Validazione del piano e notifiche ai volontari
B1 Admin controlla automaticamente i tuoi piani per individuare problemi prima della domenica — posizioni non coperte, conflitti di programmazione e volontari che hanno bloccato quella data. Quando tutto è a posto, puoi notificare l'intero team con un solo clic.
Prima di iniziare
- Crea un piano di servizio e assegna volontari alle posizioni
- Aggiungi orari dei servizi al piano in modo che il rilevamento dei conflitti possa verificare le sovrapposizioni
- Assicurati che i volontari abbiano installato l'app B1 Mobile per ricevere le notifiche push
Il pannello di validazione
Ogni piano ha un pannello Validazione che si esegue automaticamente mentre lo costruisci. Controlla tre cose:
Posizioni non coperte
Se una posizione richiede più persone di quelle attualmente assegnate, il pannello di validazione elenca esattamente ciò che manca — ad esempio, "Tecnico del suono: serve 1 persona in più." Puoi vedere a colpo d'occhio se il tuo piano è completamente coperto prima che arrivi la settimana.
Conflitti di programmazione
Se un volontario è assegnato a due posizioni che si sovrappongono nel tempo all'interno dello stesso piano, il pannello di validazione segnala il conflitto — ad esempio, "Jane Smith: conflitto di orario tra Leader della lode e Check-in bambini durante il Servizio Domenicale." Questo intercetta le doppie prenotazioni prima che diventino un problema la domenica mattina.
Date di blocco
I volontari possono impostare le date in cui non sono disponibili in B1 Mobile. Se qualcuno è assegnato a un piano che cade in una delle sue date di blocco, il pannello di validazione evidenzia automaticamente il conflitto così puoi trovare un sostituto.
Conflitti tra piani diversi
La validazione controlla anche tra tutti i tuoi piani contemporaneamente. Se lo stesso volontario è assegnato in due piani diversi che si sovrappongono nel tempo — ad esempio, un servizio delle 9:00 e un servizio delle 10:00 che terminano entrambi alle 10:30 — B1 Admin segnalerà quella persona come doppiamente prenotata tra i piani.
Non devi fare nulla per eseguire la validazione — si aggiorna automaticamente ogni volta che aggiungi o modifichi un'assegnazione. Tieni semplicemente d'occhio il pannello mentre costruisci il piano.
Notificare i volontari
Una volta che il tuo piano è pronto, puoi notificare tutti i volontari assegnati contemporaneamente direttamente dal pannello di validazione.
- Apri il piano e scorri fino al pannello Validazione
- Se ci sono volontari non ancora notificati, vedrai un link che mostra quanti devono essere notificati (ad es., "Notifica 8 volontari")
- Clicca sul link per inviare notifiche push a tutti coloro che non sono ancora stati notificati
- I volontari ricevono una notifica sul telefono che li informa che sono stati programmati e li invita a confermare la loro assegnazione
Saranno inclusi solo i volontari che non sono ancora stati notificati. Se aggiungi qualcuno al piano in seguito, il link riapparirà così potrai notificare la nuova aggiunta senza ri-notificare il resto del team.
I volontari devono avere l'app B1 Mobile installata e le notifiche abilitate per ricevere la notifica push. Consulta la guida alle Notifiche per sapere come i volontari possono abilitarle sul proprio dispositivo.