Fluxos de Trabalho
Fluxos de trabalho movem pessoas por uma série de etapas em um quadro visual. Cada pessoa se torna um cartão que viaja de uma etapa para a próxima -- de um acompanhamento de convidado de primeira vez, para um processo de membro, para um agradecimento de doador pela primeira vez, e qualquer outra coisa onde você precise acompanhar muitas pessoas pelas mesmas etapas. Uma etapa pode pedir a um voluntário para fazer algo (fazer uma ligação, ter uma conversa) e executar ações automatizadas por conta própria -- enviar e-mail, aguardar alguns dias, adicionar a pessoa a um grupo -- para que os fluxos de trabalho lidem tanto com o acompanhamento humano quanto com o trabalho chato ao redor. Fluxos de trabalho estendem Tarefas em um quadro Kanban arrastar e soltar para que nada e ninguém caia por entre as rachaduras.
Antes de Começar
- Certifique-se de que as pessoas que você deseja rastrear existem no B1 Admin
- Familiarize-se com como Tarefas funcionam, já que cada cartão em um quadro é uma tarefa
- Para usar a ação Enviar e-mail, crie primeiro os templates de e-mail que você deseja enviar (gerenciados em Mensagens → Gerenciar Templates)
- Você precisará da permissão apropriada de Tarefas. Visualizar, editar cartões e gerenciar fluxos de trabalho são níveis de permissão separados (veja Funções e Permissões)
Visualizando Fluxos de Trabalho
Navegue até Servindo, abra a área Tarefas e selecione Fluxos de Trabalho do menu. Você verá seus fluxos de trabalho listados e agrupados por categoria, com fluxos de trabalho ativos destacados. Clique em qualquer fluxo de trabalho para abrir seu quadro.
Criando um Fluxo de Trabalho
- Na página Fluxos de Trabalho, clique em Adicionar Fluxo de Trabalho.
- Escolha como começar:
- Fluxo de trabalho em branco -- comece do zero e construa suas próprias etapas.
- De um template -- comece com um conjunto pronto de etapas que você pode editar. Os templates integrados incluem:
- Acompanhamento de Novo Visitante -- Enviar e-mail de boas-vindas → Ligação telefônica pessoal → Convidar para próxima etapa → Conectado
- Classe de Membro -- Expressar interesse → Registrar para classe → Participar da classe → Completo membro
- Agradecimento de Doador pela Primeira Vez -- Enviar nota de agradecimento → Compartilhar impacto de doação → Administrado
- Dê ao fluxo de trabalho um Nome.
- Opcionalmente, atribua uma Categoria para agrupar fluxos de trabalho relacionados. Você pode criar uma nova categoria diretamente da lista suspensa.
- Deixe o fluxo de trabalho Ativo para que as pessoas possam ser adicionadas a ele, ou defina-o como Inativo para ocultá-lo das listas de adicionar ao fluxo de trabalho.
- Clique em Salvar.
Use o botão Duplicar na lista de Fluxos de Trabalho para copiar um fluxo de trabalho existente -- incluindo suas etapas, ações automatizadas e roteamento -- como ponto de partida para um novo.
Construindo o Quadro com Etapas
Cada quadro de fluxo de trabalho é composto por etapas, mostradas como colunas da esquerda para a direita. Abra um fluxo de trabalho e use Adicionar Etapa para criar cada etapa do seu processo.
Quando você adiciona ou edita uma etapa, você pode configurar:
- Nome da Etapa -- o cabeçalho da coluna (por exemplo, "Ligação de Boas-vindas" ou "Aguardando Registro").
- Vencimento em (dias) -- define automaticamente uma data de vencimento quando um cartão entra nesta etapa. Cartões além de sua data de vencimento são marcados como Atrasado.
- Atribuído padrão -- a pessoa ou grupo para a qual cartões novos nesta etapa são atribuídos automaticamente.
- Ações automatizadas -- coisas que o sistema faz por conta própria quando um cartão chega (veja abaixo).
- Roteamento -- para onde o cartão vai quando sai da etapa (veja Roteamento).
Arraste colunas de etapa para a ordem que corresponde ao seu processo. A ordem também define o caminho padrão que um cartão percorre quando nenhum outro roteamento se aplica.
Salve uma etapa nova primeiro. Ações automatizadas e roteamento se ligam à etapa, então o editor desbloqueia essas seções uma vez que a etapa existe.
Ações Automatizadas
Toda etapa pode carregar uma lista de ações automatizadas que são executadas por conta própria no momento em que um cartão entra na etapa -- antes que qualquer pessoa o toque. É assim que uma etapa tanto avisa a um voluntário quanto cuida do trabalho rotineiro ao redor do acompanhamento.
