Arbeitsabläufe

Arbeitsabläufe bewegen Personen durch eine Serie von Schritten auf einem visuellen Board. Jede Person wird zu einer Karte, die von einem Schritt zum nächsten übergeht – von einer Erstkontakt-Nachverfolgung über einen Mitgliedschaftsprozess bis zu einem Erstsender-Dankeschön und alles andere, wo Sie viele Menschen durch die gleiche Reihe von Phasen verfolgen müssen. Ein Schritt kann einen Freiwilligen bitten, etwas zu tun (anrufen, ein Gespräch führen) und automatische Aktionen selbstständig ausführen – E-Mail senden, ein paar Tage warten, Person zu einer Gruppe hinzufügen – sodass Arbeitsabläufe sowohl die menschliche Nachverfolgung als auch die Routine-Arbeit drumherum übernehmen. Arbeitsabläufe erweitern Aufgaben in ein Drag-and-Drop-Kanban-Board, damit niemand und nichts durchs Netz geht.

Bevor Sie beginnen

• Stellen Sie sicher, dass die Personen, die Sie verfolgen möchten, in B1 Admin vorhanden sind
• Machen Sie sich damit vertraut, wie Aufgaben funktionieren, da jede Karte auf einem Board eine Aufgabe ist
• Um die E-Mail senden-Aktion zu verwenden, erstellen Sie zuerst die E-Mail-Vorlagen, die Sie senden möchten (verwaltet unter Messaging → Vorlagen verwalten)
• Sie benötigen die entsprechende Aufgabenberechtigung. Anzeigen, Bearbeitung von Karten und Verwaltung von Arbeitsabläufen sind separate Berechtigungsstufen (siehe Rollen & Berechtigungen)

Arbeitsabläufe anzeigen

Navigieren Sie zu Dienst, öffnen Sie den Bereich Aufgaben, und wählen Sie Arbeitsabläufe aus dem Menü. Sie sehen Ihre Arbeitsabläufe aufgelistet und nach Kategorie gruppiert, mit aktiven Arbeitsabläufen hervorgehoben. Klicken Sie auf einen beliebigen Arbeitsablauf, um sein Board zu öffnen.

Arbeitsablauf erstellen

1. Klicken Sie auf der Seite Arbeitsabläufe auf Arbeitsablauf hinzufügen.
2. Wählen Sie, wie Sie beginnen möchten:
   • Arbeitsablauf von Grund auf – Beginnen Sie von vorne und erstellen Sie Ihre eigenen Schritte.
   • Aus einer Vorlage – Beginnen Sie mit einer vorgefertigten Reihe von Schritten, die Sie bearbeiten können. Eingebaute Vorlagen umfassen:
     • Erstkontakt-Nachverfolgung – Willkommens-E-Mail senden → Persönlicher Telefonanruf → Zum nächsten Schritt einladen → Verbunden
     • Mitgliedschaftsklasse – Interesse zeigen → Für Klasse anmelden → Klasse besuchen → Mitgliedschaft abschließen
     • Erstsender-Dankeschön – Dankesschreiben senden → Spenden-Auswirkungen teilen → Gemanagt
3. Geben Sie dem Arbeitsablauf einen Namen.
4. Weisen Sie optional eine Kategorie zu, um verwandte Arbeitsabläufe zu gruppieren. Sie können eine neue Kategorie direkt aus dem Dropdown erstellen.
5. Lassen Sie den Arbeitsablauf Aktiv, damit Personen hinzugefügt werden können, oder setzen Sie ihn auf Inaktiv, um ihn aus den Listen zum Hinzufügen zum Arbeitsablauf auszublenden.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp

Verwenden Sie die Schaltfläche Duplizieren in der Arbeitsablauf-Liste, um einen bestehenden Arbeitsablauf – einschließlich seiner Schritte, automatisierten Aktionen und Weiterleitungen – als Ausgangspunkt für einen neuen zu kopieren.

Erstellen Sie das Board mit Schritten

Jedes Arbeitsablauf-Board besteht aus Schritten, die als Spalten von links nach rechts dargestellt werden. Öffnen Sie einen Arbeitsablauf und verwenden Sie Schritt hinzufügen, um jede Stufe Ihres Prozesses zu erstellen.

Wenn Sie einen Schritt hinzufügen oder bearbeiten, können Sie konfigurieren:

• Schritt-Name – die Spaltenüberschrift (z. B. „Willkommens-Anruf" oder „Wartet auf Registrierung").
• Fällig in (Tage) – setzt automatisch ein Fälligkeitsdatum, wenn eine Karte in diesen Schritt eintritt. Karten, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, werden als Überfällig markiert.
• Standard-Zugewiesener – die Person oder Gruppe, der neue Karten auf diesem Schritt automatisch zugewiesen werden.
• Automatisierte Aktionen – Dinge, die das System selbst tut, wenn eine Karte eintritt (siehe unten).
• Weiterleitungen – wohin die Karte geht, wenn sie den Schritt verlässt (siehe Weiterleitungen).

