헌금 배치
배치(batch)는 헌금을 묶어 추적하고 대조하기 쉽게 해 줍니다. 보통 배치 하나는 주일 헌금이나 특별 행사 헌금처럼 한 번의 헌금 시간을 나타냅니다. 배치를 사용하면 기록을 체계적으로 관리할 수 있고, 장부가 실제 입금 내역과 맞는지 간단히 확인할 수 있습니다.
시작하기 전에
- 헌금을 기록할 때 쓸 수 있도록 헌금 기금(fund)을 먼저 설정하세요.
- 배치 페이지를 보려면 View Donation Summaries, Edit Donations, 또는 Enter Donations 권한이 필요합니다(배치를 변경할 수 있는 사람 참고).
배치 페이지
Donations > Batches로 이동하면 배치 목록이 나타납니다. 각 행에는 다음이 표시됩니다.
- Name -- 배치에 붙인 이름
- Date -- 헌금 시간의 날짜
- Donations -- 배치에 포함된 개별 헌금의 수
- Total -- 합계 금액
- Status -- Open(열림) 또는 Closed(닫힘)(배치 닫기와 다시 열기 참고)
목록 위에 있는 연도 버튼으로 특정 연도의 배치만 보거나, All을 눌러 모든 배치를 볼 수 있습니다. 한 줄 요약에는 표시된 배치의 개수, 헌금 건수, 합계 금액이 나타납니다.
새 배치 만들기
- 페이지 상단의 Add Batch를 클릭합니다.
- 알아보기 쉬운 이름을 입력합니다(예: "주일 헌금 - 2월 9일").
- 헌금 날짜를 선택합니다.
- Save를 클릭합니다.
새 배치가 목록에 나타나며, 이제 헌금을 추가할 수 있습니다.
배치 작업하기
- 헌금 보기 -- 배치 이름을 클릭하면 그 배치에 포함된 개별 헌금을 볼 수 있습니다. 여기서 헌금을 추가, 수정, 삭제하거나, Import CSV를 클릭하여 스프레드시트에서 많은 헌금을 한 번에 가져올 수 있습니다(CSV 파일에서 헌금 가져오기 참고).
- 배치 세부 정보 수정 -- 배치 행의 Edit 버튼을 클릭하면 이름이나 날짜를 바꿀 수 있습니다. 배치를 삭제할 수 있는 사람은 Edit Donations 권한이 있는 사람뿐입니다.
- 정렬 -- 열 머리글을 사용하면 이름이나 날짜로 배치를 정렬할 수 있습니다.
- 내보내기 -- 페이지 상단의 Export를 클릭하면 표시된 배치를 스프레드시트(CSV)로 내려받을 수 있습니다.
- 실패한 이벤트 -- 결제 게이트웨이에서 문제를 보고한 경우, 페이지 상단에 해결되지 않은 이벤트 수가 적힌 Failed events 버튼이 나타납니다. 이를 클릭하면 아래 이벤트 목록을 보이거나 숨길 수 있습니다.
- Stripe에서 가져오기 -- 페이지 상단의 Import missing Stripe transactions를 클릭하면 Stripe 가져오기 도구가 열립니다.
배치 닫기와 다시 열기
배치의 헌금을 세고 입금한 뒤에는 배치를 닫아서 닫을 때의 상태 그대로 헌금이 유지되도록 하세요.
- 배치를 엽니다.
- 페이지 상단의 Close Batch를 클릭합니다.
배치 이름 옆의 상태 표시가 Open에서 Closed로 바뀌고, 배치 페이지의 Status 열에도 Closed가 표시되며, 배치 상단에는 배치가 닫혔다는 안내가 나타납니다. 배치가 닫혀 있는 동안 Enter Donations 권한이 있는 사람은 배치를 볼 수 있지만, 헌금을 추가, 수정, 삭제하거나 배치의 이름이나 날짜를 바꿀 수는 없습니다.
다시 변경하려면 배치를 열고 Reopen Batch를 클릭합니다. 새 배치는 항상 열린 상태로 시작합니다.
Edit Donations 권한이 있는 사람만 Close Batch와 Reopen Batch 버튼을 볼 수 있습니다. 이들은 수정이 필요할 때 배치를 다시 열지 않고도 닫힌 배치의 헌금을 바꿀 수 있습니다.
