Piani di servizio

I piani di servizio organizzano chi sta servendo e quando. Ogni piano è legato a una data e un ministero specifici, rendendo facile coordinare i tuoi team di volontari settimana per settimana e assicurare che ogni servizio sia completamente staffato.

Prima di iniziare

• Configura i tuoi ministeri e team nell'area Serving
• Assicurati che i volontari siano stati aggiunti alla tua directory di persone e assegnati ai team

Accesso ai piani

1. Vai a Serving dal menu principale.
2. Seleziona una scheda ministero in alto della pagina.
3. Fai clic su un tipo di piano per vedere l'elenco dei piani per quel tipo.
4. Fai clic su un piano specifico per aprirlo.

Info

L'accesso completo admin non è necessario per gestire i piani. Chiunque sia membro di un ministero può navigare a Serving e creare, modificare e programmare piani per il proprio ministero senza aver bisogno dell'autorizzazione Plans Edit. I redattori con il ruolo Plans Edit possono gestire piani in ogni ministero.

Creazione di un piano

1. Dalla vista del tipo di piano, fai clic su Nuovo piano.
2. Dai al piano un nome o usa la data come nome. Seleziona la data per il servizio.
3. Se desideri copiare da un piano precedente, scegli solo le posizioni o le posizioni e gli incarichi. Se non desideri copiare, scegli solo niente. Puoi anche copiare l'ordine di servizio dal mio piano precedente.
4. Salva il piano. Puoi ora iniziare ad assegnare i membri del team e a costruire l'ordine di servizio.

La pagina dei dettagli del piano

Quando apri un piano, vedrai due schede:

• Incarichi -- Gestisci quali membri del team sono assegnati a questo piano. Puoi aggiungere persone dai tuoi team esistenti e vedere chi ha confermato o è ancora in sospeso.
• Ordine di servizio -- Costruisci l'ordine di servizio con elementi come canzoni di adorazione, preghiere, annunci e il sermone.

Assegnazione di membri del team

1. Apri un piano e vai alla scheda Incarichi.
2. Fai clic su aggiungi Posizione per espanderlo. Riempi le informazioni nel modulo aggiungi una posizione. Per il nome della categoria aggiungi qualsiasi categoria ti piaccia.
3. Fai clic su Persone necessarie e scegli i volontari per riempire quella posizione.
4. Aggiungi membri dal tuo roster di team facendo clic su Aggiungi.
5. I membri assegnati appariranno sotto il loro team con il loro stato di incarico.
6. Fai clic notifica volontari per notificarli nell'app B1 o via email.

Ogni posizione mostra un chip di conteggio (ad esempio, "2/3") in modo da poter vedere quanti spot sono riempiti in uno sguardo. In alto alla scheda Incarichi, una barra di progresso e un chip di riepilogo ("X di Y posizioni riempite") mostrano il tuo staffing generale per il piano, passando a Completamente staffato una volta che ogni posizione è coperta.

Suggerimento

Configura i tuoi team nelle impostazioni del ministero prima di creare piani. In questo modo, avrai un pool pronto di volontari da assegnare.

Impostazioni del piano

Ogni piano ha impostazioni aggiuntive che puoi configurare facendo clic sull'icona modifica (matita) sul piano. Questi includono:

• Scadenza iscrizione — il numero di ore prima del servizio quando i ringraziamenti dei volontari si chiudono. Immetti un numero negativo per mantenere i ringraziamenti aperti dopo l'ora di inizio del servizio.
• Mostra nomi di volontari sulla pagina di iscrizione — quando selezionato, i volontari possono vedere chi è già iscritto per ogni posizione.
• Messo in matita — nasconde gli incarichi dai volontari finché non sei pronto a pubblicare il programma.
• Programma automaticamente una sostituzione quando un volontario rifiuta — quando selezionato, se un volontario assegnato rifiuta la sua posizione B1 contatterà automaticamente la prossima persona disponibile sul roster del team e chiederà se può servire. Questo continua lungo l'elenco fino a quando qualcuno non accetta, mantenendo le tue posizioni riempite senza follow-up manuale.

