Рабочие процессы

Рабочие процессы перемещают людей через серию шагов на визуальной доске. Каждый человек становится карточкой, которая путешествует от одного шага к другому — от последующего наблюдения за первым посетителем к процессу членства, к спасибо первому дарителю и всему остальному, где вам нужно отслеживать много людей через одинаковый набор этапов. Шаг может попросить волонтёра сделать что-то (сделать звонок, провести разговор) и запустить автоматизированные действия самостоятельно — отправить электронное письмо, подождать несколько дней, добавить человека в группу — чтобы рабочие процессы обрабатывали как человеческое последующее наблюдение, так и рутинную работу вокруг него. Рабочие процессы расширяют Задачи в доску Kanban с возможностью перетаскивания, чтобы ничто и никто не упали сквозь трещины.

Перед началом

• Убедитесь, что люди, которых вы хотите отслеживать, существуют в B1 Admin
• Ознакомьтесь с тем, как работают Задачи, так как каждая карточка на доске — это задача
• Чтобы использовать действие Отправить электронное письмо, сначала создайте шаблоны электронных писем, которые вы хотите отправить (управляется в разделе Обмен сообщениями → Управление шаблонами)
• Вам понадобится надлежащее разрешение на задачи. Просмотр, редактирование карточек и управление рабочими процессами — это отдельные уровни разрешений (см. Роли и разрешения)

Просмотр рабочих процессов

Перейдите в Служение, откройте раздел Задачи и выберите Рабочие процессы из меню. Вы увидите ваши рабочие процессы, перечисленные и сгруппированные по категориям, с выделенными активными рабочими процессами. Щелкните по любому рабочему процессу, чтобы открыть его доску.

Создание рабочего процесса

1. На странице Рабочие процессы нажмите Добавить рабочий процесс.
2. Выберите, как начать:
   • Пустой рабочий процесс — начните с нуля и постройте свои собственные шаги.
   • Из шаблона — начните с готовым набором шагов, которые вы можете редактировать. Встроенные шаблоны включают:
     • Последующее наблюдение за новым посетителем — отправить приветственное письмо → личный телефонный звонок → пригласить к следующему шагу → подключено
     • Класс членства — выразить интерес → зарегистрироваться в классе → посетить класс → завершить членство
     • Спасибо первому дарителю — отправить благодарственное письмо → поделиться влиянием пожертвований → направлено
3. Дайте рабочему процессу Название.
4. Дополнительно назначьте Категорию для группировки связанных рабочих процессов. Вы можете создать новую категорию прямо из раскрывающегося списка.
5. Оставьте рабочий процесс Активным, чтобы люди могли быть добавлены в него, или установите его на Неактивный, чтобы скрыть его из списков добавления в рабочий процесс.
6. Нажмите Сохранить.

Совет

Используйте кнопку Дублировать в списке Рабочие процессы, чтобы скопировать существующий рабочий процесс — включая его шаги, автоматизированные действия и маршрутизацию — как отправную точку для нового.

Построение доски с шагами

Каждая доска рабочего процесса состоит из шагов, показанных как столбцы слева направо. Откройте рабочий процесс и используйте Добавить шаг, чтобы создать каждый этап вашего процесса.

Когда вы добавляете или редактируете шаг, вы можете настроить:

• Название шага — заголовок столбца (например, «Приветственный звонок» или «Ожидание регистрации»).
• Срок выполнения (дни) — автоматически устанавливает срок выполнения, когда карточка попадает на этот шаг. Карточки, прошедшие срок выполнения, помечены как Просрочено.
• Назначенный по умолчанию — человек или группа, которым новые карточки на этом шаге назначены автоматически.
• Автоматизированные действия — вещи, которые система делает самостоятельно, когда карточка прибывает (см. ниже).
• Маршрутизация — куда идёт карточка, когда она покидает шаг (см. Маршрутизация).

Перетащите столбцы шагов в порядок, который соответствует вашему процессу. Этот порядок также определяет путь по умолчанию, по которому карточка движется, когда не применяется другая маршрутизация.

Информация

Сначала сохраните новый шаг. Автоматизированные действия и маршрутизация прикрепляются к шагу, поэтому редактор разблокирует эти разделы после создания шага.

Автоматизированные действия

Каждый шаг может содержать список автоматизированных действий, которые выполняются сами по себе в момент, когда карточка входит на шаг — до того, как кто-либо её касается. Вот как шаг одновременно подсказывает волонтёру и берёт на себя рутинную работу вокруг последующего наблюдения.

В редакторе шага откройте Автоматизированные действия, щелкните Добавить действие, выберите тип, заполните его параметры и нажмите значок сохранения на этом действии. Добавляйте столько, сколько вам нужно; они выполняются сверху вниз по порядку.

