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Lots de dons

Les lots regroupent vos dons pour faciliter le suivi et le rapprochement. Un lot correspond généralement à une seule collecte, comme une offrande du dimanche ou un événement spécial. Utiliser des lots vous aide à rester organisé et permet de vérifier facilement que vos registres correspondent aux dépôts effectifs.

Avant de commencer

  • Assurez-vous d'avoir configuré vos fonds pour qu'ils soient disponibles lors de l'enregistrement des dons
  • Vous aurez besoin de l'autorisation Voir les synthèses des dons, Modifier les dons ou Saisir les dons pour voir la page Lots (voir Qui peut modifier un lot)

La page Lots​

Lorsque vous accédez à Dons > Lots, vous voyez la liste de vos lots. Chaque ligne affiche :

  • Nom -- le libellé que vous avez donné au lot
  • Date -- la date de la collecte
  • Dons -- le nombre de dons individuels dans le lot
  • Total -- le montant total en dollars
  • Statut -- Ouvert ou Fermé (voir Clôturer et rouvrir un lot)

Au-dessus de la liste, des boutons par année vous permettent d'afficher uniquement les lots d'une année, ou Tous les lots. Un résumé d'une ligne indique le nombre de lots, le nombre de dons et le montant total des lots affichés.

Créer un nouveau lot​

  1. Cliquez sur Ajouter un lot en haut de la page.
  2. Saisissez un nom descriptif (par exemple, « Offrande du dimanche - 9 février »).
  3. Sélectionnez la date de la collecte.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Votre nouveau lot apparaît dans la liste, prêt à recevoir des dons.

Travailler avec les lots​

  • Voir les dons -- cliquez sur le nom d'un lot pour l'ouvrir et voir tous les dons individuels qu'il contient. Vous pouvez alors ajouter, modifier ou retirer des dons, ou cliquer sur Importer un CSV pour ajouter de nombreux dons d'un coup à partir d'un tableur (voir Importer des dons depuis un fichier CSV).
  • Modifier les détails du lot -- cliquez sur le bouton Modifier d'une ligne de lot pour changer son nom ou sa date. Seules les personnes disposant de l'autorisation Modifier les dons peuvent supprimer un lot.
  • Trier -- utilisez les en-têtes de colonnes pour trier les lots par nom ou par date.
  • Exporter -- cliquez sur Exporter en haut de la page pour télécharger les lots affichés sous forme de tableur (CSV).
  • Événements échoués -- si votre passerelle de paiement a signalé des problèmes, un bouton Événements échoués (avec le nombre d'événements non résolus) apparaît en haut de la page. Cliquez dessus pour afficher ou masquer la liste des événements sous les lots.
  • Importer depuis Stripe -- cliquez sur Importer les transactions Stripe manquantes en haut de la page pour ouvrir l'outil Importation Stripe.

Clôturer et rouvrir un lot​

Une fois qu'un lot a été compté et déposé, clôturez-le afin que ses dons restent exactement tels qu'ils étaient à la clôture.

  1. Ouvrez le lot.
  2. Cliquez sur Clôturer le lot en haut de la page.

L'étiquette de statut à côté du nom du lot passe de Ouvert à Fermé, le lot affiche Fermé dans la colonne Statut de la page Lots, et un avis en haut du lot indique qu'il est fermé. Tant qu'un lot est fermé, les personnes disposant de l'autorisation Saisir les dons peuvent toujours le consulter, mais elles ne peuvent pas ajouter, modifier ou supprimer ses dons, ni modifier son nom ou sa date.

Pour effectuer à nouveau des modifications, ouvrez le lot et cliquez sur Rouvrir le lot. Les nouveaux lots sont toujours ouverts à leur création.

info

Seules les personnes disposant de l'autorisation Modifier les dons voient les boutons Clôturer le lot et Rouvrir le lot. Elles peuvent également modifier les dons d'un lot fermé si une correction est nécessaire, sans avoir à le rouvrir.

