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Gottesdienstpläne

Gottesdienstpläne organisieren, wer wann dient. Jeder Plan ist an ein bestimmtes Datum und einen bestimmten Dienst gebunden, was es leicht macht, Ihre Ehrenamtsteams Woche für Woche zu koordinieren und sicherzustellen, dass jeder Gottesdienst vollständig besetzt ist.

Bevor Sie beginnen

  • Richten Sie Ihre Dienste und Teams im Bereich Serving ein
  • Stellen Sie sicher, dass Ehrenamtliche in Ihrem Personenverzeichnis erfasst und Teams zugewiesen sind

Auf Pläne zugreifen​

  1. Öffnen Sie in B1 Admin das Sprungmenü (die Suchleiste oben links), klappen Sie Serving auf und klicken Sie auf Pläne.
  2. Wählen Sie oben auf der Seite einen Dienst-Reiter aus.
  3. Klicken Sie auf einen Planungstyp, um die Liste der Pläne für diesen Typ zu sehen. Mit Bevorstehend und Vergangen über der Liste wechseln Sie zwischen künftigen und früheren Plänen. Bevorstehend listet Pläne ab heute auf, die nächsten zuerst, undatierte Pläne am Ende. Vergangen listet nur frühere Pläne, die neuesten zuerst.
  4. Klicken Sie auf einen bestimmten Plan, um ihn zu öffnen.

Jede Planseite zeigt Links zurück zu ihrem Planungstyp und zu Pläne, sodass Sie ohne die Zurück-Schaltfläche des Browsers nach oben navigieren können.

Info

Für die Verwaltung von Plänen ist kein vollständiger Administratorzugriff erforderlich. Jedes Mitglied eines Dienstes kann zu Serving navigieren und Pläne für den eigenen Dienst erstellen, bearbeiten und planen, ohne die Berechtigung „Pläne bearbeiten“ zu benötigen. Redakteure mit der Rolle „Pläne bearbeiten“ können Pläne über alle Dienste hinweg verwalten.

Einen Plan erstellen​

  1. Klicken Sie auf der Seite des Planungstyps oben auf Neuer Plan.
  2. Geben Sie dem Plan einen Namen oder verwenden Sie das Datum als Namen. Wählen Sie das Datum des Gottesdienstes aus.
  3. Wenn Ihr Dienst Vorlagen hat, können Sie unter Aus Vorlage starten eine auswählen, um Gottesdienstablauf, Positionen und Notizen in einem Schritt zu übernehmen.
  4. Wenn Sie stattdessen von einem früheren Plan kopieren möchten, verwenden Sie Vom vorherigen Plan kopieren und wählen Sie Nur Positionen oder Positionen und Zuweisungen. Wenn Sie nicht kopieren möchten, wählen Sie Nichts. Sie können außerdem Gottesdienstablauf kopieren anhaken. Beim Kopieren aus einem früheren Plan übernimmt der neue Plan auch dessen Notizen, Anmeldeschluss, Ehrenamtsnamen auf der Anmeldeseite anzeigen und die Einstellung für automatischen Ersatz, sodass Sie diese nicht jede Woche neu eingeben müssen. Sie können alles in den Einstellungen des neuen Plans ändern.
  5. Um mehrere Wochen gleichzeitig beim Kopieren einzurichten, geben Sie unter Diese Anzahl Wochen wiederholen eine Zahl ein (bis zu 12). B1 erstellt einen Plan pro Woche, jeweils kopiert vom vorherigen. Wenn der Plan nach seinem Datum benannt ist, erhält jeder neue Plan den Namen seines eigenen Datums.
  6. Legen Sie optional den Anmeldeschluss (Stunden vor dem Gottesdienst) fest. Ein neuer Plan übernimmt zunächst den Anmeldeschluss des vorherigen Plans, den Sie hier ändern können. Lassen Sie das Feld leer, wenn es keinen Anmeldeschluss gibt. Wie der Schluss berechnet wird, erfahren Sie unter Planeinstellungen.
  7. Speichern Sie den Plan. Anschließend können Sie Teammitglieder zuweisen und die Gottesdienstordnung ausarbeiten.
Tipp

Diese Anzahl Wochen wiederholen ist nur verfügbar, während Sie etwas aus dem vorherigen Plan kopieren (Positionen, Zuweisungen oder den Gottesdienstablauf).

Die Detailseite des Plans​

Wenn Sie einen Plan öffnen, erscheinen oben der Name des Plans, der Dienst, der Plantyp und das Gottesdienstdatum, dazu die Schaltflächen Bearbeiten und Drucken. Darunter befindet sich alles auf einer Seite:

  • Gottesdienstordnung -- Erstellen Sie die Gottesdienstordnung mit Elementen wie Lobpreisliedern, Gebeten, Ankündigungen und der Predigt.
  • Dienstteam-Zuweisungen -- Verwalten Sie, welche Teammitglieder diesem Plan zugewiesen sind. Sie können Personen aus Ihren bestehenden Teams hinzufügen und sehen, wer bestätigt hat oder noch ausstehend ist. Links über den Positionen öffnen die Notizen und die Zeiten des Plans.

