Planes de Servicio
Los planes de servicio organizan quién está sirviendo y cuándo. Cada plan está vinculado a una fecha y ministerio específicos, haciendo que sea fácil coordinar tus equipos de voluntarios semana a semana y asegurar que cada servicio esté completamente dotado de personal.
Antes de Comenzar
- Configura tus ministerios y equipos en el área de Servicios
- Asegúrate de que los voluntarios hayan sido agregados a tu directorio de personas y asignados a equipos
Acceder a los Planes
- Navega a Serving desde el menú principal.
- Selecciona una pestaña de ministerio en la parte superior de la página.
- Haz clic en un tipo de plan para ver la lista de planes para ese tipo.
- Haz clic en un plan específico para abrirlo.
No se requiere acceso administrativo completo para gestionar planes. Cualquiera que sea miembro de un ministerio puede navegar a Servicios y crear, editar y programar planes para su propio ministerio sin necesidad del permiso Plans Edit. Los editores con el rol Plans Edit pueden gestionar planes en cada ministerio.
Crear un Plan
- Desde la vista del tipo de plan, haz clic en New Plan.
- Dale un nombre al plan o usa la fecha como nombre. Selecciona la fecha del servicio.
- Si deseas copiar de un plan anterior, elige solo posiciones o posiciones y asignaciones. Si no deseas copiar, simplemente no elijas nada. También puedes copiar el orden del servicio de mi plan anterior.
- Guarda el plan. Ahora puedes comenzar a asignar miembros del equipo y construir el orden del servicio.
Página de Detalle del Plan
Cuando abres un plan, verás dos pestañas:
- Assignments -- Gestiona qué miembros del equipo están asignados a este plan. Puedes agregar personas de tus equipos existentes y ver quién ha confirmado o sigue pendiente.
- Service Order -- Construye el orden del servicio con elementos como canciones de adoración, oraciones, anuncios y el sermón.
Asignar Miembros del Equipo
- Abre un plan y ve a la pestaña de Assignments.
- Haz clic en add Position para expandirlo. Completa la información en el formulario de agregar una posición. Para el nombre de categoría agrega cualquier categoría que desees.
- Haz clic en People Needed y elige voluntarios para llenar esa posición.
- Agrega miembros de tu lista del equipo haciendo clic en Add.
- Los miembros asignados aparecerán bajo su equipo con su estado de asignación.
- Haz clic en notify volunteers para notificarles dentro de la aplicación B1 o por correo electrónico.
Configura tus equipos en los parámetros del ministerio antes de crear planes. De esta manera, tendrás un grupo listo de voluntarios de los que asignar.
Reminders de Voluntarios
B1 puede recordar automáticamente a los voluntarios antes de los servicios para los que están programados, para que no tengas que perseguir a tu equipo cada semana. Los recordatorios van a todos los programados — tanto aquellos que han confirmado como aquellos que aún no han respondido — por correo electrónico y como notificación en la aplicación/push. Cada recordatorio incluye la(s) posición(es) del voluntario, la fecha del servicio, las notas del plan y tu mensaje personalizado.
El timing y contenido del recordatorio se establecen por tipo de plan, para que cada tipo de servicio pueda mantener su propio cronograma.
- Desde el área de Serving, selecciona el ministerio que contiene el tipo de plan.
- Haz clic en el icono de edición (lápiz) junto al tipo de plan.
- En la sección de Reminders, establece:
- Reminder days before service — una lista separada por comas de cuántos días antes de enviar, por ejemplo
7,1,0. Usa0para enviar un recordatorio el día del servicio. Deja este campo en blanco para desactivar recordatorios para este tipo de plan. - Custom reminder message (opcional) — texto adicional agregado al recordatorio, como "Llega 30 minutos antes para ensayar."
- Reminder days before service — una lista separada por comas de cuántos días antes de enviar, por ejemplo
- Guarda el tipo de plan.
Los nuevos tipos de plan recuerdan a los voluntarios 2 días antes de cada servicio por defecto hasta que cambies esto.
Los voluntarios que aún no han confirmado obtienen botones de Accept y Decline directamente en el correo electrónico del recordatorio, para que puedan responder sin iniciar sesión.
Cada recordatorio se envía una sola vez. Los planes que aún están en lápiz (aún no se han enviado al equipo) no disparan recordatorios.
Asociar Grupos con un Tipo de Plan
Debajo de la lista de planes en la página del tipo de plan, la sección de Groups te permite decidir qué grupos pueden ver los planes para este tipo de plan desde su portal de miembros. Esta es una forma rápida de mostrar los servicios próximos a los equipos correctos sin darles acceso administrativo.
- En la página del tipo de plan, desplázate hasta la sección de Groups.
- Haz clic en Add Group y selecciona un grupo del menú desplegable.
- En la columna de Shows, elige si los miembros de ese grupo deben ver planes Past, Future o Both para este tipo de plan.
- Repite para asociar grupos adicionales, o haz clic en el icono de basura para eliminar un grupo.
Solo los grupos etiquetados como Standard aparecen en el selector. Los miembros de un grupo asociado automáticamente ven este tipo de plan en la pestaña Plans en el portal de miembros B1 — limitado a la ventana past/future/both que seleccionaste.
Imprimir Planes
Puedes imprimir un plan para distribución a tu equipo. Abre el plan, abre la pestaña del orden del servicio y usa la opción de Print para generar una versión imprimible que incluya asignaciones y el orden del servicio. Esto es útil para repartir en ensayos o publicar en un área común.
Los planes están organizados por ministerio. Asegúrate de estar en la pestaña de ministerio correcta antes de crear o ver planes.
Próximos Pasos
- Usa la Plans Overview para ver todas las asignaciones próximas en varias semanas en una cuadrícula y detecta posiciones sin llenar — y asigna voluntarios directamente desde la cuadrícula
- Guarda la estructura de un plan como Plan Template para que puedas aplicarlo a planes futuros en un solo clic
- Construye tu Service Order con canciones, lecturas y otros elementos
- Agrega canciones de tu biblioteca directamente al orden del servicio
- Usa Tasks para asignar elementos de acción de seguimiento a los miembros del equipo