Automatisations
Les automatisations créent des tâches automatiquement selon un calendrier récurrent. Au lieu de créer manuellement les mêmes tâches chaque semaine ou chaque mois, vous pouvez configurer une automatisation une seule fois et laisser le système s'en charger, garantissant que rien ne soit oublié.
Avant de commencer
- Familiarisez-vous avec le fonctionnement des Tâches dans B1 Admin
- Identifiez les responsabilités récurrentes que vous souhaitez automatiser
Afficher les automatisations
Accédez à Service bénévole et ouvrez la page Automatisations. Vous verrez une liste de toutes vos automatisations, chacune affichant son titre, son statut actif et son modèle de récurrence.
Créer une automatisation
- Sur la page Automatisations, cliquez sur Ajouter une automatisation.
- Saisissez un titre pour l'automatisation. Ce titre sera également utilisé comme titre des tâches qu'elle crée.
- Définissez le modèle de récurrence -- choisissez la fréquence à laquelle la tâche doit être créée (par exemple, hebdomadaire, mensuelle ou à des jours spécifiques).
- Attribuez la tâche à une personne ou un groupe qui en sera responsable à chaque exécution.
- Définissez l'automatisation sur Active pour qu'elle commence à créer des tâches selon le calendrier.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier une automatisation
- Cliquez sur une automatisation existante dans la liste pour l'ouvrir.
- Mettez à jour le titre, le modèle de récurrence, l'affectation ou tout autre paramètre.
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.
Activation et désactivation
Vous pouvez contrôler si une automatisation est en cours d'exécution sans la supprimer :
- Active -- L'automatisation créera des tâches selon son calendrier.
- Inactive -- L'automatisation est en pause et ne créera aucune nouvelle tâche jusqu'à ce que vous la réactiviez.
Définissez une automatisation sur Inactive pendant les périodes de vacances ou les saisons spéciales lorsque la tâche récurrente n'est pas nécessaire. Vous pouvez la réactiver à tout moment sans perdre votre configuration.
Comment ça fonctionne
Lorsqu'une automatisation s'exécute, elle crée une nouvelle tâche avec le titre et l'affectation configurés. La tâche se comporte exactement comme n'importe quelle autre tâche -- les personnes assignées reçoivent des notifications et peuvent gérer la tâche depuis leur tableau de bord ou la page Tâches.
Les automatisations ne créent de nouvelles tâches que pour l'avenir. Elles ne créent pas rétroactivement de tâches pour des dates passées.
Prochaines étapes
- En savoir plus sur la gestion des Tâches individuelles créées par les automatisations
- Utilisez les automatisations en complément des Planifications de culte pour maintenir votre préparation hebdomadaire du culte sur la bonne voie