सेवा योजनाएं
सेवा योजनाएं आयोजित करती हैं कि कौन सेवा कर रहा है और कब। प्रत्येक योजना एक विशिष्ट तारीख और मंत्रालय से जुड़ी है, जिससे सप्ताह दर सप्ताह अपनी स्वयंसेवक टीमों को आयोजित करना आसान हो जाता है और यह सुनिश्चित करता है कि हर सेवा पूरी तरह से कर्मचारी है।
शुरू करने से पहले
- सेवा क्षेत्र में अपने मंत्रालयों और टीमों को सेट अप करें
- स्वयंसेवकों को अपने लोग निर्देशिका में जोड़ा गया है और टीमों को असाइन किया गया है सुनिश्चित करें
योजनाओं तक पहुंचना
- मुख्य मेनू से सेवा पर नेविगेट करें।
- पृष्ठ के शीर्ष पर एक मंत्रालय टैब का चयन करें।
- उस प्रकार के लिए योजनाओं की सूची देखने के लिए एक योजना प्रकार पर क्लिक करें।
- इसे खोलने के लिए एक विशिष्ट योजना पर क्लिक करें।
पूर्ण व्यवस्थापक पहुंच योजनाओं को प्रबंधित करने के लिए आवश्यक नहीं है। कोई भी जो एक मंत्रालय का सदस्य है वह सेवा पर नेविगेट कर सकता है और योजनाओं को बना, संपादित, और अनुसूचित कर सकता है अपने स्वयं के मंत्रालय के लिए योजना संपादन अनुमति की आवश्यकता के बिना। संपादकों के साथ योजना संपादन भूमिका हर मंत्रालय भर में योजनाओं को प्रबंधित कर सकते हैं।
एक योजना बनाना
- योजना प्रकार दृश्य से, नई योजना पर क्लिक करें।
- योजना को एक नाम दें या नाम के रूप में तारीख का उपयोग करें। सेवा के लिए तारीख का चयन करें।
- यदि आप पिछली योजना से कॉपी करना चाहते हैं, तो केवल स्थिति या स्थिति और असाइनमेंट चुनें। यदि आप कॉपी नहीं करना चाहते, तो बस कुछ भी मत चुनें। आप मेरी पिछली योजना से सेवा के क्रम की भी प्रतिलिपि बना सकते हैं।
- योजना सहेजें। अब आप टीम सदस्यों को असाइन करना शुरू कर सकते हैं और सेवा क्रम बनाना शुरू कर सकते हैं।
योजना विवरण पृष्ठ
जब आप एक योजना खोलते हैं, तो आप दो टैब देखेंगे:
- असाइनमेंट -- यह प्रबंधित करें कि इस योजना को कौन सी टीम सदस्य असाइन की गई हैं। आप अपनी मौजूदा टीमों से लोग जोड़ सकते हैं और देख सकते हैं कि किसने पुष्टि की है या अभी भी लंबित है।
- सेवा क्रम -- उपासना गीतों, प्रार्थनाओं, घोषणाओं, और सर्मोन जैसे तत्वों के साथ सेवा का क्रम बनाएं।
टीम सदस्यों को असाइन करना
- एक योजना खोलें और असाइनमेंट टैब पर जाएं।
- स्थिति जोड़ें पर क्लिक करें इसे विस्तारित करने के लिए। स्थिति जोड़ें फॉर्म में जानकारी भरें। श्रेणी नाम के लिए आप जो कुछ भी चाहते हैं जोड़ें।
- आवश्यक लोग पर क्लिक करें और उस स्थिति को भरने के लिए स्वयंसेवकों का चयन करें।
- जोड़ें पर क्लिक करके अपनी टीम की सूची से सदस्य जोड़ें।
- असाइन किए गए सदस्य उनकी टीम के अंतर्गत उनकी असाइनमेंट स्थिति के साथ दिखाई देंगे।
- स्वयंसेवकों को B1 ऐप या ईमेल के माध्यम से उन्हें सूचित करने के लिए सूचित करें।
