워크플로

워크플로는 시각적인 보드에서 사람들을 일련의 단계를 따라 이동시킵니다. 각 사람은 한 단계에서 다음 단계로 옮겨 가는 카드가 됩니다. 처음 방문한 손님 후속 연락, 교인 등록 절차, 처음 헌금한 사람에게 감사 인사하기처럼, 같은 단계들을 많은 사람이 거쳐야 하는 모든 경우에 쓸 수 있습니다. 단계에서는 봉사자에게 무언가(전화 걸기, 대화 나누기)를 요청함과 동시에, 이메일이나 문자 보내기, 며칠 기다리기, 그룹에 추가하기처럼 자동 동작을 스스로 실행할 수 있습니다. 그래서 워크플로는 사람이 하는 후속 연락과 그 주변의 번거로운 일을 모두 맡습니다. 워크플로는 할 일을 드래그 앤 드롭으로 옮기는 칸반 보드로 확장하여, 아무도 빠뜨리지 않도록 합니다.

시작하기 전에

• 추적하려는 사람이 B1 Admin에 있어야 합니다.
• 보드의 각 카드가 할 일이므로, 할 일이 어떻게 작동하는지 익혀 두세요.
• Send email 동작을 쓰려면 먼저 보낼 이메일 템플릿을 만드세요(Settings → Email Templates에서 관리).
• Send text 동작을 쓰려면 먼저 문자 제공자를 연결하세요.
• 적절한 Tasks 권한이 필요합니다. 보기, 카드 편집, 워크플로 관리는 각각 다른 권한 수준입니다(역할 및 권한 참고).

워크플로 보기

점프 메뉴(B1 Admin 왼쪽 위의 검색창)를 열고 Serving을 펼친 다음 Workflows를 클릭하세요. 워크플로는 각각의 Category(카테고리)와 Status(Active(활성) 또는 Inactive(비활성))가 표시된 표로 나열됩니다. 카테고리를 쓰고 있다면, 목록 위의 탭으로 카테고리별로 거를 수 있습니다. 워크플로를 클릭하면 보드가 열립니다.

워크플로 만들기

1. Workflows 페이지에서 Add Workflow를 클릭하세요.

2. 시작 방법을 고르세요.

   • Blank workflow(빈 워크플로) -- 처음부터 시작해 직접 단계를 만듭니다.
   • From a template(템플릿에서) -- 바로 쓸 수 있는 단계 묶음으로 시작한 뒤 편집합니다. 기본 제공 템플릿은 다음과 같습니다.
     • New Visitor Follow-up(새 방문자 후속 연락) -- 환영 이메일 발송 → 개인 전화 → 다음 단계 초대 → Connected
     • Membership Class(교인 교육) -- 관심 표현 → 교육 등록 → 교육 참석 → 교인 등록 완료
     • First-time Giver Thank-you(첫 헌금자 감사) -- 감사 쪽지 발송 → 헌금의 영향 나누기 → Stewarded
     • Serving Assignment Confirmation(봉사 배정 확인) -- 요청 보내고 응답 기다리기 → 응답 없는 요청에 대해 봉사자에게 전화하기(봉사 배정 확인 참고)

   템플릿의 단계를 만드는 데는 잠시 걸릴 수 있습니다. 작업 중에는 Add Workflow 버튼이 **Creating...**으로 바뀌며 다시 클릭할 수 없으므로, 중복으로 만들어지지 않습니다. 무언가 잘못되면 페이지에 "The workflow could not be created. Please try again."(워크플로를 만들 수 없습니다. 다시 시도하세요.)이 표시됩니다.

3. 워크플로의 Name(이름)을 입력하세요.

4. 선택 사항으로 Category(카테고리)를 지정해 관련 워크플로를 묶으세요. 드롭다운에서 바로 새 카테고리를 만들 수도 있습니다. 빈 워크플로라면 Workflow purpose(워크플로 목적)도 고르세요. People follow-up(교인 후속 연락, 보통의 워크플로) 또는 Serving assignment confirmation(봉사 배정 확인)입니다. 목적은 워크플로를 만든 뒤에는 바꿀 수 없습니다.

5. 사람들을 추가할 수 있도록 워크플로를 Active로 두거나, 워크플로 추가 목록에서 숨기려면 Inactive로 설정하세요.

