Workflows

Workflows leiden mensen door een reeks stappen op een visueel bord. Elke persoon wordt een kaart die van de ene stap naar de volgende reist -- van de opvolging van een eerste bezoeker, tot een lidmaatschapsproces, tot een bedankje voor een eerste gever, en al het andere waarbij je veel mensen door dezelfde reeks fasen moet volgen. Een stap kan een vrijwilliger vragen om iets te doen (bellen, een gesprek voeren) en tegelijkertijd automatische acties op eigen kracht uitvoeren -- een e-mail sturen, een paar dagen wachten, de persoon aan een groep toevoegen -- zodat Workflows zowel de menselijke opvolging als het routinewerk eromheen afhandelen. Workflows breiden Taken uit tot een sleep-en-neerzet Kanban-bord zodat niets en niemand tussen wal en schip valt.

Voordat je begint

• Zorg ervoor dat de mensen die je wilt volgen bestaan in B1 Admin
• Maak jezelf vertrouwd met hoe Taken werken, aangezien elke kaart op een bord een taak is
• Om de actie E-mail versturen te gebruiken, maak je eerst de e-mailsjablonen die je wilt versturen (beheerd onder Berichten → Sjablonen beheren)
• Je hebt de juiste Taken-rechten nodig. Bekijken, kaarten bewerken en workflows beheren zijn afzonderlijke rechtenniveaus (zie Rollen & Rechten)

Workflows bekijken

Navigeer naar Dienstbaarheid, open het gebied Taken en selecteer Workflows in het menu. Je ziet je workflows vermeld en gegroepeerd op categorie, met actieve workflows gemarkeerd. Klik op een workflow om het bord te openen.

Een workflow maken

1. Klik op de Workflows-pagina op Workflow toevoegen.

2. Kies hoe je wilt starten:

   • Lege workflow -- begin vanaf nul en bouw je eigen stappen.
   • Vanuit een sjabloon -- begin met een kant-en-klare reeks stappen die je kunt bewerken. Ingebouwde sjablonen zijn onder andere:
     • Opvolging nieuwe bezoeker -- Welkomstmail sturen → Persoonlijk telefoongesprek → Uitnodigen voor volgende stap → Verbonden
     • Lidmaatschapscursus -- Interesse tonen → Inschrijven voor cursus → Cursus bijwonen → Lidmaatschap voltooien
     • Bedankje eerste gever -- Bedankbriefje sturen → Impact van geven delen → Gekoesterd

3. Geef de workflow een Naam.

4. Wijs eventueel een Categorie toe om gerelateerde workflows te groeperen. Je kunt een nieuwe categorie direct vanuit de vervolgkeuzelijst maken.

5. Laat de workflow Actief staan zodat mensen eraan kunnen worden toegevoegd, of zet hem op Inactief om hem te verbergen uit de lijsten voor het toevoegen aan workflows.

6. Klik op Opslaan.

tip

Gebruik de knop Dupliceren op de Workflows-lijst om een bestaande workflow te kopiëren -- inclusief de stappen, geautomatiseerde acties en routering -- als startpunt voor een nieuwe.

Het bord opbouwen met stappen

Elk workflowbord bestaat uit stappen, weergegeven als kolommen van links naar rechts. Open een workflow en gebruik Stap toevoegen om elke fase van je proces aan te maken.

Wanneer je een stap toevoegt of bewerkt, kun je het volgende configureren:

• Stapnaam -- de kolomtitel (bijvoorbeeld "Welkomstgesprek" of "Wachten op inschrijving").
• Verval in (dagen) -- stelt automatisch een vervaldatum in wanneer een kaart deze stap binnenkomt. Kaarten na hun vervaldatum worden gemarkeerd als Verlopen.
• Standaard toegewezene -- de persoon of groep waaraan nieuwe kaarten op deze stap automatisch worden toegewezen.
• Geautomatiseerde acties -- dingen die het systeem zelf doet wanneer een kaart binnenkomt (zie hieronder).
• Routering -- waar de kaart naartoe gaat wanneer die de stap verlaat (zie Routering).

