Automatisierungen

Automatisierungen erstellen Aufgaben automatisch nach einem wiederkehrenden Zeitplan. Anstatt jede Woche oder jeden Monat dieselben Aufgaben manuell zu erstellen, können Sie eine Automatisierung einmal einrichten und das System die Arbeit erledigen lassen, damit nichts vergessen wird.

Bevor Sie beginnen

• Machen Sie sich vertraut, wie Aufgaben in B1 Admin funktionieren
• Identifizieren Sie, welche wiederkehrenden Verantwortlichkeiten Sie automatisieren möchten

Automatisierungen anzeigen

Navigieren Sie zu Dienst und öffnen Sie die Seite Automatisierungen. Sie sehen eine Liste aller Ihrer Automatisierungen mit Titel, Aktivstatus und Wiederholungsmuster.

Eine Automatisierung erstellen

1. Klicken Sie auf der Automatisierungsseite auf Automatisierung hinzufügen.
2. Geben Sie einen Titel für die Automatisierung ein. Dieser wird auch als Titel der erstellten Aufgaben verwendet.
3. Legen Sie das Wiederholungsmuster fest -- wählen Sie, wie oft die Aufgabe erstellt werden soll (zum Beispiel wöchentlich, monatlich oder an bestimmten Tagen).
4. Weisen Sie die Aufgabe einer Person oder Gruppe zu, die jedes Mal verantwortlich sein wird.
5. Setzen Sie die Automatisierung auf Aktiv, damit sie planmäßig mit der Erstellung von Aufgaben beginnt.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Eine Automatisierung bearbeiten

1. Klicken Sie auf eine bestehende Automatisierung in der Liste, um sie zu öffnen.
2. Aktualisieren Sie Titel, Wiederholungsmuster, Zuweisung oder andere Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Aktivieren und Deaktivieren

Sie können steuern, ob eine Automatisierung läuft, ohne sie zu löschen:

• Aktiv -- Die Automatisierung erstellt Aufgaben gemäß ihrem Zeitplan.
• Inaktiv -- Die Automatisierung ist pausiert und erstellt keine neuen Aufgaben, bis Sie sie reaktivieren.

Tipp

Setzen Sie eine Automatisierung während Feiertagen oder besonderen Zeiten auf Inaktiv, wenn die wiederkehrende Aufgabe nicht benötigt wird. Sie können sie jederzeit reaktivieren, ohne Ihre Konfiguration zu verlieren.

So funktioniert es

Wenn eine Automatisierung ausgeführt wird, erstellt sie eine neue Aufgabe mit dem konfigurierten Titel und der Zuweisung. Die Aufgabe verhält sich wie jede andere Aufgabe -- Zugewiesene erhalten Benachrichtigungen und können die Aufgabe von ihrem Dashboard oder der Aufgabenseite aus verwalten.

Info

Automatisierungen erstellen nur neue Aufgaben in die Zukunft. Sie erstellen keine Aufgaben rückwirkend für vergangene Daten.

Nächste Schritte

• Erfahren Sie mehr über die Verwaltung einzelner Aufgaben, die durch Automatisierungen erstellt werden
• Verwenden Sie Automatisierungen zusammen mit Dienstplänen, um Ihre wöchentliche Gottesdienstvorbereitung auf Kurs zu halten