Promemoria volontari

B1 può ricordare automaticamente ai volontari in anticipo i servizi per cui sono programmati, quindi non devi rincorrere il tuo team ogni settimana. I promemoria vanno a tutti programmati — sia coloro che hanno confermato che coloro che non hanno ancora risposto — via email e come notifica in-app/push. Ogni promemoria include le posizioni del volontario, la data del servizio, le note del piano e il tuo messaggio personalizzato.

I tempi e il contenuto del promemoria sono impostati per tipo di piano, quindi ogni tipo di servizio può mantenere il suo programma.

1. Dall'area Serving, seleziona il ministero che contiene il tipo di piano.
2. Fai clic sull'icona modifica (matita) accanto al tipo di piano.
3. Nella sezione Promemoria, imposta:
   • Giorni promemoria prima del servizio — un elenco separato da virgole di quanti giorni in anticipo per inviare, ad esempio 7,1,0. Usa 0 per inviare un promemoria il giorno del servizio. Lascia questo campo vuoto per disattivare i promemoria per questo tipo di piano.
   • Messaggio promemoria personalizzato (facoltativo) — testo extra aggiunto al promemoria, come "Arriva 30 minuti prima per provare".
4. Salva il tipo di piano.

I nuovi tipi di piano ricordano ai volontari 2 giorni prima di ogni servizio per impostazione predefinita finché non cambi questo.

Suggerimento

I volontari che non hanno ancora confermato ottengono i pulsanti Accetta e Rifiuta direttamente dentro l'email di promemoria, in modo che possano rispondere senza accedere.

Info

Ogni promemoria viene inviato una volta. I piani che sono ancora messi in matita (non ancora inviati al team) non attivano promemoria.

Associazione di gruppi a un tipo di piano

Sotto l'elenco dei piani sulla pagina del tipo di piano, la sezione Gruppi ti permette di decidere quali gruppi possono vedere i piani per questo tipo di piano dal loro portale membro. Questo è un modo veloce per far emergere i servizi imminenti ai team giusti senza dare loro accesso admin.

1. Sulla pagina del tipo di piano, scorri verso il basso alla sezione Gruppi.
2. Fai clic su Aggiungi gruppo e scegli un gruppo dal dropdown.
3. Nella colonna Mostra, scegli se i membri di quel gruppo dovrebbero vedere i piani Passati, Futuri o Entrambi per questo tipo di piano.
4. Ripeti per associare gruppi aggiuntivi, o fai clic sull'icona cestino per rimuovere un gruppo.

Info

Solo i gruppi taggati come Standard appaiono nel picker. I membri di un gruppo associato vedono automaticamente i piani di questo tipo di piano sulla scheda Piani nel portale membro B1 — limitato alla finestra passata/futura/entrambi che hai selezionato.

Stampa dei piani

Puoi stampare un piano per la distribuzione al tuo team. Apri il piano, Apri la scheda ordine di servizio e usa l'opzione Stampa per generare una versione stampabile che includa gli incarichi e l'ordine di servizio. Questo è utile per distribuire alle prove o pubblicare in un'area comune.

Info

I piani sono organizzati per ministero. Assicurati di essere sulla scheda del ministero corretta prima di creare o visualizzare i piani.

Prossimi passi

• Usa la Panoramica piani per vedere tutti gli incarichi imminenti in più settimane in una sola griglia e spot delle posizioni non riempite — e assegna volontari direttamente dalla griglia
• Salva la struttura di un piano come Modello di piano in modo da poterlo stampare sui piani futuri in un clic
• Costruisci il tuo Ordine di servizio con canzoni, letture e altri elementi
• Aggiungi canzoni dalla tua libreria direttamente nell'ordine di servizio
• Usa Attività per assegnare elementi d'azione di follow-up ai membri del team