Sleep stapkolommen in de volgorde die overeenkomt met je proces. De volgorde bepaalt ook het standaardpad dat een kaart volgt wanneer er geen andere routering van toepassing is.

info

Sla een nieuwe stap eerst op. Geautomatiseerde acties en routering worden aan de stap gekoppeld, dus de editor ontgrendelt die secties pas zodra de stap bestaat.

Geautomatiseerde acties

Elke stap kan een lijst met geautomatiseerde acties bevatten die vanzelf worden uitgevoerd op het moment dat een kaart de stap binnenkomt -- voordat iemand hem aanraakt. Zo zorgt een stap zowel voor een aansporing aan een vrijwilliger als voor het routinewerk rond de opvolging.

Open in de stapeditor Geautomatiseerde acties, klik op Actie toevoegen, kies een type, vul de instellingen in en klik op het opslagicoon bij die actie. Voeg er zoveel toe als je nodig hebt; ze worden van boven naar beneden op volgorde uitgevoerd.

Actie	Wat het doet
E-mail versturen	Stuurt de persoon een e-mailsjabloon die je kiest. Je kunt de onderwerpregel overschrijven.
Wachten	Pauzeert de kaart een aantal dagen voordat er verder wordt gegaan (zie hieronder).
Aan groep toevoegen	Voegt de persoon toe aan een groep die je kiest.
Aan workflow toevoegen	Start de persoon in een andere workflow -- handig om over te dragen tussen processen.
Notitie toevoegen	Registreert een notitie in de geschiedenis van de kaart.
Veld instellen	Werkt een veld op het persoonsdossier bij: Lidmaatschapsstatus, Burgerlijke staat, Geslacht, Plaats, Provincie of Postcode.
Webhook	Stuurt de gegevens van de kaart naar een extern webadres (URL) dat je opgeeft, om met andere systemen te verbinden.

Nadat alle acties van een stap zijn afgerond, blijft de kaart op die stap staan zodat iemand ermee aan de slag kan -- tenzij de stap een automatische route heeft die hem verder brengt (zie Volledig geautomatiseerde stappen).

info

Geautomatiseerde acties worden alleen uitgevoerd wanneer een kaart via de normale stroom binnenkomt -- wanneer die voor het eerst wordt toegevoegd, wanneer een uitkomst of automatische route hem binnenbrengt, of nadat een Wachten-actie is afgelopen. Ze worden niet opnieuw uitgevoerd wanneer een medewerker een kaart handmatig naar de stap sleept of terugstuurt, zodat iemand niet twee keer dezelfde e-mail krijgt.

E-mail versturen

Kies E-mail versturen, kies een van je e-mailsjablonen en typ eventueel een aangepast onderwerp. Wanneer een kaart de stap binnenkomt, ontvangt de persoon die e-mail automatisch. (Als de persoon geen e-mailadres heeft geregistreerd, slaat de stap deze actie gewoon over.)

Een paar dagen wachten (druppelreeksen)

De actie Wachten houdt een kaart vast voor het aantal dagen dat je instelt. Terwijl hij wacht, toont de kaart Gesnoozed. Wanneer het wachten voorbij is:

1. Worden eventuele resterende acties op dezelfde stap uitgevoerd -- zo kun je een druppelreeks bouwen zoals E-mail versturen → 3 dagen wachten → Herinneringsmail versturen.
2. Vervolgens gaat de kaart, als de stap een automatische route heeft, verder; anders blijft hij op de stap staan zodat iemand hem kan oppakken.

tip

Een Wachten-actie helemaal aan het begin van een stap is een eenvoudige manier om een kaart even "vast te houden" voordat die bij een vrijwilliger opduikt -- bijvoorbeeld 7 dagen wachten, en dan neemt een coach contact op.

