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Dienstpläne

Dienstpläne organisieren wer dient und wann. Jeder Plan ist an ein bestimmtes Datum und einen bestimmten Dienst gebunden, was es einfach macht, Ihre Freiwilligteams Woche für Woche zu koordinieren und sicherzustellen, dass jeder Dienst vollständig besetzt ist.

Bevor Sie beginnen

  • Richten Sie Ihre Dienste und Teams im Bereich „Dienste" ein
  • Stellen Sie sicher, dass Freiwillige zu Ihrem Verzeichnis hinzugefügt wurden und Teams zugewiesen wurden

Pläne zugreifen​

  1. Gehen Sie zu Dienste aus dem Hauptmenü.
  2. Wählen Sie eine Dienst-Registerkarte oben auf der Seite.
  3. Klicken Sie auf einen Plantyp, um die Liste der Pläne für diesen Typ anzuzeigen.
  4. Klicken Sie auf einen bestimmten Plan, um ihn zu öffnen.
Info

Vollständiger Admin-Zugriff ist nicht erforderlich, um Pläne zu verwalten. Jeder, der Mitglied eines Dienstes ist, kann zu Dienste navigieren und Pläne für seinen eigenen Dienst erstellen, bearbeiten und planen, ohne die Berechtigung "Plans Edit" zu benötigen. Redaktoren mit der Rolle „Plans Edit" können Pläne über jeden Dienst hinweg verwalten.

Erstellen Sie einen Plan​

  1. Klicken Sie in der Plantyp-Ansicht auf New Plan.
  2. Geben Sie dem Plan einen Namen oder verwenden Sie das Datum als Namen. Wählen Sie das Datum für den Dienst.
  3. Wenn Sie aus einem vorherigen Plan kopieren möchten, wählen Sie nur Positionen oder Positionen und Aufträge. Wenn Sie nicht kopieren möchten, wählen Sie nichts aus. Sie können auch die Dienstordnung aus meinem vorherigen Plan kopieren.
  4. Speichern Sie den Plan. Sie können jetzt mit der Zuweisung von Teammitgliedern beginnen und die Dienstordnung erstellen.

Die Seite „Plan Details"​

Wenn Sie einen Plan öffnen, werden zwei Registerkarten angezeigt:

  • Assignments – Verwalten Sie, welche Teammitglieder diesem Plan zugewiesen sind. Sie können Personen aus Ihren bestehenden Teams hinzufügen und sehen, wer bestätigt hat oder noch ausstehend ist.
  • Service Order – Erstellen Sie die Dienstordnung mit Elementen wie Lobpreisliedern, Gebeten, Ankündigungen und der Predigt.

Weisen Sie Teammitglieder zu​

  1. Öffnen Sie einen Plan und gehen Sie zur Registerkarte Assignments.
  2. Klicken Sie auf add Position, um es zu erweitern. Füllen Sie die Informationen im Formular „Position hinzufügen" aus. Fügen Sie für den Kategorienamen eine beliebige Kategorie hinzu.
  3. Klicken Sie auf People Needed und wählen Sie Freiwillige aus, um diese Position zu besetzen.
  4. Fügen Sie Mitglieder aus Ihrem Team-Roster hinzu, indem Sie auf Add klicken.
  5. Zugewiesene Mitglieder werden unter ihrem Team mit ihrem Zuweisungsstatus angezeigt.
  6. Klicken Sie auf „Freiwillige benachrichtigen", um sie in der B1-App oder per E-Mail zu benachrichtigen.
Tipp

Richten Sie Ihre Teams in den Diensteinstellungen ein, bevor Sie Pläne erstellen. Auf diese Weise haben Sie einen bereiten Pool von Freiwilligen zur Auswahl.

Freiwilligenbenachrichtigungen​

B1 kann Freiwillige automatisch vor den Diensten benachrichtigen, zu denen sie eingeplant sind, sodass Sie Ihre Teams nicht jede Woche nachjagen müssen. Benachrichtigungen gehen an alle Geplanten – sowohl an diejenigen, die bestätigt haben, als auch an diejenigen, die noch nicht geantwortet haben – per E-Mail und als In-App-/Push-Benachrichtigung. Jede Benachrichtigung enthält die Position(en) des Freiwilligen, das Dienstdatum, die Plannotizen und Ihre benutzerdefinierte Nachricht.

