Spring til hovedindhold

Administrer søndag frivillige

Opret dine frivillig hold, lav ugentlige tjenesteplaner, tildel positioner, byg tjenesterekkefølger med lovsangssange, og automatiser tilbagevendende opgaver. Til sidst vil dine frivillige se deres opgaver på B1-webstedet og mobilappen og kan acceptere eller afslå direkte.

Før du begynder

Trin 1: Opret frivillighold​

Organiser dine frivillige i hold, så du kan administrere opgaver efter ministerium.

Følg vejledningerne Opret grupper og Gruppmedlemmer for at:

  1. Opret en kategori (f.eks. "Søndagsmorgen hold")
  2. Opret grupper som "Lovsangshold", "Lyd og medie", "Greeters", "Børne ministerium frivillige"
  3. Tilføj frivillige til hver gruppe ved at søge efter deres navn og klikke Tilføj
tip

Udpeg holdeledere ved hjælp af det grønne nøgleikon på medlemmesfliken. Ledere kan administrere deres eget gruppekalender og koordinere deres hold.

Trin 2: Byg ditt sangbibliotek​

Tilføj lovsangssange, så du kan trække dem ind i tjenesteplaner hver uge.

Følg vejledningen Sange for at:

  1. Tilføj lovsangssange med titler, kunstnere og varighed
  2. For hver sang, tilføj arrangementer med tekster og nøgle betegnelser
  3. Tilføj eksterne links til YouTube optræder, akkordskemaer eller nodespil
info

Sange tilføjet her kan trækkes ind i enhver tjeneste plan senere. Byg dit bibliotek én gang, genbrug det hver uge.

Trin 3: Opret en tjeneste plan​

Planer er de ugentlige opgaver, der fortæller frivillige, hvor de er brug.

Følg vejledningen Planer for at:

  1. Gå til Tjeneste, vælg dit ministerium faneblad
  2. Klik "Tilføj plan" og vælg tjenestedatoen
  3. I fanebladet Opgaver, udvid hvert hold og tildel frivillige til deres positioner
  4. Frivillige vil se deres opgave status (Anmodet, bekræftet, ventende)

Trin 4: Byg tjeneste ordenen​

Læg servering af din service fra start til slut.

Følg vejledningen Tjeneste Rækkefølge for at:

  1. Skift til fanebladet "Tjeneste rækkefølge" i din plan
  2. Klik "Tilføj element" for at tilføje elementer: lovsangssange (fra dit bibliotek), bønner, skriftlæsninger, meddelelser, prædiken, offergave, afslutning
  3. Træk og slip elementer for at omorganisere tjeneste flowet
info

Tjeneste rækkefølger er planspecifikke. Ændringer her påvirker ikke andre planer eller det vigtigste sangsbibliotek.

Trin 5: Opsætning af tilbagevendende opgaver​

Automatiser ugentlige ansvar, så intet falder gennem sprækker.

Følg vejledningerne Opgaver og Automatiseringer for at:

  1. Opret automatiseringer for ugentlige tilbagevendende ansvar (f.eks. "Forbered kommunionelementer", "Print bulletiner", "Opsætning af lydudstyr")
  2. Tildel hver automatisering til den ansvarlige person eller gruppe
  3. Opgaver vises på deres B1 dashboard og mobilapp automatisk
tip

Indstil automatiseringer til Inaktiv under ferieperioder eller specielle sæsoner, og genaktiver derefter når du er klar. Der er ingen grund til at slette og genskabe.

Trin 6: Aktivér selvbetjening tilmelding (Valgfri)​

Lad frivillige selv tilmelde sig positioner i stedet for at vente på administratoropgaver.

  1. Ved redigering af en plan, indstil en Tilmeldingsfrist (timer før tjeneste) for at styre hvornår selvtilmelding lukkes. Lad være blank for ingen frist.
  2. Eventuelt skifte Vis frivilliges navne på tilmeldingsside for at lade frivillige se hvem andre der har tilmeldt sig.
  3. For hver position, markér Tillad selvtilmelding afkrydsningsboks for at gøre det tilgængeligt for selvbetjening.
  4. Tilføj en Beskrivelse til hver position, så frivillige ved hvad rollen indebærer.

Når selvtilmeldingspositioner er oprettet, vises de automatisk på frivilligs tilmeldingssider på B1.church og B1 Mobile app. Medlemmer kan gennemse åbne positioner, se hvor mange pladser der er tilbage, og tilmelde sig med et klik.

tip

Mix administratoropgaver og selvtilmelding positioner i samme plan. For eksempel, tildel din lovsangsleder direkte, men lad greeters og kaffeservere selvvælge.

Trin 7: Lad frivillige vide​

Tildelte frivillige ser automatisk deres planer og kan svare.

  1. Frivillige ser deres planer på B1.church og B1 Mobile app
  2. De kan acceptere eller afslå opgaver direkte fra begge platforme
  3. De kan indstille blokkeringsdatoer for uger hvor de ikke er disponible
  4. Planer kan printes til øvelser eller sendes backstage
  5. Frivillige kan søge og tilmelde sig åbne positioner via frivillig tilmeldingsside
tip

Push-notifikationer på mobilappen varsler frivillige når de modtager nye opgaver eller når planer ændres.

Du er færdig!​

Dit frivillig administrationssystem er opsat. Hver uge, opret en ny plan, tildel positioner, og dit hold ser alt på deres telefon eller computer. Tilbagevendende opgaver håndterer rutinemæssigt forberedelsesarbejde automatisk.

Relaterede artikler​