Mensen als kaarten toevoegen

Er zijn verschillende manieren om mensen op een bord te plaatsen:

• Vanaf het bord -- Klik op Kaart toevoegen onderaan een stapkolom en kies een persoon. Je kunt ook een groep kiezen, en elk lid van die groep wordt als kaart toegevoegd.
• Vanaf het dossier van een persoon -- Gebruik Aan workflow toevoegen op de pagina van een persoon om diegene op een workflow te plaatsen.
• Vanuit Personen zoeken -- Selecteer meerdere personen en gebruik de bulkactie Aan workflow toevoegen om ze allemaal in één keer toe te voegen.
• Automatisch met een trigger -- Voeg mensen toe wanneer er iets gebeurt, zoals het indienen van een formulier of een eerste gift (zie Triggers hieronder).

Aan de slag met het bord

Open een workflow om het bord te bekijken. Elke kaart toont de naam van de persoon, aan wie hij is toegewezen en een vervaldatum- of statuschip (Verlopen of Gesnoozed). Een stapkolom toont ook kleine badges voor eventuele geautomatiseerde acties die hij uitvoert en aantekeningen voor de routering, zodat je in één oogopslag ziet hoe kaarten stromen.

• Een kaart verplaatsen -- Sleep een kaart van de ene kolom naar de volgende naarmate de persoon vordert.
• Een kaart openen -- Dubbelklik op een kaart (of klik erop) om de detaillade te openen, waar je de stap kunt wijzigen, opnieuw kunt toewijzen, notities kunt toevoegen en kunt bekijken wat er al is gebeurd.

Vanuit de kaartlade kun je:

• De kaart toewijzen aan een andere persoon of groep.
• De kaart snoozen voor 1 dag, 3 dagen of 1 week om de vervaldatum tijdelijk te verbergen.
• Terugsturen naar de vorige stap of overslaan naar de volgende stap.
• Toewijzing vastzetten -- houd dezelfde eigenaar op de kaart, ook als die tussen stappen beweegt. Standaard wijst het verplaatsen van een kaart naar een nieuwe stap deze opnieuw toe aan de standaard toegewezene van die stap; vastzetten houdt de huidige persoon gedurende het hele proces verantwoordelijk.
• De kaart voltooien om hem af te ronden, of een Uitkomst-knop kiezen als de stap uitkomsten heeft ingesteld (zie Routering).
• Notities toevoegen en de geschiedenis van de kaart bekijken -- inclusief een logboek van geautomatiseerde acties die zijn uitgevoerd (verzonden e-mails, wachttijden, enz.).

Bulkacties

Selecteer de selectievakjes op meerdere kaarten om ze samen te bewerken. Er verschijnt een werkbalk waarmee je alle geselecteerde kaarten in één keer kunt voltooien, snoozen, opnieuw toewijzen of verplaatsen naar een andere stap.

Kaarten routeren met uitkomsten en voorwaarden

Routering bepaalt waar een kaart naartoe gaat wanneer die een stap verlaat. Open de editor van een stap om twee soorten routering te configureren.

Uitkomstknoppen

Uitkomsten zijn knoppen die in de kaartlade worden getoond wanneer je een kaart op die stap voltooit. In plaats van één enkele Voltooien-knop kun je keuzes aanbieden zoals "Lid geworden van een groep" of "Geen interesse". Elke uitkomst kan:

• De kaart naar een andere stap in deze workflow sturen,
• De kaart overdragen aan een geheel andere workflow, of
• De kaart sluiten.

Zo kan één beslissing de persoon langs verschillende paden laten vertakken.

Automatische routering (voorwaardelijk)

Automatische routes verplaatsen een kaart verder op het moment dat die een stap binnenkomt (en nadat de geautomatiseerde acties zijn afgerond), zonder dat iemand klikt, als de persoon voldoet aan een reeks voorwaarden. Voeg een route toe, kies de doelstap en definieer een of meer voorwaarden (bijvoorbeeld de campus, leeftijd of lidmaatschapsstatus van een persoon). Een route zonder voorwaarden geldt voor iedereen.

info

Op het bord toont elke stapkolom kleine aantekeningen die de routering beschrijven -- bijvoorbeeld een uitkomstlabel of "indien overeenkomt" gevolgd door een pijl naar de doelstap of -workflow.