Ehrenamtliche zuweisen​

  1. Öffnen Sie einen Plan und scrollen Sie zu Dienstteam-Zuweisungen.
  2. Klicken Sie auf Position hinzufügen. Füllen Sie das Formular zum Hinzufügen einer Position aus. Als Kategoriennamen können Sie beliebige Kategorien eingeben. Damit jede Person in Ihrer Kirche die Position übernehmen kann (nicht nur Mitglieder eines bestimmten Teams), lassen Sie die Ehrenamtsgruppe auf Keine stehen.
  3. Klicken Sie auf Benötigte Personen und wählen Sie Ehrenamtliche für die Position aus. Wenn die Position eine Ehrenamtsgruppe hat, wählen Sie aus den Mitgliedern dieser Gruppe. Ist deren Ehrenamtsgruppe auf Keine gesetzt, können Sie stattdessen nach jeder Person in Ihrer Kirche suchen.
  4. Fügen Sie Mitglieder aus Ihrer Teamliste hinzu, indem Sie auf Hinzufügen klicken.
  5. Zugewiesene Mitglieder erscheinen unter ihrem Team mit ihrem Zuweisungsstatus.
  6. Klicken Sie auf Ehrenamtliche benachrichtigen, um sie innerhalb der B1-App oder per E-Mail zu informieren. Wenn der Plan einen Bestätigungs-Workflow verwendet, startet die Benachrichtigung zusätzlich eine Workflow-Karte, die jede Anfrage nachverfolgt, bis der Ehrenamtliche antwortet.

Jede Position zeigt einen Zähler (zum Beispiel „2/3“), damit Sie auf einen Blick sehen, wie viele Plätze besetzt sind. Unter der Überschrift Dienstteam-Zuweisungen zeigt eine Zusammenfassung („X von Y Positionen besetzt“) Ihre gesamte Besetzung für den Plan, dazu, wie viele noch fehlen. Sobald jede Position abgedeckt ist, wechselt sie zu Vollständig besetzt.

Tipp

Richten Sie Ihre Teams in den Dienst-Einstellungen ein, bevor Sie Pläne erstellen. So haben Sie einen fertigen Pool an Ehrenamtlichen, aus dem Sie zuweisen können.

Positionen in einen leeren Plan kopieren​

Wenn ein Plan noch keine Positionen hat und ein früherer Plan desselben Typs existiert, erscheint unter Dienstteam-Zuweisungen ein Link Vom vorherigen Plan kopieren. Wählen Sie Nur Positionen oder Positionen und Zuweisungen, um den geöffneten Plan mit den Positionen (und Ehrenamtlichen) des vorherigen Plans zu füllen. Die Kopie landet im aktuellen Plan; es wird kein zweiter Plan für dasselbe Datum erstellt.

Planeinstellungen​

Jeder Plan hat zusätzliche Einstellungen, die Sie konfigurieren können, indem Sie in der Liste des Planungstyps neben dem Plan auf Bearbeiten klicken oder auf der Seite des Plans die Schaltfläche Bearbeiten oben verwenden. Klicken Sie auf Fertig (oder auf den Namen des Plans), um zum Plan zurückzukehren. Dazu gehören:

