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Aperçu des plans

L'aperçu des plans vous donne une vue d'ensemble de toutes vos affectations de bénévoles sur plusieurs dates de service à la fois. Au lieu d'ouvrir chaque plan individuellement, vous pouvez voir qui sert dans chaque position sur les semaines à venir dans une seule grille -- et identifier rapidement les lacunes qui doivent encore être comblées.

Avant de commencer

  • Créez au moins un ministère et un type de plan dans la zone Service
  • Créez des plans de service avec des dates et des affectations de bénévoles
  • Assurez-vous que vos bénévoles ont été ajoutés à votre répertoire de personnes

Accès à l'aperçu​

  1. Allez à Service à partir du menu principal dans B1 Admin.
  2. Sélectionnez un onglet ministère en haut de la page.
  3. Cliquez sur un type de plan pour ouvrir sa liste de plans.
  4. Cliquez sur le bouton Aperçu près du haut de la page.

Lecture de la grille d'aperçu​

L'aperçu affiche une grille où :

  • Les rangées représentent chaque position (par exemple, « Musique : Guitare », « Tech : Projection ») groupées par catégorie
  • Les colonnes représentent les dates de service à venir (par exemple, « 14 avril », « 21 avril »)
  • Les cellules affichent le nom du bénévole affecté à cette position à cette date

Les cellules mises en évidence en rouge sont non remplies -- aucun bénévole n'a été affecté. Cela facilite la visualisation des lacunes de personnel en un coup d'œil sans ouvrir chaque plan individuellement.

astuce

Les noms des bénévoles sont affichés dans un format abrégé (prénom et initiale du nom de famille, par exemple, « John D. ») pour maintenir la grille compacte quand vous avez de nombreuses positions.

Affectation de bénévoles directement à partir de l'aperçu​

Vous n'avez pas besoin d'ouvrir des plans individuels pour remplir les fentes vides. Cliquez sur n'importe quelle cellule de la grille pour ouvrir un panneau d'affectation pour cette position et cette date. De là, vous pouvez :

  • Sélectionner une personne dans votre équipe à affecter à la position
  • Cliquez sur Supprimer à côté de quiconque déjà affecté pour les retirer de ce créneau
  • Enregistrez le changement sans quitter l'aperçu

Cela permet de composer une programmation entière en une seule passe -- travailler sur les semaines et les positions sans naviguer dans et hors des plans individuels.

Programmation automatique à partir de l'aperçu​

Cliquez sur Programmation automatique pour que B1 remplisse chaque créneau ouvert et non rempli dans la grille actuelle à la fois. Pour chaque plan en vue, il récupère les candidats du groupe lié à chaque position et remplit les créneaux vides automatiquement, signalant le nombre de plans visibles qu'il a pu remplir. Les plans sont remplis un à la fois afin que le même bénévole ne soit pas réservé deux fois sur deux dates dans la même passe.

info

La programmation automatique remplit uniquement les créneaux qui sont déjà vides -- elle ne remplace jamais une affectation existante.

Envoi d'e-mails à tous les bénévoles programmés​

Cliquez sur E-mail des bénévoles pour envoyer une notification à chaque bénévole affecté n'importe où dans la plage de dates et le ministère actuellement filtrés, en une seule action, plutôt que d'envoyer des e-mails plan par plan. B1 indique le nombre d'e-mails envoyés et le nombre qui ont échoué.

Surbrillance de la programmation d'un bénévole​

Utilisez la liste déroulante Mettre en évidence pour choisir une personne dans votre équipe -- chaque cellule où elle est affectée est mise en avant dans la grille, afin que vous puissiez voir partout où elle sert déjà avant de l'ajouter à un autre créneau. Choisissez Tout le monde pour désactiver la surbrillance.

Filtrage de l'aperçu​

Vous pouvez ajuster ce que l'aperçu affiche à l'aide des contrôles de filtre en haut :

  • Date de début / Date de fin -- Par défaut, l'aperçu affiche 12 semaines dans le futur. Entrez des dates personnalisées pour élargir ou réduire la plage.
  • Ministère -- Basculez sur un ministère différent sans quitter l'aperçu.
  • Type de plan -- Filtrer sur un type de plan spécifique au sein du ministère sélectionné.
  • Seuls non remplis -- Activez ceci pour masquer les rangées où chaque date est déjà remplie, afin que vous puissiez vous concentrer uniquement sur les positions qui ont encore besoin d'un bénévole.

Cliquez sur Filtre après avoir apporté des modifications pour mettre à jour la grille.

Exportation en CSV​

Cliquez sur Exporter CSV pour télécharger la grille actuelle sous forme de feuille de calcul. L'exportation inclut toutes les positions et affectations de bénévoles pour la plage de dates filtrée, ce qui facilite le partage avec les leaders du ministère ou l'impression pour les réunions de planification.

info

L'exportation CSV reflète tous les filtres actuellement appliqués -- seules les dates et le type de plan affichés dans la grille sont inclus dans le téléchargement.

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