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Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Ihnen, Ihre eigenen Informationen auf jedem Personendatensatz zu verfolgen -- Dinge, die B1 kein eingebautes Feld hat, wie ein Hintergrundcheck-Verfallsdatum, eine T-Shirt-Größe oder ein Taufklassen-Status. Sie definieren ein Feld einmal in Einstellungen, dann füllen Sie einen Wert auf dem Profil jeder Person aus und suchen oder bauen Listen darauf. Dies ersetzt die ältere Lösung, ein "Personen"-Formular nur zu erstellen, um ein einzelnes Datenelement zu speichern.

Voraussetzungen

  • Sie benötigen Personen-Bearbeitungsberechtigung zum Definieren von Feldern und zum Ausfüllen von Werten, und Sie benötigen Zugriff auf den Einstellungen-Bereich. Jeder mit Berechtigung zur Ansicht von Personen kann die Werte sehen. Siehe Rollen & Berechtigungen.
  • Entscheiden Sie, was Sie verfolgen möchten und welcher Typ am besten passt (Text, eine Zahl, ein Datum, eine Ja/Nein-Antwort oder eine Ausnahmeliste), bevor Sie starten.

Öffnen von benutzerdefinierten Feldern​

Öffnen Sie in B1 Admin das Bereichsmenü in der oberen linken Ecke (der Bereichsname mit dem kleinen Pfeil), wählen Sie Einstellungen und wählen Sie die Karte Benutzerdefinierte Felder. Sie können auch direkt dort zu /settings/custom-fields gehen. Sie sehen eine Liste aller definierten Felder, die seinen Namen und Feldtyp anzeigt. Wenn Sie noch keine erstellt haben, liest das Panel "Noch keine benutzerdefinierten Felder hinzugefügt".

Hinzufügen eines Feldes​

  1. Klicken Sie auf Feld hinzufügen.
  2. Geben Sie im Editor, der auf der rechten Seite öffnet, einen Namen ein -- dies ist die Bezeichnung, die das Personal auf Personenprofilen und in der Suche sieht (z.B. Hintergrundcheck läuft ab).
  3. Wählen Sie einen Feldtyp:
    • Textfeld -- freie Form kurzem Text.
    • Ganze Zahl -- Zahlen ohne Dezimalstellen (z.B. eine Zählung).
    • Dezimalzahl -- Zahlen, die Dezimalstellen enthalten können.
    • Datum -- ein Kalenderdatum.
    • Ja/Nein -- eine einfache Ja-oder-Nein-Antwort.
    • Mehrfachauswahl -- eine Ausnahmeliste. Wenn Sie diesen Typ wählen, wird ein Ausnahmenwahl-Editor angezeigt, sodass Sie jede Option hinzufügen können, die Personen wählen können.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Das Feld ist jetzt auf jedem Personenprofil verfügbar.

Info

Die Feldtypen sind der gleiche Satz, der für Formularfragen verwendet wird, sodass sich Werte konsistent über B1 verhalten.

Bearbeiten eines Feldes​

Klicken Sie auf eine beliebige Feldreihe in der Liste, um sie im Editor erneut zu öffnen. Ändern Sie den Namen, den Typ oder die Ausnahmenwahlen und klicken Sie auf Speichern.

Warnung

Das Ändern des Feldtyps eines Feldes, das bereits Werte hat (z.B. von Textfeld zu Datum), kann zu früher eingegebenen Werten führen, die nicht mehr mit dem neuen Typ übereinstimmen. Ändern Sie Typen mit Vorsicht, sobald das Personal begonnen hat, das Feld auszufüllen.

