Hopp til hovedinnhold

Oversikt over planer

Oversikten over planer gir deg et fugleperspektiv over alle frivillig-tildelingene dine på tvers av flere gudstjenestedatoer samtidig. I stedet for å åpne hver plan individuelt, kan du se hvem som tjenestegjør i hver posisjon på tvers av kommende uker i ett samlet rutenett — og raskt oppdage eventuelle hull som fortsatt må fylles.

Før du begynner

  • Opprett minst ett tjenesteområde (Ministry) og én plantype i Tjeneste-området
  • Opprett gudstjenesteplaner med datoer og frivillig-tildelinger
  • Sørg for at de frivillige er lagt til i personkatalogen

Åpne oversikten​

  1. Naviger til Tjeneste fra hovedmenyen i B1 Admin.
  2. Velg en tjenesteområde-fane øverst på siden.
  3. Klikk på en plantype for å åpne planlisten.
  4. Klikk på Oversikt-knappen nær toppen av siden.

Lese oversiktsrutenettet​

Oversikten viser et rutenett hvor:

  • Rader representerer hver posisjon (f.eks. «Musikk: Gitar», «Teknikk: Prosjeksjon») gruppert etter kategori
  • Kolonner representerer kommende gudstjenestedatoer (f.eks. «14. apr», «21. apr»)
  • Celler viser navnet på den frivillige som er tildelt den posisjonen på den datoen

Celler som er markert i rødt er ubesatte — ingen frivillig er tildelt ennå. Dette gjør det enkelt å se bemanningshull med et raskt blikk uten å åpne hver plan individuelt.

Tips

Navn på frivillige vises i et forkortet format (fornavn og forbokstav i etternavn, f.eks. «John D.») for å holde rutenettet kompakt når du har mange posisjoner.

Tildele frivillige direkte fra oversikten​

Du trenger ikke å åpne individuelle planer for å fylle tomme plasser. Klikk på en hvilken som helst celle i rutenettet for å åpne et tildelingspanel for den posisjonen og datoen. Derfra kan du:

  • Velge en person fra teamet ditt som skal tildeles posisjonen
  • Klikke Fjern ved siden av noen som allerede er tildelt for å fjerne dem fra den plassen
  • Lagre endringen uten å forlate oversikten

Dette gjør det mulig å bemanne en hel timeplan i én omgang — arbeide på tvers av uker og posisjoner uten å navigere inn og ut av individuelle planer.

Automatisk planlegging fra oversikten​

Klikk Automatisk planlegging for å la B1 fylle alle åpne, ubesatte plasser i gjeldende rutenett på én gang. For hver plan som vises, henter den kandidater fra gruppen knyttet til hver posisjon og fyller tomme plasser automatisk, og rapporterer hvor mange av de synlige planene den klarte å fylle. Planer fylles én om gangen, slik at den samme frivillige ikke blir dobbeltbooket på to datoer i samme omgang.

Info

Automatisk planlegging fyller kun plasser som allerede er tomme — den erstatter aldri en eksisterende tildeling.

Send e-post til alle planlagte​

Klikk E-post til frivillige for å sende et varsel til hver frivillig som er tildelt et sted som helst innenfor det gjeldende filtrerte datoområdet og tjenesteområdet, i én handling, i stedet for å sende e-post plan for plan. B1 rapporterer hvor mange e-poster som ble sendt og hvor mange som feilet.

Utheve en frivillig sin timeplan​

Bruk Uthev-nedtrekksmenyen for å velge en person fra teamet ditt — hver celle der de er tildelt blir fremhevet i rutenettet, slik at du kan se alle stedene de allerede tjenestegjør før du legger dem til en annen plass. Velg Alle for å slå av utheving.

Filtrere oversikten​

Du kan justere hva oversikten viser ved hjelp av filterkontrollene øverst:

  • Startdato / Sluttdato — Som standard viser oversikten 12 uker fremover i tid. Angi egendefinerte datoer for å utvide eller innsnevre perioden.
  • Tjenesteområde — Bytt til et annet tjenesteområde uten å forlate oversikten.
  • Plantype — Filtrer til en spesifikk plantype innenfor det valgte tjenesteområdet.
  • Kun ubesatte — Slå dette på for å skjule rader der alle datoer allerede er fylt, slik at du kan fokusere kun på posisjoner som fortsatt trenger en frivillig.

Klikk Filtrer etter at du har gjort endringer for å oppdatere rutenettet.

Eksportere til CSV​

Klikk Eksporter CSV for å laste ned gjeldende rutenett som et regneark. Eksporten inkluderer alle posisjoner og frivillig-tildelinger for det filtrerte datoområdet, noe som gjør det enkelt å dele med tjenesteledere eller skrive ut til planleggingsmøter.

Info

CSV-eksporten reflekterer hvilke filtre som til enhver tid er brukt — bare datoene og plantypen som vises i rutenettet, inkluderes i nedlastingen.

Relaterte artikler​