वर्कफ़्लो

वर्कफ़्लो एक दृश्य बोर्ड पर लोगों को चरणों की एक श्रृंखला से आगे बढ़ाते हैं। हर व्यक्ति एक कार्ड बन जाता है जो एक चरण से अगले चरण तक जाता है -- पहली बार आए अतिथि के फ़ॉलो-अप से लेकर सदस्यता प्रक्रिया, पहली बार दान देने वाले के धन्यवाद तक, और ऐसी किसी भी जगह तक जहाँ आपको बहुत से लोगों को एक ही चरणों से ट्रैक करना हो। एक चरण किसी स्वयंसेवक से कुछ करने के लिए कह सकता है (कॉल करना, बातचीत करना) और स्वयं स्वचालित क्रियाएँ चला सकता है -- ईमेल या टेक्स्ट भेजना, कुछ दिन इंतज़ार करना, व्यक्ति को किसी समूह में जोड़ना -- इसलिए वर्कफ़्लो मानवीय फ़ॉलो-अप और उसके आसपास के दोहराव वाले काम, दोनों संभालते हैं। वर्कफ़्लो Tasks को एक ड्रैग-एंड-ड्रॉप Kanban बोर्ड में विस्तारित करते हैं ताकि कुछ भी और कोई भी अनदेखा न रहे।

शुरू करने से पहले

• सुनिश्चित करें कि जिन लोगों को आप ट्रैक करना चाहते हैं वे B1 Admin में मौजूद हों
• Tasks कैसे काम करते हैं यह समझ लें, क्योंकि बोर्ड पर हर कार्ड एक task होता है
• Send email क्रिया का उपयोग करने के लिए, पहले वे ईमेल टेम्पलेट बनाएँ जो आप भेजना चाहते हैं (जो Settings → Email Templates के अंतर्गत प्रबंधित होते हैं)
• Send text क्रिया का उपयोग करने के लिए, पहले एक टेक्स्टिंग प्रदाता जोड़ें
• आपके पास उचित Tasks अनुमति होनी चाहिए। देखना, कार्ड संपादित करना, और वर्कफ़्लो प्रबंधित करना अलग-अलग अनुमति स्तर हैं (देखें Roles & Permissions)

वर्कफ़्लो देखना

Jump menu खोलें (B1 Admin में ऊपर-बाईं ओर खोज बार), Serving का विस्तार करें, और Workflows पर क्लिक करें। आपके वर्कफ़्लो एक तालिका में सूचीबद्ध होते हैं, जिसमें हर एक की Category और Status (Active या Inactive) दिखती है। यदि आप श्रेणियों का उपयोग करते हैं, तो सूची के ऊपर के टैब आपको श्रेणी के अनुसार फ़िल्टर करने देते हैं। उसका बोर्ड खोलने के लिए किसी भी वर्कफ़्लो पर क्लिक करें।

वर्कफ़्लो बनाना

1. Workflows पृष्ठ पर, Add Workflow पर क्लिक करें।

2. चुनें कि कैसे शुरू करना है:

   • Blank workflow -- शून्य से शुरू करें और अपने चरण स्वयं बनाएँ।
   • From a template -- संपादित करने योग्य तैयार चरणों के सेट से शुरू करें। अंतर्निहित टेम्पलेटों में शामिल हैं:
     • New Visitor Follow-up -- स्वागत ईमेल भेजें → व्यक्तिगत फ़ोन कॉल → अगले चरण के लिए आमंत्रित करें → Connected
     • Membership Class -- रुचि व्यक्त करें → कक्षा के लिए पंजीकरण करें → कक्षा में भाग लें → सदस्यता पूरी करें
     • First-time Giver Thank-you -- धन्यवाद नोट भेजें → दान का प्रभाव साझा करें → Stewarded
     • Serving Assignment Confirmation -- अनुरोध भेजें और उत्तर की प्रतीक्षा करें → अनुत्तरित अनुरोध पर स्वयंसेवक को कॉल करें (देखें Serving Assignment Confirmations)

   टेम्पलेट के चरण बनाने में कुछ क्षण लग सकते हैं। जब तक यह चलता है, Add Workflow बटन Creating... पढ़ता है और उसे दोबारा क्लिक नहीं किया जा सकता, ताकि आपके पास डुप्लिकेट न बने। यदि कुछ गलत हो जाए, तो पृष्ठ दिखाता है: "The workflow could not be created. Please try again."

3. वर्कफ़्लो को एक Name दें।

4. वैकल्पिक रूप से, संबंधित वर्कफ़्लो को एक साथ समूहित करने के लिए एक Category दें। आप ड्रॉपडाउन से सीधे एक नई श्रेणी बना सकते हैं। एक खाली वर्कफ़्लो के लिए, आप उसका Workflow purpose भी चुनते हैं: People follow-up (सामान्य प्रकार) या Serving assignment confirmation। वर्कफ़्लो बनने के बाद उद्देश्य नहीं बदला जा सकता।

5. लोगों को उसमें जोड़ने के लिए वर्कफ़्लो को Active रहने दें, या उसे "जोड़ें-वर्कफ़्लो" सूचियों से छिपाने के लिए Inactive पर सेट करें।

