Планы обслуживания

Планы обслуживания организуют, кто служит и когда. Каждый план привязан к конкретной дате и служению, что облегчает координацию ваших команд волонтеров неделю за неделей и гарантирует, что каждая служба полностью укомплектована.

Перед началом работы

• Установите свои служения и команды в области Serving
• Убедитесь, что волонтеры были добавлены в вашу директорию людей и назначены командам

Доступ к планам

1. Перейдите к Serving из главного меню.
2. Выберите ministry tab в верхней части страницы.
3. Нажмите на план type, чтобы увидеть список планов для этого типа.
4. Нажмите на конкретный план, чтобы открыть его.

Информация

Полный доступ администратора не требуется для управления планами. Любой, кто является членом служения, может перейти к Serving и создавать, редактировать и планировать планы для своего служения без необходимости разрешения Plans Edit. Редакторы с ролью Plans Edit могут управлять планами во всех служениях.

Создание плана

1. Из представления типа плана нажмите New Plan.
2. Дайте плану имя или используйте дату как имя. Выберите date для служения.
3. Если вы хотите скопировать из предыдущего плана, выберите только должности или должности и назначения. Если вы не хотите копировать, просто ничего не выбирайте. Вы также можете скопировать порядок обслуживания из моего предыдущего плана.
4. Сохраните план. Вы можете начать назначать членов команды и строить порядок обслуживания.

Страница детали плана

Когда вы открываете план, вы видите две вкладки:

• Assignments -- Управление членами команды, назначенными этому плану. Вы можете добавлять людей из существующих команд и видеть, кто подтвердил или еще ожидает.
• Service Order -- Постройте порядок обслуживания с элементами, такими как песни поклонения, молитвы, объявления и проповедь.

Назначение членов команды

1. Откройте план и перейдите на вкладку Assignments.
2. Нажмите на add Position, чтобы расширить его. Заполните информацию в форме добавления позиции. Для имени категории добавьте любую категорию, которая вам нравится.
3. Нажмите на People Needed и выберите волонтеров для заполнения этой позиции.
4. Добавите членов из списка вашей команды, нажав Add.
5. Назначенные члены появятся под их командой со статусом назначения.
6. Нажмите notify volunteers, чтобы уведомить их в приложении B1 или по электронной почте.

Каждая позиция показывает фишку подсчета (например, "2/3"), чтобы вы могли видеть, сколько мест заполнено с первого взгляда. В верхней части вкладки Assignments, прогресс-бар и фишка сводки ("X of Y positions filled") показывают ваш общий персонал для плана, переключаясь на Fully staffed, когда каждая позиция покрыта.

Совет

Установите свои команды в параметрах служения перед созданием планов. Таким образом, у вас будет готовый пул волонтеров для назначения.

Параметры плана

Каждый план имеет дополнительные параметры, которые вы можете настроить, нажав значок редактирования (карандаш) на плане. Они включают:

• Signup Deadline -- количество часов перед служением, когда регистрации волонтеров закрываются. Введите отрицательное число, чтобы держать регистрации открытыми после времени начала служения.
• Show volunteer names on signup page -- когда отмечено, волонтеры могут видеть, кто еще подписан на каждую позицию.
• Penciled in -- скрывает назначения от волонтеров, пока вы не готовы опубликовать расписание.
• Automatically schedule a replacement when a volunteer declines -- когда отмечено, если назначенный волонтер отклонит свою позицию, B1 автоматически свяжется со следующим доступным человеком в списке команды и спросит, можем ли они служить. Это продолжается вниз по списку, пока кто-то не согласится, сохраняя позиции заполненными без ручного преследования.

Напоминания волонтеров

B1 может автоматически напомнить волонтерам о служениях, на которые они запланированы, поэтому вам не нужно искать команду каждую неделю. Напоминания идут к каждому запланированному -- как тем, кто подтвердил, так и тем, кто еще не ответил -- по электронной почте и как уведомление в приложении/push. Каждое напоминание включает должность(и) волонтера, дату служения, примечания плана и ваше пользовательское сообщение.

Время и содержание напоминаний устанавливаются за план type, поэтому каждый вид служения может сохранить свое собственное расписание.

1. Из области Serving, выберите служение, содержащее тип плана.
2. Нажмите значок edit (pencil) рядом с типом плана.
3. В разделе Reminders, установите:
   • Reminder days before service -- разделенный запятыми список количества дней вперед для отправки, например 7,1,0. Используйте 0 для отправки напоминания в день служения. Оставьте это поле пусто, чтобы отключить напоминания для этого типа плана.
   • Custom reminder message (optional) -- дополнительный текст, добавленный к напоминанию, такой как "Приходите на 30 минут раньше для репетиции."