No editor de etapa, abra Ações automatizadas, clique em Adicionar Ação, escolha um tipo, preencha suas configurações e clique no ícone de salvar dessa ação. Adicione quantas você precisar; elas executam de cima para baixo em ordem.
| Ação | O que ela faz |
|---|---|
| Enviar e-mail | Envia à pessoa um template de e-mail que você escolhe. Você pode sobrescrever a linha de assunto. |
| Aguardar | Pausa o cartão por um número de dias antes de continuar (veja abaixo). |
| Adicionar ao grupo | Adiciona a pessoa a um grupo que você escolhe. |
| Adicionar ao fluxo de trabalho | Inicia a pessoa em outro fluxo de trabalho -- útil para passar de um processo para outro. |
| Adicionar nota | Registra uma nota no histórico do cartão. |
| Definir campo | Atualiza um campo no registro da pessoa: Status de Membro, Estado Civil, Gênero, Cidade, Estado ou CEP. |
| Webhook | Envia os detalhes do cartão para um endereço web externo (URL) que você fornece, para conectar a outros sistemas. |
Depois que todas as ações de uma etapa terminam, o cartão repousa nessa etapa para que uma pessoa possa trabalhar nele -- a menos que a etapa tenha uma rota automática que o mova adiante (veja Etapas totalmente automatizadas).
Ações automatizadas são executadas apenas quando um cartão chega através do fluxo normal -- quando é adicionado pela primeira vez, quando um resultado ou rota automática o traz, ou depois que uma Espera termina. Elas não são executadas novamente quando um membro da equipe arrasta manualmente um cartão para a etapa ou o envia de volta, para que uma pessoa não receba o mesmo e-mail duas vezes.
Enviando e-mail
Escolha Enviar e-mail, escolha um de seus templates de e-mail e opcionalmente digite um assunto personalizado. Quando um cartão entra na etapa, a pessoa recebe esse e-mail automaticamente. (Se a pessoa não tiver um endereço de e-mail no arquivo, a etapa simplesmente pula essa ação.)
Aguardando alguns dias (sequências de gotejamento)
A ação Aguardar retém um cartão pelo número de dias que você definir. Enquanto aguarda, o cartão aparece como Adormecido. Quando a espera termina:
- Qualquer ação restante na mesma etapa é executada -- para que você possa construir uma sequência como Enviar e-mail → Aguardar 3 dias → Enviar um e-mail de lembrete.
- Então, se a etapa tiver uma rota automática, o cartão se move; caso contrário, descansa na etapa para que uma pessoa o pegue.
Uma Espera bem no início de uma etapa é uma forma simples de "reter" um cartão antes de surgir a um voluntário -- por exemplo, Aguardar 7 dias, depois um treinador entra em contato.
Adicionando Pessoas como Cartões
Existem várias maneiras de colocar pessoas em um quadro:
- Do quadro -- Clique em Adicionar Cartão na parte inferior de uma coluna de etapa e escolha uma pessoa. Você também pode escolher um grupo, e todo membro desse grupo é adicionado como um cartão.
- Do registro de uma pessoa -- Use Adicionar ao Fluxo de Trabalho na página de uma pessoa para colocá-los em um fluxo de trabalho.
- Da busca de Pessoas -- Selecione várias pessoas e use a ação em massa Adicionar ao Fluxo de Trabalho para adicioná-las todas de uma vez.
- Automaticamente com um acionador -- Adicione pessoas quando algo acontece, como um envio de formulário ou um primeiro presente (veja Acionadores abaixo).
Trabalhando o Quadro
Abra um fluxo de trabalho para ver seu quadro. Cada cartão mostra o nome da pessoa, a quem está atribuído e um chip de data de vencimento ou status (Atrasado ou Adormecido). Uma coluna de etapa também mostra pequenos crachás para quaisquer ações automatizadas que executa e anotações para seu roteamento, dando-lhe um mapa à primeira vista de como os cartões fluem.
- Mover um cartão -- Arraste um cartão de uma coluna para a próxima conforme a pessoa progride.
- Abrir um cartão -- Clique duas vezes em um cartão (ou clique nele) para abrir sua gaveta de detalhe, onde você pode alterar a etapa, reatribuir, adicionar notas e revisar o que já aconteceu.
Da gaveta de cartão você pode:
- Atribuir o cartão para uma pessoa ou grupo diferente.
- Adormecê-lo por 1 dia, 3 dias ou 1 semana para ocultar temporariamente sua data de vencimento.
- Enviar de Volta para a etapa anterior ou Pular para a próxima etapa.
- Fixar atribuição -- manter o mesmo proprietário no cartão mesmo conforme se move entre etapas. Por padrão, mover um cartão para uma nova etapa o reatribui ao atribuído padrão dessa etapa; fixar mantém a pessoa atual responsável em todo.
- Completar o cartão para terminá-lo ou escolher um botão de Resultado se a etapa tiver resultados configurados (veja Roteamento).