6. Save पर क्लिक करें।

सुझाव

वर्कफ़्लो सूची पर Duplicate बटन का उपयोग करके किसी मौजूदा वर्कफ़्लो की प्रतिलिपि बनाएँ -- जिसमें उसके चरण, स्वचालित क्रियाएँ और रूटिंग शामिल हैं -- एक नए वर्कफ़्लो के लिए आधार के रूप में।

चरणों के साथ बोर्ड बनाना

हर वर्कफ़्लो बोर्ड चरणों से बना है, जो बाएँ से दाएँ कॉलमों के रूप में दिखते हैं। एक वर्कफ़्लो खोलें और अपनी प्रक्रिया का हर चरण बनाने के लिए Add Step का उपयोग करें।

जब आप कोई चरण जोड़ते या संपादित करते हैं, तो आप ये कॉन्फ़िगर कर सकते हैं:

• Step Name -- कॉलम का शीर्षक (जैसे "Welcome Call" या "Awaiting Registration")।
• Due in (days) -- जब कोई कार्ड इस चरण में प्रवेश करता है तो स्वचालित रूप से एक समय-सीमा सेट करता है। समय-सीमा बीत चुके कार्ड Overdue चिह्नित होते हैं।
• Default assignee -- वह व्यक्ति या समूह जिसे इस चरण के नए कार्ड स्वचालित रूप से सौंपे जाते हैं। जब डिफ़ॉल्ट असाइनी कोई व्यक्ति होता है, तो उसे एक सूचना मिलती है कि एक कार्ड उसे सौंपा गया है।
• Automated actions -- जब कोई कार्ड पहुँचता है तो सिस्टम अपने आप जो काम करता है (नीचे देखें)।
• Routing -- चरण छोड़ते समय कार्ड कहाँ जाता है (देखें Routing)।

चरण कॉलमों को अपनी प्रक्रिया के क्रम में खींचकर व्यवस्थित करें। यह क्रम उस डिफ़ॉल्ट पथ को भी परिभाषित करता है जिस पर कार्ड तब चलता है जब कोई अन्य रूटिंग लागू न हो।

जानकारी

पहले एक नया चरण सहेजें। स्वचालित क्रियाएँ और रूटिंग चरण से जुड़ती हैं, इसलिए चरण मौजूद होने के बाद ही संपादक उन अनुभागों को अनलॉक करता है।

स्वचालित क्रियाएँ (Automated Actions)

हर चरण में स्वचालित क्रियाओं की एक सूची हो सकती है जो तब अपने आप चलती है जब कोई कार्ड चरण में प्रवेश करता है -- किसी के उसे छूने से पहले। इसी तरह एक चरण स्वयंसेवक को प्रेरित भी करता है और फ़ॉलो-अप के आसपास के नियमित काम भी संभालता है।

चरण संपादक में, Automated actions खोलें, Add Action पर क्लिक करें, एक प्रकार चुनें, और उसकी सेटिंग्स भरें। जितनी चाहें उतनी जोड़ें; वे ऊपर से नीचे क्रम में चलती हैं। चरण और उसकी सभी क्रियाओं को एक साथ सहेजने के लिए चरण पर Save पर क्लिक करें। किसी क्रिया को उसके ट्रैश आइकन से हटाना तुरंत प्रभावी होता है।

क्रिया	यह क्या करती है
Send email	व्यक्ति को आपका चुना हुआ ईमेल टेम्पलेट भेजता है। आप विषय पंक्ति बदल सकते हैं।
Send text	आपके लिखे संदेश को आपके चर्च के टेक्स्टिंग प्रदाता के माध्यम से व्यक्ति को टेक्स्ट करता है।
Wait	आगे बढ़ने से पहले कार्ड को कुछ दिनों के लिए रोकता है (नीचे देखें)।
Add to group	व्यक्ति को आपके चुने हुए समूह में जोड़ता है।
Remove from group	व्यक्ति को आपके चुने हुए समूह से हटाता है।
Record Attendance	किसी समूह के चल रहे सेवा समय पर व्यक्ति को उपस्थित चिह्नित करता है (नीचे देखें)।
Add to workflow	व्यक्ति को किसी अन्य वर्कफ़्लो पर शुरू करता है -- प्रक्रियाओं के बीच हस्तांतरण के लिए उपयोगी।
Add note	कार्ड के इतिहास में एक नोट दर्ज करता है।
Set field	व्यक्ति के रिकॉर्ड पर एक फ़ील्ड अपडेट करता है: Membership Status, Marital Status, Gender, City, State, या Zip।
Webhook	कार्ड का विवरण आपके दिए बाहरी वेब पते (URL) पर भेजता है, अन्य सिस्टम से जुड़ने के लिए।
Create task	आपके दर्ज किए शीर्षक और विवरण के साथ एक task बनाता है, जो आपकी चुनी हुई व्यक्ति को सौंपा जाता है।
Notify Person	आपके चुने हुए स्टाफ़ सदस्य या स्वयंसेवक को कार्ड के बारे में एक ईमेल और एक B1 सूचना भेजता है (नीचे देखें)।

किसी चरण की सभी क्रियाएँ पूरी होने के बाद, कार्ड उस चरण पर रुकता है ताकि कोई व्यक्ति उस पर काम कर सके -- जब तक चरण में कोई स्वचालित रूटिंग न हो जो उसे आगे बढ़ा दे (देखें पूरी तरह स्वचालित चरण)।

