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Spenden erfassen

Die Spendenerfassung in B1 Admin erfolgt über das Stapelsystem. Sie erstellen einen Stapel, der eine Kollekte repräsentiert (z. B. eine Sonntagskollekte), und fügen dann einzelne Spenden zu diesem Stapel hinzu. So bleiben Ihre Spendenaufzeichnungen organisiert und leicht abzugleichen.

Bevor Sie beginnen

  • Richten Sie Ihre Fonds ein, damit Sie Spenden den richtigen Kategorien zuweisen können
  • Erstellen Sie einen Stapel, der die Spenden aufnehmen soll, die Sie eingeben werden
  • Stellen Sie sicher, dass die Spender in Ihrem Personenverzeichnis vorhanden sind, damit Sie sie bei der Eingabe von Gaben nachschlagen können

Einen Stapel erstellen und Spenden hinzufügen​

  1. Klicken Sie in B1 Admin in der Seitenleiste auf Spenden und dann auf Stapel.
  2. Klicken Sie auf Stapel hinzufügen.
  3. Geben Sie einen Namen für den Stapel ein (z. B. „Sonntagskollekte - 5. Jan.") und wählen Sie das Datum. Klicken Sie auf Speichern.
  4. Ihr neuer Stapel erscheint in der Liste mit null Spenden und 0,00 €.
  5. Klicken Sie auf den Stapelnamen, um ihn zu öffnen.

Einzelne Spenden eingeben​

  1. Geben Sie auf der Stapel-Detailseite den Namen des Spenders in das Suchfeld ein, um ihn zu finden.
  2. Nach der Auswahl einer Person erscheint das Spendeneingabeformular mit Feldern für Datum, Zahlungsmethode, Fonds, Betrag und Schecknummer.
  3. Füllen Sie die Details aus und klicken Sie auf Spende hinzufügen.
  4. Die Spende wird zur Tabelle unten hinzugefügt, und das Formular wird zurückgesetzt, damit Sie die nächste eingeben können.
Tipp

Sie können schnell mehrere Spenden hintereinander eingeben, ohne die Stapelseite zu verlassen. Das Formular wird nach jedem Eintrag zurückgesetzt, damit Sie effizient durch einen Stapel Schecks oder Umschläge arbeiten können.

Eine Spende auf mehrere Fonds aufteilen​

Manchmal spendet ein einzelner Spender in einer Transaktion an mehr als einen Fonds. Um dies zu handhaben:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in der Spendenzeile.
  2. Fügen Sie im Bearbeitungsformular Beträge zu verschiedenen Fonds hinzu. Die Gesamtsumme wird automatisch aus den einzelnen Fondsbeträgen berechnet.
  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Spende zu aktualisieren.
Info

Die Aufteilung von Spenden auf Fonds ist üblich, wenn ein Spender einen einzelnen Scheck ausstellt, der für mehrere Zwecke bestimmt ist, z. B. Allgemeiner Fonds und Missionen.

Spenden bearbeiten oder entfernen​

Um eine Spende zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in der entsprechenden Zeile im Stapel. Sie können Datum, Betrag, Fonds, Zahlungsmethode oder andere Details ändern. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

Tipp

Die Kopfzeile der Stapelseite aktualisiert sich automatisch und zeigt die Gesamtzahl der Spenden und den kombinierten Betrag an, während Sie Einträge hinzufügen oder bearbeiten. Nutzen Sie dies zum Abgleich mit Ihrem Einzahlungsbeleg.

Nächste Schritte​