प्रत्येक स्थिति एक गणना चिप दिखाता है (उदाहरण के लिए, "2/3") ताकि आप एक नज़र में देख सकें कि कितनी जगह भरी गई है। असाइनमेंट टैब के शीर्ष पर, एक प्रगति पट्टी और एक सारांश चिप ("X of Y स्थिति भरी गई") योजना के लिए आपकी समग्र कर्मचारी दिखाते हैं, हर स्थिति कवर होने के बाद पूरी तरह से कर्मचारी पर स्विच करते हुए।
योजनाएं बनाने से पहले अपनी टीमों को सेवा मंत्रालय सेटिंग्स में सेट अप करें। इस तरह आपके पास असाइन करने के लिए स्वयंसेवकों का एक तैयार पूल होगा।
योजना सेटिंग्स
प्रत्येक योजना के पास अतिरिक्त सेटिंग्स हैं जिन्हें आप योजना पर संपादन (पेंसिल) आइकन पर क्लिक करके कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। इनमें शामिल हैं:
- साइनअप समय सीमा — स्वयंसेवक साइनअप बंद होने से पहले सेवा से कितने घंटे पहले। साइनअप को सेवा शुरुआत के अतीत खुला रखने के लिए एक नकारात्मक संख्या दर्ज करें।
- साइनअप पृष्ठ पर स्वयंसेवक नामों को दिखाएं — चेक होने पर, स्वयंसेवक देख सकते हैं कि कौन पहले से ही प्रत्येक स्थिति के लिए साइन अप हो गया है।
- पेंसिल में — स्वयंसेवकों से असाइनमेंट छिपाता है जब तक आप शेड्यूल प्रकाशित करने के लिए तैयार नहीं हैं।
- जब कोई स्वयंसेवक अस्वीकार करता है तो स्वचालित रूप से एक प्रतिस्थापन को अनुसूचित करें — चेक होने पर, यदि कोई असाइन किए गए स्वयंसेवक अपनी स्थिति अस्वीकार कर देते हैं तो B1 स्वचालित रूप से अगले उपलब्ध व्यक्ति से संपर्क करेगा टीम सूची पर और पूछेगा क्या वे सेवा कर सकते हैं। यह तब तक सूची के नीचे जारी रहता है जब तक कोई स्वीकार नहीं करता, मैनुअल अनुवर्ती के बिना आपकी स्थिति को भरा रखता है।
स्वयंसेवक अनुस्मारक
B1 उन सेवाओं से पहले स्वयंसेवकों को स्वचालित रूप से याद दिला सकता है जिनके लिए वे अनुसूचित हैं, इसलिए आपको हर हफ्ते अपनी टीम का पीछा नहीं करना पड़ता है। अनुस्मारक सभी को जाते हैं अनुसूचित किया गया — जो पुष्टि की गई और जो अभी तक जवाब नहीं दिए — ईमेल और इन-ऐप/पुश सूचना द्वारा। प्रत्येक अनुस्मारक में स्वयंसेवक की स्थिति, सेवा तारीख, योजना नोट्स, और आपका कस्टम संदेश शामिल है।
अनुस्मारक समय और सामग्री प्रति योजना प्रकार सेट होते हैं, इसलिए सेवा के प्रत्येक प्रकार अपने स्वयं का शेड्यूल रख सकता है।
- सेवा क्षेत्र से, योजना प्रकार युक्त मंत्रालय का चयन करें।
- योजना प्रकार के आगे संपादन (पेंसिल) आइकन पर क्लिक करें।
- अनुस्मारक अनुभाग में, सेट करें:
- सेवा से पहले अनुस्मारक दिन — कितने दिन आगे भेजने का एक अल्पविराम-अलग सूची, उदाहरण के लिए
7,1,0। सेवा के दिन अनुस्मारक भेजने के लिए0का उपयोग करें। इस फील्ड को रिक्त छोड़ें इस योजना प्रकार के लिए अनुस्मारक बंद करने के लिए। - कस्टम अनुस्मारक संदेश (वैकल्पिक) — अनुस्मारक में जोड़ा गया अतिरिक्त पाठ, जैसे "रिहर्सल करने के लिए 30 मिनट आगे आएं।"