जानकारी

स्वचालित क्रियाएँ केवल तब चलती हैं जब कोई कार्ड सामान्य प्रवाह से पहुँचता है -- जब वह पहली बार जोड़ा जाता है, जब कोई परिणाम या स्वचालित रूट उसे लाता है, या जब Wait समाप्त होता है। जब कोई स्टाफ़ सदस्य कार्ड को मैन्युअली चरण पर खींचता है या वापस भेजता है, तो वे दोबारा नहीं चलतीं, ताकि किसी व्यक्ति को एक ही ईमेल दो बार न मिले।

ईमेल भेजना

Send email चुनें, अपने एक ईमेल टेम्पलेट को चुनें, और वैकल्पिक रूप से एक कस्टम विषय टाइप करें। जब कोई कार्ड चरण में प्रवेश करता है, तो व्यक्ति को वह ईमेल अपने आप मिलता है। (यदि व्यक्ति का कोई ईमेल पता दर्ज नहीं है, तो चरण बस इस क्रिया को छोड़ देता है।) टेम्पलेट में मर्ज फ़ील्ड, जैसे {{firstName}}, व्यक्ति के अपने विवरण से भरे जाते हैं।

जब ईमेल भेजा जाता है, तो कार्ड के इतिहास में Email sent दर्ज होता है। यदि यह नहीं भेजा जा सकता -- उदाहरण के लिए, क्योंकि आपके चर्च का ईमेल अभी स्वीकृत नहीं है या दैनिक सीमा पूरी हो चुकी है -- तो कोई "Email sent" प्रविष्टि नहीं जोड़ी जाती।

जानकारी

वर्कफ़्लो ईमेल केवल तभी जाते हैं जब आपके चर्च को समूह ईमेल भेजने की स्वीकृति मिल चुकी हो, और वे आपके चर्च की दैनिक ईमेल सीमा में गिने जाते हैं। देखें Turning On Group Email for Your Church। Send email क्रिया चरण संपादक में चेतावनी देती है जब ये ईमेल नहीं भेजे जाएँगे: "Your church's email hasn't been approved yet..." यदि स्वीकृति अभी लंबित है, या "Your church's email is paused..." यदि हाल के संदेश बाउंस हुए या स्पैम के रूप में रिपोर्ट किए गए।

उपस्थिति दर्ज करना

Record Attendance चुनें और उस समूह को चुनने के लिए Pick group पर क्लिक करें जिसकी उपस्थिति दर्ज होनी चाहिए। जब क्रिया चलती है, तो व्यक्ति को उस समूह के चल रहे सेवा समय पर उपस्थित चिह्नित किया जाता है -- ठीक वैसे ही जैसे उसने चेक इन किया हो। यह उस ट्रिगर के साथ उपयोगी है जो लोगों के आते ही उन्हें वर्कफ़्लो में जोड़ता है, ताकि उन्हें अलग से चेक-इन किए बिना गिना जाए।

• उपस्थिति कार्ड के बनाए जाने के क्षण पर मापी जाती है, इसलिए वर्कफ़्लो में पहले का कोई Wait उसे सेवा से आगे नहीं धकेलता।
• केवल वे सेवा समय गिने जाते हैं जिनका दिन और प्रारंभ समय हो। यदि उस क्षण समूह के सेवा समयों में से कोई भी चल नहीं रहा है, तो कुछ दर्ज नहीं होता और कार्ड के इतिहास में No scheduled service in progress — attendance not recorded लिखा जाता है।
• जब उपस्थिति दर्ज होती है, तो कार्ड के इतिहास में Attendance recorded और उसके बाद समूह का नाम दिखता है। उसी सेवा के लिए क्रिया को दोबारा चलाने से व्यक्ति दो बार नहीं गिना जाता।

व्यक्ति को सूचित करना

Notify Person चुनें, Pick person पर क्लिक करें, और वैकल्पिक रूप से एक Message टाइप करें। जब कोई कार्ड चरण में प्रवेश करता है, तो वह व्यक्ति एक ईमेल और एक B1 सूचना प्राप्त करता है, जिसमें कार्ड पर मौजूद व्यक्ति का नाम, वर्कफ़्लो और चरण के नाम, आपका संदेश, और कार्ड खोलने का लिंक होता है। इसका उपयोग किसी स्टाफ़ सदस्य या सेवकाई नेता को पहले से सूचित करने के लिए करें -- उदाहरण के लिए, "Notify the pastor when someone reaches the Membership Interview step." कार्ड के इतिहास में Notified और उसके बाद व्यक्ति का नाम दर्ज होता है।

टेक्स्ट भेजना

Send Text चुनें और Text message टाइप करें (अधिकतम 1,600 अक्षर)। जब कोई कार्ड चरण में प्रवेश करता है, तो व्यक्ति उस टेक्स्ट को अपने मोबाइल फ़ोन पर प्राप्त करता है। संदेश को व्यक्तिगत बनाने के लिए, संदेश बॉक्स के नीचे एक चिप पर क्लिक करें -- First Name, Last Name, Display Name, या Church Name -- ताकि आपके कर्सर पर {{firstName}}, {{lastName}}, {{displayName}}, या {{churchName}} डाला जाए। टेक्स्ट भेजे जाने पर हर एक व्यक्ति के विवरण से भरा जाता है।