  • Anmeldeschluss (Stunden vor dem Gottesdienst) -- die Anzahl der Stunden vor dem Gottesdienst, zu der die Anmeldung der Ehrenamtlichen schließt. Die Stunden werden ab der ersten Gottesdienst-Zeit des Plans rückwärts gezählt (Proben und andere Zeiten werden übersprungen, sofern im Plan nichts anderes vorhanden ist). Ein Anmeldeschluss von 2 Stunden bei einem Gottesdienst um 10:00 Uhr schließt die Anmeldung also am selben Morgen um 8:00 Uhr. Hat der Plan keine Zeiten, wird der Schluss ab 9:00 Uhr am Gottesdiensttag in der Zeitzone Ihrer Kirche berechnet. Nach Ablauf können sich Ehrenamtliche weder anmelden noch austragen. Geben Sie eine negative Zahl ein, damit die Anmeldung auch nach Beginn des Gottesdienstes offen bleibt. Lassen Sie das Feld leer oder löschen Sie es, damit es keinen Anmeldeschluss gibt.
  • Bestätigungs-Workflow -- wählen Sie einen Bestätigungs-Workflow für Dienstzuweisungen, um die Dienstanfragen dieses Plans per E-Mail und Text nachzuverfolgen, bis jede Ehrenamtliche bzw. jeder Ehrenamtliche zusagt oder absagt. Wenn Sie Ehrenamtliche im veröffentlichten Plan benachrichtigen, erhält jede neue Anfrage eine eigene Karte auf dem Board dieses Workflows, und ein Hinweis über dem Benachrichtigungslink lautet „Neue Anfragen verwenden den Bestätigungs-Workflow.“ Belassen Sie es bei Bestehende Zuweisungsbenachrichtigungen verwenden, um die üblichen Benachrichtigungen beizubehalten. In der Liste erscheinen nur aktive Bestätigungs-Workflows; erstellen Sie einen solchen zuerst unter Serving > Workflows.
  • Ehrenamtsnamen auf der Anmeldeseite anzeigen -- wenn aktiviert, können angemeldete Ehrenamtliche auf der Anmeldeseite von B1.church sehen, wer sich für jede Position bereits eingetragen hat. Namen werden Besuchern, die nicht angemeldet sind, nie angezeigt.
  • Vorgemerkt -- blendet Zuweisungen vor Ehrenamtlichen aus, bis Sie bereit sind, den Plan zu veröffentlichen.
  • Automatisch einen Ersatz suchen, wenn ein Ehrenamtlicher absagt -- wenn aktiviert, kontaktiert B1 automatisch die nächste verfügbare Person aus der Teamliste und fragt, ob sie dienen kann, falls ein zugewiesener Ehrenamtlicher seine Position ablehnt. Dies wiederholt sich die Liste hinab, bis jemand zusagt, sodass Ihre Positionen ohne manuelle Nachfassung besetzt bleiben.
Tipp

Auf der Anmeldeseite für Mitglieder sind die offenen Positionen jedes Plans nach Kategorie und dann nach Name aufgelistet. Mitglieder sehen jede kommende Woche mit offenen Positionen, sofern Sie nicht unter Einstellungen > Ehrenamtliche Anmeldung die Option Nur die nächste Woche jedes Planungstyps anzeigen aktivieren.

Erinnerungen an Ehrenamtliche​

B1 kann Ehrenamtliche automatisch vor den Gottesdiensten erinnern, für die sie eingeplant sind, sodass Sie Ihr Team nicht jede Woche einzeln verfolgen müssen. Erinnerungen gehen an alle Eingeplanten -- sowohl an diejenigen, die bestätigt haben, als auch an diejenigen, die noch nicht geantwortet haben. Ausnahme ist eine Anfrage, die über einen Bestätigungs-Workflow gesendet wurde: Diese Ehrenamtlichen erhalten Erinnerungen erst, nachdem sie zugesagt haben, da der Workflow das Nachfassen bis dahin übernimmt. Jede Erinnerungs-E-Mail enthält die Position(en) des Ehrenamtlichen, das Gottesdienstdatum, die Notizen des Plans und Ihre individuelle Nachricht.

Timing und Inhalt der Erinnerungen werden pro Planungstyp festgelegt, sodass jede Art von Gottesdienst ihren eigenen Zeitplan haben kann.

  1. Wählen Sie im Bereich Serving den Dienst, der den Planungstyp enthält.
  2. Klicken Sie in der Liste Planungstypen neben dem Planungstyp auf Bearbeiten.
  3. Klappen Sie den Abschnitt Erinnerungen auf und aktivieren Sie Erinnerungen für Pläne dieses Typs senden.
  4. Wählen Sie unter Wann sollen Erinnerungen gesendet werden? bis zu drei Zeitpunkte: 7 Tage vorher, 3 Tage vorher, 2 Tage vorher, 1 Tag vorher oder Am Tag selbst.
  5. Legen Sie die Uhrzeit fest, zu der die Erinnerungen gesendet werden.
  6. Fügen Sie optional eine Nachricht hinzu. Lassen Sie das Feld leer, um den Standardtext der Erinnerung zu verwenden.
  7. Wählen Sie unter Senden über Push, E-Mail und, falls Ihre Kirche einen Texting-Anbieter verbunden hat, Text.
  8. Klicken Sie auf Erinnerungen speichern.

Erinnerungen sind für einen Planungstyp ausgeschaltet, bis Sie sie einschalten.

Tipp

Ehrenamtliche, die noch nicht bestätigt haben, erhalten in der Erinnerungs-E-Mail direkt die Schaltflächen Annehmen und Ablehnen, sodass sie ohne Anmeldung antworten können.

