Workflows

Les Workflows font avancer les personnes à travers une série d'étapes sur un tableau visuel. Chaque personne devient une carte qui se déplace d'une étape à la suivante -- du suivi des premiers visiteurs à un processus d'adhésion, à un remerciement des premiers donateurs, et tout ce où vous avez besoin de suivre de nombreuses personnes à travers le même ensemble d'étapes. Une étape peut demander à un bénévole de faire quelque chose (faire un appel, avoir une conversation) et exécuter des actions automatisées seule -- envoyer un email, attendre quelques jours, ajouter la personne à un groupe -- ainsi les Workflows gèrent à la fois le suivi humain et le travail fastidieux autour. Les Workflows étendent les Tâches dans un tableau Kanban drag-and-drop pour que personne ne tombe entre les mailles du filet.

Avant de commencer

• Assurez-vous que les personnes que vous souhaitez suivre existent dans B1 Admin
• Familiarisez-vous avec le fonctionnement des Tâches, puisque chaque carte sur un tableau est une tâche
• Pour utiliser l'action Envoyer un email, créez d'abord les modèles d'email que vous souhaitez envoyer (gérés sous Messagerie → Gérer les modèles)
• Vous aurez besoin de la permission Tâches appropriée. Visualiser, modifier les cartes et gérer les workflows sont des niveaux de permission séparés (voir Rôles & Autorisations)

Affichage des Workflows

Accédez à Service, ouvrez la zone Tâches et sélectionnez Workflows dans le menu. Vous verrez vos workflows listés et regroupés par catégorie, avec les workflows actifs surlignés. Cliquez sur n'importe quel workflow pour ouvrir son tableau.

Créer un Workflow

1. Sur la page Workflows, cliquez sur Ajouter un Workflow.
2. Choisissez comment commencer :
   • Workflow vierge -- commencez à partir de zéro et construisez vos propres étapes.
   • À partir d'un modèle -- commencez avec un ensemble prêt d'étapes que vous pouvez modifier. Les modèles intégrés incluent :
     • Suivi des nouveaux visiteurs -- Envoyer un email de bienvenue → Appel téléphonique personnel → Inviter à l'étape suivante → Connecté
     • Classe d'adhésion -- Exprimer l'intérêt → S'inscrire à la classe → Assister à la classe → Adhésion complète
     • Remerciement du premier donateur -- Envoyer un remerciement → Partager l'impact de la donation → Géré
3. Donnez un Nom au workflow.
4. Vous pouvez optionnellement assigner une Catégorie pour regrouper les workflows connexes. Vous pouvez créer une nouvelle catégorie directement à partir de la liste déroulante.
5. Laissez le workflow Actif pour que les personnes puissent y être ajoutées, ou réglez-le sur Inactif pour le masquer des listes d'ajout au workflow.
6. Cliquez sur Enregistrer.

astuce

Utilisez le bouton Dupliquer sur la liste Workflows pour copier un workflow existant -- y compris ses étapes, ses actions automatisées et son routage -- comme point de départ pour un nouveau.

Construire le tableau avec des étapes

Chaque tableau de workflow est composé d'étapes, affichées en colonnes de gauche à droite. Ouvrez un workflow et utilisez Ajouter une étape pour créer chaque étape de votre processus.

Lorsque vous ajoutez ou modifiez une étape, vous pouvez configurer :

• Nom de l'étape -- l'en-tête de la colonne (par exemple, "Appel de bienvenue" ou "En attente d'inscription").
• Dû en (jours) -- définit automatiquement une date d'échéance lorsqu'une carte entre dans cette étape. Les cartes passées leur date d'échéance sont marquées comme En retard.
• Assigné par défaut -- la personne ou le groupe auquel les nouvelles cartes sur cette étape sont automatiquement assignées.
• Actions automatisées -- les choses que le système fait seul lorsqu'une carte arrive (voir ci-dessous).
• Routage -- où la carte va quand elle quitte l'étape (voir Routage).

Glissez les colonnes d'étape dans l'ordre qui correspond à votre processus. L'ordre définit également le chemin par défaut qu'une carte prend quand aucun autre routage ne s'applique.

info

Enregistrez d'abord une nouvelle étape. Les actions automatisées et le routage s'attachent à l'étape, donc l'éditeur déverrouille ces sections une fois que l'étape existe.

Actions automatisées

Chaque étape peut avoir une liste d'actions automatisées qui s'exécutent seules au moment où une carte entre dans l'étape -- avant que n'importe qui la touche. C'est comment une étape à la fois incite un bénévole et s'occupe du travail routinier autour du suivi.

Dans l'éditeur d'étape, ouvrez Actions automatisées, cliquez sur Ajouter une action, choisissez un type, remplissez ses paramètres et cliquez sur l'icône d'enregistrement sur cette action. Ajoutez autant que vous en avez besoin ; elles s'exécutent de haut en bas dans l'ordre.

