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Planos de Serviço

Planos de serviço organizam quem está servindo e quando. Cada plano está vinculado a uma data e ministério específicos, facilitando a coordenação de suas equipes de voluntários semana após semana e garantindo que cada serviço seja totalmente coberto.

Antes de Começar

  • Configure seus ministérios e equipes na área Serving
  • Certifique-se de que os voluntários foram adicionados ao seu diretório de pessoas e atribuídos a equipes

Acessando Planos​

  1. Navegue até Serving no menu principal.
  2. Selecione uma aba de ministério no topo da página.
  3. Clique em um tipo de plano para ver a lista de planos para esse tipo.
  4. Clique em um plano específico para abri-lo.
Info

Acesso admin completo não é necessário para gerenciar planos. Qualquer pessoa que seja membro de um ministério pode navegar até Serving e criar, editar e agendar planos para seu próprio ministério sem precisar da permissão Plans Edit. Editores com a função Plans Edit podem gerenciar planos em todos os ministérios.

Criando um Plano​

  1. Da visualização do tipo de plano, clique em New Plan.
  2. Dê um nome ao plano ou use a data como nome. Selecione a data do serviço.
  3. Se você gostaria de copiar de um plano anterior, escolha apenas posições ou posições e atribuições. Se você não deseja copiar, apenas escolha nada. Você também pode copiar a ordem do serviço do meu plano anterior.
  4. Salve o plano. Agora você pode começar a atribuir membros da equipe e construir a ordem do serviço.

A Página de Detalhes do Plano​

Quando você abre um plano, você verá duas abas:

  • Assignments -- Gerencie quais membros da equipe são atribuídos a este plano. Você pode adicionar pessoas de suas equipes existentes e ver quem confirmou ou ainda está pendente.
  • Service Order -- Construa a ordem do serviço com elementos como músicas de adoração, orações, anúncios e o sermão.

Atribuindo Membros da Equipe​

  1. Abra um plano e vá para a aba Assignments.
  2. Clique em add Position para expandi-lo. Preencha as informações no formulário de adição de uma posição. Para o nome da categoria, adicione qualquer categoria que desejar.
  3. Clique em People Needed e escolha voluntários para preencher essa posição.
  4. Adicione membros da sua lista de equipe clicando em Add.
  5. Os membros atribuídos aparecerão sob sua equipe com seu status de atribuição.
  6. Clique em notificar voluntários para notificá-los dentro do aplicativo B1 ou por e-mail.
Dica

Configure suas equipes nas configurações do ministério antes de criar planos. Desta forma, você terá um pool pronto de voluntários para atribuir.

Volunteer Reminders​

B1 can automatically remind volunteers ahead of the services they are scheduled for, so you do not have to chase down your team each week. Reminders go to everyone scheduled — both those who have confirmed and those who have not yet responded — by email and as an in-app/push notification. Each reminder includes the volunteer's position(s), the service date, the plan notes, and your custom message.

Reminder timing and content are set per plan type, so each kind of service can keep its own schedule.

  1. From the Serving area, select the ministry that contains the plan type.
  2. Click the edit (pencil) icon next to the plan type.
  3. In the Reminders section, set:
    • Reminder days before service — a comma-separated list of how many days ahead to send, for example 7,1,0. Use 0 to send a reminder on the day of the service. Leave this field blank to turn reminders off for this plan type.
    • Custom reminder message (optional) — extra text added to the reminder, such as "Arrive 30 minutes early to rehearse."
  4. Save the plan type.

New plan types remind volunteers 2 days before each service by default until you change this.

Dica

Volunteers who have not yet confirmed get Accept and Decline buttons right inside the reminder email, so they can respond without signing in.

Info

Each reminder is sent once. Plans that are still penciled in (not yet sent to the team) do not trigger reminders.

Associating Groups with a Plan Type​

Below the plan list on the plan type page, the Groups section lets you decide which groups can see the plans for this plan type from their member portal. This is a quick way to surface upcoming services to the right teams without giving them admin access.

  1. On the plan type page, scroll down to the Groups section.
  2. Click Add Group and pick a group from the dropdown.
  3. In the Shows column, choose whether members of that group should see Past, Future, or Both plans for this plan type.
  4. Repeat to associate additional groups, or click the trash icon to remove a group.
Info

Only groups tagged as Standard appear in the picker. Members of an associated group automatically see this plan type's plans on the Plans tab in the B1 member portal — limited to the past/future/both window you selected.

Printing Plans​

You can print a plan for distribution to your team. Open the plan, Open the service order tab and use the Print option to generate a printable version that includes assignments and the service order. This is useful for handing out at rehearsals or posting in a common area.

Info

Plans are organized by ministry. Make sure you are on the correct ministry tab before creating or viewing plans.

Next Steps​

  • Use the Plans Overview to see all upcoming assignments across multiple weeks in one grid and spot unfilled positions — and assign volunteers directly from the grid
  • Save a plan's structure as a Plan Template so you can stamp it onto future plans in one click
  • Build out your Service Order with songs, readings, and other elements
  • Add songs from your library directly into the service order
  • Use Tasks to assign follow-up action items to team members