6. Save를 클릭하세요.

팁

Workflows 목록의 Duplicate 버튼을 쓰면 기존 워크플로를 복사할 수 있습니다. 단계, 자동 동작, 경로까지 모두 복사되므로 새 워크플로의 출발점으로 쓰기 좋습니다.

단계로 보드 구성하기

각 워크플로 보드는 단계로 이루어지며, 단계는 왼쪽에서 오른쪽으로 열(column)로 보입니다. 워크플로를 열고 Add Step을 사용해 과정의 각 단계를 만드세요.

단계를 추가하거나 편집할 때 다음을 설정할 수 있습니다.

• Step Name(단계 이름) -- 열의 제목(예: "Welcome Call", "Awaiting Registration").
• Due in (days)(마감까지 일수) -- 카드가 이 단계에 들어올 때 마감일을 자동으로 정합니다. 마감일이 지난 카드는 Overdue(기한 초과)로 표시됩니다.
• Default assignee(기본 담당자) -- 이 단계의 새 카드가 자동으로 배정될 사람이나 그룹입니다. 기본 담당자가 사람이면, 카드가 그 사람에게 배정되었다는 알림을 받습니다.
• Automated actions(자동 동작) -- 카드가 도착할 때 시스템이 스스로 실행하는 일입니다(아래 참고).
• Routing(경로) -- 카드가 이 단계를 떠날 때 어디로 갈지 정합니다(경로 참고).

단계 열을 끌어서 과정과 맞는 순서로 배열하세요. 이 순서는 다른 경로가 적용되지 않을 때 카드가 따라가는 기본 경로이기도 합니다.

정보

새 단계는 먼저 저장하세요. 자동 동작과 경로는 단계에 붙으므로, 단계가 있어야 편집기에서 그 섹션이 열립니다.

자동 동작

모든 단계에는 카드가 단계에 들어오는 순간 스스로 실행되는 자동 동작 목록을 붙일 수 있습니다. 누가 카드를 건드리기도 전에 실행됩니다. 이렇게 하면 단계가 봉사자에게 할 일을 알려 주는 동시에, 후속 연락 주변의 일상적인 일도 처리합니다.

단계 편집기에서 Automated actions를 열고, Add Action을 클릭해 유형을 고른 다음 설정을 입력하세요. 필요한 만큼 추가할 수 있으며, 동작은 위에서 아래로 순서대로 실행됩니다. 단계의 Save를 클릭하면 단계와 모든 동작이 함께 저장됩니다. 휴지통 아이콘으로 동작을 지우면 바로 적용됩니다.

동작	하는 일
Send email(이메일 보내기)	고른 이메일 템플릿을 사람에게 보냅니다. 제목을 바꿀 수 있습니다.
Send text(문자 보내기)	쓴 메시지를 교회의 문자 제공자를 통해 사람에게 보냅니다.
Wait(기다리기)	계속하기 전에 카드를 며칠 동안 멈춥니다(아래 참고).
Add to group(그룹에 추가)	고른 그룹에 사람을 추가합니다.
Remove from group(그룹에서 제거)	고른 그룹에서 사람을 제거합니다.
Record Attendance(출석 기록)	진행 중인 그룹의 예배 시간에 사람을 출석으로 표시합니다(아래 참고).
Add to workflow(워크플로에 추가)	사람을 다른 워크플로에서 시작하게 합니다. 과정 사이에서 넘길 때 유용합니다.
Add note(메모 추가)	카드의 기록에 메모를 남깁니다.
Set field(필드 설정)	사람의 기록에 있는 필드를 업데이트합니다. 교인 상태, 혼인 상태, 성별, 도시, 주/도, 우편번호입니다.
Webhook(웹훅)	카드의 세부 정보를 입력한 외부 웹 주소(URL)로 보냅니다. 다른 시스템과 연결할 때 씁니다.
Create task(할 일 만들기)	입력한 제목과 설명으로 할 일을 만들고, 고른 사람에게 배정합니다.
Notify Person(사람에게 알림)	고른 직원이나 봉사자에게 카드에 관한 이메일과 B1 알림을 보냅니다(아래 참고).

단계의 모든 동작이 끝나면 카드는 그 단계에 머물러 사람이 처리할 수 있게 됩니다. 단, 단계에 카드를 다음으로 옮기는 자동 경로가 있다면 예외입니다(완전 자동 단계 참고).

