Planos de Serviço

Planos de serviço organizam quem está servindo e quando. Cada plano é vinculado a uma data e ministério específicos, facilitando a coordenação de suas equipes de voluntários semana a semana e garantir que cada serviço seja totalmente equipe.

Antes de Começar

• Configure seus ministérios e equipes na área de Serviço
• Certifique-se de que voluntários foram adicionados ao seu diretório de pessoas e atribuídos a equipes

Acessando Planos

1. Navegue para Serviço no menu principal.
2. Selecione uma aba de ministério no topo da página.
3. Clique em um tipo de plano para ver a lista de planos para esse tipo.
4. Clique em um plano específico para abri-lo.

Info

Acesso admin completo não é necessário para gerenciar planos. Qualquer um que é um membro de um ministério pode navegar para Serviço e criar, editar e agendar planos para seu próprio ministério sem precisar da permissão Editar Planos. Editores com a função Editar Planos podem gerenciar planos em cada ministério.

Criando um Plano

1. Da visualização do tipo de plano, clique em Novo Plano.
2. Dê ao plano um nome ou use a data como nome. Selecione a data para o serviço.
3. Se você gostaria de copiar de um plano anterior, escolha apenas posições ou posições e atribuições. Se você não quer copiar, apenas escolha nada. Você também pode copiar a ordem do serviço do meu plano anterior.
4. Salve o plano. Você agora pode começar a atribuir membros da equipe e construir a ordem de serviço.

A Página de Detalhe do Plano

Quando você abre um plano, você verá duas abas:

• Atribuições -- Gerencie quais membros da equipe são atribuídos a este plano. Você pode adicionar pessoas de suas equipes existentes e ver quem confirmou ou ainda está pendente.
• Ordem de Serviço -- Construa a ordem de serviço com elementos como canções de adoração, orações, anúncios e o sermão.

Atribuindo Membros da Equipe

1. Abra um plano e vá para a aba Atribuições.
2. Clique em adicionar Posição para expandi-lo. Preencha as informações no formulário de adicionar uma posição. Para o nome de categoria adicione qualquer categoria que você goste.
3. Clique em Pessoas Necessárias e escolha voluntários para preencher essa posição.
4. Adicione membros de seu roster de equipe clicando em Adicionar.
5. Os membros atribuídos aparecerão sob sua equipe com seu status de atribuição.
6. Clique em notificar voluntários para notificá-los dentro do aplicativo B1 ou via email.

Cada posição mostra um chip de contagem (por exemplo, "2/3") para que você possa ver quantas vagas estão preenchidas de uma vez. No topo da aba Atribuições, uma barra de progresso e um chip de resumo ("X de Y posições preenchidas") mostram seu pessoal geral do plano, alternando para Totalmente Equipe uma vez que cada posição é coberta.

Dica

Configure suas equipes nas configurações de ministério antes de criar planos. Dessa forma você terá um pool pronto de voluntários para atribuir.

Configurações do Plano

Cada plano tem configurações adicionais que você pode configurar clicando no ícone de edição (lápis) no plano. Estas incluem:

• Data Limite de Inscrição — o número de horas antes do serviço quando as inscrições de voluntários fecham. Insira um número negativo para manter as inscrições abertas após o horário de início do serviço.
• Mostrar nomes de voluntários na página de inscrição — quando marcado, voluntários podem ver quem mais já se inscreveu para cada posição.
• Lápis — oculta atribuições de voluntários até que você esteja pronto para publicar o agendamento.
• Agendar automaticamente uma substituição quando um voluntário recusa — quando marcado, se um voluntário atribuído recusar sua posição, B1 entrará em contato automaticamente com a próxima pessoa disponível no roster da equipe e perguntará se eles podem servir. Isso continua pela lista até que alguém aceite, mantendo suas posições preenchidas sem acompanhamento manual.

Lembretes de Voluntários

B1 pode lembrar automaticamente voluntários com antecedência dos serviços nos quais estão agendados para servir, para que você não tenha que perseguir sua equipe cada semana. Os lembretes vão para todos agendados — tanto aqueles que confirmaram quanto aqueles que ainda não responderam — por email e como notificação no aplicativo/push. Cada lembrete inclui as posições do voluntário, a data do serviço, as notas do plano e sua mensagem personalizada.

O tempo e conteúdo de lembrete são definidos por tipo de plano, para que cada tipo de serviço possa manter seu próprio agendamento.

1. Da área Serviço, selecione o ministério que contém o tipo de plano.
2. Clique no ícone de edição (lápis) ao lado do tipo de plano.
3. Na seção Lembretes, defina:
   • Dias de lembrete antes do serviço — uma lista separada por vírgulas de quantos dias antes para enviar, por exemplo 7,1,0. Use 0 para enviar um lembrete no dia do serviço. Deixe este campo em branco para desligar lembretes para este tipo de plano.
   • Mensagem de lembrete personalizada (opcional) — texto extra adicionado ao lembrete, como "Chegue 30 minutos antes para ensaiar".
4. Salve o tipo de plano.

Novos tipos de plano lembram voluntários 2 dias antes cada serviço por padrão até que você mude isso.

Dica

Voluntários que ainda não confirmaram recebem botões Aceitar e Recusar bem dentro do email de lembrete, para que possam responder sem entrar na conta.

Info

Cada lembrete é enviado uma vez. Planos que ainda estão com lápis (ainda não enviado para a equipe) não disparam lembretes.

Associando Grupos com um Tipo de Plano

Abaixo da lista de planos na página de tipo de plano, a seção Grupos permite que você decida quais grupos podem ver os planos para este tipo de plano a partir de seu portal de membro. Esta é uma maneira rápida de superfície próximos serviços às equipes certas sem dar-lhes acesso admin.

1. Na página de tipo de plano, desça para a seção Grupos.
2. Clique em Adicionar Grupo e escolha um grupo no menu suspenso.
3. Na coluna Mostra, escolha se membros daquele grupo devem ver planos Anteriores, Futuros ou Ambos para este tipo de plano.
4. Repita para associar grupos adicionais ou clique no ícone de lixeira para remover um grupo.

Info

Apenas grupos marcados como Padrão aparecem no picker. Membros de um grupo associado automaticamente vêem esse tipo de plano na aba Planos no portal de membro B1 — limitado à janela anterior/futuro/ambos que você selecionou.

Imprimindo Planos

Você pode imprimir um plano para distribuição à sua equipe. Abra o plano, Abra a aba de ordem de serviço e use a opção Imprimir para gerar uma versão imprimível que inclui atribuições e a ordem de serviço. Isso é útil para distribui em ensaios ou postar em uma área comum.

Info

Planos são organizados por ministério. Certifique-se de que você está na aba de ministério correto antes de criar ou visualizar planos.

Próximos Passos

• Use a Visão Geral de Planos para ver todos os próximos atribuições em múltiplas semanas em uma grade e localizar posições não preenchidas — e atribua voluntários diretamente da grade
• Salve a estrutura de um plano como Modelo de Plano para que você possa carimbar em futuros planos em um clique
• Construa sua Ordem de Serviço com canções, leituras e outros elementos
• Adicione canções de sua biblioteca diretamente na ordem de serviço
• Use Tarefas para atribuir itens de ação de acompanhamento aos membros da equipe