Рабочие процессы
Рабочие процессы перемещают людей через ряд шагов на визуальной доске. Каждый человек становится карточкой, которая путешествует от одного шага к следующему -- от последующего действия первого посетителя, к процессу членства, к благодарности первого жертвователя, и все остальное, где вам нужно отслеживать много людей через один и тот же набор этапов. Шаг может попросить волонтера что-то сделать (сделать звонок, поговорить) и запустить автоматические действия самостоятельно -- отправить письмо, подождать несколько дней, добавить человека в группу -- поэтому рабочие процессы обрабатывают как человеческие следующие действия, так и работа вокруг них. Рабочие процессы расширяют Tasks на доску drag-and-drop Kanban, поэтому ничто и никто не проходит между трещинами.
Перед началом работы
- Убедитесь, что люди, которых вы хотите отслеживать, существуют в B1 Admin
- Познакомьтесь с тем, как работают Tasks, так как каждая карточка на доске - это задача
- Для использования действия Send email, сначала создайте шаблоны электронной почты, которые вы хотите отправить (управляются под Messaging → Manage Templates)
- Вам понадобится соответствующее разрешение Tasks. Просмотр, редактирование карточек и управление рабочими процессами - это отдельные уровни разрешений (см. Roles & Permissions)
Просмотр рабочих процессов
Перейдите к Serving, откройте область Tasks и выберите Workflows из меню. Вы увидите ваши рабочие процессы, перечисленные и сгруппированные по категориям, с активными рабочими процессами выделены. Нажмите на любой рабочий процесс, чтобы открыть его доску.
Создание рабочего процесса
- На странице Workflows нажмите Add Workflow.
- Выберите, как начать:
- Blank workflow -- начните с нуля и создайте свои собственные шаги.
- From a template -- начните с готового набора шагов, которые вы можете редактировать. Встроенные шаблоны включают:
- New Visitor Follow-up -- Send welcome email → Personal phone call → Invite to next step → Connected
- Membership Class -- Express interest → Register for class → Attend class → Complete membership
- First-time Giver Thank-you -- Send thank-you note → Share giving impact → Stewarded
- Дайте рабочему процессу Name.
- При необходимости назначьте Category, чтобы сгруппировать связанные рабочие процессы вместе. Вы можете создать новую категорию прямо из раскрывающегося списка.
- Оставьте рабочий процесс Active, чтобы люди могли быть добавлены в него, или установите его как Inactive, чтобы скрыть его из списков добавления в рабочий процесс.
- Нажмите Save.
Используйте кнопку Duplicate в списке рабочих процессов для копирования существующего рабочего процесса -- включая его шаги, автоматические действия и маршрутизацию -- как начальную точку для новой.
Построение доски с шагами
Каждая доска рабочего процесса состоит из steps, показанных как столбцы слева направо. Откройте рабочий процесс и используйте Add Step для создания каждого этапа вашего процесса.
Когда вы добавляете или редактируете шаг, вы можете настроить:
- Step Name -- название столбца (например, "Welcome Call" или "Awaiting Registration").
- Due in (days) -- автоматически устанавливает срок выполнения, когда карточка попадает на этот шаг. Карточки, прошедшие свой срок, помечены как Overdue.
- Default assignee -- человек или группа новых карточек на этот шаг автоматически назначаются.
- Automated actions -- вещи, которые система делает самостоятельно, когда карточка приходит (см. ниже).
- Routing -- где карточка идет, когда она покидает шаг (см. Routing).
Перетащите столбцы шагов в порядок, который соответствует вашему процессу. Порядок также определяет путь по умолчанию, который карточка берет, когда не применяется другая маршрутизация.
Сначала сохраните новый шаг. Автоматические действия и маршрутизация присоединяются к шагу, поэтому редактор разблокирует эти разделы, когда шаг существует.
Автоматические действия
Каждый шаг может нести список automated actions, которые запускаются сами по себе в момент, когда карточка enters шаг -- прежде чем кто-то коснется его. Таким образом шаг оборачивает волонтера и позаботился о рутинной работе вокруг следующего действия.
В редакторе шагов откройте Automated actions, нажмите Add Action, выберите тип, заполните его параметры и нажмите значок сохранения на этом действии. Добавьте столько, сколько вам нужно; они запускаются top to bottom in order.
| Действие | Что оно делает |
|---|---|
| Send email | Отправляет человеку шаблон электронной почты по вашему выбору. Вы можете переопределить линию темы. |
| Wait | Приостанавливает карточку на несколько дней перед продолжением (см. ниже). |
| Add to group | Добавляет человека в группу, которую вы выбираете. |
| Add to workflow | Запускает человека на другой рабочий процесс -- полезно для передачи между процессами. |
| Add note | Записывает примечание в историю карточки. |
| Set field | Обновляет поле в записи человека: Membership Status, Marital Status, Gender, City, State, или Zip. |
| Webhook | Отправляет детали карточки на внешний веб-адрес (URL), который вы предоставляете, для подключения к другим системам. |
После завершения всех действий шага карточка rests on that step, поэтому человек может работать с ней -- если только шаг не имеет автоматического маршрута, который движет его вперед (см. Fully automated steps).