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Enregistrer des dons

L'enregistrement des dons dans B1 Admin se fait via le système de lots. Vous créez un lot pour représenter une collecte (comme une offrande du dimanche), puis vous ajoutez des dons individuels à ce lot. Cela permet de garder vos registres de dons organisés et faciles à rapprocher.

Avant de commencer

  • Configurez vos fonds afin de pouvoir affecter les dons aux bonnes catégories
  • Créez un lot pour contenir les dons que vous êtes sur le point de saisir
  • Assurez-vous que les donateurs figurent dans votre répertoire de personnes afin de pouvoir les rechercher lors de la saisie des dons

Créer un lot et ajouter des dons​

  1. Dans B1 Admin, cliquez sur Dons dans la barre latérale, puis cliquez sur Lots.
  2. Cliquez sur Ajouter un lot.
  3. Saisissez un nom pour le lot (par exemple, « Offrande du dimanche - 5 jan. ») et sélectionnez la date. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Votre nouveau lot apparaît dans la liste avec zéro don et 0,00 $.
  5. Cliquez sur le nom du lot pour l'ouvrir.

Saisir des dons individuels​

  1. Sur la page de détails du lot, tapez le nom du donateur dans le champ de recherche pour le trouver.
  2. Après avoir sélectionné une personne, le formulaire de saisie de don apparaît avec les champs Date, Mode de paiement, Fonds, Montant et Numéro de chèque.
  3. Remplissez les détails et cliquez sur Ajouter un don.
  4. Le don est ajouté au tableau ci-dessous, et le formulaire se réinitialise pour que vous puissiez saisir le suivant.
astuce

Vous pouvez saisir rapidement plusieurs dons à la suite sans quitter la page du lot. Le formulaire se réinitialise après chaque saisie afin que vous puissiez traiter efficacement une pile de chèques ou d'enveloppes.

Répartir un don sur plusieurs fonds​

Il arrive qu'un seul donateur donne à plus d'un fonds en une seule transaction. Pour gérer cela :

  1. Cliquez sur le bouton Modifier sur la ligne du don.
  2. Dans le formulaire de modification, ajoutez des montants pour différents fonds. Le total sera automatiquement calculé à partir des montants individuels par fonds.
  3. Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour le don.
info

La répartition des dons sur plusieurs fonds est courante lorsqu'un donateur rédige un seul chèque destiné à plusieurs objectifs, comme le Fonds général et les Missions.

Modifier ou supprimer des dons​

Pour modifier un don, cliquez sur le bouton Modifier sur sa ligne dans le lot. Vous pouvez changer la date, le montant, le fonds, le mode de paiement ou tout autre détail. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

astuce

L'en-tête de la page du lot se met à jour automatiquement pour afficher le nombre total de dons et le montant combiné en dollars au fur et à mesure que vous ajoutez ou modifiez des saisies. Utilisez cela pour rapprocher avec votre bordereau de dépôt.

Prochaines étapes​