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Plans de service

Les plans de service organisent qui sert et quand. Chaque plan est lié à une date spécifique et un ministère, ce qui facilite la coordination de vos équipes de bénévoles semaine après semaine et garantit que chaque service est pleinement staffé.

Avant de commencer

  • Configurez vos ministères et équipes dans la zone Service
  • Assurez-vous que les bénévoles ont été ajoutés à votre répertoire des personnes et assignés aux équipes

Accès aux plans​

  1. Accédez à Serving dans le menu principal.
  2. Sélectionnez un onglet de ministère en haut de la page.
  3. Cliquez sur un type de plan pour voir la liste des plans pour ce type.
  4. Cliquez sur un plan spécifique pour l'ouvrir.
info

L'accès administrateur complet n'est pas requis pour gérer les plans. Quiconque est membre d'un ministère peut naviguer vers Serving et créer, modifier et planifier des plans pour son propre ministère sans avoir besoin de la permission Plans Edit. Les éditeurs avec le rôle Plans Edit peuvent gérer les plans dans tous les ministères.

Création d'un plan​

  1. À partir de la vue du type de plan, cliquez sur New Plan.
  2. Donnez un nom au plan ou utilisez la date comme nom. Sélectionnez la date du service.
  3. Si vous souhaitez copier à partir d'un plan précédent, choisissez uniquement les postes ou les postes et les affectations. Si vous ne voulez pas copier, ne choisissez rien. Vous pouvez également copier l'ordre du service de mon plan précédent.
  4. Enregistrez le plan. Vous pouvez maintenant commencer à assigner des membres de l'équipe et à construire l'ordre du service.

La page de détails du plan​

Lorsque vous ouvrez un plan, vous verrez deux onglets:

  • Assignments -- Gérez les membres de l'équipe assignés à ce plan. Vous pouvez ajouter des personnes de vos équipes existantes et voir qui a confirmé ou qui est toujours en attente.
  • Service Order -- Construisez l'ordre du service avec des éléments comme les chansons de culte, les prières, les annonces et le sermon.

Assignation des membres de l'équipe​

  1. Ouvrez un plan et allez à l'onglet Assignments.
  2. Cliquez sur add Position pour le développer. Remplissez les informations dans le formulaire d'ajout de poste. Pour le nom de catégorie, ajoutez la catégorie que vous préférez.
  3. Cliquez sur People Needed et choisissez les bénévoles pour remplir ce poste.
  4. Ajoutez des membres de votre liste d'équipe en cliquant sur Add.
  5. Les membres assignés apparaîtront sous leur équipe avec leur statut d'assignation.
  6. Cliquez sur notify volunteers pour les notifier dans l'application B1 ou par e-mail.
astuce

Configurez vos équipes dans les paramètres du ministère avant de créer des plans. De cette façon, vous aurez un pool prêt de bénévoles à assigner.

Rappels aux bénévoles​

B1 peut automatiquement rappeler aux bénévoles avant les services pour lesquels ils sont programmés, afin que vous n'ayez pas à courir après votre équipe chaque semaine. Les rappels vont à tout le monde programmé - à la fois ceux qui ont confirmé et ceux qui n'ont pas encore répondu - par e-mail et par notification in-app/push. Chaque rappel inclut le(s) poste(s) du bénévole, la date du service, les notes du plan et votre message personnalisé.

Le calendrier et le contenu des rappels sont définis par type de plan, donc chaque type de service peut maintenir son propre calendrier.

  1. À partir de la zone Serving, sélectionnez le ministère qui contient le type de plan.
  2. Cliquez sur l'icône de modification (crayon) à côté du type de plan.
  3. Dans la section Reminders, définissez:
    • Reminder days before service -- une liste séparée par des virgules du nombre de jours à l'avance à envoyer, par exemple 7,1,0. Utilisez 0 pour envoyer un rappel le jour du service. Laissez ce champ vide pour désactiver les rappels pour ce type de plan.
    • Custom reminder message (facultatif) -- texte supplémentaire ajouté au rappel, tel que « Arrivez 30 minutes plus tôt pour la répétition. »
  4. Enregistrez le type de plan.

Les nouveaux types de plan rappellent aux bénévoles 2 jours avant chaque service par défaut jusqu'à ce que vous le changiez.

astuce

Les bénévoles qui n'ont pas encore confirmé reçoivent les boutons Accept et Decline directement dans l'e-mail de rappel, afin qu'ils puissent répondre sans se connecter.

info

Chaque rappel est envoyé une seule fois. Les plans qui sont toujours au crayon (pas encore envoyés à l'équipe) ne déclenchent pas de rappels.

Association de groupes à un type de plan​

Sous la liste des plans sur la page du type de plan, la section Groups vous permet de décider quels groupes peuvent voir les plans de ce type de plan à partir de leur portail des membres. C'est un moyen rapide de présenter les services à venir aux bonnes équipes sans leur donner l'accès administrateur.

  1. Sur la page du type de plan, faites défiler vers le bas jusqu'à la section Groups.
  2. Cliquez sur Add Group et choisissez un groupe dans le menu déroulant.
  3. Dans la colonne Shows, choisissez si les membres de ce groupe doivent voir les plans Past, Future, ou Both pour ce type de plan.
  4. Répétez pour associer des groupes supplémentaires, ou cliquez sur l'icône de corbeille pour supprimer un groupe.
info

Seuls les groupes marqués comme Standard apparaissent dans le sélecteur. Les membres d'un groupe associé voient automatiquement les plans de ce type de plan sur l'onglet Plans dans le portail des membres B1 - limités à la fenêtre passée/future/both que vous avez sélectionnée.

Impression des plans​

Vous pouvez imprimer un plan pour le distribuer à votre équipe. Ouvrez le plan, ouvrez l'onglet de l'ordre du service et utilisez l'option Print pour générer une version imprimable qui inclut les affectations et l'ordre du service. C'est utile pour distribuer lors des répétitions ou afficher dans une zone commune.

info

Les plans sont organisés par ministère. Assurez-vous d'être sur le bon onglet de ministère avant de créer ou de consulter les plans.

Étapes suivantes​

  • Utilisez l'Aperçu des plans pour voir toutes les affectations à venir sur plusieurs semaines dans une grille et repérer les postes non pourvus - et assignez les bénévoles directement depuis la grille
  • Enregistrez la structure d'un plan en tant que Modèle de plan afin de l'appliquer aux plans futurs en un seul clic
  • Construisez votre Ordre du service avec des chansons, des lectures et d'autres éléments
  • Ajoutez des chansons de votre bibliothèque directement dans l'ordre du service
  • Utilisez les Tasks pour assigner des éléments d'action de suivi aux membres de l'équipe