• यदि व्यक्ति का कोई मोबाइल फ़ोन दर्ज नहीं है, तो कोई टेक्स्ट नहीं भेजा जाता और कार्ड के इतिहास में Text skipped: no mobile phone दर्ज होता है।
• यदि व्यक्ति ने opt out किया है, तो कोई टेक्स्ट नहीं भेजा जाता और कार्ड के इतिहास में Text skipped: opted out दर्ज होता है।
• जब टेक्स्ट भेजा जाता है, तो कार्ड के इतिहास में Text sent दर्ज होता है। यदि भेजना विफल हो -- उदाहरण के लिए, क्योंकि कोई टेक्स्टिंग प्रदाता जुड़ा नहीं है या आपके चर्च के टेक्स्टिंग क्रेडिट समाप्त हो गए हैं -- तो विफलता कार्ड के इतिहास में लॉग होती है और चरण की शेष क्रियाएँ फिर भी चलती हैं।

चेतावनी

टेक्स्ट आपके चर्च के अपने टेक्स्टिंग प्रदाता के माध्यम से भेजे जाते हैं। यदि कोई प्रदाता जुड़ा नहीं है, तो क्रिया संपादक चेतावनी देता है "No texting provider is set up" और टेक्स्ट नहीं भेजे जाएँगे।

कुछ दिन इंतज़ार करना (ड्रिप अनुक्रम)

Wait क्रिया कार्ड को आपके सेट किए गए दिनों की संख्या तक रोकती है। इंतज़ार के दौरान कार्ड Snoozed दिखता है। B1 हर 30 मिनट में समाप्त हो चुके इंतज़ार जाँचता है, इसलिए इंतज़ार समाप्त होने के लगभग आधे घंटे के भीतर कार्ड फिर से चलने लगता है। जब इंतज़ार पूरा हो जाता है:

1. उसी चरण की शेष क्रियाएँ चलती हैं -- ताकि आप Send email → Wait 3 days → Send a reminder email जैसा ड्रिप बना सकें।
2. फिर, यदि चरण में कोई स्वचालित रूट है, तो कार्ड आगे बढ़ जाता है; अन्यथा वह किसी व्यक्ति द्वारा उठाए जाने के लिए चरण पर रुकता है।

सुझाव

किसी चरण की शुरुआत में Wait एक सरल तरीका है कार्ड को किसी स्वयंसेवक के सामने आने से पहले "रोके रखने" का -- उदाहरण के लिए, Wait 7 days, then a coach reaches out।

कार्ड के रूप में लोगों को जोड़ना

बोर्ड पर लोगों को रखने के कई तरीके हैं:

• बोर्ड से -- किसी चरण कॉलम के नीचे Add Card पर क्लिक करें और एक व्यक्ति चुनें। आप एक समूह भी चुन सकते हैं, और उस समूह का हर सदस्य एक कार्ड के रूप में जुड़ जाता है।
• किसी व्यक्ति के रिकॉर्ड से -- उसे किसी वर्कफ़्लो पर डालने के लिए किसी व्यक्ति के पृष्ठ पर Add to Workflow का उपयोग करें।
• People खोज से -- कई लोगों को चुनें और उन सबको एक साथ जोड़ने के लिए बल्क Add to Workflow क्रिया का उपयोग करें।
• ट्रिगर द्वारा स्वचालित रूप से -- जब कुछ होता है, जैसे फ़ॉर्म प्रस्तुति या पहला उपहार, तब लोगों को जोड़ें (नीचे Triggers देखें)।

किसी व्यक्ति को हाथ से जोड़ने पर, या Add to workflow चरण क्रिया से, उसे उसी वर्कफ़्लो पर दूसरा खुला कार्ड कभी नहीं मिलता। यदि उसका पहले से एक खुला कार्ड है, तो उसे छोड़ दिया जाता है (बल्क जोड़ने में, केवल वे लोग जिनका कोई कार्ड नहीं है, नए कार्ड पाते हैं)। एक बार उनका कार्ड बंद हो जाए, तो आप उन्हें फिर से जोड़ सकते हैं। ट्रिगर इसके बजाय अपनी स्वयं की Only once per person सेटिंग का पालन करते हैं।

बोर्ड पर काम करना

बोर्ड देखने के लिए एक वर्कफ़्लो खोलें। हर कार्ड व्यक्ति का नाम, किसे सौंपा गया है, और एक समय-सीमा या स्थिति चिप (Overdue या Snoozed) दिखाता है। एक चरण कॉलम उसके द्वारा चलाई जाने वाली स्वचालित क्रियाओं के छोटे बैज और उसकी रूटिंग के एनोटेशन भी दिखाता है, जिससे आपको एक नज़र में कार्ड कैसे प्रवाहित होते हैं इसका नक्शा मिलता है।

• कार्ड ले जाएँ -- व्यक्ति की प्रगति के साथ एक कार्ड को एक कॉलम से अगले कॉलम में खींचें।
• कार्ड खोलें -- उसका विवरण दराज (detail drawer) खोलने के लिए कार्ड पर डबल-क्लिक करें (या उस पर क्लिक करें), जहाँ आप चरण बदल सकते हैं, उसे फिर से असाइन कर सकते हैं, नोट्स जोड़ सकते हैं, और जो पहले हो चुका है उसकी समीक्षा कर सकते हैं।

