Hopp til hovedinnhold

Planoversikt

Planoversikten gir deg et fugleperspektiv på alle oppgavene til frivillige over flere gudstjenestedatoer samtidig. I stedet for å åpne hver plan for seg kan du se hvem som tjenestegjør i hver posisjon over kommende uker i ett enkelt rutenett -- og raskt oppdage hull som fortsatt må fylles.

Før du begynner

  • Opprett minst ett tjenesteområde og én plantype i Tjeneste-området
  • Opprett gudstjenesteplaner med datoer og tildelte frivillige
  • Kontroller at de frivillige er lagt til i personregisteret

Åpne oversikten​

  1. Åpne Jump-menyen i B1 Admin (søkefeltet øverst til venstre), utvid Tjeneste og klikk på Planer.
  2. Velg en tjenesteområdefane øverst på siden.
  3. Klikk på Oversikt ved siden av plantypen i listen Plantyper, eller åpne plantypen og klikk på Oversikt øverst på siden.

Oversikten gjelder plantypen du åpnet den fra. Klikk på navnet til plantypen øverst i oversikten for å gå tilbake til planlisten.

Lese oversiktsrutenettet​

Oversikten viser et rutenett der:

  • Radene representerer hver posisjon (f.eks. «Musikk: Gitar», «Teknikk: Projeksjon») gruppert etter kategori
  • Kolonnene representerer kommende gudstjenestedatoer (f.eks. «14. apr», «21. apr»)
  • Cellene viser navnet på den frivillige som er tildelt posisjonen på den datoen

Celler som er uthevet i rødt, er ubesatte -- ingen frivillig er tildelt ennå. Dermed er det enkelt å se bemanningshull med et blikk uten å åpne hver plan for seg.

Tips

Navn på frivillige vises i forkortet form (fornavn og forbokstav i etternavnet, f.eks. «Ola N.») for å holde rutenettet kompakt når du har mange posisjoner.

Tildele frivillige direkte fra oversikten​

Du trenger ikke åpne enkeltplaner for å fylle tomme plasser. Klikk på en vilkårlig celle i rutenettet for å åpne et tildelingspanel for den posisjonen og datoen. Derfra kan du:

  • Velge en person fra laget ditt som skal tildeles posisjonen
  • Klikke på Fjern ved siden av en person som allerede er tildelt, for å ta vedkommende av plassen
  • Lagre endringen uten å forlate oversikten

Dermed kan du bemanne en hel turnus i én omgang -- arbeid på tvers av uker og posisjoner uten å gå inn og ut av enkeltplaner.

Automatisk planlegging fra oversikten​

Klikk på Planlegg automatisk for at B1 skal fylle alle ledige, ubesatte plasser i det gjeldende rutenettet på én gang. For hver plan i visningen henter den kandidater fra gruppen som er knyttet til hver posisjon, og fyller tomme plasser automatisk. Deretter rapporteres det hvor mange av de viste planene som ble fylt. Planene fylles én om gangen, slik at den samme frivillige ikke blir dobbeltbooket på to datoer i samme kjøring.

Info

Automatisk planlegging fyller bare plasser som allerede er tomme -- den erstatter aldri en eksisterende tildeling.

Sende e-post til alle som er satt opp​

Klikk på Send e-post til frivillige for å sende et varsel til alle frivillige som er tildelt noe sted i det filtrerte datoområdet og tjenesteområdet, i én handling i stedet for å sende e-post plan for plan. B1 rapporterer hvor mange e-poster som ble sendt, og hvor mange som mislyktes.

Sende tekstmelding til alle som er satt opp​

Hvis menigheten din har en tekstmeldingsleverandør koblet til, og du både kan redigere planer og sende tekstmeldinger, vises en knapp Send tekstmelding til frivillige øverst i oversikten.

  1. Klikk på Send tekstmelding til frivillige.
  2. Dialogen viser hvor mange frivillige som får meldingen (for eksempel «12 av 14 frivillige får denne meldingen»), i tillegg til hvor mange som har reservert seg mot tekstmeldinger, og hvor mange som ikke har et telefonnummer registrert.
  3. Skriv inn meldingen din. Du kan klikke på en plassholder for å sette inn navnet til hver frivillig eller navnet på menigheten din.
  4. Klikk på Send. B1 rapporterer hvor mange tekstmeldinger som ble sendt.

Hver frivillig som er satt opp i datoperioden får én tekstmelding på mobilnummeret på profilen sin, selv om de tjenestegjør på flere datoer. Personer som deler et telefonnummer (for eksempel en familietelefon) får bare én melding. Frivillige som svarte STOP på en tidligere melding, hoppes over.

Info

Tekstmeldinger sendes via menighetens egen tekstmeldingsleverandør, så prisene den har gjelder. Hvis menigheten er tom for tekstmeldingskreditt, stopper utsendingen, og dialogen forteller deg det. Én utsending når maks 200 frivillige; snever inn datoperioden hvis du har flere.

Utheve en frivilligs timeplan​

Bruk nedtrekksmenyen Utheve til å velge en person fra laget ditt -- alle celler der vedkommende er tildelt, markeres i rutenettet, slik at du ser hvor personen allerede tjenestegjør før du legger vedkommende til på en ny plass. Velg Alle for å slå utheving av.

Filtrere oversikten​

Du kan justere hva oversikten viser med kontrollene over rutenettet. Rutenettet oppdateres så snart du endrer dem.

  • Alle posisjoner / Bare ubesatte — Velg Bare ubesatte for å skjule rader der alle datoer allerede er fylt, slik at du kan fokusere på posisjoner som fortsatt trenger en frivillig.
  • Startdato / sluttdato -- Som standard viser oversikten 12 uker frem i tid. Skriv inn egne datoer for å utvide eller snevre inn området.

Eksportere til CSV​

Klikk på Eksporter CSV for å laste ned det gjeldende rutenettet som et regneark. Eksporten inneholder alle posisjoner og frivilligtildelinger for det filtrerte datoområdet, slik at det er lett å dele med tjenesteområdeledere eller skrive ut til planleggingsmøter.

Info

CSV-eksporten gjenspeiler de filtrene som er aktive akkurat nå -- bare datoene og plantypen som vises i rutenettet, tas med i nedlastingen.

Relaterte artikler​