정보

자동 동작은 카드가 정상적인 흐름으로 도착할 때에만 실행됩니다. 처음 추가되었을 때, 결과(outcome)나 자동 경로로 들어왔을 때, 또는 Wait가 끝난 뒤입니다. 직원이 카드를 단계로 수동으로 끌어다 놓거나 되돌려 보낼 때는 다시 실행되지 않으므로, 같은 사람이 같은 이메일을 두 번 받지 않습니다.

이메일 보내기

Send email을 고르고, 이메일 템플릿 중 하나를 고른 다음, 원하면 제목을 직접 입력하세요. 카드가 단계에 들어오면 사람이 그 이메일을 자동으로 받습니다. (사람의 이메일 주소가 없다면 이 동작은 그냥 건너뜁니다.) 템플릿의 병합 필드(예: {{firstName}})는 그 사람의 정보로 채워집니다.

이메일이 발송되면 카드의 기록에 Email sent(이메일 발송됨)가 남습니다. 발송되지 못하면(예: 교회의 이메일이 아직 승인되지 않았거나 일일 한도에 도달한 경우), "Email sent" 항목은 추가되지 않습니다.

정보

워크플로 이메일은 교회가 그룹 이메일 발송을 승인받은 뒤에만 나가며, 교회의 일일 이메일 한도에 포함됩니다. 교회의 그룹 이메일 켜기를 참고하세요. 이런 이메일이 발송되지 않을 때는 Send email 동작이 단계 편집기에서 경고합니다. 승인이 아직 진행 중이면 "Your church's email hasn't been approved yet..."(교회 이메일이 아직 승인되지 않았습니다...), 최근 메시지가 반송되었거나 스팸으로 신고되었다면 "Your church's email is paused..."(교회 이메일이 일시 중지되었습니다...)가 표시됩니다.

출석 기록하기

Record Attendance를 고르고 Pick group을 클릭해 출석을 기록할 그룹을 고르세요. 동작이 실행되면, 진행 중인 그 그룹의 예배 시간에 사람이 출석으로 표시됩니다. 체크인한 것과 같습니다. 사람이 도착할 때 워크플로에 추가하는 트리거와 함께 쓰면, 별도의 체크인 없이도 출석이 집계되어 유용합니다.

• 출석은 카드가 만들어진 순간을 기준으로 계산하므로, 워크플로 앞부분의 Wait가 예배 시간을 넘겨 버리지 않습니다.
• 요일과 시작 시간이 설정된 예배 시간만 계산됩니다. 그 순간 그룹의 예배 시간이 하나도 진행 중이 아니라면 아무것도 기록되지 않으며, 카드의 기록에 No scheduled service in progress — attendance not recorded(진행 중인 예정 예배 없음 — 출석 기록 안 됨)가 남습니다.
• 출석이 기록되면 카드의 기록에 Attendance recorded(출석 기록됨)와 그룹 이름이 표시됩니다. 같은 예배에 대해 동작을 다시 실행해도 사람은 두 번 집계되지 않습니다.

사람에게 알리기

Notify Person을 고르고 Pick person을 클릭한 다음, 원하면 Message(메시지)를 입력하세요. 카드가 단계에 들어오면, 그 사람은 카드에 있는 사람의 이름, 워크플로와 단계 이름, 입력한 메시지, 카드를 열 수 있는 링크가 담긴 이메일과 B1 알림을 받습니다. 직원이나 사역 리더에게 미리 알리는 데 씁니다. 예를 들어 "Notify the pastor when someone reaches the Membership Interview step."(누군가 교인 면담 단계에 도달하면 목사님께 알리기)처럼 쓸 수 있습니다. 카드의 기록에는 Notified(알림 보냄)와 그 사람의 이름이 남습니다.

문자 보내기

Send Text를 고르고 Text message(문자 메시지, 최대 1,600자)를 입력하세요. 카드가 단계에 들어오면, 그 사람은 휴대폰으로 문자를 받습니다. 메시지를 개인화하려면, 메시지 상자 아래의 칩 First Name, Last Name, Display Name, Church Name을 클릭해 커서 위치에 {{firstName}}, {{lastName}}, {{displayName}}, {{churchName}}을 넣으세요. 문자가 발송될 때 각각 그 사람의 정보로 채워집니다.