कार्ड दराज से आप:

• कार्ड को किसी अन्य व्यक्ति या समूह को Assign कर सकते हैं।
• उसकी समय-सीमा अस्थायी रूप से छिपाने के लिए कार्ड को 1 दिन, 3 दिन, या 1 सप्ताह के लिए Snooze कर सकते हैं।
• पिछले चरण पर Send Back या अगले चरण पर Skip कर सकते हैं।
• Pin assignment -- चरणों के बीच जाते समय भी कार्ड पर वही मालिक रखें। डिफ़ॉल्ट रूप से, कार्ड को नए चरण में ले जाने पर वह उस चरण के डिफ़ॉल्ट असाइनी को फिर से सौंपा जाता है; पिन करने से वर्तमान व्यक्ति शुरू से अंत तक ज़िम्मेदार रहता है।
• कार्ड को पूरा करने के लिए Complete कर सकते हैं, या यदि चरण में परिणाम कॉन्फ़िगर हैं तो कोई Outcome बटन चुन सकते हैं (देखें Routing)।
• Remove card -- बिना पूरा किए कार्ड को बोर्ड से हटाएँ, उदाहरण के लिए जब कोई गलती से जोड़ा गया हो। पुष्टि के बाद कार्ड बंद हो जाता है और सबकी सूची से हट जाता है। कोई परिणाम, रूट, या चरण क्रियाएँ नहीं चलतीं, और उसका इतिहास Removed प्रविष्टि के साथ रखा जाता है। किसी सेवा असाइनमेंट पुष्टि कार्ड के लिए, उसे हटाने से अनुरोध उसी तरह बंद हो जाता है।
• नोट्स जोड़ें और कार्ड की Activity देखें -- चले हुए स्वचालित क्रियाओं का लॉग (भेजे गए ईमेल, इंतज़ार, आदि), हर एक उस तारीख और समय के साथ जब वह हुआ।

किसी व्यक्ति के बारे में कार्ड के लिए, दराज उस व्यक्ति का मोबाइल फ़ोन और ईमेल भी लिंक के रूप में दिखाती है जिन पर टैप करके आप उन्हें कॉल या ईमेल कर सकते हैं, साथ ही यदि आपको लोगों को देखने की अनुमति है तो View profile लिंक भी। जिस व्यक्ति को कार्ड सौंपा गया है, वह People तक पहुँच के बिना भी फ़ोन और ईमेल देखता है।

नोट्स कार्ड के साथ सहेजे जाते हैं। जो कोई भी कार्ड खोल सकता है -- जिसमें वह व्यक्ति या समूह भी शामिल है जिसे वह सौंपा गया है -- नोट्स पढ़ और अपने जोड़ सकता है। जो लोग कार्ड नहीं खोल सकते, वे उसके नोट्स नहीं देख सकते।

बल्क क्रियाएँ

कई कार्डों पर एक साथ क्रिया करने के लिए उनके चेकबॉक्स चुनें। किसी चरण के हर कार्ड को एक साथ चुनने के लिए, उस चरण के कॉलम हेडर में Select all बॉक्स चेक करें; उन्हें साफ़ करने के लिए फिर से चेक करें। एक टूलबार दिखता है जिससे आप सभी चुने हुए कार्डों के लिए एक साथ Complete, Snooze, Assign (पुनः असाइन), या किसी अन्य चरण पर Move to… कर सकते हैं।

परिणामों और शर्तों के साथ कार्ड रूटिंग

रूटिंग नियंत्रित करती है कि कोई कार्ड चरण छोड़ते समय कहाँ जाता है। दो प्रकार की रूटिंग कॉन्फ़िगर करने के लिए चरण संपादक खोलें।

परिणाम बटन (Outcome buttons)

परिणाम वे बटन हैं जो कार्ड दराज पर दिखते हैं जब आप उस चरण पर कार्ड पूरा कर रहे होते हैं। एक एकल Complete बटन के बजाय, आप "Joined a Group" या "Not Interested" जैसे विकल्प दे सकते हैं। हर परिणाम यह कर सकता है:

• कार्ड को इस वर्कफ़्लो में किसी अन्य चरण पर भेजना,
• कार्ड को पूरी तरह से किसी अलग वर्कफ़्लो को सौंपना, या
• कार्ड को बंद करना।

इससे एक निर्णय व्यक्ति को अलग-अलग रास्तों पर ले जा सकता है।

स्वचालित रूटिंग (शर्तों के साथ)

स्वचालित रूट कार्ड को उसके चरण में प्रवेश करते ही आगे बढ़ाते हैं (और उसकी स्वचालित क्रियाएँ समाप्त होने के बाद), बिना किसी के क्लिक किए, यदि व्यक्ति शर्तों के एक सेट से मेल खाता है। एक रूट जोड़ें, लक्ष्य चरण चुनें, और एक या अधिक शर्तें परिभाषित करें (जैसे किसी व्यक्ति का परिसर, आयु, या सदस्यता स्थिति)। टेक्स्ट फ़ील्ड सटीक रूप से, या contains, starts with, या ends with के साथ मेल खा सकते हैं। बिना शर्तों वाला रूट सभी से मेल खाता है।

