서비스 계획
서비스 계획은 누가 봉사하고 언제 봉사하는지 정리합니다. 각 계획은 특정 날짜와 사역에 연결되므로 주마다 봉사 팀을 조율하고 모든 예배에 인원이 충분히 배정되었는지 쉽게 확인할 수 있습니다.
시작하기 전에
- Serving 영역에서 사역과 팀을 설정하세요
- 봉사자가 사람 디렉터리에 등록되어 있고 팀에 배정되었는지 확인하세요
계획 열기
- B1 Admin에서 Jump 메뉴(왼쪽 상단의 검색창)를 열고 Serving을 펼친 다음 Plans를 클릭합니다.
- 페이지 상단에서 사역 탭을 선택합니다.
- 계획 유형을 클릭하여 해당 유형의 계획 목록을 봅니다. 목록 위의 Upcoming과 Past를 사용하여 앞으로 있을 계획과 이전 계획을 전환할 수 있습니다. Upcoming에는 오늘부터의 계획이 가장 가까운 날짜순으로 표시되며, 날짜가 없는 계획은 맨 끝에 나옵니다. Past에는 이전 계획만 최신순으로 표시됩니다.
- 특정 계획을 클릭하여 엽니다.
각 계획 페이지에는 계획 유형과 Plans로 돌아가는 링크가 있으므로 브라우저의 뒤로 가기 버튼을 쓰지 않고도 위로 이동할 수 있습니다.
계획을 관리하는 데 전체 관리자 권한이 필요하지는 않습니다. 사역의 구성원이라면 누구나 Serving으로 이동하여 자신의 사역 계획을 만들고, 편집하고, 예약할 수 있으며 Plans Edit 권한은 필요하지 않습니다. Plans Edit 역할이 있는 편집자는 모든 사역의 계획을 관리할 수 있습니다.
계획 만들기
- 계획 유형 페이지 상단에서 New Plan을 클릭합니다.
- 계획 이름을 입력하거나 날짜를 이름으로 사용합니다. 예배 날짜를 선택합니다.
- 사역에 템플릿이 있으면 Start from template에서 템플릿을 골라 예배 순서, 자리, 메모를 한 번에 채울 수 있습니다.
- 그렇지 않고 이전 계획에서 복사하려면 Copy from Previous Plan을 사용하여 Positions Only 또는 Positions and Assignments를 선택합니다. 복사하지 않으려면 Nothing을 선택합니다. Copy Order of Service를 선택할 수도 있습니다. 이전 계획에서 복사하면 새 계획에도 해당 계획의 Notes, Signup Deadline, Show volunteer names on signup page, 자동 대체 설정이 유지되므로 매주 다시 입력하지 않아도 됩니다. 새 계획의 설정에서 이 값을 모두 변경할 수 있습니다.
- 복사하면서 여러 주의 계획을 한 번에 설정하려면 Repeat weekly for this many weeks에 숫자를 입력합니다(최대 12). B1은 이전 계획을 복사하여 주마다 계획 하나를 만듭니다. 계획 이름을 날짜로 지정한 경우 새 계획마다 각자의 날짜가 이름으로 지정됩니다.
- 선택 사항으로 **Signup Deadline (hours before service)**를 설정합니다. 새 계획은 이전 계획의 마감 시간으로 시작하며 여기에서 변경할 수 있습니다. 마감 시간을 두지 않으려면 비워 둡니다. 마감 시간이 계산되는 방식은 계획 설정을 참고하세요.
- 계획을 저장합니다. 이제 팀원을 배정하고 예배 순서를 작성할 수 있습니다.
Repeat weekly for this many weeks는 이전 계획에서 무언가(자리, 배정, 예배 순서)를 복사하는 동안에만 사용할 수 있습니다.
계획 상세 페이지
계획을 열면 계획 이름, 사역, 계획 유형, 예배 날짜가 Edit 및 Print 버튼과 함께 맨 위에 표시됩니다. 그 아래에는 모든 내용이 한 페이지에 있습니다.
- Order of Service -- 찬양, 기도, 공지, 설교 같은 요소로 예배 순서를 구성합니다.
- Serving Team Assignments -- 이 계획에 배정된 팀원을 관리합니다. 기존 팀에서 사람을 추가할 수 있고 누가 확인했는지 또는 아직 대기 중인지 볼 수 있습니다. 자리 위의 링크를 사용하면 계획의 Notes와 Times를 열 수 있습니다.
팀원 배정하기
- 계획을 열고 Serving Team Assignments까지 스크롤합니다.
- Add Position을 클릭합니다. 자리 추가 양식에 정보를 입력합니다. 카테고리 이름은 원하는 대로 입력하면 됩니다. 한 팀의 구성원만이 아니라 교회의 누구나 자리를 맡을 수 있게 하려면 Volunteer Group을 None으로 둡니다.
- People Needed를 클릭하고 이 자리를 맡을 봉사자를 선택합니다. 자리에 Volunteer Group이 지정되어 있으면 해당 그룹의 구성원 중에서 선택합니다. Volunteer Group이 None이면 대신 교회 전체에서 사람을 검색할 수 있습니다.