Die Benachrichtigungszeitpunkt und der Inhalt werden pro Plantyp festgelegt, sodass jede Art von Dienst seinen eigenen Zeitplan beibehalten kann.

  1. Wählen Sie im Bereich Dienste den Dienst aus, der den Plantyp enthält.
  2. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) neben dem Plantyp.
  3. Im Abschnitt Reminders legen Sie Folgendes fest:
    • Reminder days before service – eine kommagetrennte Liste der Tage im Voraus zum Senden, zum Beispiel 7,1,0. Verwenden Sie 0, um eine Benachrichtigung am Tag des Dienstes zu senden. Lassen Sie dieses Feld leer, um Benachrichtigungen für diesen Plantyp auszuschalten.
    • Custom reminder message (optional) – zusätzlicher Text, der zur Benachrichtigung hinzugefügt wird, z. B. „Kommen Sie 30 Minuten früher an, um zu üben."
  4. Speichern Sie den Plantyp.

Neue Plantypen erinnern Freiwillige 2 Tage vor jedem Dienst standardmäßig, bis Sie dies ändern.

Tipp

Freiwillige, die noch nicht bestätigt haben, erhalten die Schaltflächen Accept und Decline direkt in der Erinnerungs-E-Mail, sodass sie antworten können, ohne sich anzumelden.

Info

Jede Benachrichtigung wird einmal gesendet. Pläne, die noch in Bleistift sind (noch nicht an das Team gesendet), lösen keine Benachrichtigungen aus.

Ordnen Sie Gruppen einem Plantyp zu​

Unterhalb der Planliste auf der Seite „Plantyp" können Sie im Abschnitt Groups festlegen, welche Gruppen die Pläne für diesen Plantyp in ihrem Mitgliederportal sehen können. Dies ist eine schnelle Möglichkeit, bevorstehende Dienste an die richtigen Teams zu vermitteln, ohne ihnen Admin-Zugriff zu geben.

  1. Scrollen Sie auf der Seite „Plantyp" nach unten zum Abschnitt Groups.
  2. Klicken Sie auf Add Group und wählen Sie eine Gruppe aus dem Dropdown.
  3. Wählen Sie in der Spalte Shows aus, ob Mitglieder dieser Gruppe Past, Future oder Both Pläne für diesen Plantyp sehen sollen.
  4. Wiederholen Sie den Vorgang, um zusätzliche Gruppen zuzuordnen, oder klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um eine Gruppe zu entfernen.
Info

Nur Gruppen, die als Standard gekennzeichnet sind, werden in der Auswahl angezeigt. Mitglieder einer zugeordneten Gruppe sehen automatisch die Pläne dieses Plantyps auf der Registerkarte Plans im B1-Mitgliederportal – begrenzt auf das Fenster Vergangenheit/Zukunft/Beides, das Sie ausgewählt haben.

Drucken Sie Pläne​

Sie können einen Plan zur Weitergabe an Ihr Team ausdrucken. Öffnen Sie den Plan, öffnen Sie die Registerkarte „Service Order" und verwenden Sie die Option Print, um eine druckbare Version zu generieren, die Aufträge und die Dienstordnung enthält. Dies ist nützlich, um bei Durchlaufproben auszuteilen oder in einem gemeinsamen Bereich zu posten.

Info

Pläne sind nach Dienst organisiert. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der korrekten Dienst-Registerkarte befinden, bevor Sie Pläne erstellen oder ansehen.

Nächste Schritte​

  • Verwenden Sie die Planübersicht, um alle bevorstehenden Aufträge über mehrere Wochen in einem Raster anzuzeigen und ungefüllte Positionen zu identifizieren – und weisen Sie Freiwillige direkt aus dem Raster zu
  • Speichern Sie die Struktur eines Plans als Plan Template, damit Sie ihn in einem Klick auf zukünftige Pläne einstempeln können
  • Erstellen Sie Ihre Dienstordnung mit Liedern, Lesungen und anderen Elementen
  • Fügen Sie Lieder aus Ihrer Bibliothek direkt in die Dienstordnung ein
  • Verwenden Sie Aufgaben, um Follow-up-Aktionselemente Teammitgliedern zuzuweisen