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Resumen de Planes

El Resumen de Planes te ofrece una vista panorámica de todas tus asignaciones de voluntarios en varias fechas de servicio a la vez. En lugar de abrir cada plan individualmente, puedes ver quién está sirviendo en cada posición durante las próximas semanas en una sola cuadrícula, y detectar rápidamente cualquier vacante que aún necesite llenarse.

Antes de Comenzar

  • Crea al menos un Ministerio y un Tipo de Plan en el área de Servicio
  • Crea planes de servicio con fechas y asignaciones de voluntarios
  • Asegúrate de que tus voluntarios se hayan agregado a tu directorio de personas

Acceder al Resumen​

  1. Navega a Servicio desde el menú principal en B1 Admin.
  2. Selecciona una pestaña de ministerio en la parte superior de la página.
  3. Haz clic en un tipo de plan para abrir su lista de planes.
  4. Haz clic en el botón Resumen cerca de la parte superior de la página.

Leer la Cuadrícula del Resumen​

El resumen muestra una cuadrícula donde:

  • Las filas representan cada posición (por ejemplo, "Música: Guitarra", "Técnico: Proyección") agrupadas por categoría
  • Las columnas representan las próximas fechas de servicio (por ejemplo, "14 de abr", "21 de abr")
  • Las celdas muestran el nombre del voluntario asignado a esa posición en esa fecha

Las celdas resaltadas en rojo no están cubiertas: aún no se ha asignado ningún voluntario. Esto facilita ver de un vistazo las vacantes de personal sin abrir cada plan individualmente.

tip

Los nombres de los voluntarios se muestran en un formato abreviado (nombre e inicial del apellido, por ejemplo, "Juan D.") para mantener la cuadrícula compacta cuando tienes muchas posiciones.

Asignar Voluntarios Directamente desde el Resumen​

No necesitas abrir planes individuales para llenar espacios vacíos. Haz clic en cualquier celda de la cuadrícula para abrir un panel de asignación para esa posición y fecha. Desde allí puedes:

  • Seleccionar una persona de tu equipo para asignarla a la posición
  • Hacer clic en Eliminar junto a cualquier persona ya asignada para retirarla de ese espacio
  • Guardar el cambio sin salir del resumen

Esto hace posible cubrir todo un horario en una sola pasada: trabaja en varias semanas y posiciones sin entrar y salir de los planes individuales.

Programación Automática desde el Resumen​

Haz clic en Programación Automática para que B1 llene todos los espacios abiertos y sin cubrir en la cuadrícula actual a la vez. Para cada plan visible, toma candidatos del grupo vinculado a cada posición y llena los espacios vacíos automáticamente, informando cuántos de los planes visibles pudo llenar. Los planes se llenan uno a la vez para que el mismo voluntario no quede doblemente reservado en dos fechas dentro de la misma pasada.

info

La Programación Automática solo llena espacios que ya están vacíos; nunca reemplaza una asignación existente.

Enviar Correo a Todos los Programados​

Haz clic en Enviar Correo a Voluntarios para enviar una notificación a todos los voluntarios asignados en cualquier parte del rango de fechas y ministerio actualmente filtrado, en una sola acción, en lugar de enviar correos plan por plan. B1 informa cuántos correos se enviaron y cuántos fallaron.

Resaltar el Horario de un Voluntario​

Usa el menú desplegable Resaltar para elegir una persona de tu equipo: cada celda donde está asignada se destaca en la cuadrícula, para que puedas ver todos los lugares donde ya está sirviendo antes de agregarla a otro espacio. Elige Todos para desactivar el resaltado.

Filtrar el Resumen​

Puedes ajustar lo que muestra el resumen usando los controles de filtro en la parte superior:

  • Fecha de Inicio / Fecha de Fin — De forma predeterminada, el resumen muestra 12 semanas hacia el futuro. Ingresa fechas personalizadas para ampliar o reducir el rango.
  • Ministerio — Cambia a un ministerio diferente sin salir del resumen.
  • Tipo de Plan — Filtra a un tipo de plan específico dentro del ministerio seleccionado.
  • Solo sin cubrir — Activa esto para ocultar las filas donde cada fecha ya está cubierta, de modo que puedas enfocarte solo en las posiciones que aún necesitan un voluntario.

Haz clic en Filtrar después de hacer cambios para actualizar la cuadrícula.

Exportar a CSV​

Haz clic en Exportar CSV para descargar la cuadrícula actual como una hoja de cálculo. La exportación incluye todas las posiciones y asignaciones de voluntarios para el rango de fechas filtrado, lo que facilita compartirla con líderes de ministerio o imprimirla para reuniones de planificación.

info

La exportación CSV refleja los filtros que estén aplicados en ese momento; solo las fechas y el tipo de plan mostrados en la cuadrícula se incluyen en la descarga.

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