- Adicionar notas e revisar o histórico do cartão -- incluindo um log de ações automatizadas que foram executadas (e-mails enviados, esperas, etc.).
Ações em massa
Selecione as caixas de seleção em vários cartões para agir sobre eles juntos. Uma barra de ferramentas aparece permitindo que você Complete, Adormeça, Reatribua ou Mova todos os cartões selecionados para outra etapa de uma vez.
Roteando Cartões com Resultados e Condições
O roteamento controla para onde um cartão vai quando sai de uma etapa. Abra o editor de uma etapa para configurar dois tipos de roteamento.
Botões de resultado
Os resultados são botões mostrados na gaveta de cartão quando você está completando um cartão nessa etapa. Em vez de um único botão Completar, você pode oferecer escolhas como "Ingressou em um Grupo" ou "Não Interessado." Cada resultado pode:
- Enviar o cartão para outra etapa neste fluxo de trabalho,
- Passar o cartão para um fluxo de trabalho completamente diferente, ou
- Fechar o cartão.
Isso permite que uma decisão divida a pessoa em caminhos diferentes.
Roteamento automático (condicional)
Rotas automáticas movem um cartão adiante no momento em que entra em uma etapa (e depois que suas ações automatizadas terminam), sem ninguém clicar, se a pessoa corresponder a um conjunto de condições. Adicione uma rota, escolha a etapa de destino e defina uma ou mais condições (por exemplo, campus, idade ou status de membro de uma pessoa). Uma rota sem condições corresponde a todos.
No quadro, cada coluna de etapa mostra pequenas anotações descrevendo seu roteamento -- por exemplo, um rótulo de resultado ou "se corresponder" seguido por uma seta para a etapa de destino ou fluxo de trabalho.
Etapas Totalmente Automatizadas
Você pode fazer uma etapa funcionar inteiramente por conta própria, com ninguém trabalhando nela. Dê à etapa suas ações automatizadas e adicione uma rota automática (sem condições) apontando para a próxima etapa. Quando um cartão entra, as ações são executadas e então a rota o avança imediatamente -- o cartão passa direto.
Combine isso com Aguardar: Enviar e-mail de boas-vindas → Aguardar 3 dias → avançar automaticamente para a etapa "Ligação pessoal". O e-mail e o tempo são cuidados para você, e um voluntário vê o cartão apenas quando é hora do toque humano.
Acionadores
Acionadores adicionam pessoas a um fluxo de trabalho automaticamente quando algo acontece, para que você nunca tenha que adicionar cartões manualmente. Em um quadro de fluxo de trabalho, clique na aba Acionadores, depois em Adicionar Acionador. Existem dois tipos:
Acionadores de evento
Acionam assim que um registro muda no B1. Escolha o evento, depois opcionalmente adicione condições para que apenas pessoas correspondentes sejam adicionadas:
- Pessoa · Criada / Atualizada -- ex: adicione qualquer pessoa cujo status se torne Visitante.
- Doação · Criada -- ex: adicione uma doação primeira vez ou grande a um fluxo de trabalho de agradecimento (corresponda em quantidade, fundo ou método).
- Grupo · Membro Ingressou / Grupo · Criado.
- Formulário · Enviado -- adicione qualquer pessoa que envie um formulário escolhido (ótimo para um cartão "Sou Novo" ou "Conectar").
Acionadores de agendamento
Execute em uma base recorrente -- diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente -- contra um conjunto de condições. Use isso para alcance baseado em tempo como qualquer pessoa cujo aniversário de membro é hoje ou uma verificação mensal.
Para qualquer acionador você também pode definir:
- A etapa de entrada em que o novo cartão começa (padrão é a primeira etapa).
- Uma vez por pessoa -- para que a mesma pessoa não seja adicionada ao fluxo de trabalho duas vezes pelo acionador.
- Ativo -- ative ou desative o acionador sem deletá-lo.
Emparelhe um acionador Formulário · Enviado com o template Acompanhamento de Novo Visitante para transformar seu formulário "Cartão de Conexão" ou "Sou Novo" em um pipeline de acompanhamento automático.
Meus Cartões
Voluntários e equipe não precisam cavar por cada quadro para encontrar seu trabalho. A página Meus Cartões (vinculada da página Fluxos de Trabalho) lista todos os cartões atribuídos ao usuário atual em todos os fluxos de trabalho. Clicando em um cartão abre o quadro ao qual pertence.
Relatórios
Abra um fluxo de trabalho e clique em Relatórios para ver análises desse fluxo de trabalho:
- Atrasado -- o número de cartões além de sua data de vencimento.
- Cartões por Etapa -- quantos cartões atualmente estão em cada etapa, mostrado como um gráfico de colunas.
- Completado (30 dias) -- vazão nos últimos 30 dias, mostrada como um gráfico de linha.
Use isso para encontrar gargalos -- por exemplo, uma etapa onde cartões se acumulam e nunca avançam.
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