工作流
工作流在视觉板上将人们移动通过一系列步骤。每个人都变成一张卡片，从一个步骤移动到下一个 -- 从首次访客跟进到成员过程再到首次捐赠者感谢，以及任何其他你需要追踪许多人通过相同一组阶段的事情。一个步骤可以要求志愿者去做某事（打电话、进行谈话）以及自动运行操作 -- 发送电子邮件、等待几天、添加到小组 -- 所以工作流同时处理人工跟进和其周围的重复性工作。工作流将任务扩展到拖放 Kanban 板上，所以没有任何事情或没有人会从缝隙中漏落。
开始之前
查看工作流
导航到服侍，打开任务区域，并从菜单中选择工作流。你会看到你的工作流被列出并按类别分组，活跃工作流被突出显示。单击任何工作流来打开其板。
创建工作流
- 在工作流页面上，单击添加工作流。
- 选择如何开始：
- 空白工作流 -- 从头开始并构建你自己的步骤。
- 从模板 -- 以可编辑的现成步骤集开始。内置模板包括：
- 新访客跟进 -- 发送欢迎电子邮件 → 个人电话 → 邀请下一步 → 已连接
- 成员课程 -- 表达兴趣 → 注册课程 → 参加课程 → 完成成员身份
- 首次捐赠者感谢 -- 发送感谢信 → 分享捐赠影响 → 已管理
- 给工作流一个名字。
- 可选地分配一个类别来将相关工作流分组在一起。你可以直接从下拉菜单创建一个新类别。
- 保持工作流活跃以便人们可以被添加到它，或将其设置为不活跃以从添加到工作流列表中隐藏它。
- 单击保存。
在工作流列表上使用复制按钮来复制现有工作流 -- 包括其步骤、自动化操作和路由 -- 作为新工作流的起点。
使用步骤构建板
每个工作流板由步骤组成，从左到右显示为列。打开工作流并使用添加步骤来创建过程的每个阶段。
当你添加或编辑一个步骤时，你可以配置：
- 步骤名字 -- 列标题（例如"欢迎电话"或"等待注册"）。
- 在 (天数) 内到期 -- 当卡片进入此步骤时自动设置到期日期。过期的卡片被标记为逾期。
- 默认被分配者 -- 在此步骤上的新卡片自动被分配给的人或小组。
- 自动化操作 -- 当卡片到达时系统自动执行的事情（见下文）。
- 路由 -- 卡片离开步骤时的去向（详见使用结果和条件路由卡片）。
将步骤列拖动到与你的过程匹配的顺序。顺序也定义了当没有其他路由应用时卡片所采用的默认路径。
首先保存新步骤。自动化操作和路由附加到步骤，所以一旦步骤存在，编辑器就会解锁这些部分。
自动化操作
每个步骤都可以包含自动化操作列表，这些操作在卡片进入步骤时自动运行 -- 在任何人接触它之前。这是一个步骤如何既提示志愿者又处理跟进周围的例行工作的方式。
在步骤编辑器中，打开自动化操作，单击添加操作，选择一个类型，填写其设置，并单击该操作上的保存图标。根据需要添加尽可能多的操作；它们从上到下按顺序运行。
| 操作 | 它做什么 |
|---|---|
| 发送电子邮件 | 向该人发送你选择的电子邮件模板。你可以覆盖主题行。 |
| 等待 | 在继续之前暂停卡片一定天数（见下文）。 |
| 添加到小组 | 将该人添加到你选择的小组。 |
| 添加到工作流 | 在另一个工作流上开始该人 -- 对于在过程之间交接很有用。 |
| 添加备注 | 在卡片的历史中记录一条备注。 |
| 设置字段 | 更新人员记录上的字段：成员身份、婚姻状态、性别、城市、州或邮编。 |
| Webhook | 将卡片的详情发送到你提供的外部网址 (URL)，用于连接到其他系统。 |
在步骤的所有操作完成后，卡片停留在该步骤上以便一个人可以处理它 -- 除非该步骤有一个自动路由将其向前移动（详见完全自动化步骤）。
自动化操作仅在卡片通过正常流进入时运行 -- 当它首次添加、当结果或自动路由将其带入或在等待完成后。当员工手动将卡片拖动到步骤或将其发送回去时，它们不重新运行，所以一个人不会收到相同的电子邮件两次。
发送电子邮件
选择发送电子邮件，选择你的电子邮件模板之一，并可选地输入自定义主题。当卡片进入步骤时，该人自动收到该电子邮件。（如果该人档案上没有电子邮件地址，该步骤只是跳过此操作。）
等待几天（滴灌序列）
等待操作将卡片保留你设置的天数。当它等待时，卡片显示为已打盹。当等待结束时：
- 相同步骤上的任何剩余操作运行 -- 这样你可以构建一个滴灌，如发送电子邮件 → 等待 3 天 → 发送提醒电子邮件。
- 然后，如果步骤有一个自动路由，卡片向前移动；否则它停留在步骤上供一个人拿起。
一个步骤最开始的等待是在它浮出到志愿者之前"保留"卡片的简单方式 -- 例如，等待 7 天，然后教练联系。
将人员添加为卡片
有多种方式可以将人员放在板上：
