Service Plans

Ang service plans ay nag-oorganisa kung sino ang naglilingkod at kailan. Bawat plan ay nakatali sa isang tukoy na petsa at ministry, na ginagawang madali ang pag-ugnay sa iyong volunteer teams buwan-buwan at pagsisiguro na bawat serbisyo ay lubos na may mga miyembro.

Bago Magsimula

• Magtakda ng iyong ministries at teams sa Serving area
• Siguraduhin na ang mga boluntaryo ay naidagdag na sa iyong people directory at itinalaga sa mga teams

Pag-access sa Plans

1. Mag-navigate sa Serving mula sa pangunahing menu.
2. Pumili ng ministry tab sa tuktok ng pahina.
3. I-click ang plan type upang makita ang listahan ng mga plans para sa ganitong uri.
4. I-click ang isang tukoy na plan upang buksan ito.

Impormasyon

Ang buong admin access ay hindi kinakailangan upang pamahalaan ang mga plans. Ang sinuman na miyembro ng isang ministry ay maaaring mag-navigate sa Serving at lumikha, baguhin, at i-schedule ang mga plans para sa kanilang sariling ministry nang hindi kailangan ng Plans Edit permission. Ang mga editors na may Plans Edit role ay maaaring pamahalaan ang mga plans sa lahat ng ministries.

Paglikha ng Plan

1. Mula sa plan type view, i-click ang New Plan.
2. Magbigay ng pangalan para sa plan o gamitin ang petsa bilang pangalan. Pumili ng petsa para sa serbisyo.
3. Kung gusto mong kopyahin mula sa isang nakaraang plan, pumili ng mga posisyon lamang o mga posisyon at assignments. Kung hindi ka nais na kopyahin, pumili lamang ng walang. Maaari mo ring kopyahin ang pagkakasunod-sunod ng serbisyo mula sa iyong nakaraang plan.
4. I-save ang plan. Maaari mo na ngayon ay magsimula ng pagitalaga ng mga miyembro ng team at pagbuo ng service order.

Ang Plan Detail Page

Kapag buksan mo ang isang plan, makikita mo ang dalawang tabs:

• Assignments -- Pamahalaan kung aling mga miyembro ng team ang itinalaga sa planong ito. Maaari mong idagdag ang mga taong mula sa iyong umiiral na teams at makita kung sino ang nag-confirm o pa rin ang naghihintay.
• Service Order -- Bumuo ng pagkakasunod-sunod ng serbisyo na may mga elemento tulad ng worship songs, prayers, announcements, at ang sermon.

Pagitalaga ng Mga Miyembro ng Team

1. Buksan ang isang plan at pumunta sa Assignments tab.
2. I-click ang add Position upang palawasin ito. Punan ang impormasyon sa add a position form. Para sa category name magdagdag ng anumang kategorya na gusto mo.
3. I-click ang People Needed at pumili ng mga boluntaryo upang matugunan ang posisyong iyon.
4. Magdagdag ng mga miyembro mula sa iyong team roster sa pamamagitan ng pag-click ng Add.
5. Ang mga itinalagong miyembro ay lilitaw sa ilalim ng kanilang team kasama ang kanilang assignment status.
6. I-click ang notify volunteers upang magpadala sa kanila ng abiso sa loob ng B1 app o sa pamamagitan ng email.

Tip

Magtakda ng iyong mga teams sa ministry settings bago lumikha ng mga plans. Ganitong paraan, magkakaroon ka ng handang pool ng mga boluntaryo upang italaga.

Volunteer Reminders

Ang B1 ay maaaring awtomatikong magpadala ng reminder sa mga boluntaryo bago ang mga serbisyong kanilang naka-schedule, upang hindi mo kailangang ulitin ang iyong team bawat linggo. Ang mga reminders ay napupunta sa lahat ng naka-schedule — parehong mga nag-confirm at mga na hindi pa tumugon — sa pamamagitan ng email at bilang isang in-app/push notification. Bawat reminder ay kinabibilangan ng posisyon ng volunteer, ang service date, ang plan notes, at ang iyong custom message.

