Planes de Servicio
Los Planes de Servicio organizan quién está sirviendo y cuándo. Cada plan está vinculado a una fecha y ministerio específicos, facilitando coordinar tus equipos de voluntarios semana a semana y asegurando que cada servicio esté completamente dotado.
Antes de Comenzar
- Configura tus ministerios y equipos en el área de Servicio
- Asegúrate de que los voluntarios han sido agregados a tu directorio de personas y asignados a equipos
Acceder a Planes
- Navega a Servicio desde el menú principal.
- Selecciona una pestaña de ministerio en la parte superior de la página.
- Haz clic en un tipo de plan para ver la lista de planes para ese tipo.
- Haz clic en un plan específico para abrirlo.
El acceso completo de administrador no es requerido para administrar planes. Cualquiera que sea miembro de un ministerio puede navegar a Servicio y crear, editar y programar planes para su propio ministerio sin necesitar el permiso de Edición de Planes. Los editores con el rol de Edición de Planes pueden administrar planes en cada ministerio.
Crear un Plan
- Desde la vista de tipo de plan, haz clic en Nuevo Plan.
- Dale al plan un nombre o usa la fecha como nombre. Selecciona la fecha para el servicio.
- Si te gustaría copiar desde un plan anterior, elige solo posiciones o posiciones y asignaciones. Si no quieres copiar, simplemente no elijas nada. También puedes copiar el orden de servicio de mi plan anterior.
- Guarda el plan. Ahora puedes comenzar a asignar miembros del equipo y construir el orden de servicio.
La Página de Detalle del Plan
Cuando abres un plan, verás dos pestañas:
- Asignaciones -- Administra qué miembros del equipo están asignados a este plan. Puedes agregar personas de tus equipos existentes y ver quién ha confirmado o aún está pendiente.
- Orden de Servicio -- Construye el orden de servicio con elementos como canciones de adoración, oraciones, anuncios y el sermón.
Asignar Miembros del Equipo
- Abre un plan e ir a la pestaña Asignaciones.
- Haz clic en agregar Posición para expandirla. Completa la información en el formulario de agregar una posición. Para el nombre de categoría agrega lo que desees.
- Haz clic en Personas Necesarias y elige voluntarios para llenar esa posición.
- Agrega miembros de tu lista de equipo haciendo clic en Agregar.
- Los miembros asignados aparecerán bajo su equipo con su estado de asignación.
- Haz clic en notificar voluntarios para notificarles dentro de la aplicación B1 o vía correo electrónico.
Cada posición muestra un chip de conteo (por ejemplo, "2/3") para que puedas ver cuántos lugares están llenos de un vistazo. En la parte superior de la pestaña Asignaciones, una barra de progreso y un chip de resumen ("X de Y posiciones llenadas") muestran tu dotación general para el plan, cambiando a Completamente dotado una vez que cada posición está cubierta.
Configura tus equipos en la configuración de ministerio antes de crear planes. De esta forma tendrás un grupo listo de voluntarios para asignar.
Configuración del Plan
Cada plan tiene configuración adicional que puedes configurar haciendo clic en el icono de edición (lápiz) en el plan. Estos incluyen:
- Plazo de Inscripción — el número de horas antes del servicio cuando se cierran las inscripciones de voluntarios. Ingresa un número negativo para mantener las inscripciones abiertas después de la hora de inicio del servicio.
- Mostrar nombres de voluntarios en página de inscripción — cuando se marca, los voluntarios pueden ver quién más ya se ha inscrito para cada posición.
- En Borrador — oculta asignaciones de voluntarios hasta que estés listo para publicar el horario.
- Programar automáticamente un reemplazo cuando un voluntario rechaza — cuando se marca, si un voluntario asignado rechaza su posición B1 se comunicará automáticamente con la siguiente persona disponible en la lista de equipo y preguntará si pueden servir. Esto continúa hacia abajo en la lista hasta que alguien acepte, manteniendo tus posiciones llenas sin seguimiento manual.
Recordatorios de Voluntarios
B1 puede recordar automáticamente a los voluntarios antes de los servicios para los que están programados, para que no tengas que perseguir a tu equipo cada semana. Los recordatorios van a todos los programados — tanto aquellos que han confirmado como aquellos que aún no han respondido -- por correo electrónico y como notificación en la aplicación/push. Cada recordatorio incluye la(s) posición(es) del voluntario, la fecha de servicio, las notas del plan y tu mensaje personalizado.
El tiempo y contenido de recordatorio se establecen por tipo de plan, para que cada tipo de servicio pueda mantener su propio horario.
- Desde el área de Servicio, selecciona el ministerio que contiene el tipo de plan.
- Haz clic en el icono de edición (lápiz) al lado del tipo de plan.
- En la sección Recordatorios, establece:
- Días de recordatorio antes del servicio — una lista separada por comas de cuántos días de anticipación enviar, por ejemplo
7,1,0. Usa0para enviar un recordatorio el día del servicio. Deja este campo en blanco para apagar recordatorios para este tipo de plan. - Mensaje de recordatorio personalizado (opcional) — texto adicional agregado al recordatorio, como "Llega 30 minutos antes para ensayar".
- Días de recordatorio antes del servicio — una lista separada por comas de cuántos días de anticipación enviar, por ejemplo
- Guarda el tipo de plan.
Los nuevos tipos de plan recuerdan a los voluntarios 2 días antes de cada servicio de forma predeterminada hasta que cambies esto.
Los voluntarios que aún no han confirmado obtienen botones Aceptar y Rechazar directamente dentro del correo electrónico de recordatorio, para que puedan responder sin iniciar sesión.
Cada recordatorio se envía una vez. Los planes que aún están en borrador (no enviados al equipo) no desencadenan recordatorios.
Asociar Grupos con un Tipo de Plan
Debajo de la lista de planes en la página de tipo de plan, la sección Grupos te permite decidir qué grupos pueden ver los planes para este tipo de plan desde su portal de miembros. Esta es una forma rápida de mostrar próximos servicios a los equipos correctos sin darles acceso de administrador.
- En la página de tipo de plan, desplázate hacia abajo a la sección Grupos.
- Haz clic en Agregar Grupo y elige un grupo del menú desplegable.
- En la columna Muestra, elige si los miembros de ese grupo deben ver planes Pasados, Futuros o Ambos para este tipo de plan.
- Repite para asociar grupos adicionales, o haz clic en el icono de basura para eliminar un grupo.
Solo los grupos etiquetados como Estándar aparecen en el selector. Los miembros de un grupo asociado ven automáticamente los planes de este tipo de plan en la pestaña Planes en el portal de miembros B1 — limitado a la ventana pasada/futura/ambos que seleccionaste.
Imprimir Planes
Puedes imprimir un plan para distribución a tu equipo. Abre el plan, abre la pestaña de orden de servicio y usa la opción Imprimir para generar una versión imprimible que incluya asignaciones y el orden de servicio. Esto es útil para entregar en ensayos o publicar en un área común.
Los planes se organizan por ministerio. Asegúrate de estar en la pestaña de ministerio correcta antes de crear o ver planes.
Próximos Pasos
- Usa la Descripción General de Planes para ver todas las asignaciones próximas en múltiples semanas en una cuadrícula y detecta posiciones sin llenar — y asigna voluntarios directamente desde la cuadrícula
- Guarda la estructura de un plan como una Plantilla de Plan para que puedas estamparlo en planes futuros en un clic
- Construye tu Orden de Servicio con canciones, lecturas y otros elementos
- Agrega canciones de tu biblioteca directamente en el orden de servicio
- Usa Tareas para asignar artículos de acción de seguimiento a miembros del equipo