- 从板上 -- 单击步骤列底部的添加卡片并选择一个人。你也可以选择一个小组，该小组的每个成员都被添加为一张卡片。
- 从一个人的记录 -- 在一个人的页面上使用添加到工作流来将他们放到一个工作流。
- 从成员搜索 -- 选择多个人并使用批量添加到工作流操作来一次全部添加。
- 自动触发 -- 当发生某事时添加人员，如表格提交或首次捐赠（详见下面的触发器）。
处理板
打开一个工作流来看到其板。每张卡片显示该人的名字、它被分配给谁以及一个到期日期或状态筹码（逾期或已打盹）。步骤列也显示其运行的任何自动化操作的小徽章和其路由的注释，给你一个关于卡片如何流动的一览无余的地图。
- 移动卡片 -- 当该人向前推进时，将卡片从一列拖到下一列。
- 打开卡片 -- 双击一张卡片（或单击它）来打开其详情抽屉，你可以在其中改变步骤、重新分配它、添加备注并审查已经发生的事情。
从卡片抽屉你可以：
- 分配卡片给不同的人或小组。
- 打盹卡片 1 天、3 天或 1 周来临时隐藏其到期日期。
- 发送回上一个步骤或跳过到下一个步骤。
- 固定分配 -- 即使当卡片在步骤之间移动时也保持相同的所有者。默认情况下，将卡片移动到新步骤会将其重新分配给该步骤的默认被分配者；固定保持当前人员在整个过程中负责。
- 完成卡片来完成它，或如果步骤配置了结果，选择一个结果按钮（详见路由）。
- 添加备注并审查卡片的历史 -- 包括已运行的自动化操作的日志（发送的电子邮件、等待等）。
批量操作
选择多张卡片上的复选框来一起对它们采取行动。一个工具栏出现让你完成、打盹、重新分配或一次移动所有选定的卡片到另一个步骤。
使用结果和条件路由卡片
路由控制卡片离开步骤时的去向。打开步骤的编辑器来配置两种路由。
结果按钮
结果是当你在该步骤上完成卡片时卡片抽屉上显示的按钮。与单个完成按钮不同，你可以提供选择，如"加入了小组"或"不感兴趣"。每个结果都可以：
- 将卡片发送到此工作流中的另一个步骤，
- 交接卡片到完全不同的工作流，或
- 关闭卡片。
这让一个决定将该人分支到不同的路径。
自动路由（条件）
自动路由在卡片进入步骤时立即移动卡片（在其自动化操作完成后），不需要任何人点击，如果该人符合一组条件。添加一个路由，选择目标步骤，并定义一个或多个条件（例如，一个人的分校区、年龄或成员身份）。一个没有条件的路由匹配所有人。
在板上，每个步骤列显示描述其路由的小注释 -- 例如，结果标签或"如果匹配"后跟一个箭头到目标步骤或工作流。
完全自动化步骤
你可以使一个步骤完全自动运行，没有人处理它。给步骤其自动化操作并添加一个自动路由（无条件）指向下一个步骤。当卡片进入时，操作运行，然后路由立即推进它 -- 卡片直接通过。
与等待结合：发送欢迎电子邮件 → 等待 3 天 → 自动推进到"个人电话"步骤。电子邮件和时间为你处理，志愿者仅在该时间进行人工操作时才看到卡片。
触发器
触发器在发生某事时自动将人员添加到工作流，所以你永远不用手动添加卡片。在工作流板上，单击触发器选项卡，然后添加触发器。有两种：
事件触发器
当 B1 中的记录改变时立即触发。选择事件，然后可选地添加条件以仅添加匹配的人：
- 人员 · 创建 / 更新 -- 例如添加任何状态变为访客的人。
- 捐赠 · 创建 -- 例如向感谢工作流添加首次或大额捐赠（在金额、基金或方法上匹配）。
- 小组 · 成员加入 / 小组 · 已创建。
- 表格 · 已提交 -- 添加提交选定表格的任何人（对于"我是新的"或"连接"卡片很好用）。
日程触发器
对一组条件定期运行 -- 每天、每周、每月或每年。使用这些进行基于时间的外展，如每个成员身份周年纪念日是今天的人或一个每月检查。
对于任何触发器，你也可以设置：
- 新卡片开始的进入步骤（默认为首个步骤）。
- 每个人一次 -- 这样触发器不会将同一个人添加到工作流两次。
- 活跃 -- 无需删除它就打开或关闭触发器。
将一个表格 · 已提交触发器与新访客跟进模板配对，将你的"连接卡片"或"我是新的"表格转变为自动跟进管道。
我的卡片
志愿者和员工不需要深入挖掘每个板来找到他们的工作。我的卡片页面（从工作流页面链接）列出分配给当前用户的每张卡片，跨所有工作流。单击卡片打开它所属的板。
报告
打开一个工作流并单击报告来查看该工作流的分析：
- 逾期 -- 过期的卡片数。
- 每个步骤的卡片 -- 目前在每个步骤上有多少张卡片，显示为柱状图。
- 已完成 (30 天) -- 过去 30 天的吞吐量，显示为线形图。
使用这些来发现瓶颈 -- 例如，一个卡片堆积且从不向前的步骤。