योजनाएं अवलोकन
योजनाएं अवलोकन आपको एक बार में कई सेवा तारीखों पर सभी आपकी स्वयंसेवक असाइनमेंट का एक पक्षी दृश्य देता है। प्रत्येक योजना को व्यक्तिगत रूप से खोलने के बजाय, आप आने वाले हफ्तों में एक ही ग्रिड में हर स्थिति में कौन सेवा कर रहा है देख सकते हैं -- और जल्दी से कोई भी अंतराल खोज सकते हैं जो अभी भी भरा जाना बाकी है।
शुरू करने से पहले
- सेवा क्षेत्र में कम से कम एक मंत्रालय और योजना प्रकार बनाएं
- सेवा योजनाएं बनाएं जिनमें तारीखें और स्वयंसेवक असाइनमेंट हों
- सुनिश्चित करें कि आपके स्वयंसेवकों को आपकी लोग निर्देशिका में जोड़ा गया है
अवलोकन तक पहुंचना
- B1 Admin में, Jump menu खोलें (ऊपर-बाएँ में खोज पट्टी), सेवा को विस्तृत करें, और योजनाएं पर क्लिक करें।
- पृष्ठ के शीर्ष पर एक मंत्रालय टैब चुनें।
- Plan Types सूची में योजना प्रकार के आगे Overview पर क्लिक करें, या योजना प्रकार खोलें और पृष्ठ के शीर्ष पर Overview पर क्लिक करें।
अवलोकन उस योजना प्रकार को कवर करता है जिससे आपने इसे खोला। योजना सूची पर वापस जाने के लिए अवलोकन के शीर्ष पर योजना प्रकार के नाम पर क्लिक करें।
अवलोकन ग्रिड पढ़ना
अवलोकन एक ग्रिड प्रदर्शित करता है जहां:
- पंक्तियां प्रत्येक स्थिति का प्रतिनिधित्व करती हैं (उदा., "संगीत: गिटार", "तकनीक: प्रक्षेपण") श्रेणी द्वारा समूहीकृत
- स्तंभ आने वाली सेवा तारीखें प्रतिनिधित्व करते हैं (उदा., "अप्रैल 14", "अप्रैल 21")
- कोशिकाएं उस स्थिति में निर्दिष्ट स्वयंसेवक का नाम दिखाती हैं
लाल में हाइलाइट की गई कोशिकाएं अभरी हुई हैं -- कोई स्वयंसेवक अभी तक निर्दिष्ट नहीं हुआ है। यह प्रत्येक योजना को खोले बिना एक नजर में कर्मचारी अंतराल देखना आसान बनाता है।
स्वयंसेवक नाम एक छोटे प्रारूप में दिखाए जाते हैं (पहला नाम और अंतिम प्रारंभिक, उदा., "जॉन डी.") ताकि जब आपके पास कई स्थितियां हों तो ग्रिड को कॉम्पैक्ट रखा जा सके।
अवलोकन से सीधे स्वयंसेवकों को असाइन करना
अरिक्त स्लॉट भरने के लिए आपको व्यक्तिगत योजनाएं खोलने की आवश्यकता नहीं है। ग्रिड में किसी भी कोशिका पर क्लिक करके उस स्थिति और तारीख के लिए एक असाइनमेंट पैनल खोलें। वहां से आप कर सकते हैं:
- इस स्थिति को असाइन करने के लिए अपनी टीम से एक व्यक्ति चुनें
- पहले से निर्दिष्ट किसी को भी हटाने के लिए अगले को हटाएं पर क्लिक करें
- अवलोकन छोड़ने के बिना परिवर्तन को सहेजें
यह एक ही बार में एक संपूर्ण अनुसूची तैयार करना संभव बनाता है -- व्यक्तिगत योजनाओं में आने-जाने के बिना हफ्तों और स्थितियों में काम करें।
अवलोकन से स्वचालित-शेड्यूलिंग
स्वचालित-शेड्यूलिंग पर क्लिक करें ताकि B1 वर्तमान ग्रिड में हर खुली, अभरी स्लॉट को एक बार में भर सके। दृश्य में प्रत्येक योजना के लिए, यह प्रत्येक स्थिति से जुड़े समूह से उम्मीदवार खींचता है और स्वचालित रूप से खाली स्लॉट भरता है, यह रिपोर्ट करते हुए कि वह दृश्य योजनाओं में से कितनी भरने में सक्षम था। योजनाओं को एक बार में भरा जाता है ताकि एक ही स्वयंसेवक एक ही बार में दो तारीखों में डबल-बुक न हो।
स्वचालित-शेड्यूलिंग केवल उन स्लॉट को भरता है जो पहले से ही खाली हैं -- यह कभी भी एक मौजूदा असाइनमेंट को प्रतिस्थापित नहीं करता है।
हर किसी को शेड्यूल किए गए लोगों को ईमेल करना