Действие	Что оно делает
Отправить электронное письмо	Отправляет человеку шаблон электронного письма, который вы выбираете. Вы можете переопределить строку темы.
Подождать	Ставит карточку на паузу на количество дней, прежде чем продолжить (см. ниже).
Добавить в группу	Добавляет человека в группу, которую вы выбираете.
Добавить в рабочий процесс	Запускает человека на другой рабочий процесс — полезно для передачи между процессами.
Добавить примечание	Записывает примечание в историю карточки.
Установить поле	Обновляет поле в записи человека: статус членства, семейное положение, пол, город, штат или почтовый индекс.
Webhook	Отправляет детали карточки на внешний веб-адрес (URL), который вы предоставляете, для подключения к другим системам.

После завершения всех действий шага карточка остаётся на этом шаге, чтобы человек мог над ней работать — если только шаг не имеет автоматического маршрута, который движет её дальше (см. Полностью автоматизированные шаги).

Информация

Автоматизированные действия выполняются только когда карточка приходит через нормальный поток — когда она впервые добавлена, когда результат или автоматический маршрут приносит её внутрь, или после завершения ожидания. Они не переиграются, когда сотрудник вручную перетащит карточку на шаг или отправит её обратно, поэтому человек не получит одно и то же электронное письмо дважды.

Отправка электронного письма

Выберите Отправить электронное письмо, выберите один из ваших шаблонов электронных писем и дополнительно введите пользовательскую тему. Когда карточка входит на шаг, человек автоматически получает это электронное письмо. (Если у человека нет адреса электронной почты в файле, шаг просто пропускает это действие.)

Ожидание несколько дней (капельные последовательности)

Действие Подождать удерживает карточку на количество дней, которое вы устанавливаете. Во время ожидания карточка отображается как В дремоте. Когда ожидание заканчивается:

1. Любые оставшиеся действия на том же шаге выполняются — чтобы вы могли построить капельку, подобную Отправить электронное письмо → Подождать 3 дня → Отправить напоминающее письмо.
2. Затем, если шаг имеет автоматический маршрут, карточка движется дальше; в противном случае она остаётся на шаге для человека, чтобы её подхватить.

Совет

Подождать в самом начале шага — это простой способ «удержать» карточку перед тем, как она появится для волонтёра — например, подождать 7 дней, затем тренер свяжется.

Добавление людей в качестве карточек

Есть несколько способов разместить людей на доске:

• С доски — нажмите Добавить карточку в нижней части столбца шага и выберите человека. Вы также можете выбрать группу, и каждый член этой группы добавляется как карточка.
• Из записи человека — используйте Добавить в рабочий процесс на странице человека, чтобы разместить его на рабочем процессе.
• Из поиска Люди — выберите нескольких людей и используйте массовое действие Добавить в рабочий процесс, чтобы добавить их всех сразу.
• Автоматически с триггером — добавляйте людей, когда происходит что-то, например отправка формы или первый подарок (см. Триггеры ниже).

Работа на доске

Откройте рабочий процесс, чтобы увидеть его доску. Каждая карточка показывает имя человека, кому она назначена, и чип со сроком выполнения или статусом (Просрочено или В дремоте). Столбец шага также показывает маленькие значки для любых автоматизированных действий, которые он запускает, и аннотации для его маршрутизации, давая вам при первом взгляде карту того, как карточки текут.

• Переместить карточку — перетащите карточку из одного столбца в следующий по мере продвижения человека.
• Открыть карточку — дважды щелкните карточку (или щелкните по ней), чтобы открыть её ящик с подробностями, где вы можете изменить шаг, переназначить её, добавить примечания и просмотреть, что уже произошло.

Из ящика карточки вы можете:

• Назначить карточку другому человеку или группе.
• Отложить карточку на 1 день, 3 дня или 1 неделю, чтобы временно скрыть её срок выполнения.
• Отправить обратно на предыдущий шаг или Пропустить на следующий шаг.
• Закрепить назначение — сохранить того же владельца на карточке, даже когда она перемещается между шагами. По умолчанию перемещение карточки на новый шаг переназначает её назначенному по умолчанию этого шага; закрепление сохраняет текущего человека ответственным на протяжении всего процесса.
• Завершить карточку, чтобы закончить её, или выбрать кнопку Результат, если шаг имеет результаты, настроенные (см. Маршрутизация).
• Добавить примечания и просмотреть историю карточки — включая журнал автоматизированных действий, которые были выполнены (отправленные электронные письма, ожидания и т. д.).

Массовые действия

Выберите флажки на нескольких карточках, чтобы действовать с ними вместе. Панель инструментов появляется, позволяя вам Завершить, Отложить, Переназначить или Переместить все выбранные карточки на другой шаг сразу.