Ang panahon at nilalaman ng reminder ay itinakda bawat plan type, upang bawat uri ng serbisyo ay mapanatili ang sariling schedule.

1. Mula sa Serving area, pumili ng ministry na naglalaman ng plan type.
2. I-click ang edit (pencil) icon sa tabi ng plan type.
3. Sa Reminders section, itakda ang:
   • Reminder days before service — isang comma-separated na listahan ng kung gaano kalayo nang mauna upang magpadala, halimbawa 7,1,0. Gamitin ang 0 upang magpadala ng reminder sa araw ng serbisyo. Iwanang blangko ang field na ito upang i-off ang mga reminder para sa ganitong plan type.
   • Custom reminder message (opsyonal) — dagdag na teksto na idinagdag sa reminder, tulad ng "Dumating 30 minuto nang maaga upang magsanay."
4. I-save ang plan type.

Ang mga bagong plan types ay nagpapadala ng reminder sa mga boluntaryo 2 araw bago bawat serbisyo bilang default hanggang sa baguhin mo ito.

Tip

Ang mga boluntaryong hindi pa nag-confirm ay makakatanggap ng Accept at Decline buttons nang direkta sa loob ng reminder email, upang sila ay makapagbigay tugon nang hindi nag-sign in.

Impormasyon

Bawat reminder ay ipinapadala nang minsan. Ang mga plans na pa rin na penciled in (hindi pa ipinadala sa team) ay hindi nagsisimula ng mga reminder.

Pag-ugnay ng Mga Grupo sa isang Plan Type

Sa ilalim ng listahan ng mga plano sa pahina ng plan type, ang Groups section ay nagbibigay-daan sa iyo na magpasya kung aling mga grupo ang makakakita ng mga plans para sa ganitong plan type mula sa kanilang member portal. Ito ay isang mabilis na paraan upang ipakita ang mga darating na serbisyo sa mga tamang teams nang hindi binibigyan sila ng admin access.

1. Sa pahina ng plan type, i-scroll down hanggang sa Groups section.
2. I-click ang Add Group at pumili ng isang grupo mula sa dropdown.
3. Sa Shows column, pumili kung dapat ang mga miyembro ng ganitong grupo ay makita Past, Future, o Both plans para sa ganitong plan type.
4. Ulitin upang mag-ugnay ng karagdagang mga grupo, o i-click ang trash icon upang alisin ang isang grupo.

Impormasyon

Lamang ang mga grupo na may label Standard ay lumilitaw sa picker. Ang mga miyembro ng isang kaugnay na grupo ay awtomatikong makikita ang plan type ng ganitong mga plans sa Plans tab sa B1 member portal — limitado sa window ng nakaraan/hinaharap/parehong napili mo.

Pag-print ng Mga Plans

Maaari mong i-print ang isang plan para sa pamamahagi sa iyong team. Buksan ang plan, Buksan ang service order tab at gamitin ang Print option upang lumikha ng isang printable version na kasama ang mga assignments at ang service order. Ito ay kapaki-pakinabang para sa pagbibigay sa rehearsals o pag-post sa isang karaniwang lugar.

Impormasyon

Ang mga plans ay nag-oorganisa ayon sa ministry. Siguraduhin na nasa tamang ministry tab ka bago lumikha o tingnan ang mga plans.

Susunod na Hakbang

• Gamitin ang Plans Overview upang makita ang lahat ng darating na mga assignments sa maraming linggo sa isang grid at hanapin ang mga walang laman na posisyon — at italaga ang mga boluntaryo nang direkta mula sa grid
• I-save ang istraktura ng isang plan bilang Plan Template upang maaari mong i-stamp ito sa mga darating na plano sa isang click
• Bumuo ng iyong Service Order na may mga kanta, pagbabasa, at iba pang mga elemento
• Magdagdag ng kanta mula sa iyong library nang direkta sa service order
• Gamitin ang Tasks upang italaga ang mga aksyon na sumusunod sa mga miyembro ng team