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Planübersicht

Die Planübersicht gibt Ihnen einen Vogelperspektiven-Überblick über alle Ihre Freiwilligen-Zuweisungen über mehrere Servicezeiten auf einmal. Anstatt jeden Plan einzeln zu öffnen, können Sie sehen, wer in jeder Position über die kommenden Wochen hinweg in einem einzelnen Gitter dient -- und schnell Lücken erkennen, die noch ausgefüllt werden müssen.

Bevor Sie anfangen

  • Erstellen Sie mindestens eine Ministerium und einen Plantyp im Dienstleistungsbereich
  • Erstellen Sie Servicepläne mit Daten und Freiwilligenaufgaben
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Freiwilligen zu Ihrem Personenverzeichnis hinzugefügt wurden

Zugriff auf den Überblick​

  1. Navigieren Sie von Dienst aus zum Hauptmenü in B1 Admin.
  2. Wählen Sie eine Ministeriums-Registerkarte oben auf der Seite.
  3. Klicken Sie auf einen Plantyp, um seine Planliste zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Überblick oben auf der Seite.

Lesen des Überblicksgitters​

Der Überblick zeigt ein Gitter, in dem:

  • Zeilen jede Position (z.B. "Musik: Gitarre", "Technologie: Projektion") gruppiert nach Kategorie darstellen
  • Spalten bevorstehende Servicezeiten darstellen (z.B. "14. April", "21. April")
  • Zellen den Namen des Freiwilligen anzeigen, dem diese Position an diesem Datum zugewiesen ist

Zellen, die in Rot hervorgehoben sind, sind unfilled -- kein Freiwilliger wurde noch zugewiesen. Dies macht es einfach, Personalausfallzeiten auf einen Blick zu sehen, ohne jeden Plan einzeln zu öffnen.

Tipp

Freiwilligennamen werden in verkürztem Format angezeigt (Vorname und Nachname-Initiale, z.B. "John D."), um das Gitter kompakt zu halten, wenn Sie viele Positionen haben.

Direkte Zuweisung von Freiwilligen aus dem Überblick​

Sie müssen keine einzelnen Pläne öffnen, um leere Stellen zu füllen. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle im Gitter, um ein Zuweisungsfenster für diese Position und Datum zu öffnen. Von dort aus können Sie:

  • Wählen Sie eine Person aus Ihrem Team, um ihr die Position zuzuweisen
  • Klicken Sie auf Entfernen neben jemandem, der bereits zugewiesen ist, um ihn von dieser Stelle zu ziehen
  • Speichern Sie die Änderung, ohne den Überblick zu verlassen

Dies macht es möglich, einen ganzen Zeitplan in einem Durchgang zu staffeln -- arbeiten Sie über Wochen und Positionen hinweg, ohne einzelne Pläne hin und her zu navigieren.

Automatische Planung aus dem Überblick​

Klicken Sie auf Automatische Planung, um B1 zu lassen, jede leere, unfilled Stelle im aktuellen Gitter auf einmal zu füllen. Für jeden Plan in der Ansicht zieht er Kandidaten aus der Gruppe, die mit jeder Position verknüpft ist, und füllt leere Stellen automatisch aus und meldet, wie viele der sichtbaren Pläne er füllen konnte. Pläne werden einzeln gefüllt, sodass dieselbe Freiwillige nicht über zwei Daten im selben Durchgang doppelt reserviert wird.

Info

Die automatische Planung füllt nur bereits leere Stellen -- sie ersetzt nie eine vorhandene Zuordnung.

Emailing aller geplanten Personen​

Klicken Sie auf Freiwillige per E-Mail benachrichtigen, um eine Benachrichtigung an jeden Freiwilligen zu senden, der überall im aktuell gefilterten Datumsbereich und Ministerium zugewiesen ist, in einer Aktion, anstatt Plan-für-Plan per E-Mail zu senden. B1 meldet, wie viele E-Mails versendet wurden und wie viele fehlgeschlagen sind.

Hervorhebung des Zeitplans eines Freiwilligen​

Verwenden Sie das Dropdown Hervorheben, um eine Person aus Ihrem Team auszuwählen -- jede Zelle, in der sie zugewiesen ist, wird im Gitter hervorgehoben, sodass Sie überall sehen können, wo sie bereits dienen, bevor Sie sie einer anderen Stelle hinzufügen. Wählen Sie Alle, um die Hervorhebung auszuschalten.

Filtern des Überblicks​

Sie können anpassen, was der Überblick zeigt, indem Sie die Filtersteuerelemente oben verwenden:

  • Startdatum / Enddatum -- Standardmäßig zeigt der Überblick 12 Wochen in die Zukunft. Geben Sie benutzerdefinierte Daten ein, um den Bereich zu erweitern oder einzuengen.
  • Ministerium -- Wechseln Sie zu einem anderen Ministerium, ohne den Überblick zu verlassen.
  • Plantyp -- Filtern Sie auf einen bestimmten Plantyp innerhalb des gewählten Ministeriums.
  • Nur unfilled -- Schalten Sie dies ein, um Zeilen zu verbergen, in denen jedes Datum bereits gefüllt ist, damit Sie sich nur auf Positionen konzentrieren können, die noch einen Freiwilligen benötigen.

Klicken Sie nach Änderungen auf Filter, um das Gitter zu aktualisieren.

Exportieren zu CSV​

Klicken Sie auf CSV exportieren, um das aktuelle Gitter als Tabelle herunterzuladen. Der Export enthält alle Positionen und Freiwilligenaufgaben für den gefilterten Datumsbereich, was es einfach macht, sie mit Ministerialsführern zu teilen oder zum Ausdrucken für Planungssitzungen.

Info

Der CSV-Export spiegelt alle aktuell angewendeten Filter wider -- nur die im Gitter angezeigten Daten und Plantypen sind im Download enthalten.

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