Planvalidering og frivilligvarsler
B1 Admin kontrollerer automatisk planene dine for problemer før søndagen -- ufylte posisjoner, planleggingskonflikter og frivillige som har blokkert datoen. Når alt ser bra ut, kan du varsle hele teamet ditt med ett klikk.
Før du begynner
- Opprett en serviceplan og tilordne frivillige til posisjoner
- Legg til servicetider til planen slik at konfliktdeteksjon kan kontrollere for overlappinger
- Kontroller at frivillige har B1 Mobile-appen installert for å motta pushvarsler
Valideringspanelet
Hver plan har et Validering-panel som kjøres automatisk når du bygger det. Det kontrollerer tre ting:
Ufylte posisjoner
Hvis en posisjon krever flere personer enn de som er tilordnet for øyeblikket, viser valideringspanelet nøyaktig hva som fortsatt trengs -- for eksempel, "Lydtekniker: 1 person til nødvendig." Du kan se på et øyeblikk om planen din er fullt bemannt før uken ankommer.
Planleggingskonflikter
Hvis en frivillig er tilordnet to posisjoner som overlapper i tid innenfor samme plan, markerer valideringspanelet konflikten -- for eksempel, "Jane Smith: tidskonflikti mellom Forkynnelsesleder og barnesjekk under søndagstjeneste." Dette fanger dobbeltbookinger før de blir et søndagsmorgensproblem.
Blokkutdatoer
Frivillige kan angi datoer de er utilgjenglige i B1 Mobile. Hvis noen er tilordnet en plan som faller innenfor en av blokkutdatoene, viser valideringspanelet konflikten automatisk slik at du kan finne en erstatning.
Tverrplankonflikt
Valideringen kontrollerer også på tvers av alle planene dine på en gang. Hvis samme frivillig er tilordnet i to ulike planer som overlapper i tid -- for eksempel en 09:00-tjeneste og en 10:00-tjeneste som begge kjøres til 10:30 -- vil B1 Admin markere denne personen som dobbeltbooket på tvers av planer.
Du trenger ikke å gjøre noe for å kjøre validering -- den oppdateres automatisk hver gang du legger til eller endrer en oppgave. Bare hold øynene på panelet mens du bygger planen.
Varsling av frivillige
Når planen er satt, kan du varsle alle tildelte frivillige på en gang direkte fra valideringspanelet.
- Åpne planen og rull ned til Validering-panelet
- Hvis det er uvarslede frivillige, vil du se en lenke som viser hvor mange som trenger varsling (f.eks. "Varsle 8 frivillige")
- Klikk på lenken for å sende pushvarsler til alle som ikke er varslede ennå
- Frivillige mottar en varsling på telefonen som forteller dem at de har blitt planlagt og oppfordrer dem til å bekrefte oppgaven
Bare frivillige som ikke er varslede ennå vil bli inkludert. Hvis du legger til noen i planen senere, vil lenken vises igjen slik at du kan varsle tilføyelsen uten å varsle resten av teamet igjen.
Frivillige må ha B1 Mobile-appen installert og varsler aktivert for å motta pushvarslingen. Se Varselguiden for hvordan frivillige kan aktivere dette på enheten sin.