Piani di Servizio

I piani di servizio organizzano chi sta servendo e quando. Ogni piano è legato a una data e un ministero specifici, rendendo facile coordinare i tuoi team di volontari settimana per settimana e garantire che ogni servizio sia completamente coperto.

Prima di Iniziare

• Configura i tuoi ministeri e team nell'area di Servizio
• Assicurati che i volontari siano stati aggiunti alla tua directory di persone e assegnati ai team

Accesso ai Piani

1. Naviga a Serving (Servizio) dal menu principale.
2. Seleziona una scheda del ministero nella parte superiore della pagina.
3. Fai clic su un tipo di piano per vedere l'elenco dei piani per quel tipo.
4. Fai clic su un piano specifico per aprirlo.

Info

L'accesso completo da amministratore non è necessario per gestire i piani. Chiunque sia membro di un ministero può navigare a Servizio e creare, modificare e programmare piani per il proprio ministero senza richiedere l'autorizzazione Plans Edit (Modifica Piani). Gli editor con il ruolo Plans Edit possono gestire piani su ogni ministero.

Creazione di un Piano

1. Dalla vista del tipo di piano, fai clic su New Plan (Nuovo Piano).
2. Dai al piano un nome o usa la data come nome. Seleziona la data del servizio.
3. Se desideri copiare da un piano precedente, scegli solo le posizioni o le posizioni e gli incarichi. Se non vuoi copiare, non scegliere nulla. Puoi anche copiare l'ordine di servizio dal mio piano precedente.
4. Salva il piano. Puoi ora iniziare ad assegnare i membri del team e creare l'ordine di servizio.

La Pagina dei Dettagli del Piano

Quando apri un piano, vedrai due schede:

• Assignments (Incarichi) -- Gestisci quali membri del team sono assegnati a questo piano. Puoi aggiungere persone dai tuoi team esistenti e vedere chi ha confermato o è ancora in sospeso.
• Service Order (Ordine di Servizio) -- Costruisci l'ordine di servizio con elementi come canzoni di culto, preghiere, annunci e il sermone.

Assegnazione dei Membri del Team

1. Apri un piano e vai alla scheda Assignments (Incarichi).
2. Fai clic su add Position (aggiungi Posizione) per espanderla. Compila le informazioni nel modulo aggiungi una posizione. Per il nome della categoria aggiungi la categoria che preferisci.
3. Fai clic su People Needed (Persone Necessarie) e scegli i volontari per riempire quella posizione.
4. Aggiungi membri dal tuo roster del team facendo clic su Add (Aggiungi).
5. I membri assegnati compariranno sotto il loro team con il loro stato di incarico.
6. Fai clic su notifica ai volontari per notificarli nell'app B1 o via e-mail.

Suggerimento

Configura i tuoi team nelle impostazioni del ministero prima di creare i piani. In questo modo, avrai un pool pronto di volontari da cui assegnare.

Promemoria per i Volontari

B1 può ricordare automaticamente ai volontari i servizi per i quali sono programmati, in modo che tu non debba inseguire il tuo team ogni settimana. I promemoria vanno a tutti programmati -- sia a coloro che hanno confermato sia a coloro che non hanno ancora risposto -- tramite e-mail e come notifica in-app/push. Ogni promemoria include le posizioni del volontario, la data del servizio, le note del piano e il tuo messaggio personalizzato.

La tempistica e il contenuto dei promemoria vengono impostati per tipo di piano, quindi ogni tipo di servizio può mantenere il suo programma.

1. Dall'area Serving (Servizio), seleziona il ministero che contiene il tipo di piano.
2. Fai clic sull'icona edit (pencil) (modifica) accanto al tipo di piano.
3. Nella sezione Reminders (Promemoria), imposta:
   • Reminder days before service (Giorni di promemoria prima del servizio) -- un elenco separato da virgole di quanti giorni prima inviare, ad esempio 7,1,0. Usa 0 per inviare un promemoria il giorno del servizio. Lascia questo campo vuoto per disattivare i promemoria per questo tipo di piano.
   • Custom reminder message (Messaggio di promemoria personalizzato) (facoltativo) -- testo aggiuntivo aggiunto al promemoria, ad esempio "Arriva 30 minuti prima per provare."
4. Salva il tipo di piano.

Per impostazione predefinita, i nuovi tipi di piano ricordano ai volontari 2 giorni prima di ogni servizio fino a quando non modifichi questo.

Suggerimento

I volontari che non hanno ancora confermato ottengono i pulsanti Accept (Accetta) e Decline (Rifiuta) direttamente all'interno dell'e-mail di promemoria, in modo che possano rispondere senza accedere.

Info

Ogni promemoria viene inviato una volta. I piani che sono ancora in matita (non ancora inviati al team) non attivano promemoria.

Associazione di Gruppi a un Tipo di Piano

Sotto l'elenco dei piani nella pagina del tipo di piano, la sezione Groups (Gruppi) ti consente di decidere quali gruppi possono visualizzare i piani per questo tipo di piano dal loro portale dei membri. Questo è un modo veloce per mostrare i servizi imminenti ai team giusti senza dare loro accesso amministrativo.

1. Nella pagina del tipo di piano, scorri verso il basso fino alla sezione Groups (Gruppi).
2. Fai clic su Add Group (Aggiungi Gruppo) e seleziona un gruppo dal menu a discesa.
3. Nella colonna Shows (Mostra), scegli se i membri di quel gruppo dovrebbero vedere i piani Past (Passati), Future (Futuri) o Both (Entrambi) per questo tipo di piano.
4. Ripeti per associare ulteriori gruppi, o fai clic sull'icona del cestino per rimuovere un gruppo.

Info

Nella selezione compaiono solo i gruppi contrassegnati come Standard. I membri di un gruppo associato vedono automaticamente i piani di questo tipo di piano nella scheda Plans (Piani) nel portale dei membri di B1. Limitato alla finestra passata/futura/entrambi che hai selezionato.

Stampa dei Piani

Puoi stampare un piano per la distribuzione al tuo team. Apri il piano, apri la scheda dell'ordine di servizio e usa l'opzione Print (Stampa) per generare una versione stampabile che include gli incarichi e l'ordine di servizio. Questo è utile per distribuire durante le prove o affiggere in un'area comune.

Info

I piani sono organizzati per ministero. Assicurati di essere sulla scheda del ministero corretto prima di creare o visualizzare i piani.

Passaggi Successivi

• Usa la Plans Overview (Panoramica dei Piani) per vedere tutti gli incarichi imminenti su più settimane in un'unica griglia e individuare le posizioni non occupate. Assegna i volontari direttamente dalla griglia.
• Salva la struttura di un piano come Plan Template (Modello di Piano) in modo da poterlo applicare ai piani futuri in un solo clic
• Crea il tuo Service Order (Ordine di Servizio) con canzoni, letture e altri elementi
• Aggiungi canzoni dalla tua libreria direttamente all'ordine di servizio
• Usa Tasks (Compiti) per assegnare elementi d'azione di follow-up ai membri del team