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Panoramica dei piani

La panoramica dei piani ti offre una visione d'insieme di tutti i tuoi incarichi di volontari su più date di servizio in una sola volta. Invece di aprire ogni piano individualmente, puoi vedere chi sta servendo in ogni posizione su tutte le settimane imminenti in una sola griglia -- e identificare rapidamente eventuali lacune che devono ancora essere riempite.

Prima di iniziare

  • Crea almeno un Ministero e un Tipo di piano nell'area Servizio
  • Crea piani di servizio con date e incarichi di volontari
  • Assicurati che i tuoi volontari siano stati aggiunti alla tua directory di persone

Accesso alla panoramica​

  1. Accedi a Servizio dal menu principale in B1 Admin.
  2. Seleziona una scheda del ministero nella parte superiore della pagina.
  3. Fai clic su un tipo di piano per aprire il suo elenco di piani.
  4. Fai clic sul pulsante Panoramica vicino alla parte superiore della pagina.

Lettura della griglia di panoramica​

La panoramica visualizza una griglia dove:

  • Le righe rappresentano ogni posizione (ad es. "Musica: chitarra", "Tech: proiezione") raggruppate per categoria
  • Le colonne rappresentano le date di servizio imminenti (ad es. "14 aprile", "21 aprile")
  • Le celle mostrano il nome del volontario assegnato a quella posizione in quella data

Le celle evidenziate in rosso sono vuote -- nessun volontario è stato assegnato ancora. Questo rende facile vedere gli spazi di personale a colpo d'occhio senza aprire ogni piano individualmente.

Suggerimento

I nomi dei volontari sono mostrati in un formato abbreviato (nome e iniziale del cognome, ad es. "John D.") per mantenere la griglia compatta quando hai molte posizioni.

Assegnazione di volontari direttamente dalla panoramica​

Non è necessario aprire i piani individuali per riempire gli slot vuoti. Fai clic su qualsiasi cella nella griglia per aprire un pannello di assegnazione per quella posizione e data. Da lì puoi:

  • Selezionare una persona dal tuo team da assegnare alla posizione
  • Fai clic su Rimuovi accanto a chiunque sia già assegnato per rimuoverlo da quello slot
  • Salva la modifica senza uscire dalla panoramica

Questo rende possibile dotare di personale un intero programma in un unico passaggio -- lavora su settimane e posizioni senza navigare dentro e fuori dai piani individuali.

Auto-Scheduling dalla panoramica​

Fai clic su Auto-Scheduling per fare in modo che B1 riempia ogni slot aperto e vuoto nella griglia attuale in una sola volta. Per ogni piano in vista, estrae i candidati dal gruppo collegato a ogni posizione e riempie gli slot vuoti automaticamente, riferendo quanti dei piani visibili è riuscito a riempire. I piani vengono compilati uno alla volta in modo che lo stesso volontario non sia doppiamente prenotato su due date nello stesso passaggio.

Info

Auto-Schedule riempie solo gli slot che sono già vuoti -- non sostituisce mai un'assegnazione esistente.

Invio di e-mail a tutti gli assegnati​

Fai clic su Email Volunteers per inviare una notifica a ogni volontario assegnato ovunque nell'intervallo di date e ministero attualmente filtrato, in un'azione, piuttosto che inviare un'email piano per piano. B1 riporta quante email sono state inviate e quante hanno fallito.

Evidenziazione della pianificazione di un volontario​

Usa il menu a discesa Evidenzia per selezionare una persona dal tuo team -- ogni cella dove sono assegnati è chiamata nella griglia, in modo che tu possa vedere ovunque stiano già servendo prima di aggiungerli a un altro slot. Scegli Tutti per disattivare l'evidenziazione.

Filtro della panoramica​

Puoi regolare ciò che la panoramica mostra utilizzando i controlli di filtro nella parte superiore:

  • Data inizio / Data fine -- Per impostazione predefinita, la panoramica mostra 12 settimane nel futuro. Inserisci date personalizzate per espandere o restringere l'intervallo.
  • Ministero -- Passa a un ministero diverso senza uscire dalla panoramica.
  • Tipo di piano -- Filtra a un tipo di piano specifico all'interno del ministero selezionato.
  • Solo vuoti -- Attiva questa opzione per nascondere le righe dove ogni data è già compilata, in modo da concentrarsi solo sulle posizioni che ancora hanno bisogno di un volontario.

Fai clic su Filtro dopo aver apportato modifiche per aggiornare la griglia.

Esportazione su CSV​

Fai clic su Esporta CSV per scaricare la griglia attuale come foglio di calcolo. L'esportazione include tutte le posizioni e gli incarichi di volontari per l'intervallo di date filtrato, rendendo facile condividere con i leader del ministero o stampare per le riunioni di pianificazione.

Info

L'esportazione CSV riflette i filtri attualmente applicati -- solo le date e il tipo di piano mostrati nella griglia sono inclusi nel download.

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