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Panoramica dei Piani

La Panoramica dei Piani offre una visione d'insieme di tutte le assegnazioni dei volontari su più date di servizio contemporaneamente. Invece di aprire ogni piano singolarmente, puoi vedere chi presta servizio in ogni posizione nelle settimane successive in un'unica griglia — e individuare rapidamente eventuali lacune ancora da coprire.

Prima di Iniziare

  • Crea almeno un Ministero e un Tipo di Piano nell'area Servizio
  • Crea piani di servizio con date e assegnazioni di volontari
  • Assicurati che i tuoi volontari siano stati aggiunti alla tua directory delle persone

Accedere alla Panoramica​

  1. Vai su Servizio dal menu principale in B1 Admin.
  2. Seleziona una scheda ministero nella parte superiore della pagina.
  3. Clicca su un tipo di piano per aprirne l'elenco dei piani.
  4. Clicca sul pulsante Panoramica vicino alla parte superiore della pagina.

Leggere la Griglia della Panoramica​

La panoramica mostra una griglia in cui:

  • Le righe rappresentano ogni posizione (ad esempio, "Musica: Chitarra", "Tecnica: Proiezione") raggruppate per categoria
  • Le colonne rappresentano le prossime date di servizio (ad esempio, "14 apr", "21 apr")
  • Le celle mostrano il nome del volontario assegnato a quella posizione in quella data

Le celle evidenziate in rosso non sono coperte — nessun volontario è ancora stato assegnato. Questo rende facile individuare a colpo d'occhio le lacune di personale senza dover aprire ogni piano singolarmente.

Suggerimento

I nomi dei volontari sono mostrati in un formato abbreviato (nome e iniziale del cognome, ad esempio "Mario R.") per mantenere la griglia compatta quando ci sono molte posizioni.

Assegnare Volontari Direttamente dalla Panoramica​

Non è necessario aprire i singoli piani per coprire gli slot vuoti. Clicca su qualsiasi cella della griglia per aprire un pannello di assegnazione per quella posizione e data. Da lì puoi:

  • Selezionare una persona dal tuo team da assegnare alla posizione
  • Cliccare su Rimuovi accanto a chiunque sia già assegnato per toglierlo da quello slot
  • Salvare la modifica senza uscire dalla panoramica

Questo rende possibile organizzare il personale per un intero calendario in un solo passaggio — lavorando su settimane e posizioni senza dover entrare e uscire dai singoli piani.

Assegnazione Automatica dalla Panoramica​

Clicca su Assegnazione Automatica per far sì che B1 riempia tutti gli slot aperti e non coperti nella griglia corrente in una sola volta. Per ogni piano visualizzato, il sistema attinge candidati dal gruppo collegato a ciascuna posizione e riempie automaticamente gli slot vuoti, riportando quanti dei piani visibili è riuscito a coprire. I piani vengono riempiti uno alla volta in modo che lo stesso volontario non venga prenotato due volte in date diverse nello stesso passaggio.

Info

L'Assegnazione Automatica riempie solo gli slot già vuoti — non sostituisce mai un'assegnazione esistente.

Inviare un'Email a Tutti gli Assegnati​

Clicca su Invia Email ai Volontari per inviare una notifica a ogni volontario assegnato in qualsiasi punto dell'intervallo di date e del ministero attualmente filtrati, in un'unica azione, invece di inviare email piano per piano. B1 riporta quante email sono state inviate e quante non sono andate a buon fine.

Evidenziare il Calendario di un Volontario​

Usa il menu a tendina Evidenzia per scegliere una persona dal tuo team — ogni cella in cui è assegnata viene messa in risalto nella griglia, così puoi vedere ovunque stia già prestando servizio prima di aggiungerla a un altro slot. Scegli Tutti per disattivare l'evidenziazione.

Filtrare la Panoramica​

Puoi regolare ciò che la panoramica mostra usando i controlli di filtro nella parte superiore:

  • Data Inizio / Data Fine — Per impostazione predefinita, la panoramica mostra le 12 settimane future. Inserisci date personalizzate per ampliare o restringere l'intervallo.
  • Ministero — Passa a un ministero diverso senza uscire dalla panoramica.
  • Tipo di Piano — Filtra per un tipo di piano specifico all'interno del ministero selezionato.
  • Solo non coperti — Attiva questa opzione per nascondere le righe in cui ogni data è già coperta, così puoi concentrarti solo sulle posizioni che necessitano ancora di un volontario.

Clicca su Filtra dopo aver apportato modifiche per aggiornare la griglia.

Esportazione in CSV​

Clicca su Esporta CSV per scaricare la griglia corrente come foglio di calcolo. L'esportazione include tutte le posizioni e le assegnazioni dei volontari per l'intervallo di date filtrato, rendendo facile condividerla con i responsabili di ministero o stamparla per le riunioni di pianificazione.

Info

L'esportazione CSV riflette qualsiasi filtro attualmente applicato — nel download sono incluse solo le date e il tipo di piano mostrati nella griglia.

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