Service Plans

Ang Service plan ay nag-organize kung sino ang nagsisilbi at kailan. Bawat plan ay nakakabit sa isang tiyak na petsa at ministri, na ginagawang simple na i-coordinate ang iyong volunteer team linggo sa linggo at masiguro na ang bawat serbisyo ay buong staffed.

Bago Magsimula

• I-set up ang iyong ministry at team sa Serving area
• Siguraduhin na ang volunteer ay naidagdag sa iyong people directory at italang sa team

Pag-access sa Plan

1. Mag-navigate sa Serving mula sa main menu.
2. Piliin ang ministry tab sa tuktok ng pahina.
3. I-click ang plan type upang makita ang listahan ng plan para sa uri na iyon.
4. I-click ang specific na plan upang buksan ito.

Impormasyon

Ang full admin access ay hindi kinakailangan upang pamahalaan ang plan. Sinuman na miyembro ng isang ministri ay maaaring mag-navigate sa Serving at lumikha, mag-edit, at mag-schedule ng plan para sa kanilang sariling ministri nang hindi kinakailangang ang Plans Edit permission. Ang editor na may Plans Edit role ay maaaring pamahalaan ang plan sa bawat ministri.

Lumilikha ng Plan

1. Mula sa plan type view, i-click ang New Plan.
2. Bigyan ng pangalan ang plan o gamitin ang petsa bilang pangalan. Piliin ang date para sa serbisyo.
3. Kung nais mong gawin mula sa nakaraang plan, piliin ang position lang o position at assignment. Kung hindi mo gustong gawin, walang pipiliin. Maaari mo ring gawin ang kaayusan ng serbisyo mula sa nakaraang plan.
4. I-save ang plan. Maaari ka nang magsimulang mag-assign ng team member at magtayo ng service order.

Ang Plan Detail Page

Kapag bubuksan mo ang isang plan, makikita mo ang dalawang tab:

• Assignments -- Pamahalaan kung aling team member ang italang sa plan na ito. Maaari kang magdagdag ng tao mula sa iyong existing na team at makita kung sino ang nag-confirm o pending pa.
• Service Order -- Itayo ang kaayusan ng serbisyo na may elemento tulad ng worship song, prayer, announcement, at sermon.

Pag-assign ng Team Member

1. Buksan ang isang plan at pumunta sa Assignments tab.
2. I-click ang add Position upang palawakin ito. Puno ang impormasyon sa add a position form. Para sa category name idagdag ang anumang kategori na gusto.
3. I-click ang People Needed at pumili ng volunteer upang mapuno ang position na iyon.
4. Magdagdag ng miyembro mula sa iyong team roster sa pamamagitan ng pag-click ng Add.
5. Ang italang na miyembro ay lilitaw sa ilalim ng kanilang team na may assignment status.
6. I-click ang notify volunteer upang ipaalam sa kanila sa loob ng B1 app o sa pamamagitan ng email.

Bawat position ay nagpapakita ng count chip (halimbawa, "2/3") upang makita mo kung ilang spot ang napuno nang mabilis. Sa tuktok ng Assignments tab, ang progress bar at isang summary chip ("X of Y position filled") ay nagpapakita ng iyong overall staffing para sa plan, nagpapalit sa Fully staffed kapag subok ang bawat position.

Tip

I-set up ang iyong team sa ministry setting bago lumikha ng plan. Sa ganitong paraan ay mayroon kang ready pool ng volunteer upang italang.

Plan Setting

Bawat plan ay may karagdagang setting na maaari mong i-configure sa pamamagitan ng pag-click ng edit (pencil) icon sa plan. Kasama ang:

• Signup Deadline — ang bilang ng oras bago ang serbisyo kung kailan ang volunteer signup ay magsasara. Ipasok ang negative na numero upang panatilihing bukas ang signup lampas sa service start time.
• Show volunteer name sa signup page — kapag naka-check, ang volunteer ay maaaring makita kung sino pang nag-sign up na para sa bawat position.
• Penciled in — naghihid ng assignment mula sa volunteer hanggang handa ka nang i-publish ang schedule.
• Automatically schedule a replacement kapag ang volunteer ay tumanggi — kapag naka-check, kung ang italang volunteer ay tumanggi sa kanilang position ang B1 ay awtomatikong makipag-ugnayan sa susunod na available na tao sa team roster at itanong kung makakasama. Ito ay magpatuloy pababa sa listahan hanggang sa may sumusubok, na nagpapanatili ng iyong posisyon na puno nang walang manu-manong follow-up.