- Add를 클릭하여 팀 명단에서 구성원을 추가합니다.
- 배정된 구성원은 해당 팀 아래에 배정 상태와 함께 표시됩니다.
- 봉사자를 B1 앱 안에서 또는 이메일로 알리려면 notify volunteers를 클릭합니다. 계획이 확인 워크플로를 사용하는 경우 알림을 보내면 봉사자가 응답할 때까지 각 요청을 따라가며 후속 연락하는 워크플로 카드도 시작됩니다.
각 자리에는 "2/3"과 같은 개수 표시가 있어 채워진 자리 수를 한눈에 볼 수 있습니다. Serving Team Assignments 제목 아래에는 요약("X of Y positions filled")이 표시되어 계획 전체의 인원 현황과 아직 필요한 인원을 보여 주며, 모든 자리가 채워지면 Fully staffed로 바뀝니다.
계획을 만들기 전에 사역 설정에서 팀을 먼저 설정하세요. 그러면 배정할 수 있는 봉사자 풀이 미리 준비됩니다.
빈 계획에 자리 복사하기
계획에 자리가 아직 없고 같은 유형의 이전 계획이 있으면 Serving Team Assignments에 Copy from Previous Plan 링크가 나타납니다. Positions Only 또는 Positions and Assignments를 선택하면 이전 계획의 자리(및 봉사자)를 현재 열려 있는 계획에 채웁니다. 복사된 내용은 현재 계획에 들어가며, 같은 날짜에 두 번째 계획을 만들지는 않습니다.
계획 설정
각 계획에는 추가 설정이 있으며, 계획 유형 목록에서 계획 옆의 Edit를 클릭하거나 계획 페이지 상단의 Edit 버튼을 클릭하여 설정할 수 있습니다. 계획으로 돌아가려면 Done(또는 계획 이름)을 클릭합니다. 설정 항목은 다음과 같습니다.
- Signup Deadline (hours before service) -- 봉사자 신청이 마감되는 예배 전 시간 수입니다. 시간은 계획의 첫 번째 Service 시간을 기준으로 거꾸로 계산되며, 다른 시간(리허설 등)은 계획에 다른 시간이 없을 때를 제외하고 건너뜁니다. 따라서 오전 10시 예배에 2시간 마감을 설정하면 그날 오전 8시에 신청이 마감됩니다. 계획에 시간이 없으면 교회의 시간대를 기준으로 예배 날짜 오전 9시부터 계산합니다. 마감 시간이 지나면 봉사자는 신청하거나 스스로 취소할 수 없습니다. 예배 시작 후에도 신청을 허용하려면 음수를 입력합니다. 마감 시간을 없애려면 비워 두거나 지웁니다.
- Confirmation workflow -- 이 계획의 봉사 요청을 각 봉사자가 수락하거나 거절할 때까지 이메일과 문자로 후속 연락하도록 봉사 배정 확인 워크플로를 선택합니다. 게시된 계획에서 Notify를 클릭하면 새 요청마다 해당 워크플로 보드에 카드가 하나씩 생기고, 알림 링크 위에 *"New requests use the confirmation workflow."*라는 안내가 표시됩니다. 일반 알림을 유지하려면 Use existing assignment notifications를 그대로 둡니다. 활성 상태인 확인 워크플로만 목록에 표시되며, 먼저 Serving > Workflows에서 워크플로를 만들어야 합니다.
- Show volunteer names on signup page -- 선택하면 로그인한 봉사자가 B1.church 신청 페이지에서 각 자리에 이미 누가 신청했는지 볼 수 있습니다. 로그인하지 않은 방문자에게는 이름이 표시되지 않습니다.
- Penciled in -- 일정을 게시할 준비가 될 때까지 봉사자에게 배정 내용을 숨깁니다.
- Automatically schedule a replacement when a volunteer declines -- 선택하면 배정된 봉사자가 자리를 거절할 때 B1이 팀 명단에서 다음 가능한 사람에게 자동으로 연락하여 봉사할 수 있는지 묻습니다. 누군가 수락할 때까지 명단을 따라 계속 진행되므로 수동으로 후속 조치를 하지 않아도 자리가 채워집니다.
회원 신청 페이지에서는 각 계획의 빈 자리가 카테고리별로 나열된 뒤 이름순으로 정렬됩니다. 회원은 설정 > 봉사자 신청에서 Show only the next week of each plan type을 켜지 않는 한 빈 자리가 있는 앞으로의 모든 주를 볼 수 있습니다.
봉사자 알림
B1은 봉사자가 배정된 예배 전에 자동으로 알림을 보내므로 매주 팀에게 일일이 연락할 필요가 없습니다. 알림은 배정된 모든 사람에게 전송되며, 확인한 사람과 아직 응답하지 않은 사람 모두 포함됩니다. 예외는 확인 워크플로를 통해 보낸 요청입니다. 이 경우 워크플로가 수락 전까지 후속 연락을 담당하므로 봉사자는 수락한 후에만 알림을 받습니다. 각 알림 이메일에는 봉사자의 자리, 예배 날짜, 계획 메모, 사용자 지정 메시지가 포함됩니다.
