Piani di Servizio

I piani di servizio organizzano chi sta servendo e quando. Ogni piano è legato a una data e un ministero specifici, rendendo facile coordinare i tuoi team di volontari settimana dopo settimana e assicurarsi che ogni servizio sia completamente staffato.

Prima di Iniziare

• Configura i tuoi ministeri e team nell'area Serving
• Assicurati che i volontari siano stati aggiunti alla tua directory di persone e assegnati ai team

Accesso ai Piani

1. Vai a Serving dal menu principale.
2. Seleziona una scheda di ministero in alto della pagina.
3. Fai clic su un tipo di piano per vedere l'elenco dei piani per quel tipo.
4. Fai clic su un piano specifico per aprirlo.

Info

L'accesso amministrativo completo non è richiesto per gestire i piani. Chiunque sia un membro di un ministero può andare a Serving e creare, modificare e programmazione piani per il proprio ministero senza aver bisogno del permesso Plans Edit. Gli editori con il ruolo Plans Edit possono gestire piani in tutti i ministeri.

Creazione di un Piano

1. Dalla vista del tipo di piano, fai clic su New Plan.
2. Dai un nome al piano o usa la data come nome. Seleziona la date per il servizio.
3. Se desideri copiare da un piano precedente, scegli posizioni solo o posizioni e assegnamenti. Se non desideri copiare, non scegliere nulla. Puoi anche copiare l'ordine di servizio dal mio piano precedente.
4. Salva il piano. Ora puoi iniziare ad assegnare i membri del team e costruire l'ordine di servizio.

La Pagina di Dettaglio del Piano

Quando apri un piano, vedrai due schede:

• Assignments -- Gestisci quali membri del team sono assegnati a questo piano. Puoi aggiungere persone dai tuoi team esistenti e vedere chi ha confermato o è ancora in sospeso.
• Service Order -- Crea l'ordine di servizio con elementi come canzoni di adorazione, preghiere, annunci e il sermone.

Assegnamento dei Membri del Team

1. Apri un piano e vai alla scheda Assignments.
2. Fai clic su add Position per espanderla. Compila le informazioni nel modulo aggiungi una posizione. Per il nome della categoria aggiungi la categoria che preferisci.
3. Fai clic su People Needed e scegli i volontari per riempire quella posizione.
4. Aggiungi membri dal tuo elenco di team facendo clic su Add.
5. I membri assegnati appariranno sotto il loro team con il loro stato di assegnazione.
6. Fai clic notifica volontari per notificarli all'interno dell'app B1 o via email.

Ogni posizione mostra un chip di conteggio (ad esempio, "2/3") così puoi vedere quanti posti sono riempiti a colpo d'occhio. In alto nella scheda Assignments, una barra di progresso e un chip di riepilogo ("X di Y posizioni riempite") mostra il tuo staffing generale per il piano, passando a Fully staffed una volta che ogni posizione è coperta.

Suggerimento

Configura i tuoi team nelle impostazioni del ministero prima di creare piani. In questo modo, avrai un pool pronto di volontari da cui assegnare.

Impostazioni del Piano

Ogni piano ha impostazioni aggiuntive che puoi configurare facendo clic sull'icona di modifica (matita) sul piano. Questi includono:

• Signup Deadline — il numero di ore prima del servizio quando le iscrizioni dei volontari si chiudono. Immetti un numero negativo per mantenere le iscrizioni aperte dopo l'orario di inizio del servizio.
• Show volunteer names on signup page — quando selezionato, i volontari possono vedere chi altro è già iscritto per ogni posizione.
• Penciled in — nasconde gli assegnamenti dai volontari finché non sei pronto a pubblicare il programma.
• Automatically schedule a replacement when a volunteer declines — quando selezionato, se un volontario assegnato rifiuta la sua posizione B1 contatterà automaticamente la prossima persona disponibile sulla lista del tuo team e chiederà se può servire. Questo continua lungo l'elenco finché qualcuno accetta, mantenendo i tuoi posti riempiti senza follow-up manuale.