Qui peut modifier un lot​

Deux autorisations de rôle permettent de travailler avec les lots :

  • Modifier les dons -- accès complet : ajouter et supprimer des lots, les clôturer et les rouvrir, et ajouter, modifier ou supprimer n'importe quel don, que le lot soit ouvert ou fermé.
  • Saisir les dons -- pour les équipes de comptage et les bénévoles qui saisissent les offrandes. Ils peuvent ajouter des lots et ajouter, modifier ou supprimer des dons, mais uniquement tant que le lot est ouvert. Ils ne peuvent pas supprimer de lots, les clôturer ou les rouvrir, ni modifier les dons reçus par les dons en ligne.

Une personne qui dispose de Saisir les dons sans Voir les synthèses des dons voit Dons dans le menu B1 Admin, qui mène directement à la page Lots. Résumé, Fonds, Campagnes et Relevés de dons lui restent masqués. Pour ouvrir un lot et voir les dons qu'il contient, le rôle doit aussi disposer de Voir les dons.

astuce

Une configuration courante consiste à créer un rôle « Équipe de comptage » avec Saisir les dons et Voir les dons, et à donner à un trésorier Modifier les dons pour qu'il clôture chaque lot une fois le dépôt rapproché.

Imprimer un lot​

Ouvrez un lot et cliquez sur Imprimer au-dessus de la liste des dons pour imprimer une copie papier destinée à votre équipe de comptage ou à vos registres de dépôt. L'impression comprend :

  • Le nom de votre église, le nom du lot et la date du lot
  • Chaque don du lot, avec le nom du donateur, le mode de paiement, les notes, la date et le montant (les dons remboursés sont barrés et marqués comme remboursés)
  • Sous-totaux par fonds -- le montant total donné à chaque fonds dans le lot
  • Total du lot -- le montant combiné pour l'ensemble du lot

Le bouton Imprimer n'apparaît que lorsque le lot contient au moins un don.

Imprimer plusieurs lots à la fois​

Pour imprimer tous les lots d'une période en une seule fois -- par exemple, tous les dépôts du mois dernier -- cliquez sur Imprimer en haut de la page Lots, à côté d'Exporter. La page Imprimer les lots s'ouvre avec une Date de début et une Date de fin qui correspondent par défaut aux 30 derniers jours. Modifiez l'une de ces dates pour choisir une autre plage.

Chaque lot daté dans la plage (y compris les dates de début et de fin) s'imprime dans l'ordre chronologique, un lot par page, avec la même mise en page que l'impression d'un lot unique. Les lots sans dons sont exclus, et si aucun lot de la plage ne contient de dons, vous verrez le message « Aucun lot avec des dons dans cette plage de dates. » Cliquez sur Imprimer pour ouvrir la boîte de dialogue d'impression de votre navigateur, ou sur Fermer pour revenir à la liste des lots.

Exporter un lot vers QuickBooks Online​

Ouvrez un lot et cliquez sur Exporter pour QuickBooks pour télécharger le lot sous forme d'écriture de journal que QuickBooks Online peut importer (Paramètres > Importer des données > Écritures de journal). Le fichier contient un débit vers Undeposited Funds pour le total du lot, et un crédit par fonds, en utilisant le nom de chaque fonds comme nom de compte. QuickBooks vous demande de faire correspondre ces noms à votre plan comptable lors de l'importation ; nommez donc vos fonds comme votre comptable nomme les comptes de produits, ou faites la correspondance une seule fois lors de l'importation.

astuce

Nommez vos lots de façon cohérente pour les retrouver facilement plus tard. Inclure la date et le type de collecte (par exemple, « Dimanche matin - 2025-02-09 ») garde votre liste organisée à mesure qu'elle s'allonge.

Et ensuite​

Une fois que vous avez un lot, consultez Enregistrer des dons pour apprendre à y ajouter des dons individuels. Vous pouvez aussi importer les transactions Stripe pour créer automatiquement des lots à partir des dons en ligne.