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Pläne Übersicht

Die Pläne-Übersicht bietet dir einen Überblick über alle deine Freiwilligenaufträge über mehrere Servicedaten auf einmal. Anstatt jeden Plan einzeln zu öffnen, kannst du sehen, wer in jeder Position über bevorstehende Wochen in einem einzelnen Raster dient - und schnell alle Lücken erkennen, die noch gefüllt werden müssen.

Bevor du beginnst

  • Erstelle mindestens ein Ministerium und einen Plantyp im Bereich Dienst
  • Erstelle Servicepläne mit Daten und Freiwilligenaufträgen
  • Stelle sicher, dass deine Freiwilligen zu deinem Personenverzeichnis hinzugefügt wurden

Zugriff auf die Übersicht​

  1. Navigiere von B1 Admin aus zu Dienst.
  2. Wähle eine Ministeriumsregisterkarte oben auf der Seite.
  3. Klicke auf einen Plantyp, um seine Planliste zu öffnen.
  4. Klicke auf die Schaltfläche Übersicht oben auf der Seite.

Lesen des Übersichtsrasters​

Die Übersicht zeigt ein Raster an, bei dem:

  • Zeilen stellen jede Position dar (z. B. "Musik: Gitarre", "Tech: Projektion"), gruppiert nach Kategorie
  • Spalten stellen bevorstehende Servicedaten dar (z. B. "14. April", "21. April")
  • Zellen zeigen den Namen des Freiwilligen, der dieser Position an diesem Datum zugewiesen ist

Zellen, die in rot hervorgehoben sind, sind leer - kein Freiwilliger wurde noch zugewiesen. Dies macht es einfach, Personalausfälle auf einen Blick zu sehen, ohne jeden Plan einzeln zu öffnen.

Tipp

Freiwilligennamen werden in einem verkürzten Format angezeigt (Vorname und Anfangsbuchstabe des Nachnamens, z. B. "John D."), um das Raster kompakt zu halten, wenn du viele Positionen hast.

Freiwillige direkt aus der Übersicht zuweisen​

Du musst nicht einzelne Pläne öffnen, um leere Stellen zu füllen. Klicke auf eine beliebige Zelle im Raster, um ein Zuweisungspanel für diese Position und dieses Datum zu öffnen. Von dort aus kannst du:

  • Eine Person aus deinem Team auswählen, um die Position zu besetzen
  • Klicke auf Entfernen neben jemandem, der bereits zugewiesen ist, um ihn aus diesem Slot zu ziehen
  • Speichere die Änderung, ohne die Übersicht zu verlassen

Dies macht es möglich, einen ganzen Zeitplan in einem Durchgang zu besetzen - arbeite über Wochen und Positionen hinweg, ohne einzelne Pläne zu durchlaufen.

Automatische Planung aus der Übersicht​

Klicke auf Auto-Schedule, um B1 jeden offenen, ungefüllten Slot im aktuellen Raster auf einmal zu füllen. Für jeden Plan in der Ansicht werden Kandidaten aus der Gruppe gezogen, die mit jeder Position verknüpft ist, und leere Slots werden automatisch gefüllt. Es wird gemeldet, wie viele der sichtbaren Pläne gefüllt werden konnten. Pläne werden nacheinander gefüllt, damit der gleiche Freiwillige in einem Durchgang nicht über zwei Daten doppelt gebucht ist.

Info

Die automatische Planung füllt nur leere Slots - sie ersetzt nie eine vorhandene Zuordnung.

E-Mail an alle Eingeplanten​

Klicke auf E-Mail-Freiwillige, um alle Freiwilligen, die in der aktuell gefilterten Datumsbereich und im Ministerium irgendwo zugewiesen sind, in einer Aktion zu benachrichtigen, anstatt Plan für Plan zu versenden. B1 meldet, wie viele E-Mails gesendet wurden und wie viele fehlgeschlagen sind.

Horchst Du einen Freiwilligenplan auf​

Verwende das Dropdown-Menü Highlight, um eine Person aus deinem Team auszuwählen - jede Zelle, in der sie zugewiesen ist, wird im Raster aufgerufen, damit du sehen kannst, überall dort, wo sie bereits dienen, bevor du sie einem anderen Slot hinzufügst. Wähle Alle, um die Hervorhebung auszuschalten.

Filterung der Übersicht​

Du kannst anpassen, was die Übersicht zeigt, indem du die Filtersteuerlemente oben verwendest:

  • Start-Datum / End-Datum -- Standardmäßig zeigt die Übersicht 12 Wochen in die Zukunft. Gib benutzerdefinierte Daten ein, um den Bereich zu erweitern oder einzugrenzen.
  • Ministerium -- Wechsle zu einem anderen Ministerium, ohne die Übersicht zu verlassen.
  • Plantyp -- Filtere einen bestimmten Plantyp innerhalb des ausgewählten Ministeriums.
  • Nur ungefüllt -- Aktiviere dies, um Zeilen auszublenden, bei denen jedes Datum bereits gefüllt ist, damit du dich nur auf Positionen konzentrieren kannst, die noch einen Freiwilligen brauchen.

Klicke auf Filter, nachdem du Änderungen vorgenommen hast, um das Raster zu aktualisieren.

In CSV exportieren​

Klicke auf CSV exportieren, um das aktuelle Raster als Tabellenkalkulation herunterzuladen. Der Export umfasst alle Positionen und Freiwilligenaufträge für den gefilterten Datumsbereich, was es einfach macht, mit Ministeriumsleitern zu teilen oder zum Ausdrucken für Planungssitzungen auszudrucken.

Info

Der CSV-Export gibt alle Filter wieder, die derzeit angewendet werden - nur die Daten und der Plantyp, der im Raster angezeigt wird, sind im Download enthalten.

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