чтобы записать того, кто не является участником группы, найдите его через поиск людей рядом со списком посещаемости. Если его ещё нет в вашей базе данных, вы можете создать его прямо из поиска. В любом случае он добавляется в список уже с отметкой. Нажмите Save Attendance, чтобы записать его.

Люди, которые регистрировались на киоске, показывают чип Volunteer или Guest. Люди, не являющиеся участниками группы, показывают чип Guest.

Проверка, каким группам ещё нужно внести посещаемость​

Когда несколько классов собираются в одно время служения, вы можете сразу увидеть, какие из них ещё не внесли посещаемость на эту дату.

  1. Откройте занятие, у которого есть время служения.
  2. Нажмите Who Still Needs Attendance вверху списка посещаемости.
  3. Откроется диалог со списком всех групп, назначенных на это время служения, и сводкой вверху, например «5 of 8 groups entered».

Группы, где на эту дату никто не отмечен присутствующим, показывают чип Not entered и перечислены первыми. Группы с посещаемостью показывают Entered с количеством отмеченных присутствующих (например, «Entered (12)»). Нажмите на название группы, чтобы открыть её занятия с уже выбранным занятием на ту же дату и сразу внести посещаемость. Если у группы ещё нет занятия на эту дату, откроется список её занятий, где вы сможете его добавить.

Совет

Сочетайте это с Print All Classes и добавлением занятий для всех классов в одно время служения: создайте занятия, раздайте листы переклички, а затем используйте Who Still Needs Attendance, чтобы увидеть, какие листы ещё не внесены.

Печать листа переклички​

Лист переклички -- это печатный список класса, который учителя могут отмечать от руки и передать вам для внесения позже. Каждый лист показывает логотип вашей церкви (Light Background Logo из раздела Website > Appearance, если вы его загрузили) с названием церкви под ним, класс, большую строку Date под названием класса и время служения. Участники перечислены в два столбца (читайте сначала левый столбец, затем правый), поэтому на странице помещается больше имён. У каждого участника есть поля Present и Absent. Есть пустые строки для гостей и область Teacher / Notes.

  • Из занятия -- нажмите значок Print Roll Sheet (принтер) вверху списка посещаемости занятия. Лист будет датирован датой занятия и покажет время служения этого занятия.
  • Все классы для служения -- если у занятия есть время служения, нажмите Print All Classes, чтобы напечатать по одному листу на каждый класс, назначенный на это время служения. Каждый класс печатается на отдельной странице.
  • Из списка участников -- на странице группы нажмите All members, затем значок Print Roll Sheet над списком участников и выберите Attendance Sheet, чтобы напечатать лист без даты. В том же меню есть макет Contact Roster с телефоном, email и адресом каждого участника -- см. Печать списка участников.

Лист открывается в новой вкладке, и автоматически появляется диалог печати браузера.

Экспорт посещаемости в таблицу​

Вы можете скачать запись занятия в виде CSV-файла для использования в Excel, Numbers или Google Sheets.

  1. Откройте занятие, которое хотите экспортировать.
  2. Нажмите кнопку Export вверху списка посещаемости.
  3. Откройте скачанный файл в программе для работы с таблицами.

Просмотр записанной посещаемости​

После записи занятий данные появляются в ваших отчётах о посещаемости.

  • Вкладка Attendance Trend (в разделе All years на странице Attendance) -- показывает общецерковные тенденции во времени. См. Учёт посещаемости.
  • Вкладка Group Attendance -- показывает посещаемость с разбивкой по отдельным группам. См. Отчёты о посещаемости.
Совет

Если только что созданное занятие сразу не появляется в отчётах, убедитесь, что дата занятия входит в диапазон дат, выбранный в фильтрах отчёта.