तिथि शर्तें (Today's Date, Birth Date, या Anniversary) पूरी तारीख की या उसके केवल एक भाग की तुलना कर सकती हैं -- सप्ताह का दिन, Day of Month, Month, या बीते वर्ष। किसी व्यक्ति की Birth Date या Anniversary के लिए, Day of Month एक सापेक्ष Today विकल्प देता है, ताकि Birth Date · Day of Month = Today जैसी शर्त उन लोगों से मेल खाए जिनका जन्मदिन आज महीने के उसी दिन पड़ता है। Month Previous Month, Current Month, और Next Month देता है। ऐसे सापेक्ष मान आपके चर्च के समय क्षेत्र का उपयोग करके निकाले जाते हैं, इसलिए वे सर्वर के बजाय आपके चर्च के कैलेंडर दिन के साथ मेल खाते हैं।

Giving शर्तों के समूह में Lapsed regular giver है, जो उन लोगों को खोजता है जो पहले नियमित रूप से देते थे और फिर बंद कर दिया। तीन संख्याएँ सेट करें: Gave in at least 3 of the last 12 weeks, then nothing in the last 3 weeks (ये डिफ़ॉल्ट हैं)। सप्ताह आपके चर्च के समय क्षेत्र में आज से पीछे गिने जाते हैं, और रिफ़ंड किया गया उपहार नहीं गिना जाता। यह शेड्यूल ट्रिगर पर सबसे उपयोगी है -- उदाहरण के लिए, एक साप्ताहिक नियम जो बंद दाताओं को एक पास्टोरल केयर फ़ॉलो-अप बोर्ड में जोड़ता है। यह शर्त केवल दान की तारीखें देखती है, राशियाँ कभी नहीं, और कार्ड व सूचनाएँ कभी राशियाँ नहीं दिखातीं। चूँकि यह बताता है कि किसने देना बंद किया है, इसलिए यह विकल्प केवल वे लोग देखते हैं जो दान देख सकते हैं, और वही इसे जोड़, बदल या हटा सकते हैं।

यदि किसी रूट की शर्तें किसी कारण से जाँची नहीं जा सकतीं, तो वह रूट मेल खाता हुआ नहीं माना जाता। कार्ड चरण पर बना रहता है (या कोई अन्य मेल खाने वाला रूट लेता है), बजाय अटकने के।

जानकारी

बोर्ड पर, हर चरण कॉलम अपनी रूटिंग का वर्णन करने वाले छोटे एनोटेशन दिखाता है -- जैसे एक परिणाम लेबल या "if matches" के बाद गंतव्य चरण या वर्कफ़्लो की ओर एक तीर।

पूरी तरह स्वचालित चरण

आप किसी चरण को पूरी तरह अपने आप चला सकते हैं, उस पर किसी के काम किए बिना। चरण को उसकी स्वचालित क्रियाएँ दें और अगले चरण की ओर इशारा करता एक स्वचालित रूट (बिना शर्तों के) जोड़ें। जब कोई कार्ड प्रवेश करता है, तो क्रियाएँ चलती हैं, और फिर रूट कार्ड को तुरंत आगे बढ़ा देता है -- कार्ड सीधे निकल जाता है।

सुझाव

इसे Wait के साथ मिलाएँ: Send welcome email → Wait 3 days → automatically advance to the "Personal call" step. ईमेल और समय आपके लिए संभाले जाते हैं, और स्वयंसेवक कार्ड तभी देखता है जब मानवीय स्पर्श का समय आता है।

ट्रिगर (Triggers)

ट्रिगर तब लोगों को स्वचालित रूप से वर्कफ़्लो में जोड़ते हैं जब कुछ होता है, इसलिए आपको कार्ड हाथ से कभी नहीं जोड़ने पड़ते। एक वर्कफ़्लो बोर्ड पर, Triggers टैब पर क्लिक करें, फिर Add Trigger। इनके दो प्रकार हैं:

इवेंट ट्रिगर

B1 में कोई रिकॉर्ड बदलते ही चलते हैं। इवेंट चुनें, फिर केवल मेल खाने वाले लोगों को जोड़ने के लिए वैकल्पिक रूप से शर्तें जोड़ें:

• Person · Created / Updated -- जैसे किसी भी व्यक्ति को जोड़ें जिसकी स्थिति Visitor या Guest बन जाती है (वह स्थिति जो स्वयं पंजीकरण करने वाले लोगों को दी जाती है)।
• Donation · Created -- जैसे किसी पहली बार या बड़ी भेंट को धन्यवाद वर्कफ़्लो में जोड़ें (राशि, फंड, या तरीके से मिलान करें)।
• Group · Member Joined / Group · Created।
• Form · Submitted -- किसी भी व्यक्ति को जोड़ें जो चुना हुआ फ़ॉर्म प्रस्तुत करता है (किसी "I'm New" या "Connect" कार्ड के लिए बढ़िया)।

शेड्यूल ट्रिगर

शर्तों के एक सेट के विरुद्ध दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, या वार्षिक आधार पर चलते हैं। समय-आधारित संपर्क के लिए इनका उपयोग करें, जैसे everyone whose birthday is today (Birth Date · Day of Month = Today, महीने का मिलान Current Month से करके) या एक मासिक चेक-इन। Only once per person के बिना भी, एक शेड्यूल ट्रिगर उसी व्यक्ति को एक दोहराव अवधि (एक दिन, सप्ताह, महीना, या वर्ष -- जिस भी आवृत्ति से वह चलता है उसी के अनुसार) के भीतर फिर से नहीं जोड़ता।

