워크플로우
워크플로우는 사람을 시각적 보드의 일련의 단계로 이동시킵니다. 각 사람은 한 단계에서 다음 단계로 이동하는 카드가 됩니다. 첫 방문객 팔로우업에서 교인 절차, 첫 기부자 감사까지, 많은 사람을 같은 일련의 단계로 추적해야 할 때 사용합니다. 각 단계는 자원봉사자에게 무언가를 요구할 수 있으며(전화 통화, 대화) 그리고 자동으로 실행되는 자동화된 작업(이메일 발송, 며칠 대기, 그룹에 추가)을 함께 실행할 수 있습니다. 워크플로우는 작업을 드래그 앤드 드롭 칸반 보드로 확장하므로 아무도 떨어지지 않을 수 있습니다.
시작하기 전에
워크플로우 보기
봉사로 이동하고 작업 영역을 열어 메뉴에서 워크플로우를 선택합니다. 워크플로우가 나열되고 카테고리별로 그룹화되며, 활성 워크플로우가 강조 표시됩니다. 워크플로우를 클릭하여 보드를 엽니다.
워크플로우 만들기
- 워크플로우 페이지에서 워크플로우 추가를 클릭합니다.
- 시작 방법을 선택합니다:
- 빈 워크플로우 -- 처음부터 시작하여 자신의 단계를 만듭니다.
- 템플릿에서 -- 편집할 수 있는 기본 단계 세트로 시작합니다. 기본 제공 템플릿:
- 새 방문자 팔로우업 -- 환영 이메일 발송 → 개인 전화 통화 → 다음 단계로 초대 → 연결됨
- 교인 반입식 -- 관심 표현 → 반입식 등록 → 반입식 참석 → 교인권 완료
- 첫 기부자 감사 -- 감사 편지 발송 → 기부금 영향 공유 → 청지기
- 워크플로우에 이름을 지정합니다.
- 선택적으로 관련 워크플로우를 그룹화할 카테고리를 할당합니다. 드롭다운에서 새 카테고리를 만들 수 있습니다.
- 워크플로우를 활성으로 유지하여 사람을 추가할 수 있도록 하거나, 워크플로우 추가 목록에서 숨기려면 비활성으로 설정합니다.
- 저장을 클릭합니다.
워크플로우 목록의 복제 버튼을 사용하여 기존 워크플로우(단계, 자동화된 작업, 라우팅 포함)를 복사하여 새 워크플로우의 시작점으로 삼을 수 있습니다.
단계로 보드 구축
각 워크플로우 보드는 왼쪽에서 오른쪽으로 표시되는 단계 열로 구성됩니다. 워크플로우를 열고 단계 추가를 사용하여 프로세스의 각 단계를 만듭니다.
단계를 추가하거나 편집할 때 다음을 구성할 수 있습니다.
- 단계 이름 -- 열 제목(예: "환영 전화" 또는 "등록 대기중").
- 마감일(일) -- 카드가 이 단계에 들어올 때 자동으로 마감일을 설정합니다. 마감일이 지난 카드는 기한 초과로 표시됩니다.
- 기본 담당자 -- 이 단계의 새 카드가 자동으로 배정되는 사람 또는 그룹.
- 자동화된 작업 -- 카드가 도착할 때 시스템이 자동으로 실행하는 작업(아래 참고).
- 라우팅 -- 카드가 단계를 떠날 때 이동할 위치(라우팅 참고).
단계 열을 프로세스와 일치하는 순서로 드래그합니다. 이 순서는 다른 라우팅이 적용되지 않을 때 카드가 취하는 기본 경로도 정의합니다.
새 단계를 먼저 저장합니다. 자동화된 작업과 라우팅은 단계에 연결되므로, 단계가 존재한 후 편집기가 이러한 섹션을 잠금 해제합니다.
자동화된 작업
모든 단계는 카드가 단계에 들어올 때 자동으로 실행되는 자동화된 작업 목록을 수행할 수 있습니다. 누군가가 건드리기 전입니다. 이것이 단계가 자원봉사자에게 그리고 동시에 팔로우업 주변의 루틴 작업을 처리하도록 하는 방법입니다.