Ziehen Sie Schritt-Spalten in die Reihenfolge, die Ihrem Prozess entspricht. Die Reihenfolge definiert auch den Standard-Pfad, den eine Karte nimmt, wenn keine anderen Weiterleitungen gelten.

Info

Speichern Sie einen neuen Schritt zuerst. Automatische Aktionen und Weiterleitungen fügen sich dem Schritt an, sodass der Editor diese Abschnitte entsperrt, sobald der Schritt vorhanden ist.

Automatisierte Aktionen

Jeder Schritt kann eine Liste von automatisierten Aktionen tragen, die sich selbst ausführen, in dem Moment, in dem eine Karte in den Schritt eintritt – bevor jemand sie anfasst. So kann ein Schritt sowohl einen Freiwilligen auffordern als auch sich um die Routine-Arbeit rundherum kümmern.

Öffnen Sie im Schritt-Editor Automatische Aktionen, klicken Sie auf Aktion hinzufügen, wählen Sie einen Typ aus, füllen Sie seine Einstellungen aus und klicken Sie auf das Speichersymbol auf dieser Aktion. Fügen Sie so viele hinzu, wie Sie benötigen; sie laufen von oben nach unten in Reihenfolge.

Aktion	Was sie tut
E-Mail senden	Sendet der Person eine E-Mail-Vorlage Ihrer Wahl. Sie können die Betreffzeile überschreiben.
Warten	Pausiert die Karte für eine Anzahl von Tagen, bevor sie fortfährt (siehe unten).
Zu Gruppe hinzufügen	Fügt die Person zu einer Gruppe Ihrer Wahl hinzu.
Zu Arbeitsablauf hinzufügen	Startet die Person auf einem anderen Arbeitsablauf – nützlich für die Übergabe zwischen Prozessen.
Notiz hinzufügen	Zeichnet eine Notiz im Kartenverlauf auf.
Feld setzen	Aktualisiert ein Feld in der Personendatei: Mitgliedschaftsstatus, Familienstand, Geschlecht, Stadt, Bundesland oder PLZ.
Webhook	Sendet die Kartendaten an eine externe Webadresse (URL) Ihrer Wahl, zum Verbinden mit anderen Systemen.

Nachdem alle Aktionen eines Schritts abgeschlossen sind, verbleibt die Karte auf diesem Schritt, damit eine Person daran arbeitet – es sei denn, der Schritt hat eine automatische Route, die sie voranbringt (siehe Vollautomatisierte Schritte).

Info

Automatische Aktionen laufen nur, wenn eine Karte durch den normalen Fluss ankommt – wenn sie zuerst hinzugefügt wird, wenn ein Ergebnis oder eine automatische Route sie herbringt oder nachdem ein Warten endet. Sie tun nicht erneut ausführen, wenn ein Mitarbeiter eine Karte manuell auf den Schritt zieht oder sie zurücksendet, sodass eine Person nicht zwei Mal die gleiche E-Mail erhält.

E-Mail versenden

Wählen Sie E-Mail senden, wählen Sie eine Ihrer E-Mail-Vorlagen aus und geben Sie optional eine benutzerdefinierte Betreffzeile ein. Wenn eine Karte in den Schritt eintritt, erhält die Person diese E-Mail automatisch. (Wenn die Person keine E-Mail-Adresse auf Datei hat, überspringt der Schritt diese Aktion einfach.)

Ein paar Tage warten (Drip-Sequenzen)

Die Warten-Aktion hält eine Karte für die Anzahl von Tagen, die Sie eingestellt haben. Während sie wartet, wird die Karte als Schlafend angezeigt. Wenn das Warten vorbei ist:

1. Alle verbleibenden Aktionen auf dem gleichen Schritt werden ausgeführt – sodass Sie ein Drip wie E-Mail senden → 3 Tage warten → Erinnerungs-E-Mail senden erstellen können.
2. Dann, wenn der Schritt eine automatische Route hat, bewegt sich die Karte weiter; sonst ruht sie auf dem Schritt, damit eine Person sie aufgreift.

Tipp

Ein Warten am sehr Anfang eines Schritts ist eine einfache Möglichkeit, eine Karte zu „halten", bevor sie einem Freiwilligen auftaucht – zum Beispiel, 7 Tage warten, dann kontaktiert ein Coach.