• 사람의 휴대폰 번호가 없다면 문자는 보내지 않으며, 카드의 기록에 Text skipped: no mobile phone(문자 건너뜀: 휴대폰 번호 없음)이 남습니다.
• 사람이 수신을 거부했다면 문자는 보내지 않으며, 카드의 기록에 Text skipped: opted out(문자 건너뜀: 수신 거부)이 남습니다.
• 문자가 발송되면 카드의 기록에 Text sent(문자 발송됨)가 남습니다. 발송에 실패하면(예: 문자 제공자가 연결되지 않았거나 교회의 문자 크레딧이 떨어진 경우) 실패가 카드의 기록에 남고, 단계의 나머지 동작은 계속 실행됩니다.

경고

문자는 교회 자체의 문자 제공자를 통해 발송됩니다. 제공자가 연결되어 있지 않다면, 동작 편집기가 "No texting provider is set up"(문자 제공자가 설정되지 않았습니다)이라고 경고하며, 문자는 발송되지 않습니다.

며칠 기다리기(드립 시퀀스)

Wait 동작은 설정한 일수만큼 카드를 멈춥니다. 기다리는 동안 카드는 Snoozed(스누즈됨)로 표시됩니다. B1은 30분마다 끝난 대기가 있는지 확인하므로, 카드는 대기가 끝난 뒤 약 30분 안에 다시 진행됩니다. 대기가 끝나면 다음과 같이 진행됩니다.

1. 같은 단계에 남은 동작이 모두 실행됩니다. 그래서 Send email → Wait 3 days → Send a reminder email(이메일 발송 → 3일 대기 → 리마인더 이메일 발송) 같은 드립을 만들 수 있습니다.
2. 그다음 단계에 자동 경로가 있다면 카드는 다음으로 넘어갑니다. 없다면 사람이 가져갈 수 있도록 그 단계에 머뭅니다.

팁

단계 맨 앞의 Wait는 봉사자에게 카드가 보이기 전에 카드를 "잡아 두는" 간단한 방법입니다. 예를 들어 Wait 7 days, then a coach reaches out(7일 기다린 뒤 코치가 연락)처럼 쓸 수 있습니다.

사람을 카드로 추가하기

보드에 사람을 올리는 방법은 여러 가지입니다.

• 보드에서 -- 단계 열 맨 아래의 Add Card를 클릭하고 사람을 고르세요. 그룹을 고르면 그 그룹의 모든 구성원이 카드로 추가됩니다.
• 사람의 기록에서 -- 사람의 페이지에서 Add to Workflow를 사용해 워크플로에 넣으세요.
• 교인 검색에서 -- 여러 사람을 선택하고 일괄 Add to Workflow 동작을 쓰면 한 번에 모두 추가할 수 있습니다.
• 트리거로 자동으로 -- 양식 제출이나 첫 헌금처럼 무슨 일이 생기면 사람을 추가합니다(트리거 참고).

직접 추가하든 Add to workflow 단계 동작으로 추가하든, 같은 워크플로에 열린 카드가 두 개 생기는 일은 없습니다. 이미 열린 카드가 있는 사람은 건너뜁니다(일괄 추가에서는 카드가 없는 사람에게만 새 카드가 만들어집니다). 카드가 닫힌 뒤에는 다시 추가할 수 있습니다. 트리거는 대신 자체 Only once per person(사람당 한 번만) 설정을 따릅니다.

보드 작업하기

워크플로를 열면 보드가 보입니다. 각 카드에는 사람의 이름, 담당자, 마감일이나 상태 칩(Overdue(기한 초과) 또는 Snoozed(스누즈됨))이 표시됩니다. 단계 열에는 그 단계가 실행하는 자동 동작을 나타내는 작은 배지와 경로에 대한 주석도 나타나므로, 카드가 어떻게 흘러가는지 한눈에 볼 수 있습니다.

• 카드 옮기기 -- 사람이 진행함에 따라 카드를 한 열에서 다음 열로 끌어다 놓으세요.
• 카드 열기 -- 카드를 두 번 클릭하거나(또는 클릭해서) 세부 정보 서랍을 여세요. 서랍에서 단계를 바꾸고, 재배정하고, 메모를 추가하고, 이미 일어난 일을 검토할 수 있습니다.

카드 서랍에서 다음을 할 수 있습니다.