Action	Ce qu'elle fait
Envoyer un email	Envoie à la personne un modèle d'email que vous choisissez. Vous pouvez remplacer la ligne d'objet.
Attendre	Met en pause la carte pendant un nombre de jours avant de continuer (voir ci-dessous).
Ajouter à un groupe	Ajoute la personne à un groupe que vous choisissez.
Ajouter à un workflow	Démarre la personne sur un autre workflow -- utile pour se transmettre entre les processus.
Ajouter une note	Enregistre une note dans l'historique de la carte.
Définir un champ	Met à jour un champ sur le registre de la personne : Statut d'adhésion, État matrimonial, Sexe, Ville, État ou Code postal.
Webhook	Envoie les détails de la carte à une adresse Web externe (URL) que vous fournissez, pour la connexion à d'autres systèmes.

Après que toutes les actions d'une étape se terminent, la carte repose sur cette étape pour qu'une personne la travaille -- à moins que l'étape ait un itinéraire automatique qui la déplace (voir Étapes entièrement automatisées).

info

Les actions automatisées s'exécutent uniquement quand une carte arrive par le flux normal -- quand elle est ajoutée en premier, quand un résultat ou itinéraire automatique l'apporte, ou après qu'une attente se termine. Elles ne se réexécutent pas quand un membre du personnel déplace manuellement une carte sur l'étape ou la renvoie, donc une personne ne recevra pas le même email deux fois.

Envoyer un email

Choisissez Envoyer un email, choisissez l'un de vos modèles d'email, et optionnellement tapez un sujet personnalisé. Quand une carte entre dans l'étape, la personne reçoit cet email automatiquement. (Si la personne n'a pas d'adresse email enregistrée, l'étape ignore simplement cette action.)

Attendre quelques jours (séquences goutte à goutte)

L'action Attendre maintient une carte pendant le nombre de jours que vous définissez. Pendant qu'elle attend, la carte s'affiche comme En attente. Quand l'attente est terminée :

1. Tout actions restantes sur la même étape s'exécute -- vous pouvez donc construire une goutte comme Envoyer un email → Attendre 3 jours → Envoyer un email de rappel.
2. Ensuite, si l'étape a un itinéraire automatique, la carte avance ; sinon elle repose sur l'étape pour qu'une personne la récupère.

astuce

Une Attente au tout début d'une étape est un moyen simple de "maintenir" une carte avant qu'elle ne remonte à un bénévole -- par exemple, Attendre 7 jours, puis un entraîneur la contacte.

Ajouter des personnes comme cartes

Il y a plusieurs façons de mettre les personnes sur un tableau :

• À partir du tableau -- Cliquez sur Ajouter une carte en bas d'une colonne d'étape et choisissez une personne. Vous pouvez aussi choisir un groupe, et chaque membre du groupe est ajouté comme une carte.
• À partir du registre d'une personne -- Utilisez Ajouter au Workflow sur la page d'une personne pour la déposer sur un workflow.
• À partir de la recherche Personnes -- Sélectionnez plusieurs personnes et utilisez l'action en masse Ajouter au Workflow pour les ajouter toutes à la fois.
• Automatiquement avec un déclencheur -- Ajoutez des personnes quand quelque chose se passe, comme une soumission de formulaire ou un premier don (voir Déclencheurs ci-dessous).

Travailler le tableau

Ouvrez un workflow pour voir son tableau. Chaque carte affiche le nom de la personne, à qui elle est assignée, et une puce de date d'échéance ou de statut (En retard ou En attente). Une colonne d'étape affiche également de petits badges pour toutes les actions automatisées qu'elle exécute et les annotations pour son routage, vous donnant une carte à la première vue de comment les cartes circulent.

• Déplacer une carte -- Glissez une carte d'une colonne à la suivante au fur et à mesure que la personne progresse.
• Ouvrir une carte -- Double-cliquez sur une carte (ou cliquez dessus) pour ouvrir son tiroir de détails, où vous pouvez changer l'étape, la réassigner, ajouter des notes et examiner ce qui s'est déjà passé.

À partir du tiroir de carte, vous pouvez :

• Assigner la carte à une autre personne ou groupe.
• Mettre en attente la carte pendant 1 jour, 3 jours ou 1 semaine pour masquer temporairement sa date d'échéance.
• Renvoyer à l'étape précédente ou Ignorer à l'étape suivante.
• Épingler l'assignation -- gardez le même propriétaire sur la carte même quand elle se déplace entre les étapes. Par défaut, déplacer une carte vers une nouvelle étape la réassigne à l'assigné par défaut de cette étape ; épingler garde la personne actuelle responsable tout au long.
• Compléter la carte pour la terminer, ou choisir un bouton Résultat si l'étape a des résultats configurés (voir Routage).
• Ajouter des notes et examiner l'historique de la carte -- y compris un journal des actions automatisées qui se sont exécutées (emails envoyés, attentes, etc.).

Actions en masse

Sélectionnez les cases à cocher sur plusieurs cartes pour agir sur elles ensemble. Une barre d'outils apparaît vous permettant de Compléter, Mettre en attente, Réassigner ou Déplacer toutes les cartes sélectionnées vers une autre étape à la fois.

