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Planübersicht

Die Planübersicht bietet Ihnen einen Überblick über alle Ihre Freiwilligen-Zuweisungen über mehrere Servicedaten auf einmal. Anstatt jeden Plan einzeln zu öffnen, können Sie in einem Raster sehen, wer in jeder Position über kommende Wochen dient -- und Sie können schnell alle Lücken erkennen, die noch gefüllt werden müssen.

Bevor Sie beginnen

  • Erstellen Sie mindestens ein Ministerium und einen Plantyp im Dienst-Bereich
  • Erstellen Sie Servicepläne mit Daten und Freiwilligen-Zuweisungen
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Freiwilligen zu Ihrem Adressbuch hinzugefügt wurden

Zugriff auf die Übersicht​

  1. Öffnen Sie in B1 Admin das Sprungmenü (die Suchleiste oben links), erweitern Sie Dienst und klicken Sie auf Pläne.
  2. Wählen Sie oben auf der Seite eine Ministerium-Registerkarte aus.
  3. Klicken Sie neben dem Plantyp in der Liste Plantypen auf Übersicht oder öffnen Sie den Plantyp und klicken Sie oben auf der Seite auf Übersicht.

Die Übersicht bezieht sich auf den Plantyp, aus dem Sie sie geöffnet haben. Klicken Sie oben in der Übersicht auf den Namen des Plantyps, um zurück zu dessen Planliste zu gelangen.

Das Übersicht-Raster lesen​

Die Übersicht zeigt ein Raster an, in dem:

  • Zeilen jede Position darstellen (z. B. "Musik: Gitarre", "Tech: Projektion"), gruppiert nach Kategorie
  • Spalten bevorstehende Servicedaten darstellen (z. B. "14. April", "21. April")
  • Zellen den Namen des Freiwilligen anzeigen, der dieser Position an diesem Datum zugewiesen ist

Zellen, die rot hervorgehoben sind, sind unfüllt -- kein Freiwilliger wurde noch zugewiesen. Dies erleichtert das Erkennen von Besetzungslücken auf einen Blick, ohne jeden Plan einzeln zu öffnen.

Tipp

Freiwilligennamen werden in verkürztem Format angezeigt (Vorname und Nachnamensanfangsbuchstabe, z. B. "John D."), um das Raster kompakt zu halten, wenn Sie viele Positionen haben.

Freiwillige direkt aus der Übersicht zuweisen​

Sie müssen nicht einzelne Pläne öffnen, um leere Plätze zu füllen. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle im Raster, um ein Zuweisungs-Panel für diese Position und dieses Datum zu öffnen. Von dort aus können Sie:

  • Eine Person aus Ihrem Team auswählen, um sie der Position zuzuweisen
  • Klicken Sie auf Entfernen neben jemandem, der bereits zugewiesen ist, um ihn aus diesem Platz zu entfernen
  • Speichern Sie die Änderung, ohne die Übersicht zu verlassen

Dies ermöglicht es, einen gesamten Zeitplan in einem Durchgang zu besetzen -- arbeiten Sie über Wochen und Positionen hinweg, ohne einzelne Pläne zu navigieren.

Auto-Planung aus der Übersicht​

Klicken Sie auf Auto-Planung, damit B1 alle offenen, unfüllten Plätze im aktuellen Raster auf einmal füllt. Für jeden sichtbaren Plan zieht es Kandidaten aus der Gruppe, die mit jeder Position verknüpft ist, und füllt leere Plätze automatisch, wobei es meldet, wie viele der sichtbaren Pläne es füllen konnte. Pläne werden einzeln nacheinander gefüllt, damit derselbe Freiwillige nicht über zwei Daten in derselben Phase doppelt gebucht wird.

Info

Auto-Planung füllt nur Plätze, die bereits leer sind -- es ersetzt nie eine vorhandene Zuordnung.

E-Mail an alle eingeplanten Freiwilligen​

Klicken Sie auf Freiwillige per E-Mail benachrichtigen, um eine Benachrichtigung an jeden Freiwilligen zu senden, der überall im aktuell gefilterten Datumsbereich und im Ministerium zugewiesen ist, anstatt Plan für Plan zu versenden. B1 meldet, wie viele E-Mails gesendet wurden und wie viele fehlgeschlagen sind.

Alle eingeplanten Freiwilligen per Text erreichen​

Wenn Ihre Kirche einen Texting-Anbieter verbunden hat und Sie sowohl Pläne bearbeiten als auch Texte senden dürfen, erscheint oben in der Übersicht die Schaltfläche Freiwillige texten.

  1. Klicken Sie auf Freiwillige texten.
  2. Der Dialog zeigt an, wie viele Freiwillige die Nachricht erhalten (z. B. "12 von 14 Freiwilligen erhalten diesen Text"), sowie wie viele sich von Texten abgemeldet haben und wie viele keine Telefonnummer hinterlegt haben.
  3. Geben Sie Ihre Nachricht ein. Sie können auf einen Platzhalter klicken, um den Namen jedes Freiwilligen oder den Namen Ihrer Kirche einzufügen.
  4. Klicken Sie auf Senden. B1 meldet, wie viele Texte gesendet wurden.

Jeder im Datumsbereich eingeplante Freiwillige erhält einen Text an die Mobilnummer in seinem Profil, auch wenn er an mehreren Daten dient. Personen, die sich eine Telefonnummer teilen (etwa ein Familientelefon), erhalten nur einen Text. Freiwillige, die auf einen früheren Text mit STOP geantwortet haben, werden übersprungen.

Info

Texte werden über den Texting-Anbieter Ihrer Kirche versendet, daher gelten dessen Preise. Wenn Ihrer Kirche die Textguthaben ausgehen, wird der Versand gestoppt und der Dialog informiert Sie darüber. Ein einzelner Versand erreicht höchstens 200 Freiwillige; grenzen Sie den Datumsbereich ein, wenn Sie mehr haben.

Zeitplan eines Freiwilligen hervorheben​

Verwenden Sie das Dropdown-Menü Hervorheben, um eine Person aus Ihrem Team auszuwählen -- jede Zelle, in der sie zugewiesen ist, wird im Raster hervorgehoben, damit Sie sehen können, wo sie bereits dient, bevor Sie sie einem anderen Platz hinzufügen. Wählen Sie Alle, um die Hervorhebung auszuschalten.

Filtern der Übersicht​

Sie können anpassen, was die Übersicht anzeigt, indem Sie die Steuerelemente über dem Raster verwenden. Das Raster wird sofort aktualisiert, sobald Sie sie ändern.

  • Alle Positionen / Nur unfüllt -- Wählen Sie Nur unfüllt, um Zeilen auszublenden, in denen jedes Datum bereits besetzt ist, damit Sie sich nur auf Positionen konzentrieren können, die noch einen Freiwilligen benötigen.
  • Startdatum / Enddatum -- Standardmäßig zeigt die Übersicht 12 Wochen in die Zukunft. Geben Sie benutzerdefinierte Daten ein, um den Bereich zu erweitern oder zu verengen.

In CSV exportieren​

Klicken Sie auf In CSV exportieren, um das aktuelle Raster als Tabellenkalkulation herunterzuladen. Der Export umfasst alle Positionen und Freiwilligen-Zuweisungen für den gefilterten Datumsbereich, was es einfach macht, diese mit Ministeriumsleitern zu teilen oder für Planungsbesprechungen auszudrucken.

Info

Der CSV-Export berücksichtigt alle aktuell angewendeten Filter -- nur die Daten und der im Raster angezeigte Plantyp sind im Download enthalten.

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