• 카드를 다른 사람이나 그룹에게 Assign(배정)합니다.
• 카드를 1일, 3일, 1주 동안 Snooze(스누즈)해 마감일을 잠시 숨깁니다.
• 이전 단계로 Send Back(되돌려 보내기)하거나 다음 단계로 Skip(건너뛰기)합니다.
• Pin assignment(담당자 고정) -- 카드가 단계 사이를 옮겨 다녀도 같은 담당자를 유지합니다. 기본적으로 카드를 새 단계로 옮기면 그 단계의 기본 담당자에게 재배정되지만, 고정하면 현재 담당자가 끝까지 책임집니다.
• Complete(완료)로 카드를 마치거나, 단계에 결과(outcome)가 설정되어 있다면 Outcome 버튼을 고르세요(경로 참고).
• Remove card(카드 제거) -- 끝내지 않고 보드에서 카드를 뺍니다. 예를 들어 사람을 잘못 추가했을 때 씁니다. 확인하면 카드가 닫히고 모든 사람의 목록에서 사라집니다. 결과, 경로, 단계 동작은 실행되지 않으며, 기록은 Removed(제거됨) 항목과 함께 남습니다. 봉사 배정 확인 카드라면 제거하면 같은 방식으로 요청이 닫힙니다.
• 메모 추가와 카드의 Activity(활동) 검토 -- 실행된 자동 동작(발송된 이메일, 대기 등)의 기록이 날짜와 시각과 함께 나옵니다.

사람에 관한 카드라면, 서랍에 그 사람의 휴대폰 번호와 이메일이 링크로 나타나서 눌러서 전화하거나 이메일을 보낼 수 있습니다. 교인을 볼 권한이 있다면 View profile(프로필 보기) 링크도 나옵니다. 카드를 배정받은 사람은 교인 정보에 접근 권한이 없어도 전화번호와 이메일을 볼 수 있습니다.

메모는 카드와 함께 저장됩니다. 카드를 열 수 있는 사람(카드가 배정된 사람이나 그룹의 구성원 포함)은 누구나 메모를 읽고 자신의 메모를 추가할 수 있습니다. 카드를 열 수 없는 사람은 메모를 볼 수 없습니다.

일괄 작업

여러 카드의 체크박스를 선택하면 함께 처리할 수 있습니다. 한 단계의 모든 카드를 한꺼번에 고르려면 그 단계 열 머리글의 Select all 상자를 체크하세요. 다시 체크하면 선택이 해제됩니다. 선택한 모든 카드에 한꺼번에 Complete(완료), Snooze(스누즈), Assign(재배정), 또는 다른 단계로 Move to…(이동) 할 수 있도록 도구 모음이 나타납니다.

결과와 조건으로 카드 경로 정하기

경로는 카드가 단계를 떠날 때 어디로 갈지를 정합니다. 단계 편집기를 열면 두 가지 경로를 설정할 수 있습니다.

결과 버튼

결과(outcome)는 그 단계의 카드를 완료할 때 카드 서랍에 표시되는 버튼입니다. 단일 Complete 버튼 대신, "Joined a Group"(그룹에 가입함)이나 "Not Interested"(관심 없음) 같은 선택지를 줄 수 있습니다. 각 결과는 다음을 할 수 있습니다.

• 카드를 이 워크플로의 다른 단계로 보냅니다.
• 카드를 완전히 다른 워크플로로 넘깁니다(hand off).
• 카드를 닫습니다(Close).

이렇게 하면 한 번의 결정으로 사람을 여러 경로 중 하나로 나눌 수 있습니다.

자동 경로(조건부)

자동 경로는 사람이 조건 집합에 맞으면, 누가 클릭하지 않아도 카드가 단계에 들어오는 순간(그리고 자동 동작이 끝난 뒤) 다음으로 옮깁니다. 경로를 추가하고, 대상 단계를 고르고, 하나 이상의 조건(예: 사람의 캠퍼스, 나이, 교인 상태)을 정하세요. 텍스트 필드는 정확히 일치시키거나 contains(포함), starts with(다음으로 시작), ends with(다음으로 끝)로 맞출 수 있습니다. 조건이 없는 경로는 모든 사람에게 맞습니다.

