Hopp til hovedinnhold

Planoversikt

Planoversikten gir deg et fugleperspektiv over alle frivilliges tildelinger på tvers av flere tjenestesdatoer på en gang. I stedet for å åpne hver plan individuelt, kan du se hvem som tjener i hver stilling på tvers av kommende uker i et enkelt nett -- og raskt oppdage eventuelle hull som fortsatt trenger å fylles.

Før du begynner

  • Opprett minst ett ministerium og plantype på tjenesteområdet
  • Opprett tjenestedplaner med datoer og frivilligs tildelinger
  • Sikr at frivillige har blitt lagt til i menneskekatalogen

Tilgang til oversikten​

  1. Naviger til Tjener fra hovedmenyen i B1 Admin.
  2. Velg en ministeriets fane øverst på siden.
  3. Klikk på en plantype for å åpne listen over planer.
  4. Klikk Oversikt-knappen nær toppen av siden.

Lesing av oversiktnettet​

Oversikten viser et nett hvor:

  • Rader representerer hver stilling (f.eks. "Musikk: Gitar", "Tech: Projeksjon") gruppert etter kategori
  • Kolonner representerer kommende tjenestesdatoer (f.eks. "14. april", "21. april")
  • Celler viser navnet på frivilliges som er tildelt den stillingen på den datoen

Celler fremhevet i rødt er uutstyrt -- ingen frivillige har blitt tildelt ennå. Dette gjør det enkelt å se bemanningshull på et øyeblikk uten å åpne hver plan individuelt.

Tips

Frivilliges navn vises i et forkortet format (fornavn og etternavn initiale, f.eks. "John D.") for å holde nettet kompakt når du har mange posisjoner.

Tildeling av frivillige direkte fra oversikten​

Du trenger ikke å åpne individuelle planer for å fylle tomme plass. Klikk en celle i nettet for å åpne et tildelingspanel for den stillingen og datoen. Derfra kan du:

  • Velg en person fra teamet til å tildele stillingen
  • Klikk Fjern ved siden av alle som allerede er tildelt for å trekke dem ut av den plassen
  • Lagre endringen uten å forlate oversikten

Dette gjør det mulig å bemanne en helt timeplan på en gang -- arbeide på tvers av uker og posisjoner uten å navigere inn og ut av individuelle planer.

Auto-planlegging fra oversikten​

Klikk Auto-planlegg for å få B1 til å fylle hvert åpent, uutstyrt slot i det gjeldende nettet på en gang. For hver plan i visningen trekker den kandidater fra gruppen knyttet til hver stilling og fyller tomme plass automatisk, og rapporterer hvor mange av de synlige planene den kunne fylles. Planer fylles en av gangen slik at samme frivillige ikke er dobbeltbooket på tvers av to datoer i samme pass.

Info

Auto-planlegg fyller bare plass som allerede er tomme -- den erstatter aldri en eksisterende tildelelse.

E-posting av alle planlagte​

Klikk E-post frivillige for å sende en melding til hver frivillige som er tildelt hvor som helst i det gjeldende filtrerte datointervallet og ministeriet, i en handling, i stedet for e-post plan-for-plan. B1 rapporterer hvor mange e-poster som ble sendt og hvor mange som mislyktes.

Markering av en frivilligs timeplan​

Bruk Uthev-rullegardinmenyen for å velge en person fra teamet -- hver celle hvor de er tildelt kalles ut i nettet, slik at du kan se hvor de allerede tjener før du legger dem til en annen slot. Velg Alle for å slå uthevingen av.

Filtrering av oversikten​

Du kan justere hva oversikten viser ved hjelp av filterkontrollene øverst:

  • Startdato / sluttdato -- Som standard viser oversikten 12 uker framover. Skriv inn egendefinerte datoer for å utvide eller begrense området.
  • Ministerium -- bytt til et annet ministerium uten å forlate oversikten.
  • Plantype -- filtrer til en bestemt plantype innen det valgte ministeriet.
  • Bare uutstyrt -- Slå dette på for å skjule rader der hver dato allerede er fyllt, slik at du kan fokusere bare på posisjoner som fortsatt trenger en frivillig.

Klikk Filter etter å gjøre endringer for å oppdatere nettet.

Eksport til CSV​

Klikk Eksport CSV for å laste ned det gjeldende nettet som et regneark. Eksporten inkluderer alle posisjoner og frivilligs tildelinger for det filtrerte datointervallet, noe som gjør det enkelt å dele med ministeriledere eller skrive ut for planleggingsmøter.

Info

CSV-eksporten gjenspeiler uansett filtre som er for øyeblikket brukt -- bare datoene og plantypene som vises i nettet er inkludert i nedlastingen.

Relaterte artikler​