Volunteer Reminder

Ang B1 ay maaaring awtomatikong ipaalala sa volunteer sa unahan ng mga serbisyo na sila ay naka-schedule, kaya hindi mo kailangang humabol sa iyong team bawat linggo. Ang reminder ay napupunta sa lahat ng naka-schedule — parehong mga na nag-confirm at ang hindi pa nagsagot — sa pamamagitan ng email at bilang in-app/push notification. Bawat reminder ay kasama ang position ng volunteer, ang service date, ang plan note, at ang iyong custom na mensahe.

Ang reminder timing at content ay itakda bawat plan type, kaya ang bawat uri ng serbisyo ay maaaring panatilihin ang sarili nitong schedule.

1. Mula sa Serving area, piliin ang ministry na naglalaman ng plan type.
2. I-click ang edit (pencil) icon sa tabi ng plan type.
3. Sa Reminders section, itakda ang:
   • Reminder day bago ang serbisyo — isang comma-separated list kung gaano kalayo upang magpadala, halimbawa 7,1,0. Gamitin ang 0 upang magpadala ng reminder sa araw ng serbisyo. Iwanan ang field na ito na blangko upang i-turn off ang reminder para sa plan type na ito.
   • Custom reminder message (optional) — karagdagang teksto na idinagdag sa reminder, tulad ng "Dumating 30 minuto ng maaga upang mag-rehearse."
4. I-save ang plan type.

Ang mga bagong plan type ay nag-remind sa volunteer 2 day bago ang bawat serbisyo bilang default hanggang sa baguhin mo ito.

Tip

Ang volunteer na hindi pa nag-confirm ay nakakakuha ng Accept at Decline button sa tamang loob ng reminder email, kaya sila ay maaaring tumugon nang walang pag-sign in.

Impormasyon

Bawat reminder ay ipinadala nang isang beses. Ang plan na hindi pa naka-pencil in (hindi pa ipinadala sa team) ay hindi nag-trigger ng reminder.

Pag-associate ng Group sa Plan Type

Sa ibaba ng plan list sa plan type page, ang Groups section ay nagbibigay-daan sa iyo na magpasya kung aling grupo ang maaaring makita ang plan para sa plan type na ito mula sa kanilang member portal. Ito ay isang mabilis na paraan upang i-surface ang paparating na serbisyo sa tamang team nang hindi nagbibigay sa kanila ng admin access.

1. Sa plan type page, mag-scroll pababa sa Groups section.
2. I-click ang Add Group at pumili ng grupo mula sa dropdown.
3. Sa Shows column, pumili kung ang miyembro ng grupo na iyon ay dapat makita ang Past, Future, o Both plan para sa plan type na ito.
4. Ulitin upang mag-associate ng karagdagang grupo, o i-click ang trash icon upang alisin ang isang grupo.

Impormasyon

Lamang ang grupo na may tag na Standard ang lumalabas sa picker. Ang miyembro ng isang associated na grupo ay awtomatikong makikita ang plan type na ito ay plano sa Plans tab sa B1 member portal — limitado sa past/future/both window na iyong napili.

Pag-print ng Plan

Maaari kang mag-print ng isang plan para sa distribusyon sa iyong team. Buksan ang plan, Buksan ang service order tab at gamitin ang Print option upang lumikha ng printable na bersyon na kasama ang assignment at service order. Ito ay kapaki-pakinabang para sa pag-hand out sa rehearsal o posting sa isang common area.

Impormasyon

Ang plan ay organized ng ministry. Siguraduhin na nasa tamang ministry tab ka bago lumikha o tingnan ang plan.

Susunod na Hakbang

• Gamitin ang Plans Overview upang makita ang lahat ng paparating na assignment sa ilang linggo sa iisang grid at tukuyin ang walang pilak na position — at italang ang volunteer direkta mula sa grid
• Kumbento ang istraktura ng plan bilang Plan Template upang makahingi ito sa hinaharap na plan sa isang click
• Itayo ang iyong Service Order na may kanta, pagbabasa, at ibang elemento
• Magdagdag ng kanta mula sa iyong library direkta sa service order
• Gamitin ang Task upang italang ang follow-up action item sa team member