Löschen eines Feldes​

Öffnen Sie ein Feld zur Bearbeitung und klicken Sie auf Löschen. Sie werden aufgefordert, zu bestätigen: "Möchten Sie dieses benutzerdefinierte Feld wirklich löschen? Seine gespeicherten Werte werden auch entfernt." Das Löschen eines Feldes entfernt dauerhaft es und jeden Wert, der darin gespeichert ist für alle Personen -- dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Ausfüllen von Werten auf einer Person​

Sobald mindestens ein benutzerdefiniertes Feld vorhanden ist, leben seine Werte direkt neben den eingebauten Details auf jedem Personendatensatz -- Sie sehen sie in Personaldetails und bearbeiten sie auf dem gleichen Formular, das Sie für den Rest der Personalinformationen verwenden. Nichts Zusätzliches erscheint, bis Sie Ihr erstes Feld definiert haben.

  1. Öffnen Sie einen Personendatensatz in Personen.
  2. Klicken Sie in der Personaldetails-Sektion auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stift).
  3. Scrollen Sie zum Benutzerdefinierte Felder-Bereich unten im Bearbeitungsformular und füllen Sie einen Wert für jedes Feld aus. Jedes Feld zeigt die Eingabe, die seinem Typ entspricht -- einen Datumswähler für Datums-Felder, ein Ja/Nein-Dropdown für Ja/Nein-Felder, eine Ausnahmeliste für Mehrfachauswahl usw.
  4. Klicken Sie auf Speichern. Ihre benutzerdefinierten Feldwerte werden zusammen mit dem Rest der Personalinformationen gespeichert.

Zurück auf dem Profil zeigt jedes Feld, das einen Wert hat, jetzt in der Personaldetails-Sektion an (Ja/Nein-Antworten lesen als Ja oder Nein, und Mehrfachauswahl zeigt die Bezeichnung der Ausnahmenwahl). Felder, die leer gelassen werden, werden einfach verborgen. Um einen Wert zu entfernen, bearbeiten Sie die Person, löschen Sie das Feld und speichern Sie -- ein leerer Wert wird gelöscht aus dem Datensatz, anstatt als leer gespeichert zu werden.

Tipp

Der klassische Fall ist Freiwilligensicherheit: erstellen Sie ein Datum-Feld namens Hintergrundcheck läuft ab, zeichnen Sie das Datum jedes Freiwilligen auf, dann erstellen Sie eine gespeicherte Liste, die alle kennzeichnet, deren Datum überschritten wurde.

Suchen und Bauen von Listen auf benutzerdefinierten Feldern​

Benutzerdefinierte Felder sind vollständig durchsuchbar:

  1. Öffnen Sie auf der Personen-Seite die erweiterte Suche.
  2. Erweitern Sie die Kategorie Benutzerdefinierte Felder.
  3. Aktivieren Sie das Feld, auf das Sie filtern möchten, wählen Sie einen Operator und geben Sie einen Wert ein. Die angebotenen Operatoren passen zum Feldtyp:
    • Textfeld -- enthält, ist gleich, beginnt mit, endet mit.
    • Ganze Zahl / Dezimalzahl -- ist gleich, größer als, größer oder gleich, kleiner als, kleiner oder gleich.
    • Datum -- ist gleich, nach (größer als), vor (kleiner als).
    • Ja/Nein -- gleich Ja oder Nein.
    • Mehrfachauswahl -- gleich oder enthält eine der Ausnahmenwahlen.

Speichern Sie jede benutzerdefinierte Feldsuche als Liste. Listen sind Live-Abfragen, sodass eine Liste, die auf Hintergrundcheck läuft ab, ist vor heute gebaut ist, jedes Mal überprüft, wenn Sie es öffnen, ob Sie es öffnen -- keine manuelle Wartung.

Was beim Zusammenführen passiert​

Wenn Sie zwei Personendatensätze zusammenführen, werden benutzerdefinierte Feldwerte automatisch übertragen. Die Person, die Sie behalten, behält ihre eigenen Werte; für jedes Feld, bei dem nur die entfernte Person einen Wert hatte, wird dieser Wert kopiert, sodass nichts verloren geht.

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