날짜 조건(Today's Date, Birth Date, Anniversary)은 전체 날짜나 일부만 비교할 수 있습니다. 요일, Day of Month(월의 날짜), Month(월), 또는 경과한 연수입니다. 사람의 Birth Date나 Anniversary에서 Day of Month는 상대적인 Today 옵션을 제공하므로, Birth Date · Day of Month = Today 같은 조건은 생일이 오늘의 날짜와 같은 사람과 맞습니다. Month에는 Previous Month(지난달), Current Month(이번 달), Next Month(다음 달)가 있습니다. 이런 상대 값은 서버의 시간대가 아니라 교회의 시간대를 기준으로 계산되므로, 교회의 달력 날짜와 맞습니다.

Giving(헌금) 조건 그룹에는 Lapsed regular giver(정기 헌금이 끊긴 헌금자)가 있습니다. 이는 전에는 정기적으로 헌금했지만 그만둔 사람을 찾습니다. 숫자 세 개를 설정합니다. 최근 12주 중 최소 3주에 헌금, 그리고 최근 3주는 헌금 없음(이것이 기본값입니다). 주는 교회의 시간대 기준으로 오늘부터 거꾸로 계산하며, 환불된 헌금은 세지 않습니다. 이 조건은 일정 트리거와 함께 쓸 때 가장 유용합니다. 예를 들어 끊긴 헌금자를 목회 돌봄 후속 보드에 매주 추가하는 규칙을 만들 수 있습니다. 조건은 헌금 날짜만 보고 금액은 보지 않으며, 카드와 알림에도 금액은 나타나지 않습니다. 누가 헌금을 그만두었는지 드러나므로, 헌금을 볼 수 있는 사람만 이 옵션을 보고, 추가하거나 바꾸거나 제거할 수 있습니다.

경로의 조건을 어떤 이유로든 확인할 수 없다면, 그 경로는 맞지 않는 것으로 처리됩니다. 카드는 단계에 남거나(또는 맞는 다른 경로를 따라가며), 멈추지 않습니다.

정보

보드에서 각 단계 열에는 경로를 설명하는 작은 주석이 나타납니다. 예를 들어 결과 레이블이나, 목적지 단계나 워크플로로 가는 화살표가 붙은 "if matches"가 있습니다.

완전 자동 단계

아무도 작업하지 않고 단계 혼자 완전히 실행되도록 만들 수 있습니다. 단계에 자동 동작을 설정하고, 다음 단계를 가리키는 (조건이 없는) 자동 경로를 추가하세요. 카드가 들어오면 동작이 실행되고, 그다음 경로가 바로 카드를 다음으로 진행시킵니다. 카드가 그대로 통과합니다.

팁

Wait와 함께 쓰세요. 환영 이메일 발송 → 3일 대기 → "Personal call" 단계로 자동 진행. 이메일과 타이밍은 자동으로 처리되고, 봉사자는 사람이 직접 연락할 때가 되었을 때만 카드를 보게 됩니다.

트리거

트리거는 무슨 일이 생기면 사람을 워크플로에 자동으로 추가하므로, 카드를 손으로 추가할 필요가 없습니다. 워크플로 보드에서 Triggers 탭을 클릭한 다음 Add Trigger를 클릭하세요. 트리거에는 두 종류가 있습니다.

이벤트 트리거

B1에서 기록이 바뀌는 즉시 실행됩니다. 이벤트를 고른 다음, 선택 사항으로 조건을 추가해 맞는 사람만 추가되도록 하세요.

• Person · Created / Updated(교인 · 생성 / 수정) -- 예: 상태가 Visitor 또는 Guest(스스로 등록한 사람에게 주어지는 상태)가 되는 모든 사람을 추가합니다.
• Donation · Created(헌금 · 생성) -- 예: 첫 헌금이나 큰 헌금을 감사 워크플로에 추가합니다(금액, 펀드, 방법으로 맞춤).
• Group · Member Joined(그룹 · 구성원 가입) / Group · Created(그룹 · 생성).
• Form · Submitted(양식 · 제출됨) -- 고른 양식을 제출하는 모든 사람을 추가합니다("I'm New"나 "Connect" 카드에 좋습니다).

일정 트리거

매일, 매주, 매월, 또는 매년 등 정기적으로 일련의 조건에 대해 실행됩니다. 예를 들어 오늘 생일인 모든 사람(Birth Date · Day of Month = Today, 월은 Current Month와 맞춤)이나 매월 체크인 같은 시간 기반 연락에 씁니다. Only once per person을 쓰지 않더라도, 일정 트리거는 한 반복 주기(실행 빈도에 맞춰 하루, 한 주, 한 달, 또는 한 해) 안에 같은 사람을 다시 추가하지 않습니다.