किसी भी ट्रिगर के लिए आप ये भी सेट कर सकते हैं:

• Starting step -- वह चरण जहाँ नया कार्ड उतरता है (डिफ़ॉल्ट रूप से पहला चरण)।
• Only once per person -- ताकि वही व्यक्ति ट्रिगर द्वारा वर्कफ़्लो में दो बार न जोड़ा जाए। इसके चालू होने पर, जिस किसी का इस वर्कफ़्लो पर पहले से कार्ड है उसे छोड़ दिया जाता है।
  • Add again after their card is closed -- जब Only once per person चालू होता है तब दिखता है। इसे चेक करें ताकि ट्रिगर किसी व्यक्ति को उसके इस वर्कफ़्लो पर पिछला कार्ड बंद होने के बाद फिर से जोड़ सके। एक व्यक्ति के वर्कफ़्लो पर फिर भी एक साथ दो खुले कार्ड कभी नहीं होते। उन चीज़ों के लिए इसका उपयोग करें जो एक से अधिक बार हो सकती हैं, जैसे लौटता हुआ अतिथि या वार्षिक प्रक्रिया।
• Active -- ट्रिगर को बिना हटाए चालू या बंद करें।

सुझाव

एक Form · Submitted ट्रिगर को New Visitor Follow-up टेम्पलेट के साथ जोड़ें, ताकि आपका "Connect Card" या "I'm New" फ़ॉर्म एक स्वचालित फ़ॉलो-अप पाइपलाइन बन जाए।

सेवा असाइनमेंट पुष्टि (Serving Assignment Confirmations)

एक विशेष प्रकार का वर्कफ़्लो सेवा अनुरोधों का तब तक फ़ॉलो-अप कर सकता है जब तक हर स्वयंसेवक स्वीकार या अस्वीकार न करे। लोगों के बजाय, इस बोर्ड पर हर कार्ड एक असाइनमेंट को ट्रैक करता है -- एक योजना पर एक पद पर एक व्यक्ति। एक ही व्यक्ति के दो पद या दो सेवाओं के लिए अलग-अलग कार्ड बनते हैं। यह वैकल्पिक है: जब तक आप किसी योजना की सेटिंग्स में पुष्टि वर्कफ़्लो नहीं चुनते, तब तक उसके लिए कुछ नहीं बदलता।

इसे सेट करना

1. Workflows पृष्ठ पर, Add Workflow पर क्लिक करें और Serving Assignment Confirmation टेम्पलेट चुनें। (या Blank workflow से शुरू करें और उसका Workflow purpose Serving assignment confirmation पर सेट करें।) टेम्पलेट से बनाने के लिए टेक्स्ट भेजने की अनुमति चाहिए, क्योंकि उसमें एक टेक्स्ट चरण है।
2. चरणों की समीक्षा करें। टेम्पलेट इनसे शुरू होता है:
   • Request and wait for response -- सेवा अनुरोध ईमेल और टेक्स्ट द्वारा भेजता है, 2 दिन इंतज़ार करता है, एक अनुस्मारक ईमेल भेजता है, 1 दिन और इंतज़ार करता है, फिर कार्ड को अपने आप आगे बढ़ा देता है।
   • Call volunteer about unanswered request -- व्यक्ति के लिए स्वयंसेवक को कॉल करने का एक चरण, 1 दिन की समय-सीमा के साथ। इस चरण पर एक Default assignee सेट करें। यदि इसका कोई नहीं है, तो कार्ड सेवकाई के नेता को, या यदि नेता नहीं है तो सेवकाई की टीम को जाता है।
3. अपने चर्च के अनुसार इंतज़ार, संदेश, और चरण संपादित करें।
4. एक योजना की सेटिंग्स खोलें और Confirmation workflow के अंतर्गत यह वर्कफ़्लो चुनें।

ये वर्कफ़्लो Send email और Send text के बजाय Send serving request क्रिया का उपयोग करते हैं। Email या Text message चुनें और वैकल्पिक रूप से एक Request message लिखें। अनुरोध में हमेशा पद, योजना, सेवा की तारीख, और उत्तर देने का लिंक शामिल होता है; आप अपने संदेश में {{planName}}, {{positionName}}, और {{serviceDate}} उपयोग कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट अनुरोध उपयोग करने के लिए संदेश खाली छोड़ें। स्वयंसेवकों की सूचना प्राथमिकताएँ, टेक्स्ट के लिए ऑप्ट-इन, आपका टेक्स्टिंग प्रदाता, और आपके चर्च की ईमेल स्वीकृति, सब लागू होते हैं, और कोई भी छोड़ा गया या अवरुद्ध प्रयास कार्ड पर दर्ज होता है। इन बोर्डों पर Send email, Send text, और Add to workflow उपलब्ध नहीं हैं।

किसी पुष्टि वर्कफ़्लो के Triggers टैब पर यह बताया जाता है कि कार्ड कैसे शुरू होते हैं, न कि ट्रिगर प्रदान किए जाते हैं, और ये वर्कफ़्लो लोगों के लिए Add to Workflow सूचियों में नहीं दिखते।