Promemoria ai Volontari

B1 può ricordare automaticamente ai volontari i servizi a cui sono programmati in modo da non dover inseguire il tuo team ogni settimana. I promemoria vanno a tutti programmati — sia coloro che hanno confermato che coloro che non hanno ancora risposto — via email e come notifica in-app/push. Ogni promemoria include le posizioni del volontario, la data del servizio, le note del piano e il tuo messaggio personalizzato.

Il timing e il contenuto del promemoria sono impostati per tipo di piano, in modo che ogni tipo di servizio possa mantenere il proprio programma.

1. Dall'area Serving, seleziona il ministero che contiene il tipo di piano.
2. Fai clic sull'icona di modifica (matita) accanto al tipo di piano.
3. Nella sezione Reminders, imposta:
   • Reminder days before service — un elenco separato da virgole di quanti giorni prima inviare, ad esempio 7,1,0. Usa 0 per inviare un promemoria nel giorno del servizio. Lascialo vuoto per disattivare i promemoria per questo tipo di piano.
   • Custom reminder message (opzionale) — testo aggiuntivo aggiunto al promemoria, come "Arriva 30 minuti prima per fare una prova."
4. Salva il tipo di piano.

I nuovi tipi di piano ricordano ai volontari 2 giorni prima di ogni servizio per impostazione predefinita finché non lo modifichi.

Suggerimento

I volontari che non hanno ancora confermato ricevono i pulsanti Accept e Decline direttamente nell'email del promemoria, in modo che possono rispondere senza effettuare il login.

Info

Ogni promemoria viene inviato una volta. I piani che sono ancora matita (non ancora inviati al team) non attivano i promemoria.

Associazione dei Gruppi con un Tipo di Piano

Sotto l'elenco dei piani nella pagina del tipo di piano, la sezione Groups ti permette di decidere quali gruppi possono vedere i piani per questo tipo di piano dal loro portale dei membri. Questo è un modo veloce per far emergere i prossimi servizi ai team giusti senza dar loro accesso admin.

1. Nella pagina del tipo di piano, scorri fino alla sezione Groups.
2. Fai clic su Add Group e scegli un gruppo dal menu a discesa.
3. Nella colonna Shows, scegli se i membri di quel gruppo dovrebbero vedere piani Past, Future o Both per questo tipo di piano.
4. Ripeti per associare gruppi aggiuntivi, o fai clic sull'icona del cestino per rimuovere un gruppo.

Info

Solo i gruppi taggati come Standard appaiono nel selezionatore. I membri di un gruppo associato vedono automaticamente i piani di questo tipo di piano sulla pagina del gruppo nel portale dei membri di B1 — limitato alla finestra passato/futuro/entrambi che hai selezionato.

Se i piani sono lezioni di Lessons.church, i membri del gruppo associato vedono anche una scheda This week's lesson sulla pagina del gruppo (linea inferiore, versetto e una domanda per i genitori). Associa un gruppo di genitori qui e imposta il filtro su Past in modo che la lezione di oggi sia inclusa. I team di volontari in genere usano Future o Both.

Stampa dei Piani

Puoi stampare un piano per la distribuzione al tuo team. Apri il piano, apri la scheda ordine di servizio e usa l'opzione Print per generare una versione stampabile che includa assegnamenti e ordine di servizio. Questo è utile per distribuire ai prove o affiggere in un'area comune.

Info

I piani sono organizzati per ministero. Assicurati di essere sulla scheda del ministero corretto prima di creare o visualizzare i piani.

Prossimi Passaggi

• Usa Plans Overview per vedere tutti i prossimi assegnamenti attraverso più settimane in una griglia e individuare posizioni non riempite — e assegna i volontari direttamente dalla griglia
• Salva la struttura di un piano come Plan Template in modo da poter stamparlo sui piani futuri in un clic
• Costruisci il tuo Service Order con canzoni, letture e altri elementi
• Aggiungi canzoni dalla tua libreria direttamente nell'ordine di servizio
• Usa Tasks per assegnare elementi di azione di follow-up ai membri del team
• Visualizza il contenuto della lezione corrente su una TV in lobby con Digital Signage