Planvalidatie & vrijwilligersmeldingen
B1 Admin controleert automatisch uw planen op problemen vóór zondag -- onvervulde posities, planningsconflicten en vrijwilligers die de datum hebben geblokkeerd. Wanneer alles er goed uitziet, kunt u uw hele team met één klik melden.
Voordat u begint
- Maak een serviceplan en wijs vrijwilligers aan posities toe
- Voeg servicetijden aan het plan toe zodat conflictdetectie kan controleren op overlaps
- Zorg ervoor dat vrijwilligers de B1 Mobiele app hebben geïnstalleerd om push-meldingen te ontvangen
Het validatievenster
Elk plan heeft een validatie-venster dat automatisch wordt uitgevoerd terwijl u het bouwt. Het controleert drie dingen:
Onvervulde posities
Als een positie meer personen nodig heeft dan momenteel zijn toegewezen, vermeldt het validatievenster exact wat nog nodig is -- bijvoorbeeld: "Sound Tech: nog 1 persoon nodig." U kunt in één oogopslag zien of uw plan volledig bemand is voordat de week arriveert.
Planningsconflicten
Als een vrijwilliger aan twee posities is toegewezen die in dezelfde plan overlappen in tijd, markeert het validatievenster het conflict -- bijvoorbeeld: "Jane Smith: tijdconflict tussen Worship Leader en Children's Check-in tijdens Sunday Service." Dit vangt dubbelbokingen voordat ze zondagmorgen een probleem worden.
Blokkeerdata
Vrijwilligers kunnen datums instellen waarop zij niet beschikbaar zijn in B1 Mobile. Als iemand aan een plan is toegewezen dat valt binnen een van hun blokkeerdata, geeft het validatievenster het conflict automatisch weer zodat u een vervanger kunt vinden.
Cross-planconflicten
De validatie controleert ook alle uw planen tegelijk. Als dezelfde vrijwilliger in twee verschillende planen is toegewezen die in tijd overlappen -- bijvoorbeeld een 09:00-service en een 10:00-service die beide tot 10:30 uur duren -- markeert B1 Admin die persoon als dubbel geboekt in verschillende planen.
U hoeft niets te doen om validatie uit te voeren -- het werkt automatisch bij elke keer dat u een toewijzing toevoegt of wijzigt. Houd alleen het venster in de gaten terwijl u het plan bouwt.
Vrijwilligers melden
Zodra uw plan is ingesteld, kunt u alle toegewezen vrijwilligers tegelijk rechtstreeks van het validatievenster melden.
- Open het plan en schuif naar het venster Validatie
- Als er niet-meegedeelde vrijwilligers zijn, ziet u een link die aangeeft hoeveel moeten worden gemelded (bijv. "Meld 8 vrijwilligers")
- Klik op de link om push-meldingen naar iedereen te sturen die nog niet is gemelded
- Vrijwilligers ontvangen een melding op hun telefoon dat zij zijn ingepland en hen wordt gevraagd hun toewijzing te bevestigen
Alleen vrijwilligers die nog niet zijn gemelded, zullen worden opgenomen. Als u later iemand aan het plan toevoegt, zal de link opnieuw verschijnen zodat u de nieuwe toevoeging zonder het opnieuw melden van de rest van het team kunt melden.
Vrijwilligers moeten de B1 Mobiele app hebben geïnstalleerd en meldingen hebben ingeschakeld om de push-melding te ontvangen. Zie de Meldingsgids voor hoe vrijwilligers dit op hun apparaat kunnen inschakelen.