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Aperçu des plans

L'aperçu des plans vous donne une vue d'ensemble de toutes vos assignations de bénévoles sur plusieurs dates de service à la fois. Au lieu d'ouvrir chaque plan individuellement, vous pouvez voir qui sert dans chaque position sur plusieurs semaines à venir en une seule grille -- et rapidement repérer les lacunes qui doivent encore être comblées.

Avant de commencer

  • Créez au moins un Ministère et un Type de plan dans la zone Service
  • Créez des plans de service avec des dates et des assignations de bénévoles
  • Assurez-vous que vos bénévoles ont été ajoutés à votre répertoire de personnes

Accès à l'aperçu​

  1. Dans B1 Admin, ouvrez le menu Sauter (la barre de recherche en haut à gauche), développez Service, et cliquez sur Plans.
  2. Sélectionnez un onglet ministère en haut de la page.
  3. Cliquez sur Aperçu à côté du type de plan dans la liste Types de plans, ou ouvrez le type de plan et cliquez sur Aperçu près du haut de la page.

L'aperçu porte sur le type de plan à partir duquel vous l'avez ouvert. Cliquez sur le nom du type de plan en haut de l'aperçu pour revenir à sa liste de plans.

Lecture de la grille d'aperçu​

L'aperçu affiche une grille où :

  • Les lignes représentent chaque position (par exemple, « Musique : Guitare », « Tech : Projection ») regroupées par catégorie
  • Les colonnes représentent les dates de service à venir (par exemple, « 14 avr », « 21 avr »)
  • Les cellules affichent le nom du bénévole assigné à cette position à cette date

Les cellules surlignées en rouge sont non remplies -- aucun bénévole n'a encore été assigné. Cela facilite la visualisation des lacunes de personnel en un coup d'œil sans ouvrir chaque plan individuellement.

astuce

Les noms des bénévoles sont affichés dans un format abrégé (prénom et initiale du nom de famille, par exemple « Jean D. ») pour garder la grille compacte lorsque vous avez de nombreuses positions.

Assignation de bénévoles directement depuis l'aperçu​

Vous n'avez pas besoin d'ouvrir des plans individuels pour remplir les emplacements vides. Cliquez sur n'importe quelle cellule de la grille pour ouvrir un panneau d'assignation pour cette position et cette date. De là, vous pouvez :

  • Sélectionner une personne de votre équipe pour l'assigner à la position
  • Cliquer sur Supprimer à côté de quiconque est déjà assigné pour le retirer de cet emplacement
  • Enregistrer la modification sans quitter l'aperçu

Cela facilite le remplissage d'un calendrier complet en une seule passe -- travaillez sur plusieurs semaines et positions sans naviguer dans et hors des plans individuels.

Planification automatique depuis l'aperçu​

Cliquez sur Planification automatique pour que B1 remplisse chaque emplacement ouvert et non rempli de la grille actuelle à la fois. Pour chaque plan en vue, il tire les candidats du groupe lié à chaque position et remplissait les emplacements vides automatiquement, en signalant combien des plans visibles il a pu remplir. Les plans sont remplis un à la fois afin que le même bénévole ne soit pas double-réservé sur deux dates dans le même passage.

info

La planification automatique remplit uniquement les emplacements qui sont déjà vides -- elle ne remplace jamais une assignation existante.

Envoi d'e-mails à tout le monde planifié​

Cliquez sur E-mail des bénévoles pour envoyer une notification à chaque bénévole assigné n'importe où dans la plage de dates et le ministère actuellement filtrés, en une seule action, plutôt que par plan. B1 signale combien d'e-mails ont été envoyés et combien ont échoué.

Envoi de SMS à tout le monde planifié​

Si votre église a connecté un fournisseur de SMS et que vous pouvez à la fois modifier les plans et envoyer des SMS, un bouton Envoyer un SMS aux bénévoles apparaît en haut de l'aperçu.

  1. Cliquez sur Envoyer un SMS aux bénévoles.
  2. La boîte de dialogue indique combien de bénévoles recevront le message (par exemple, « 12 bénévoles sur 14 recevront ce message »), ainsi que le nombre de personnes qui ont refusé les SMS et le nombre de personnes sans numéro de téléphone enregistré.
  3. Saisissez votre message. Vous pouvez cliquer sur un espace réservé pour insérer le nom de chaque bénévole ou le nom de votre église.
  4. Cliquez sur Envoyer. B1 indique combien de SMS ont été envoyés.

Chaque bénévole assigné dans la plage de dates reçoit un seul SMS, envoyé au numéro de mobile de son profil, même s'il sert à plusieurs dates. Les personnes qui partagent un même numéro de téléphone (par exemple, un téléphone familial) ne reçoivent qu'un seul SMS. Les bénévoles qui ont répondu STOP à un SMS précédent sont ignorés.

info

Les SMS sont envoyés par le fournisseur de SMS propre à votre église, donc sa tarification s'applique. Si votre église n'a plus de crédits SMS, l'envoi s'arrête et la boîte de dialogue vous en informe. Un seul envoi atteint au maximum 200 bénévoles ; réduisez la plage de dates si vous en avez davantage.

Mise en surbrillance du calendrier d'un bénévole​

Utilisez le menu déroulant Mettre en surbrillance pour choisir une personne de votre équipe -- chaque cellule où elle est assignée est mise en évidence dans la grille, afin que vous puissiez voir partout où elle sert déjà avant de l'ajouter à un autre emplacement. Choisissez Tout le monde pour désactiver la mise en surbrillance.

Filtrage de l'aperçu​

Vous pouvez ajuster ce que l'aperçu affiche à l'aide des commandes situées au-dessus de la grille. La grille se met à jour dès que vous les modifiez.

  • Toutes les positions / Non remplies uniquement -- Choisissez Non remplies uniquement pour masquer les lignes où chaque date est déjà remplie, afin de pouvoir vous concentrer uniquement sur les positions qui ont encore besoin d'un bénévole.
  • Date de début / Date de fin -- Par défaut, l'aperçu affiche 12 semaines à l'avance. Entrez des dates personnalisées pour élargir ou réduire la plage.

Exportation en CSV​

Cliquez sur Exporter CSV pour télécharger la grille actuelle sous forme de feuille de calcul. L'export inclut toutes les positions et assignations de bénévoles pour la plage de dates filtrée, ce qui facilite le partage avec les responsables de ministère ou l'impression pour les réunions de planification.

info

L'exportation CSV reflète tous les filtres actuellement appliqués -- seules les dates et le type de plan affichés dans la grille sont inclus dans le téléchargement.

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