Fügen Sie Personen als Karten hinzu

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Personen auf ein Board zu setzen:

• Vom Board – Klicken Sie am Ende einer Schritt-Spalte auf Karte hinzufügen und wählen Sie eine Person. Sie können auch eine Gruppe wählen, und jedes Mitglied dieser Gruppe wird als Karte hinzugefügt.
• Aus der Personendatei – Verwenden Sie Zu Arbeitsablauf hinzufügen auf der Seite einer Person, um sie auf einen Arbeitsablauf zu setzen.
• Aus der Personensuche – Wählen Sie mehrere Personen und verwenden Sie die Massen-Aktion Zu Arbeitsablauf hinzufügen, um sie alle auf einmal hinzuzufügen.
• Automatisch mit einem Trigger – Fügen Sie Personen hinzu, wenn etwas passiert, wie eine Formulareinreichung oder eine erste Gabe (siehe Trigger unten).

Arbeiten Sie das Board

Öffnen Sie einen Arbeitsablauf, um sein Board zu sehen. Jede Karte zeigt den Namen der Person, wem sie zugewiesen ist, und ein Fälligkeitsdatum oder einen Status-Chip (Überfällig oder Schlafend). Eine Schritt-Spalte zeigt auch kleine Abzeichen für alle automatisierten Aktionen, die sie ausführt, und Anmerkungen für ihre Weiterleitungen, was Ihnen eine schnelle Übersicht bietet, wie Karten fließen.

• Verschieben Sie eine Karte – Ziehen Sie eine Karte von einer Spalte zur nächsten, während die Person vorankommt.
• Öffnen Sie eine Karte – Doppelklicken Sie auf eine Karte (oder klicken Sie auf sie), um ihre Detail-Schublade zu öffnen, wo Sie den Schritt ändern, sie erneut zuweisen, Notizen hinzufügen und überprüfen können, was bereits passiert ist.

Aus der Karten-Schublade können Sie:

• Zuweisen Sie die Karte einer anderen Person oder Gruppe zu.
• Schlummern Sie die Karte für 1 Tag, 3 Tage oder 1 Woche, um ihr Fälligkeitsdatum vorübergehend auszublenden.
• Zurückschicken zum vorherigen Schritt oder Überspringen zum nächsten Schritt.
• Zuordnung festlegen – behalten Sie denselben Eigentümer auf der Karte, auch wenn sie zwischen Schritten bewegt wird. Standardmäßig wird das Verschieben einer Karte zu einem neuen Schritt neu zum Standard-Zugewiesenen dieses Schritts zugewiesen; das Festlegen behält die aktuelle Person verantwortlich.
• Beendigen Sie die Karte, um sie fertigzustellen, oder wählen Sie einen Ergebnis-Button, wenn der Schritt Ergebnisse konfiguriert hat (siehe Weiterleitungen).
• Notizen hinzufügen und überprüfen Sie den Verlauf der Karte – einschließlich eines Protokolls von automatisierten Aktionen, die ausgeführt wurden (E-Mails gesendet, wartet usw.).

Massen-Aktionen

Wählen Sie die Kontrollkästchen auf mehreren Karten aus, um auf sie zusammen einzuwirken. Eine Symbolleiste erscheint, die Ihnen ermöglicht, alle ausgewählten Karten auf einmal zu Beendigen, Schlummern, Erneut zuweisen oder Verschieben in einen anderen Schritt.

Weiterleitungen von Karten mit Ergebnissen und Bedingungen

Weiterleitungen steuern, wohin eine Karte geht, wenn sie einen Schritt verlässt. Öffnen Sie den Editor eines Schritts, um zwei Arten von Weiterleitungen zu konfigurieren.

Ergebnis-Buttons

Ergebnisse sind Buttons, die in der Karten-Schublade angezeigt werden, wenn Sie eine Karte auf diesem Schritt beendigen. Anstatt eines einzelnen Beendigen-Buttons können Sie Optionen wie „Zu einer Gruppe beigetreten" oder „Nicht interessiert" anbieten. Jedes Ergebnis kann:

• Die Karte zu einem anderen Schritt in diesem Arbeitsablauf senden,
• Die Karte übergeben an einen ganz anderen Arbeitsablauf, oder
• Die Karte schließen.

Dies ermöglicht es einer Entscheidung, die Person verschiedene Wege hinab zu verzweigen.

Automatische Weiterleitungen (bedingt)

Automatische Routen bewegen eine Karte weiter in dem Moment, in dem sie in einen Schritt eintritt (und nachdem ihre automatisierten Aktionen endet), ohne dass jemand klickt, wenn die Person eine Reihe von Bedingungen erfüllt. Fügen Sie eine Route hinzu, wählen Sie den Zielschritt und definieren Sie eine oder mehrere Bedingungen (z. B. den Standort, das Alter oder den Mitgliedschaftsstatus einer Person). Eine Route ohne Bedingungen entspricht jedem.