어떤 트리거에든 다음도 설정할 수 있습니다.

• 새 카드가 놓일 Starting step(시작 단계)(기본값은 첫 번째 단계).
• Only once per person(사람당 한 번만) -- 같은 사람이 트리거로 워크플로에 두 번 추가되지 않도록 합니다. 이 옵션을 켜면, 이 워크플로에 이미 카드가 있는 사람은 건너뜁니다.
  • Add again after their card is closed(카드가 닫힌 뒤 다시 추가) -- Only once per person을 켜면 나타납니다. 체크하면, 이전에 이 워크플로에 있던 카드가 닫힌 뒤 트리거가 같은 사람을 다시 추가할 수 있습니다. 사람이 워크플로에 열린 카드를 동시에 두 장 가지는 일은 여전히 없습니다. 재방문 손님이나 매년 있는 절차처럼 여러 번 일어날 수 있는 일에 씁니다.
• Active(활성) -- 삭제하지 않고 트리거를 켜거나 끕니다.

팁

Form · Submitted 트리거를 New Visitor Follow-up 템플릿과 함께 쓰면, "Connect Card"나 "I'm New" 양식을 자동 후속 파이프라인으로 바꿀 수 있습니다.

봉사 배정 확인

특별한 종류의 워크플로는 각 봉사자가 수락하거나 거절할 때까지 봉사 요청을 따라갈 수 있습니다. 이 보드의 각 카드는 사람이 아니라 배정 하나를 추적합니다. 즉 한 계획의 한 자리에 배정된 한 사람입니다. 같은 사람에게 두 가지 역할이나 두 가지 예배가 배정되어 있으면, 각각 별도의 카드가 생깁니다. 이 기능은 옵트인입니다. 계획의 설정에서 확인 워크플로를 고르기 전까지는 아무것도 바뀌지 않습니다.

설정하기

1. Workflows 페이지에서 Add Workflow를 클릭하고 Serving Assignment Confirmation 템플릿을 고르세요. (또는 Blank workflow로 시작해서 Workflow purpose를 Serving assignment confirmation으로 설정하세요.) 템플릿으로 만들려면 문자 발송 권한이 필요합니다. 문자 단계가 포함되어 있기 때문입니다.
2. 단계를 검토하세요. 템플릿은 다음으로 시작합니다.
   • Request and wait for response(요청하고 응답 기다리기) -- 봉사 요청을 이메일과 문자로 보내고, 2일 기다린 뒤, 리마인더 이메일을 보내고, 하루를 더 기다린 다음, 카드를 자동으로 다음으로 옮깁니다.
   • Call volunteer about unanswered request(응답 없는 요청에 대해 봉사자에게 전화하기) -- 사람이 봉사자에게 전화하는 단계이며, 마감은 1일입니다. 이 단계에 Default assignee를 설정하세요. 설정이 없다면 카드는 사역의 리더에게, 리더가 없다면 사역 팀에게 갑니다.
3. 대기 시간, 메시지, 단계를 교회에 맞게 편집하세요.
4. 계획 설정을 열고 Confirmation workflow(확인 워크플로)에서 이 워크플로를 고르세요.

이 워크플로는 Send email과 Send text 대신 Send serving request(봉사 요청 보내기) 동작을 씁니다. Email(이메일) 또는 Text message(문자 메시지)를 고르고, 원하면 Request message(요청 메시지)를 쓰세요. 요청에는 항상 역할, 계획, 예배 날짜, 응답 링크가 포함됩니다. 메시지에서 {{planName}}, {{positionName}}, {{serviceDate}}를 쓸 수 있습니다. 메시지를 비워 두면 기본 요청을 씁니다. 봉사자의 알림 설정, 문자 수신 동의, 교회의 문자 제공자, 교회의 이메일 승인이 모두 적용되며, 건너뛰었거나 막힌 시도는 모두 카드에 기록됩니다. 이 보드에서는 Send email, Send text, Add to workflow를 쓸 수 없습니다.

확인 워크플로의 Triggers 탭은 트리거를 제공하는 대신 카드가 어떻게 시작되는지 설명하며, 이 워크플로는 사람용 Add to Workflow 목록에 나타나지 않습니다.