단계 편집기에서 자동화된 작업을 열고, 작업 추가를 클릭하고, 유형을 선택하고, 설정을 입력하고, 해당 작업의 저장 아이콘을 클릭합니다. 필요한 만큼 추가합니다. 작업은 위에서 아래로 순서대로 실행됩니다.
| 작업 | 기능 |
|---|---|
| 이메일 발송 | 선택한 이메일 템플릿을 사람에게 이메일로 보냅니다. 제목 줄을 재정의할 수 있습니다. |
| 대기 | 계속하기 전에 카드를 일정 기간 일시 중지합니다(아래 참고). |
| 그룹에 추가 | 선택한 그룹에 사람을 추가합니다. |
| 워크플로우에 추가 | 사람을 다른 워크플로우에 시작합니다(프로세스 간 핸드오프에 유용). |
| 메모 추가 | 카드의 기록에 메모를 기록합니다. |
| 필드 설정 | 사람 기록의 필드를 업데이트합니다: 교인 상태, 혼인 상태, 성별, 도시, 주, 우편번호. |
| 웹훅 | 카드의 세부 정보를 제공한 외부 웹 주소(URL)로 보냅니다(다른 시스템 연결용). |
단계의 모든 작업이 완료되면 카드은 해당 단계에 안주합니다 그러면 사람이 작업할 수 있습니다. 단계에 카드를 앞으로 이동시키는 자동 라우팅이 없는 한(완전히 자동화된 단계 참고).
자동화된 작업은 카드가 정상 흐름을 통해 도착할 때만 실행됩니다. 추가될 때, 결과 또는 자동 라우팅을 통해 들어올 때, 또는 대기 후에 실행됩니다. 직원이 카드를 수동으로 단계로 드래그하거나 보낼 때는 다시 실행되지 않으므로 사람이 같은 이메일을 두 번 받지 않습니다.
이메일 발송
이메일 발송을 선택하고, 이메일 템플릿 중 하나를 선택하고, 선택적으로 사용자 정의 제목을 입력합니다. 카드가 단계에 들어오면 사람이 그 이메일을 자동으로 받습니다(사람 파일에 이메일 주소가 없으면 단계는 이 작업을 건너뜁니다).
며칠 대기(드립 시퀀스)
대기 작업은 설정한 일수 동안 카드를 잡아 놓습니다. 대기하는 동안 카드는 연기됨으로 표시됩니다. 대기 기간이 끝나면:
- 같은 단계의 남은 작업 실행 -- 이메일 발송 → 3일 대기 → 미리 알림 이메일 발송 같은 드립을 만들 수 있습니다.
- 그 후 단계에 자동 라우팅이 있으면 카드가 이동합니다. 없으면 사람이 선택할 때까지 단계에 안주합니다.
단계의 맨 처음에 있는 대기는 카드를 자원봉사자에게 표시하기 전에 "잡아 놓는" 간단한 방법입니다. 예: 7일 대기, 그 후 코치가 연락합니다.
카드로 사람 추가
보드에 사람을 추가하는 방법은 여러 가지입니다.
- 보드에서 -- 단계 열 하단의 카드 추가를 클릭하고 사람을 선택합니다. 또한 그룹을 선택할 수 있으며, 그 그룹의 모든 구성원이 카드로 추가됩니다.
- 사람의 기록에서 -- 사람의 페이지에서 워크플로우에 추가를 사용하여 워크플로우에 드롭합니다.
- 교인 검색에서 -- 여러 사람을 선택하고 대량 워크플로우에 추가 작업을 사용하여 모두 한 번에 추가합니다.
- 트리거를 사용하여 자동으로 -- 양식 제출 또는 첫 선물 같은 일이 일어날 때 사람을 추가합니다(트리거 아래 참고).
보드 작업
워크플로우를 열어 보드를 봅니다. 각 카드는 사람의 이름, 배정된 담당자, 마감일 또는 상태 칩(기한 초과 또는 연기됨)을 보여줍니다. 단계 열은 실행하는 자동화된 작업을 위한 작은 배지와 라우팅을 위한 주석도 표시하며, 카드가 어떻게 흐르는지 한눈에 알 수 있게 합니다.
- 카드 이동 -- 카드를 한 열에서 다음 열로 드래그하여 사람이 진행되도록 합니다.
- 카드 열기 -- 카드를 더블 클릭하거나 클릭하여 세부 서랍을 열어 단계를 변경하고, 재배정하고, 메모를 추가하고, 이미 일어난 일을 검토할 수 있습니다.
카드 서랍에서 다음을 할 수 있습니다:
- 배정 카드를 다른 사람 또는 그룹에.
- 연기 카드를 1일, 3일 또는 1주일 동안 마감일을 임시로 숨길 수 있습니다.
- 뒤로 보내 이전 단계로 또는 건너뛰기 다음 단계로.
- 배정 고정 -- 단계 간 이동해도 같은 소유자를 카드에 유지합니다. 기본적으로 카드를 새 단계로 이동하면 그 단계의 기본 담당자로 재배정됩니다. 고정하면 현재 사람을 전체에서 책임지게 합니다.
- 완료 카드를 완료하거나 단계에 구성된 결과 버튼을 선택(라우팅 참고).
- 메모 추가 및 카드의 기록 검토 -- 실행된 자동화된 작업(발송된 이메일, 대기 등)의 로그 포함.
대량 작업
여러 카드의 체크박스를 선택하여 함께 작업합니다. 도구 모음이 나타나 선택한 모든 카드를 완료, 연기, 재배정, 또는 다른 단계로 이동할 수 있습니다.