배치를 변경할 수 있는 사람
역할 권한 중 두 가지가 배치 작업을 가능하게 합니다.
- Edit Donations -- 전체 권한입니다. 배치를 추가하고 삭제하며, 닫고 다시 열고, 배치가 열려 있든 닫혀 있든 모든 헌금을 추가, 수정, 삭제할 수 있습니다.
- Enter Donations -- 헌금을 세고 기록하는 팀이나 봉사자를 위한 권한입니다. 배치를 추가하고 헌금을 추가, 수정, 삭제할 수 있지만, 배치가 열려 있을 때만 가능합니다. 배치를 삭제하거나 닫고 다시 열 수 없으며, 온라인 헌금으로 들어온 헌금도 바꿀 수 없습니다.
Enter Donations는 있지만 View Donation Summaries는 없는 사람에게는 B1 Admin 메뉴에 Donations가 보이며, 이를 누르면 바로 배치 페이지로 이동합니다. Summary, Funds, Campaigns, Giving Statements는 숨겨집니다. 배치를 열어 그 안의 헌금을 보려면 역할에 View Donations 권한도 있어야 합니다.
흔한 구성은 Enter Donations와 View Donations가 있는 "헌금 계수팀" 역할을 만들고, 입금을 대조한 뒤 각 배치를 닫는 재정 담당자에게 Edit Donations를 주는 것입니다.
배치 인쇄하기
배치를 열고 헌금 목록 위의 Print를 클릭하면 헌금 계수팀이나 입금 기록을 위해 종이 사본을 인쇄할 수 있습니다. 인쇄물에는 다음이 포함됩니다.
- 교회 이름, 배치 이름, 배치 날짜
- 배치에 있는 모든 헌금(헌금자 이름, 방법, 메모, 날짜, 금액 포함. 환불된 헌금은 취소선이 그어지고 환불로 표시됩니다)
- Fund Subtotals(기금별 소계) -- 배치에서 각 기금에 헌금된 합계
- Batch Total(배치 합계) -- 배치 전체의 합산 금액
Print 버튼은 배치에 헌금이 하나 이상 있을 때만 나타납니다.
여러 배치 한꺼번에 인쇄하기
특정 기간의 모든 배치를 한 번에 인쇄하려면(예: 지난달의 모든 입금 내역) Batches 페이지 상단에서 Export 옆의 Print를 클릭합니다. Print Batches 페이지가 열리며, Start Date와 End Date가 기본적으로 지난 30일로 설정되어 있습니다. 두 날짜를 바꾸면 다른 기간을 고를 수 있습니다.
범위 안(시작일과 종료일 포함)의 모든 배치가 날짜순으로, 배치마다 한 페이지씩 단일 배치 인쇄물과 같은 양식으로 인쇄됩니다. 헌금이 없는 배치는 제외되며, 범위 안의 배치에 헌금이 하나도 없다면 "이 날짜 범위에는 헌금이 있는 배치가 없습니다."라는 메시지가 나타납니다. Print를 클릭하면 브라우저의 인쇄 대화상자가 열리고, Close를 클릭하면 배치 목록으로 돌아갑니다.
QuickBooks Online으로 배치 내보내기
배치를 열고 Export for QuickBooks를 클릭하면 배치를 QuickBooks Online에서 가져올 수 있는 분개 전표로 내려받습니다(Settings > Import Data > Journal Entries). 파일에는 배치 합계에 대한 Undeposited Funds 차변 한 줄과, 기금마다 하나씩 대변 한 줄이 들어 있으며, 각 기금의 이름이 계정 이름으로 사용됩니다. QuickBooks는 가져올 때 이 이름을 계정 과목표와 맞추도록 요청하므로, 회계 담당자가 수입 계정을 부르는 방식에 맞추어 기금 이름을 정하거나 가져올 때 한 번 매핑해 두세요.
나중에 쉽게 찾을 수 있도록 배치 이름을 일관되게 지으세요. 날짜와 헌금 종류를 넣으면(예: "주일 오전 - 2025-02-09") 배치가 늘어나도 목록이 정리됩니다.
다음 단계
배치를 만들었다면 헌금 기록하기에서 배치에 개별 헌금을 추가하는 방법을 확인하세요. 온라인 헌금에서 배치를 자동으로 만들려면 Stripe 거래를 가져올 수도 있습니다.