स्वयंसेवकों को ईमेल करें पर क्लिक करें वर्तमान में फ़िल्टर की गई तारीख सीमा और मंत्रालय में कहीं भी असाइन किए गए हर स्वयंसेवक को एक सूचना भेजने के लिए, एक क्रिया में, बजाय योजना-दर-योजना ईमेल करने के। B1 रिपोर्ट करता है कि कितने ईमेल भेजे गए और कितने विफल हुए।
स्वयंसेवकों को शेड्यूल किए गए सभी को टेक्स्ट करना
यदि आपके चर्च का एक टेक्स्टिंग प्रदाता जुड़ा है और आप योजनाओं को संपादित करने और टेक्स्ट भेजने दोनों की अनुमति रखते हैं, तो अवलोकन के शीर्ष पर एक Text Volunteers बटन दिखाई देता है।
- Text Volunteers पर क्लिक करें।
- डायलॉग दिखाता है कि कितने स्वयंसेवक टेक्स्ट प्राप्त करेंगे (उदाहरण के लिए, "14 में से 12 स्वयंसेवक यह टेक्स्ट प्राप्त करेंगे"), साथ ही कितनों ने टेक्स्ट से opt out किया है और कितनों के फ़ोन नंबर फ़ाइल पर नहीं हैं।
- अपना Message टाइप करें। हर स्वयंसेवक का नाम या अपने चर्च का नाम डालने के लिए किसी placeholder पर क्लिक कर सकते हैं।
- Send पर क्लिक करें। B1 रिपोर्ट करता है कि कितने टेक्स्ट भेजे गए।
तारीख सीमा में असाइन किया गया हर स्वयंसेवक अपनी प्रोफ़ाइल के मोबाइल नंबर पर एक टेक्स्ट प्राप्त करता है, भले ही वे कई तारीखों पर सेवा करें। जो लोग एक ही फ़ोन नंबर साझा करते हैं (जैसे पारिवारिक फ़ोन) उन्हें केवल एक टेक्स्ट मिलता है। जिन स्वयंसेवकों ने पहले के किसी टेक्स्ट का STOP से जवाब दिया था, उन्हें छोड़ दिया जाता है।
टेक्स्ट आपके चर्च के अपने टेक्स्टिंग प्रदाता के माध्यम से भेजे जाते हैं, इसलिए उसकी कीमतें लागू होती हैं। यदि आपके चर्च के टेक्स्टिंग credits खत्म हो गए हैं, तो भेजना रुक जाता है और डायलॉग आपको बताता है। एक बार में अधिकतम 200 स्वयंसेवकों तक टेक्स्ट पहुंचता है; यदि आपके पास इससे अधिक हैं तो तारीख सीमा को संकीर्ण करें।
एक स्वयंसेवक की अनुसूची को हाइलाइट करना
हाइलाइट ड्रॉपडाउन का उपयोग करके अपनी टीम से एक व्यक्ति चुनें -- हर कोशिका जहां वे निर्दिष्ट हैं ग्रिड में बाहर कर दिया जाता है, ताकि आप उन्हें दूसरी स्थिति में जोड़ने से पहले देख सकें कि वे कहां पहले से ही सेवा कर रहे हैं। हाइलाइट को बंद करने के लिए हर कोई चुनें।
अवलोकन को फ़िल्टर करना
आप ग्रिड के ऊपर के नियंत्रणों का उपयोग करके अवलोकन क्या दिखाता है यह समायोजित कर सकते हैं। नियंत्रण बदलते ही ग्रिड तुरंत अपडेट हो जाता है:
- सभी पद / केवल अभरे हुए -- केवल अभरे हुए चुनें ताकि उन पंक्तियों को छिपाया जा सके जहां हर तारीख पहले से भरी हुई है, ताकि आप केवल उन पदों पर ध्यान केंद्रित कर सकें जिन्हें अभी भी एक स्वयंसेवक की आवश्यकता है।
- शुरू तारीख / अंत तारीख -- डिफ़ॉल्ट रूप से अवलोकन भविष्य में 12 सप्ताह दिखाता है। सीमा को विस्तृत या संकीर्ण करने के लिए कस्टम तारीखें दर्ज करें।
CSV को निर्यात करना
CSV निर्यात करें पर क्लिक करके वर्तमान ग्रिड को एक स्प्रेडशीट के रूप में डाउनलोड करें। निर्यात में फ़िल्टर की गई तारीख सीमा के लिए सभी स्थितियां और स्वयंसेवक असाइनमेंट शामिल हैं, जिससे मंत्रालय नेताओं के साथ साझा करना या योजना बैठकों के लिए प्रिंट करना आसान हो जाता है।
CSV निर्यात वर्तमान में लागू किसी भी फ़िल्टर को दर्शाता है -- केवल ग्रिड में दिखाई गई तारीखें और योजना प्रकार डाउनलोड में शामिल हैं।
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