Outcome Buttons 및 조건으로 카드 라우팅
라우팅은 카드가 단계를 떠날 때 이동할 위치를 제어합니다. 단계의 편집기를 열어 두 가지 라우팅 종류를 구성합니다.
Outcome Buttons
결과는 해당 단계의 카드를 완료할 때 카드 서랍에 표시되는 버튼입니다. 단일 완료 버튼 대신 "그룹에 가입함" 또는 "관심 없음" 같은 선택지를 제공할 수 있습니다. 각 결과는:
- 카드를 이 워크플로우의 다른 단계로 보낼 수 있습니다.
- 카드를 다른 워크플로우로 핸드오프하거나,
- 카드를 완료합니다.
이것은 한 가지 결정이 사람을 다른 경로로 분기하게 합니다.
자동 라우팅(조건부)
자동 라우팅은 카드가 단계에 들어올 때 (그리고 자동화된 작업 완료 후) 카드를 앞으로 이동시킵니다. 아무도 클릭하지 않아도, 사람이 조건 집합과 일치하면. 라우팅을 추가하고, 대상 단계를 선택하고, 하나 이상의 조건(예: 사람의 캠퍼스, 연령 또는 교인 상태)을 정의합니다. 조건이 없는 라우팅은 모두와 일치합니다.
보드에서 각 단계 열은 라우팅을 설명하는 작은 주석을 표시합니다. 예: 결과 라벨 또는 "다음과 일치하면" 다음에 대상 단계 또는 워크플로우로의 화살표.
완전히 자동화된 단계
단계를 완전히 자동으로 실행하도록 만들 수 있습니다. 아무도 작업하지 않습니다. 단계에 자동화된 작업과 다음 단계를 가리키는 자동 라우팅(조건 없음)을 제공합니다. 카드가 들어오면 작업이 실행되고 라우팅이 즉시 앞으로 이동시킵니다. 카드는 바로 통과합니다.
이를 대기와 결합: 환영 이메일 발송 → 3일 대기 → 자동으로 "개인 통화" 단계로 진행합니다. 이메일과 타이밍이 처리되고, 자원봉사자는 인간적인 터치가 필요한 시점에만 카드를 봅니다.
트리거
트리거는 무언가가 일어날 때 사람을 워크플로우에 자동으로 추가하므로 카드를 수동으로 추가할 필요가 없습니다. 워크플로우 보드에서 트리거 탭을 클릭한 후 트리거 추가를 클릭합니다. 두 가지 종류가 있습니다:
이벤트 트리거
B1의 레코드가 변경되는 즉시 실행합니다. 이벤트를 선택한 후 선택적으로 일치하는 사람만 추가되도록 조건을 추가합니다:
- 개인 · 생성/업데이트됨 -- 예: 상태가 방문자가 되는 누구든지 추가.
- 기부금 · 생성됨 -- 예: 첫 번째 또는 큰 선물을 감사 워크플로우에 추가(금액, 기금 또는 방법과 일치).
- 그룹 · 구성원 가입함 / 그룹 · 생성됨.
- 양식 · 제출됨 -- 선택한 양식을 제출한 누구든지 추가(좋은 카드나 "신규" 카드에 효과적).
일정 트리거
반복 기준에 대해 반복적으로 실행합니다 -- 매일, 매주, 매월 또는 매년. 시간 기반 아웃리치에 사용합니다. 예: 교인권 기념일이 오늘인 모두 또는 월간 체크인.
모든 트리거에 대해 다음을 설정할 수도 있습니다:
- 새 카드가 시작하는 입장 단계(첫 단계로 기본값).
- 사람당 한 번 -- 같은 사람이 트리거로 워크플로우에 두 번 추가되지 않도록.
- 활성 -- 삭제하지 않고 트리거를 켜거나 끕니다.
양식 · 제출됨 트리거를 새 방문자 팔로우업 템플릿과 짝을 이루어 "연결 카드" 또는 "신규" 양식을 자동 팔로우업 파이프라인으로 바꿉니다.
내 카드
자원봉사자와 직원은 모든 보드를 파고다닐 필요가 없습니다. 내 카드 페이지(워크플로우 페이지에서 링크됨)는 현재 사용자에게 배정된 모든 워크플로우의 모든 카드를 나열합니다. 카드를 클릭하면 속한 보드가 열립니다.
보고서
워크플로우를 열고 보고서를 클릭하여 그 워크플로우에 대한 분석을 봅니다:
- 기한 초과 -- 마감일이 지난 카드의 수.
- 단계별 카드 -- 각 단계에 현재 있는 카드 수, 열 차트로 표시.
- 완료(30일) -- 지난 30일 동안의 처리량, 선 차트로 표시.
이를 사용하여 병목 지점을 찾습니다. 예: 카드가 쌓여 진행되지 않는 단계.