Spenden aufzeichnen

Das Aufzeichnen von Spenden in B1 Admin erfolgt über das Chargensystem. Sie erstellen eine Charge, um eine Sammlung (wie eine Sonntagskollekte) zu repräsentieren, und fügen dann einzelne Spenden dieser Charge hinzu. Dies hält Ihre Spendenunterlagen organisiert und einfach abzugleichen.

Bevor Sie beginnen

• Richten Sie Ihre Fonds ein, damit Sie Spenden in die richtigen Kategorien zuweisen können
• Erstellen Sie eine Charge, um die Spenden zu halten, die Sie eingeben möchten
• Stellen Sie sicher, dass die Spender in Ihrem Verzeichnis sind, damit Sie sie bei der Eingabe von Gaben nachschlagen können

Erstellen einer Charge und Hinzufügen von Spenden

1. Öffnen Sie in B1 Admin das Abschnittsmenü in der oberen linken Ecke und wählen Sie Spenden, klicken Sie dann auf Chargen.
2. Klicken Sie auf Charge hinzufügen.
3. Geben Sie einen Namen für die Charge ein (z. B. "Sonntagskollekte - 5. Jan") und wählen Sie das Datum. Klicken Sie auf Speichern.
4. Ihre neue Charge wird in der Liste mit null Spenden und $0,00 angezeigt.
5. Klicken Sie auf den Chargennamen, um ihn zu öffnen.

Eingeben einzelner Spenden

1. Geben Sie auf der Chargendetailseite den Namen des Spenders in das Suchfeld ein, um ihn zu finden.
2. Nach der Auswahl einer Person wird das Spendeneingabeformular mit Feldern für Datum, Zahlungsmethode, Fonds, Betrag und Schecknummer angezeigt.
3. Füllen Sie die Details aus und klicken Sie auf Spende hinzufügen.
4. Die Spende wird in der Tabelle unten hinzugefügt und das Formular wird zurückgesetzt, damit Sie die nächste eingeben können.

Tipp

Sie können schnell mehrere Spenden hintereinander eingeben, ohne die Chargenseite zu verlassen. Das Formular wird nach jeder Eintragung zurückgesetzt, damit Sie einen Stapel Schecks oder Umschläge effizient durcharbeiten können.

Aufteilung einer Spende auf mehrere Fonds

Manchmal spendet ein einzelner Spender zu mehr als einem Fonds in einer Transaktion. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in der Spendenzeile.
2. Addieren Sie im Bearbeitungsformular Beträge zu verschiedenen Fonds. Die Summe wird automatisch aus den einzelnen Fondsbeträgen berechnet.
3. Klicken Sie auf Speichern, um die Spende zu aktualisieren.

Info

Das Aufteilen von Spenden auf Fonds ist häufig, wenn ein Spender einen einzelnen Scheck schreibt, der für mehrere Zwecke bestimmt ist, z. B. Allgemeiner Fonds und Missionen.

Bearbeiten oder Löschen von Spenden

Um eine Spende zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in ihrer Zeile in der Charge. Sie können das Datum, den Betrag, den Fonds, die Zahlungsmethode oder andere Details ändern. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

Tipp

Der Chargenseiten-Header wird automatisch aktualisiert, um die Gesamtzahl der Spenden und den kombinieren Dollarbetrag anzuzeigen, wenn Sie Einträge hinzufügen oder bearbeiten. Verwenden Sie dies, um gegen Ihre Einzahlungsabrechnung abzugleichen.

Nächste Schritte

• Überprüfen Sie Ihre Einträge mit Spendberichte, um die Genauigkeit zu überprüfen
• Am Jahresende generieren Sie Spendquittungen für Ihre Spender