Volledig geautomatiseerde stappen

Je kunt een stap volledig zelfstandig laten draaien, zonder dat iemand hem bewerkt. Geef de stap zijn geautomatiseerde acties en voeg een automatische route toe (zonder voorwaarden) die naar de volgende stap wijst. Wanneer een kaart binnenkomt, worden de acties uitgevoerd, en vervolgens brengt de route hem meteen verder -- de kaart gaat er rechtstreeks doorheen.

tip

Combineer dit met Wachten: Welkomstmail sturen → 3 dagen wachten → automatisch doorgaan naar de stap "Persoonlijk gesprek". De e-mail en de timing worden voor je geregeld, en een vrijwilliger ziet de kaart pas als het tijd is voor het menselijke contact.

Triggers

Triggers voegen mensen automatisch aan een workflow toe wanneer er iets gebeurt, zodat je nooit handmatig kaarten hoeft toe te voegen. Klik op een workflowbord op het tabblad Triggers en vervolgens op Trigger toevoegen. Er zijn twee soorten:

Gebeurtenistriggers

Worden geactiveerd zodra een dossier in B1 verandert. Kies de gebeurtenis en voeg eventueel voorwaarden toe zodat alleen overeenkomende mensen worden toegevoegd:

• Persoon · Aangemaakt / Bijgewerkt -- bijv. iedereen toevoegen wiens status Bezoeker wordt.
• Donatie · Aangemaakt -- bijv. een eerste of grote gift toevoegen aan een bedankworkflow (op basis van bedrag, fonds of methode).
• Groep · Lid toegetreden / Groep · Aangemaakt.
• Formulier · Ingediend -- iedereen toevoegen die een gekozen formulier indient (geweldig voor een "Ik ben nieuw"- of "Verbind"-kaart).

Geplande triggers

Draaien op terugkerende basis -- dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks -- tegen een reeks voorwaarden. Gebruik deze voor tijdgebonden benadering, zoals iedereen wiens lidmaatschapsjubileum vandaag is of een maandelijkse check-in.

Voor elke trigger kun je ook instellen:

• De instapstap waarop de nieuwe kaart start (standaard de eerste stap).
• Eenmaal per persoon -- zodat dezelfde persoon niet twee keer door de trigger aan de workflow wordt toegevoegd.
• Actief -- zet de trigger aan of uit zonder hem te verwijderen.

tip

Combineer een Formulier · Ingediend-trigger met het sjabloon Opvolging nieuwe bezoeker om je "Contactkaart" of "Ik ben nieuw"-formulier om te zetten in een automatische opvolgingspijplijn.

Mijn kaarten

Vrijwilligers en medewerkers hoeven niet elk bord af te zoeken om hun werk te vinden. De pagina Mijn kaarten (gekoppeld vanaf de Workflows-pagina) toont elke kaart die aan de huidige gebruiker is toegewezen, op alle workflows. Klik op een kaart om het bord waartoe hij behoort te openen.

Rapporten

Open een workflow en klik op Rapporten om analyses voor die workflow te bekijken:

• Verlopen -- het aantal kaarten na hun vervaldatum.
• Kaarten per stap -- hoeveel kaarten er momenteel op elke stap staan, weergegeven als een kolomgrafiek.
• Voltooid (30 dagen) -- doorstroom over de afgelopen 30 dagen, weergegeven als een lijngrafiek.

Gebruik deze om knelpunten op te sporen -- bijvoorbeeld een stap waar kaarten zich opstapelen en nooit verder komen.

Gerelateerde artikelen

• Taken -- de individuele actiepunten waarop workflowkaarten zijn gebouwd
• Automatiseringen -- maak terugkerende taken op een schema
• Formulieren -- bouw de formulieren die workflows kunnen activeren
• Groepen -- de groepen waarin een "Aan groep toevoegen"-actie mensen kan plaatsen
• Rollen & Rechten -- bepaal wie workflows kan bekijken, bewerken en beheren