कार्ड कैसे शुरू और बंद होते हैं

• कार्ड तब शुरू होते हैं जब आप किसी प्रकाशित योजना पर स्वयंसेवकों को Notify करते हैं (देखें Notifying Volunteers)। हर नया, अनुत्तरित असाइनमेंट एक कार्ड पाता है। योजना को सहेजना, प्रकाशित करना, कॉपी करना, या स्वतः भरना अपने आप किसी से संपर्क नहीं करता, और penciled-in योजनाएँ कुछ नहीं भेजतीं।
• स्वयंसेवकों को अब भी सामान्य ऐप-अंदर की सूचना मिलती है। ईमेल और टेक्स्ट फ़ॉलो-अप वर्कफ़्लो से आते हैं।
• जब स्वयंसेवक स्वीकार या अस्वीकार करता है, तो उसका कार्ड अपने आप बंद हो जाता है, साथ ही उससे जुड़े कोई भी फ़ॉलो-अप tasks भी।
• कार्ड दराज पद, सेवा की तारीख, और योजना का लिंक दिखाती है। Complete के बजाय बटन Record follow-up done पढ़ता है। उस पर क्लिक करने से दर्ज होता है कि किसी ने फ़ॉलो-अप किया, लेकिन कार्ड खुला और असाइन किया हुआ रहता है (Awaiting response के रूप में दिखाया जाता है) जब तक स्वयंसेवक उत्तर न दे या उत्तर की समय-सीमा न बीत जाए।
• उत्तर की समय-सीमा उस अंतिम सेवा समय का अंत है जिसमें उस पद की टीम सेवा करती है। यदि योजना में कोई मेल खाते समय नहीं हैं, तो यह सेवा दिवस का अंत है। यदि तब तक किसी ने उत्तर नहीं दिया, तो कार्ड Response deadline passed के साथ बंद होता है और एक Review unanswered serving request task कार्ड के वर्तमान मालिक या सेवकाई नेता को जाता है, ताकि कोई तय कर सके कि स्थान कैसे भरा जाए। असाइनमेंट Unconfirmed रहता है।
• असाइनमेंट हटाना, उसके व्यक्ति, पद, या योजना की तारीख बदलना, योजना को penciled in पर वापस लाना, या योजना को किसी अन्य पुष्टि वर्कफ़्लो पर बदलना कार्ड को बंद कर देता है। बंद कार्ड को किसी अन्य Notify से कभी फिर से नहीं खोला जाता; ताज़ा अनुरोध भेजने के लिए एक नया असाइनमेंट जोड़ें।

जानकारी

पुष्टि वर्कफ़्लो के माध्यम से भेजे गए अनुरोधों के लिए, स्वयंसेवक अनुस्मारक केवल उन स्वयंसेवकों को जाते हैं जिन्होंने स्वीकार किया है, ताकि उत्तर का इंतज़ार कर रहे लोगों को वर्कफ़्लो के फ़ॉलो-अप के ऊपर अनुस्मारक न मिलें।

मेरे कार्ड (My Cards)

स्वयंसेवकों और स्टाफ़ को अपना काम खोजने के लिए हर बोर्ड नहीं खंगालना पड़ता। My Work पृष्ठ पर My Cards सूची हर उस कार्ड को दिखाती है जो वर्तमान उपयोगकर्ता को सभी वर्कफ़्लो में सौंपा गया है। वहाँ पहुँचने के लिए, Workflows पृष्ठ के शीर्ष पर My Cards पर क्लिक करें, या Jump menu में Serving > My Work खोलें। किसी कार्ड पर क्लिक करने से उसका विवरण पैनल सीधे My Work पृष्ठ पर खुलता है, जहाँ आप पृष्ठ छोड़े बिना कार्ड पर काम कर सकते हैं या उसे हटा सकते हैं। यदि आप वर्कफ़्लो देख सकते हैं, तो पैनल में उस बोर्ड का Open workflow board लिंक भी होता है जिससे कार्ड संबंधित है।

रिपोर्टें

एक वर्कफ़्लो खोलें और उसके विश्लेषण देखने के लिए Reports पर क्लिक करें:

• Overdue -- उन कार्डों की संख्या जो अपनी समय-सीमा से आगे निकल गए।
• Cards per Step -- हर चरण पर अभी कितने कार्ड हैं, एक कॉलम चार्ट के रूप में दिखाए गए।
• Completed (30 days) -- पिछले 30 दिनों में थ्रूपुट, एक लाइन चार्ट के रूप में दिखाया गया।

अड़चनें पहचानने के लिए इनका उपयोग करें -- उदाहरण के लिए, एक चरण जहाँ कार्ड जमा होते हैं और कभी आगे नहीं बढ़ते।

संबंधित लेख

• Tasks -- वे व्यक्तिगत कार्य-आइटम जिन पर वर्कफ़्लो कार्ड बने हैं
• Forms -- वे फ़ॉर्म बनाएँ जो वर्कफ़्लो को ट्रिगर कर सकते हैं
• Groups -- वे समूह जिनमें "Add to group" क्रिया लोगों को रख सकती है
• Service Plans -- किसी योजना के सेवा अनुरोधों के लिए पुष्टि वर्कफ़्लो चुनें
• Roles & Permissions -- नियंत्रित करें कि वर्कफ़्लो कौन देख, संपादित और प्रबंधित कर सकता है