Info

Auf dem Board zeigt jede Schritt-Spalte kleine Anmerkungen, die ihre Weiterleitungen beschreiben – z. B. ein Ergebnis-Label oder „if matches" gefolgt von einem Pfeil zum Zielschritt oder Arbeitsablauf.

Vollautomatisierte Schritte

Sie können einen Schritt vollständig selbst ausführen lassen, ohne dass jemand ihn bearbeitet. Geben Sie dem Schritt seine automatisierten Aktionen und fügen Sie eine automatische Route (ohne Bedingungen) hinzu, die auf den nächsten Schritt zeigt. Wenn eine Karte eintritt, führen die Aktionen aus, und dann die Route, die sie sofort vorbringt – die Karte passiert direkt hindurch.

Tipp

Kombinieren Sie dies mit Warten: Willkommens-E-Mail senden → 3 Tage warten → automatisch zum Schritt „Persönlicher Anruf" vorbringen. Die E-Mail und die Zeitplanung werden für Sie bearbeitet, und ein Freiwilliger sieht die Karte nur, wenn es Zeit für die menschliche Note ist.

Trigger

Trigger fügen Personen automatisch einem Arbeitsablauf hinzu, wenn etwas passiert, sodass Sie Karten nie von Hand hinzufügen müssen. Klicken Sie auf einem Arbeitsablauf-Board auf die Registerkarte Trigger, dann Trigger hinzufügen. Es gibt zwei Arten:

Ereignis-Trigger

Werden sofort ausgelöst, wenn sich ein Datensatz in B1 ändert. Wählen Sie das Ereignis aus, dann optional Bedingungen hinzu, sodass nur übereinstimmende Personen hinzugefügt werden:

• Person · Erstellt / Aktualisiert – z. B. alle hinzufügen, deren Status Besucher wird.
• Spende · Erstellt – z. B. eine erste oder große Gabe zu einem Dankeschön-Arbeitsablauf (abgleichen nach Betrag, Fonds oder Methode).
• Gruppe · Mitglied beigetreten / Gruppe · Erstellt.
• Formular · Eingereicht – alle hinzufügen, die ein gewähltes Formular einreichen (großartig für eine „Ich bin Neu" oder „Verbinden"-Karte).

Zeitplan-Trigger

Laufen auf wiederkehrender Basis – täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich – gegen eine Reihe von Bedingungen. Verwenden Sie diese für zeitbasierte Gemeindearbeit, wie jeder, dessen Jubiläum heute ist oder ein monatlicher Check-in.

Für jeden Trigger können Sie auch einstellen:

• Der Eingangsschritt, auf dem die neue Karte startet (Standard ist der erste Schritt).
• Einmal pro Person – sodass die gleiche Person nicht zweimal von dem Trigger zum Arbeitsablauf hinzugefügt wird.
• Aktiv – schalten Sie den Trigger an oder aus, ohne ihn zu löschen.

Tipp

Kombinieren Sie einen Formular · Eingereicht-Trigger mit der Vorlage Erstkontakt-Nachverfolgung, um Ihr „Connect-Kartchen" oder „Ich bin Neu"-Formular in eine automatische Nachverfolgungs-Pipeline zu verwandeln.

Meine Karten

Freiwillige und Mitarbeiter müssen nicht durch jedes Board graben, um ihre Arbeit zu finden. Die Seite Meine Karten (verlinkt von der Seite Arbeitsabläufe) listet alle Karten auf, die dem aktuellen Benutzer über alle Arbeitsabläufe hinweg zugewiesen sind. Das Klicken auf eine Karte öffnet das Board, zu dem sie gehört.

Berichte

Öffnen Sie einen Arbeitsablauf und klicken Sie auf Berichte, um Analysen für diesen Arbeitsablauf zu sehen:

• Überfällig – die Anzahl der Karten, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist.
• Karten pro Schritt – wie viele Karten derzeit auf jedem Schritt sitzen, als Balkendiagramm angezeigt.
• Abgeschlossen (30 Tage) – Durchsatz über die letzten 30 Tage, als Liniendiagramm angezeigt.

Verwenden Sie diese, um Engpässe zu erkennen – zum Beispiel einen Schritt, wo Karten sich ansammeln und nie vorbringen.

Verwandte Artikel

• Aufgaben – die Aktionselemente, auf denen Arbeitsablauf-Karten aufgebaut sind
• Automatisierungen – erstellen Sie wiederkehrende Aufgaben nach Zeitplan
• Formulare – erstellen Sie die Formulare, die Arbeitsabläufe auslösen können
• Gruppen – die Gruppen, denen eine „Zu Gruppe hinzufügen"-Aktion Personen zuordnen kann
• Rollen & Berechtigungen – steuern Sie, wer Arbeitsabläufe sehen, bearbeiten und verwalten kann