Маршрутизация карточек с результатами и условиями

Маршрутизация контролирует, куда идёт карточка, когда она покидает шаг. Откройте редактор шага, чтобы настроить два типа маршрутизации.

Кнопки результатов

Результаты — это кнопки, отображаемые в ящике карточки, когда вы завершаете карточку на этом шаге. Вместо одной кнопки Завершить вы можете предложить выборы, такие как «Присоединилась к группе» или «Не заинтересована». Каждый результат может:

• Отправить карточку на другой шаг в этом рабочем процессе,
• Передать карточку в совершенно другой рабочий процесс или
• Закрыть карточку.

Это позволяет одному решению разветвить человека по разным путям.

Автоматическая маршрутизация (условная)

Автоматические маршруты перемещают карточку в момент её входа на шаг (и после завершения её автоматизированных действий), без необходимости кому-либо щелкать, если человек соответствует набору условий. Добавьте маршрут, выберите целевой шаг и определите одно или несколько условий (например, кампус, возраст или статус членства человека). Маршрут без условий соответствует всем.

Информация

На доске каждый столбец шага показывает маленькие аннотации, описывающие его маршрутизацию — например, метка результата или «если соответствует» с последующей стрелкой на целевой шаг или рабочий процесс.

Полностью автоматизированные шаги

Вы можете сделать шаг полностью самостоятельным, без участия кого-либо. Дайте шагу его автоматизированные действия и добавьте автоматический маршрут (без условий), указывающий на следующий шаг. Когда карточка входит, действия выполняются, а затем маршрут продвигает её немедленно — карточка проходит прямо через.

Совет

Объедините это с Подождать: Отправить приветственное письмо → Подождать 3 дня → автоматически продвинуться на шаг «Личный звонок». Электронное письмо и время обработаны для вас, и волонтёр видит карточку только когда пришло время для человеческого прикосновения.

Триггеры

Триггеры добавляют людей в рабочий процесс автоматически, когда происходит что-то, поэтому вам никогда не нужно добавлять карточки вручную. На доске рабочего процесса нажмите на вкладку Триггеры, затем Добавить триггер. Есть два типа:

Триггеры событий

Срабатывают, как только запись изменяется в B1. Выберите событие, затем дополнительно добавьте условия, чтобы добавлены были только совпадающие люди:

• Человек · создан / обновлён — например, добавить любого, чей статус становится посетитель.
• Пожертвование · создано — например, добавить первого или крупного дарителя на рабочий процесс благодарности (соответствие по сумме, фонду или методу).
• Группа · член присоединился / Группа · создана.
• Форма · отправлена — добавить любого, кто отправил выбранную форму (отлично для формы «Я новичок» или «Подключение»).

Триггеры расписания

Запускаются на повторяющейся основе — ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно — против набора условий. Используйте их для времявых действий, таких как все, у кого день годовщины членства сегодня или ежемесячная проверка.

Для любого триггера вы также можете установить:

• Входной шаг, на котором новая карточка начинается (по умолчанию первый шаг).
• Один раз за человека — чтобы один и тот же человек не был добавлен в рабочий процесс дважды триггером.
• Активная — включайте и отключайте триггер без его удаления.

Совет

Объедините триггер Форма · отправлена с шаблоном Последующее наблюдение за новым посетителем, чтобы превратить вашу форму «Connect Card» или «Я новичок» в автоматический конвейер последующего наблюдения.

Мои карточки

Волонтёры и сотрудники не должны копаться в каждой доске, чтобы найти свою работу. Страница Мои карточки (связана со страницы Рабочие процессы) перечисляет каждую карточку, назначенную текущему пользователю, во всех рабочих процессах. Щелчок по карточке открывает доску, к которой она принадлежит.

Отчёты

Откройте рабочий процесс и нажмите Отчёты, чтобы увидеть аналитику для этого рабочего процесса:

• Просрочено — количество карточек, прошедших срок выполнения.
• Карточки по шагам — сколько карточек в настоящее время находится на каждом шаге, отображается как гистограмма столбца.
• Завершено (30 дней) — пропускная способность за последние 30 дней, отображается как график линии.

Используйте их для определения узких мест — например, шага, где карточки накапливаются и никогда не продвигаются.

Связанные статьи

• Задачи — отдельные пункты действий, на которых построены карточки рабочего процесса
• Автоматизация — создавайте повторяющиеся задачи по расписанию
• Формы — создавайте формы, которые могут триггировать рабочие процессы
• Группы — группы, в которые действие «Добавить в группу» может размещать людей
• Роли и разрешения — контролируйте, кто может просматривать, редактировать и управлять рабочими процессами