Plans de service
Les plans de service organisent qui sert et quand. Chaque plan est lié à une date et un ministère spécifiques, ce qui facilite la coordination de vos équipes de bénévoles semaine après semaine et garantit que chaque service est entièrement doté en personnel.
Avant de commencer
- Configurez vos ministères et équipes dans la zone Serving
- Assurez-vous que les bénévoles ont été ajoutés à votre annuaire des personnes et assignés à des équipes
Accès aux plans
- Accédez à Serving à partir du menu principal.
- Sélectionnez un onglet de ministère en haut de la page.
- Cliquez sur un type de plan pour voir la liste des plans de ce type.
- Cliquez sur un plan spécifique pour l'ouvrir.
L'accès administrateur complet n'est pas requis pour gérer les plans. Toute personne qui est membre d'un ministère peut accéder à Serving et créer, modifier et planifier des plans pour son propre ministère sans avoir besoin de la permission Plans Edit. Les éditeurs ayant le rôle Plans Edit peuvent gérer les plans dans tous les ministères.
Création d'un plan
- À partir de la vue du type de plan, cliquez sur New Plan.
- Donnez un nom au plan ou utilisez la date comme nom. Sélectionnez la date du service.
- Si vous souhaitez copier à partir d'un plan précédent, choisissez les positions uniquement ou les positions et les assignations. Si vous ne souhaitez pas copier, choisissez simplement rien. Vous pouvez également copier l'ordre du service de mon plan précédent.
- Enregistrez le plan. Vous pouvez maintenant commencer à assigner des membres d'équipe et construire l'ordre du service.
La page de détail du plan
Lorsque vous ouvrez un plan, vous verrez deux onglets :
- Assignments -- Gérez les membres d'équipe assignés à ce plan. Vous pouvez ajouter des personnes de vos équipes existantes et voir qui a confirmé ou qui est toujours en attente.
- Service Order -- Construisez l'ordre du service avec des éléments tels que les chants de louange, les prières, les annonces et le sermon.
Assignation des membres de l'équipe
- Ouvrez un plan et allez à l'onglet Assignments.
- Cliquez sur add Position pour l'étendre. Remplissez les informations du formulaire d'ajout de position. Pour le nom de la catégorie, ajoutez la catégorie que vous souhaitez.
- Cliquez sur People Needed et choisissez les bénévoles pour remplir cette position.
- Ajoutez des membres de votre roster d'équipe en cliquant sur Add.
- Les membres assignés apparaîtront sous leur équipe avec leur statut d'assignation.
- Cliquez sur notify volunteers pour les notifier dans l'application B1 ou par e-mail.
Configurez vos équipes dans les paramètres du ministère avant de créer des plans. De cette façon, vous aurez un groupe de bénévoles prêts à assigner.
Association de groupes à un type de plan
Sous la liste des plans sur la page du type de plan, la section Groups vous permet de décider quels groupes peuvent voir les plans de ce type de plan à partir de leur portail de membres. C'est un moyen rapide de présenter les services à venir aux bonnes équipes sans leur donner l'accès administrateur.
- Sur la page du type de plan, faites défiler vers le bas jusqu'à la section Groups.
- Cliquez sur Add Group et choisissez un groupe dans la liste déroulante.
- Dans la colonne Shows, choisissez si les membres de ce groupe doivent voir les plans Past, Future, ou Both pour ce type de plan.
- Répétez pour associer des groupes supplémentaires, ou cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un groupe.
Seuls les groupes marqués comme Standard apparaissent dans le sélecteur. Les membres d'un groupe associé voient automatiquement les plans de ce type de plan sur l'onglet Plans dans le portail de membres B1 — limités à la fenêtre passé/futur/les deux que vous avez sélectionnée.
Impression des plans
Vous pouvez imprimer un plan pour le distribuer à votre équipe. Ouvrez le plan, ouvrez l'onglet de l'ordre du service et utilisez l'option Print pour générer une version imprimable qui comprend les assignations et l'ordre du service. C'est utile pour distribuer lors des répétitions ou afficher dans un espace commun.
Les plans sont organisés par ministère. Assurez-vous d'être sur l'onglet du ministère correct avant de créer ou de voir les plans.
Étapes suivantes
- Utilisez la Vue d'ensemble des plans pour voir toutes les assignations à venir sur plusieurs semaines dans une grille et détecter les positions vacantes
- Construisez votre Ordre du service avec des chants, des lectures et d'autres éléments
- Ajoutez des chants de votre bibliothèque directement dans l'ordre du service
- Utilisez les Tâches pour assigner des éléments d'action de suivi aux membres de l'équipe