Routage des cartes avec résultats et conditions

Le routage contrôle où une carte va quand elle quitte une étape. Ouvrez un éditeur d'étape pour configurer deux types de routage.

Boutons de résultat

Les résultats sont des boutons affichés sur le tiroir de carte quand vous terminez une carte sur cette étape. Au lieu d'un seul bouton Compléter, vous pouvez offrir des choix comme "Rejoindre un groupe" ou "Pas intéressé." Chaque résultat peut :

• Envoyer la carte vers une autre étape dans ce workflow,
• Se transmettre la carte vers un workflow différent dans son intégrité, ou
• Fermer la carte.

Cela permet à une décision de brancher la personne vers différents chemins.

Routage automatique (conditionnel)

Les itinéraires automatiques déplacent une carte à l'instant où elle entre dans une étape (et après que ses actions automatisées se terminent), sans que personne clique, si la personne correspond à un ensemble de conditions. Ajoutez un itinéraire, choisissez l'étape cible et définissez une ou plusieurs conditions (par exemple, le campus, l'âge ou le statut d'adhésion d'une personne). Un itinéraire sans conditions correspond à tous.

info

Sur le tableau, chaque colonne d'étape affiche de petites annotations décrivant son routage -- par exemple, une étiquette de résultat ou "si correspond" suivi d'une flèche vers l'étape de destination ou le workflow.

Étapes entièrement automatisées

Vous pouvez faire fonctionner une étape entièrement seule, sans que personne ne la travaille. Donnez à l'étape ses actions automatisées et ajoutez un itinéraire automatique (sans conditions) pointant vers l'étape suivante. Quand une carte entre, les actions s'exécutent, puis l'itinéraire l'avance immédiatement -- la carte passe directement.

astuce

Combinez ceci avec Attendre : Envoyer un email de bienvenue → Attendre 3 jours → avancer automatiquement vers l'étape "Appel personnel". L'email et le timing sont gérés pour vous, et un bénévole ne voit la carte que lorsqu'il est temps pour le toucher humain.

Déclencheurs

Les déclencheurs ajoutent des personnes à un workflow automatiquement quand quelque chose se passe, vous n'avez jamais besoin d'ajouter des cartes à la main. Sur un tableau de workflow, cliquez sur l'onglet Déclencheurs, puis Ajouter un déclencheur. Il y a deux types :

Déclencheurs d'événement

S'activent dès qu'un enregistrement change dans B1. Choisissez l'événement, puis optionnellement ajoutez des conditions pour que seules les personnes correspondantes soient ajoutées :

• Personne · Créée / Mise à jour -- par ex. ajouter n'importe qui dont le statut devient Visiteur.
• Don · Créé -- par ex. ajouter un premier ou grand don à un workflow de remerciement (correspondre sur le montant, le fonds ou la méthode).
• Groupe · Membre rejoint / Groupe · Créé.
• Formulaire · Soumis -- ajouter n'importe qui qui soumet un formulaire choisi (parfait pour une carte "Je suis nouveau" ou "Se connecter").

Déclencheurs programmés

S'exécutent sur une base récurrente -- quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel -- contre un ensemble de conditions. Utilisez-les pour la sensibilisation basée sur le temps comme tout le monde dont l'anniversaire d'adhésion est aujourd'hui ou un vérification mensuelle.

Pour n'importe quel déclencheur, vous pouvez aussi définir :

• L'étape d'entrée sur laquelle la nouvelle carte démarre (par défaut la première étape).
• Une fois par personne -- pour que la même personne ne soit pas ajoutée au workflow deux fois par le déclencheur.
• Actif -- activez ou désactivez le déclencheur sans le supprimer.

astuce

Associez un déclencheur Formulaire · Soumis au modèle Suivi des nouveaux visiteurs pour transformer votre formulaire "Carte de connexion" ou "Je suis nouveau" en un pipeline de suivi automatique.

Mes cartes

Les bénévoles et le personnel n'ont pas besoin de creuser à travers chaque tableau pour trouver leur travail. La page Mes cartes (liée à partir de la page Workflows) liste chaque carte assignée à l'utilisateur actuel sur tous les workflows. Cliquer sur une carte ouvre le tableau auquel elle appartient.

Rapports

Ouvrez un workflow et cliquez sur Rapports pour voir des analyses pour ce workflow :

• En retard -- le nombre de cartes passées leur date d'échéance.
• Cartes par étape -- combien de cartes se trouvent actuellement sur chaque étape, affichées en graphique en barres.
• Complétées (30 jours) -- débit au cours des 30 derniers jours, affiché en graphique linéaire.

Utilisez ceci pour repérer les goulots -- par exemple, une étape où les cartes s'accumulent et ne progressent jamais.

Articles connexes

• Tâches -- les éléments d'action individuels sur lesquels les cartes de workflow sont construites
• Automations -- créer des tâches récurrentes selon un calendrier
• Formulaires -- construire les formulaires qui peuvent déclencher les workflows
• Groupes -- les groupes dans lesquels une action "Ajouter à un groupe" peut placer des personnes
• Rôles & Autorisations -- contrôler qui peut voir, modifier et gérer les workflows