알림 시기와 내용은 계획 유형별로 설정하므로 각 예배 종류가 자체 일정을 유지할 수 있습니다.
- Serving 영역에서 계획 유형이 포함된 사역을 선택합니다.
- Plan Types 목록에서 해당 계획 유형 옆의 Edit를 클릭합니다.
- Reminders 섹션을 펼치고 Send reminders for plans of this type을 켭니다.
- **When should reminders go out?**에서 최대 세 가지 시점을 고릅니다. 7 days before, 3 days before, 2 days before, 1 day before, Day of 중에서 선택할 수 있습니다.
- 알림을 보낼 Time of Day를 설정합니다.
- 선택 사항으로 Message를 입력합니다. 비워 두면 기본 알림 문구가 사용됩니다.
- Send By에서 Push, Email을 선택하고, 교회에 문자 서비스 제공업체가 연결되어 있으면 Text도 선택합니다.
- Save Reminders를 클릭합니다.
계획 유형의 알림은 직접 켜기 전까지 꺼져 있습니다.
아직 확인하지 않은 봉사자는 알림 이메일 안에 있는 Accept 및 Decline 버튼으로 로그인하지 않고도 응답할 수 있습니다.
문자 알림
Text 옵션은 교회에 문자 서비스 제공업체가 연결되어 있을 때만 표시됩니다. 문자는 교회의 문자 서비스 제공업체를 통해 발송되며 각 문자에 비용이 발생할 수 있습니다. 봉사자는 알림 설정에서 Text messages를 켜 두었고 프로필에 휴대폰 번호가 있는 경우에만 문자 알림을 받습니다. 각 문자는 교회 이름으로 시작하며 한 개의 문자 메시지로 제한되고, "Reply STOP to opt out."으로 끝납니다. STOP으로 답장한 사람은 교회의 문자를 더 이상 받지 않습니다. STOP 답장이 B1에 전달되도록 문자 설정의 Inbound (STOP) webhook URL을 문자 서비스 제공업체의 수신 메시지 webhook에 붙여 넣으세요.
특정 날짜 범위에 예정된 모든 사람에게 즉시 문자를 보내려면 계획 개요의 Text Volunteers를 사용하세요.
각 알림은 한 번만 발송됩니다. 문자 알림은 푸시 및 이메일 알림과 함께 보내지며, 그것을 대신하지 않습니다.
계획 유형에 그룹 연결하기
계획 유형 페이지에서 계획 목록 아래에 있는 Associated Groups 섹션을 사용하면 회원 포털에서 이 계획 유형의 계획을 볼 수 있는 그룹을 정할 수 있습니다. 그룹에 관리자 권한을 주지 않고도 적절한 팀에 다가오는 예배를 쉽게 알릴 수 있는 방법입니다.
- 계획 유형 페이지 상단의 Associated Groups를 클릭합니다(또는 해당 섹션까지 스크롤합니다).
- Add Group을 클릭하고 드롭다운에서 그룹을 선택합니다.
- Shows 열에서 해당 그룹의 구성원이 이 계획 유형에 대해 Past plans only, Upcoming plans only, Past and upcoming plans 중 무엇을 볼지 선택합니다.
- 다른 그룹도 같은 방식으로 연결하거나, 휴지통 아이콘을 클릭하여 그룹을 제거합니다.
Standard로 표시된 그룹만 선택 목록에 나타납니다. 연결된 그룹의 구성원은 B1 회원 포털의 그룹 페이지에서 이 계획 유형의 계획을 자동으로 볼 수 있으며, 표시 범위는 선택한 기간으로 제한됩니다.
계획이 Lessons.church 수업인 경우 연결된 그룹의 구성원은 그룹 페이지에서 This week's lesson 카드도 볼 수 있습니다(하단 줄, 구절, 부모를 위한 질문 포함). 이곳에서 부모 그룹을 연결하고 필터를 Past plans only로 설정하면 오늘의 수업이 포함됩니다. 봉사 팀은 보통 Upcoming plans only 또는 Past and upcoming plans를 사용합니다.
계획 인쇄하기
팀에 배포하기 위해 계획을 인쇄할 수 있습니다. 계획을 열고 페이지 상단의 Print를 클릭하면 배정 내용과 예배 순서가 포함된 인쇄용 버전이 생성됩니다. 인쇄물 상단에는 교회 로고(Website > Appearance에서 업로드한 경우 Light Background Logo, Website > Appearance 참고)와 교회 이름, 그리고 계획 이름이 표시되므로 낱장으로 된 페이지도 쉽게 구분할 수 있습니다. 리허설에서 나눠 주거나 공용 공간에 게시할 때 유용합니다.
계획은 사역별로 정리됩니다. 계획을 만들거나 보기 전에 올바른 사역 탭에 있는지 확인하세요.