카드가 시작되고 닫히는 방식

• 카드는 공개된 계획에서 봉사자에게 Notify(알림)를 보낼 때 시작됩니다(봉사자에게 알리기 참고). 응답하지 않은 새 배정마다 카드가 하나씩 생깁니다. 계획을 저장, 공개, 복사, 자동 채우기 해도 누구에게도 자동으로 연락하지 않으며, 임시 배정(penciled-in) 계획은 아무것도 보내지 않습니다.
• 봉사자는 여전히 평소의 앱 내 알림을 받습니다. 이메일과 문자 후속 연락은 워크플로에서 옵니다.
• 봉사자가 수락하거나 거절하면, 그 카드는 연결된 후속 할 일과 함께 자동으로 닫힙니다.
• 카드 서랍에는 자리, 예배 날짜, 계획 링크가 표시됩니다. Complete 대신 버튼에는 Record follow-up done(후속 연락 완료 기록)이라고 쓰여 있습니다. 이를 클릭하면 누군가 후속 연락을 했다고 기록되지만, 카드는 봉사자가 응답하거나 응답 마감이 지날 때까지 열린 채로 배정되어 남습니다(Awaiting response(응답 대기)로 표시).
• 응답 마감은 그 자리의 팀이 봉사하는 마지막 예배 시간의 끝입니다. 계획에 맞는 시간이 없다면 예배 날의 끝입니다. 그때까지 아무도 응답하지 않으면, 카드는 Response deadline passed(응답 마감 지남)와 함께 닫히고, Review unanswered serving request(응답 없는 봉사 요청 검토) 할 일이 카드의 현재 담당자나 사역 리더에게 가서, 누군가 그 자리를 어떻게 채울지 결정할 수 있습니다. 배정은 Unconfirmed(미확정) 상태로 남습니다.
• 배정을 삭제하거나, 담당자, 자리, 계획 날짜를 바꾸거나, 계획을 임시 배정으로 되돌리거나, 계획을 다른 확인 워크플로로 바꾸면 카드가 닫힙니다. 닫힌 카드는 다른 Notify로 다시 열리지 않으며, 새 요청을 보내려면 새 배정을 추가해야 합니다.

정보

확인 워크플로로 보낸 요청에 대해서는 봉사자 알림이 수락한 봉사자에게만 갑니다. 그래서 응답을 기다리는 사람은 워크플로의 후속 연락 위에 리마인더를 또 받지 않습니다.

나의 카드

봉사자와 직원은 모든 보드를 뒤져서 자신의 일을 찾을 필요가 없습니다. My Work 페이지의 My Cards(내 카드) 목록에는 모든 워크플로에서 현재 사용자에게 배정된 모든 카드가 나타납니다. 찾아가려면 Workflows 페이지 맨 위의 My Cards를 클릭하거나, 점프 메뉴에서 Serving > My Work를 여세요. 카드를 클릭하면 My Work 페이지에서 바로 세부 패널이 열리며, 페이지를 떠나지 않고 카드를 처리하거나 제거할 수 있습니다. 워크플로를 볼 수 있다면, 패널에 카드가 속한 보드로 가는 Open workflow board(워크플로 보드 열기) 링크도 있습니다.

보고서

워크플로를 열고 Reports를 클릭하면 그 워크플로의 분석을 볼 수 있습니다.

• Overdue(기한 초과) -- 마감일이 지난 카드 수.
• Cards per Step(단계별 카드) -- 각 단계에 현재 놓인 카드 수를 세로 막대 그래프로 보여 줍니다.
• Completed (30 days)(완료됨(30일)) -- 지난 30일 동안의 처리량을 꺾은선 그래프로 보여 줍니다.

병목을 찾는 데 쓰세요. 예를 들어 카드가 쌓인 채 전혀 넘어가지 않는 단계를 찾을 수 있습니다.

관련 문서

• 할 일 -- 워크플로 카드의 바탕이 되는 개별 실행 항목
• 양식 -- 워크플로를 시작할 수 있는 양식 만들기
• 그룹 -- "Add to group" 동작으로 사람을 넣을 수 있는 그룹
• 예배 계획 -- 계획의 봉사 요청에 확인 워크플로 고르기
• 역할 및 권한 -- 누가 워크플로를 보고, 편집하고, 관리할 수 있는지 제어