Textnachrichten als Erinnerung​

Die Option Text erscheint nur, wenn Ihre Kirche einen Texting-Anbieter verbunden hat. Texte werden über den Texting-Anbieter Ihrer Kirche versendet, und jeder Text kann Ihre Kirche Geld kosten. Ein Ehrenamtlicher erhält eine Text-Erinnerung nur, wenn er unter seinen Benachrichtigungseinstellungen die Textnachrichten aktiviert hat und in seinem Profil eine Mobilnummer hinterlegt ist. Jeder Text beginnt mit dem Namen Ihrer Kirche, besteht aus einer einzigen SMS und endet mit „Antworten Sie mit STOP, um sich abzumelden.“ Wer mit STOP antwortet, erhält keine Texte mehr von Ihrer Kirche. Damit STOP-Antworten B1 erreichen, fügen Sie die Eingehende (STOP) Webhook-URL aus Ihren Texting-Einstellungen in den eingehenden Nachrichten-Webhook Ihres Anbieters ein.

Um allen Eingeplanten über einen Datumsbereich sofort eine Textnachricht zu senden, verwenden Sie Ehrenamtliche per Text anschreiben in der Plan-Übersicht.

Info

Jede Erinnerung wird einmal gesendet. Text-Erinnerungen werden zusätzlich zu Push und E-Mail gesendet, nicht stattdessen.

Gruppen einem Planungstyp zuordnen​

Unterhalb der Planliste auf der Seite des Planungstyps können Sie im Abschnitt Zugeordnete Gruppen festlegen, welche Gruppen die Pläne dieses Planungstyps über ihren Mitgliederbereich sehen können. So machen Sie die kommenden Gottesdienste schnell den richtigen Teams bekannt, ohne ihnen Administratorzugriff zu geben.

  1. Klicken Sie auf der Seite des Planungstyps oben auf Zugeordnete Gruppen (oder scrollen Sie zu diesem Abschnitt).
  2. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen und wählen Sie eine Gruppe aus der Auswahlliste.
  3. Wählen Sie in der Spalte Zeigt aus, ob Mitglieder dieser Gruppe für diesen Planungstyp Nur vergangene Pläne, Nur bevorstehende Pläne oder Vergangene und bevorstehende Pläne sehen sollen.
  4. Wiederholen Sie dies, um weitere Gruppen zuzuordnen, oder klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um eine Gruppe zu entfernen.
Info

Nur Gruppen, die als Standard markiert sind, erscheinen in der Auswahl. Mitglieder einer zugeordneten Gruppe sehen die Pläne dieses Planungstyps automatisch auf der Seite der Gruppe im B1-Mitgliederbereich, beschränkt auf den von Ihnen gewählten Zeitraum.

Handelt es sich bei den Plänen um Lessons.church-Lektionen, sehen Mitglieder der zugeordneten Gruppe zusätzlich auf der Gruppenseite eine Karte Lektion dieser Woche (Kernaussage, Vers und eine Frage für Eltern). Ordnen Sie hier eine Elterngruppe zu und stellen Sie den Filter auf Nur vergangene Pläne, damit die heutige Lektion enthalten ist. Ehrenamtsteams verwenden in der Regel Nur bevorstehende Pläne oder Vergangene und bevorstehende Pläne.

Pläne drucken​

Sie können einen Plan an Ihr Team verteilen, indem Sie ihn drucken. Öffnen Sie den Plan und klicken Sie oben auf der Seite auf Drucken, um eine druckbare Version zu erzeugen, die Zuweisungen und den Gottesdienstablauf enthält. Oben im Ausdruck erscheint das Kirchenlogo (das Logo für helle Hintergründe aus Website > Erscheinungsbild, sofern Sie eines hochgeladen haben) mit dem Namen Ihrer Kirche darunter sowie dem Namen des Plans, damit einzelne Seiten leicht zuzuordnen sind. Das ist nützlich zum Verteilen bei Proben oder zum Aushängen in einem Gemeinschaftsbereich.

Info

Pläne sind nach Diensten organisiert. Achten Sie darauf, den richtigen Reiter des Dienstes auszuwählen, bevor Sie Pläne erstellen oder ansehen.

Nächste Schritte​

  • Nutzen Sie die Plan-Übersicht, um alle kommenden Zuweisungen über mehrere Wochen in einem Raster zu sehen, unbesetzte Positionen zu erkennen und Ehrenamtliche direkt aus dem Raster zuzuweisen
  • Speichern Sie die Struktur eines Plans als Planvorlage, damit Sie sie mit einem Klick auf künftige Pläne anwenden können
  • Erstellen Sie Ihre Gottesdienstordnung mit Liedern, Lesungen und anderen Elementen
  • Fügen Sie Lieder aus Ihrer Bibliothek direkt in die Gottesdienstordnung ein
  • Verwenden Sie Aufgaben, um Teammitgliedern Nachfassaufgaben zuzuweisen
  • Zeigen Sie aktuelle Lerninhalte mit Digital Signage auf einem Fernseher in der Lobby an