- सेवा से पहले अनुस्मारक दिन — कितने दिन आगे भेजने का एक अल्पविराम-अलग सूची, उदाहरण के लिए
- योजना प्रकार सहेजें।
नई योजना प्रकार डिफ़ॉल्ट रूप से प्रत्येक सेवा से 2 दिन पहले अनुस्मारक देती है जब तक आप यह नहीं बदलते।
जो स्वयंसेवक अभी तक पुष्टि नहीं किए गए हैं उन्हें स्वीकृति और अस्वीकार बटन दाईं ओर याद दिलाने वाले ईमेल में मिलते हैं, इसलिए वे साइन इन किए बिना जवाब दे सकते हैं।
प्रत्येक अनुस्मारक एक बार भेजा जाता है। योजनाएं जो अभी भी पेंसिल में हैं (अभी तक टीम को नहीं भेजा गया) अनुस्मारक को ट्रिगर नहीं करते हैं।
एक योजना प्रकार के साथ समूह संबद्ध करना
योजना प्रकार पृष्ठ पर योजना सूची के नीचे, समूह अनुभाग आपको यह तय करने देता है कि कौन सी समूहें इस योजना प्रकार के लिए योजनाओं को अपने सदस्य पोर्टल से देख सकती हैं। यह व्यवस्थापक पहुंच दिए बिना सही टीमों को आने वाली सेवाओं को सामने लाने का एक त्वरित तरीका है।
- योजना प्रकार पृष्ठ पर, समूह अनुभाग तक स्क्रॉल करें।
- समूह जोड़ें पर क्लिक करें और ड्रॉपडाउन से एक समूह चुनें।
- दिखाता है स्तंभ में, चुनें कि उस समूह के सदस्यों को पिछली, भविष्य, या दोनों योजनाएं देखनी चाहिए इस योजना प्रकार के लिए।
- अतिरिक्त समूहों को संबद्ध करने के लिए दोहराएं, या एक समूह को हटाने के लिए ट्रैश आइकन पर क्लिक करें।
केवल मानक के रूप में टैग किए गए समूह पिकर में दिखाई देते हैं। एक संबद्ध समूह के सदस्य स्वचालित रूप से इस योजना प्रकार की योजनाओं को B1 सदस्य पोर्टल में योजनाओं टैब पर देखते हैं — आपके द्वारा चुनी गई पिछली/भविष्य/दोनों विंडो तक सीमित।
योजनाएं मुद्रित करना
आप अपनी टीम को वितरण के लिए एक योजना प्रिंट कर सकते हैं। योजना खोलें, सेवा क्रम टैब खोलें और एक प्रिंट करने योग्य संस्करण बनाने के लिए प्रिंट विकल्प का उपयोग करें जिसमें असाइनमेंट और सेवा क्रम शामिल है। यह रिहर्सल में वितरण के लिए या एक सामान्य क्षेत्र में पोस्ट करने के लिए उपयोगी है।
योजनाएं मंत्रालय द्वारा आयोजित की जाती हैं। योजनाएं बनाने या देखने से पहले सुनिश्चित करें कि आप सही मंत्रालय टैब पर हैं।
अगले कदम
- योजना अवलोकन का उपयोग करें सभी आने वाले असाइनमेंट को कई हफ्तों में एक ग्रिड में देखने के लिए और अप्रयुक्त स्थितियों को खोजने के लिए — और सीधे ग्रिड से स्वयंसेवकों को असाइन करें
- योजना टेम्पलेट के रूप में एक योजना की संरचना सहेजें इसलिए आप इसे एक क्लिक में भविष्य की योजनाओं पर मुहर लगा सकते हैं
- सेवा क्रम को गीतों, पढ़ने, और अन्य तत्वों के साथ बनाएं
- गीतों को सीधे सेवा क्रम में अपनी लाइब्रेरी से जोड़ें
- कार्यों का उपयोग करें टीम सदस्यों को अनुवर्ती कार्य आइटम असाइन करने के लिए