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Gestire i volontari della domenica

Configura i tuoi team di volontari, crea piani di servizio settimanali, assegna posizioni, costruisci ordini di servizio con canti di adorazione e automatizza le attività ricorrenti. Alla fine, i tuoi volontari vedranno i loro incarichi sul sito web B1 e sull'app mobile, e potranno accettare o rifiutare direttamente.

Prima di iniziare

Passo 1: Creare team di volontari​

Organizza i tuoi volontari in team così puoi gestire gli incarichi per area ministeriale.

Segui le guide Creare gruppi e Membri del gruppo per:

  1. Creare una categoria (es. "Team della domenica mattina")
  2. Creare gruppi come "Team di adorazione", "Audio e media", "Accoglienza", "Volontari ministero bambini"
  3. Aggiungere volontari a ogni gruppo cercando il loro nome e cliccando Aggiungi
Suggerimento

Designa i responsabili del team usando l'icona della chiave verde nella scheda Membri. I responsabili possono gestire il calendario del proprio gruppo e coordinare il loro team.

Passo 2: Creare la libreria dei canti​

Aggiungi canti di adorazione così puoi inserirli nei piani di servizio ogni settimana.

Segui la guida Canti per:

  1. Aggiungere canti di adorazione con titoli, artisti e durata
  2. Per ogni canto, aggiungere arrangiamenti con testi e indicazioni di tonalità
  3. Aggiungere link esterni a performance YouTube, tabelle di accordi o spartiti
Info

I canti aggiunti qui possono essere inseriti in qualsiasi piano di servizio successivamente. Costruisci la tua libreria una volta, riutilizzala ogni settimana.

Passo 3: Creare un piano di servizio​

I piani sono gli incarichi settimanali che dicono ai volontari dove sono necessari.

Segui la guida Piani per:

  1. Navigare su Serving, selezionare la scheda del tuo ministero
  2. Cliccare "Add Plan" e scegliere la data del servizio
  3. Nella scheda Assignments, espandere ogni team e assegnare volontari alle loro posizioni
  4. I volontari vedranno lo stato del loro incarico (Richiesto, Confermato, In attesa)

Passo 4: Costruire l'ordine di servizio​

Organizza il flusso del tuo servizio dall'inizio alla fine.

Segui la guida Ordine di servizio per:

  1. Passare alla scheda "Service Order" nel tuo piano
  2. Cliccare "Add Item" per aggiungere elementi: canti di adorazione (dalla tua libreria), preghiere, letture bibliche, annunci, sermone, offerta, chiusura
  3. Trascinare e rilasciare gli elementi per riordinare il flusso del servizio
Info

Gli ordini di servizio sono specifici per ogni piano. Le modifiche qui non influiscono su altri piani o sulla libreria dei canti principale.

Passo 5: Configurare attività ricorrenti​

Automatizza le responsabilità settimanali così nulla viene dimenticato.

Segui le guide Attività e Automazioni per:

  1. Creare automazioni per responsabilità settimanali ricorrenti (es. "Preparare gli elementi della comunione", "Stampare i bollettini", "Configurare l'attrezzatura audio")
  2. Assegnare ogni automazione alla persona o al gruppo responsabile
  3. Le attività appaiono automaticamente sulla loro dashboard B1 e sull'app mobile
Suggerimento

Imposta le automazioni su Inattivo durante le pause festive o le stagioni speciali, poi riattivale quando sei pronto. Non c'è bisogno di eliminare e ricreare.

Passo 6: Informare i volontari​

I volontari assegnati vedono automaticamente i loro piani e possono rispondere.

  1. I volontari vedono i loro piani su B1.church e sull'app B1 Mobile
  2. Possono accettare o rifiutare gli incarichi direttamente da entrambe le piattaforme
  3. Possono impostare date di blocco per le settimane in cui non sono disponibili
  4. I piani possono essere stampati per le prove o affissi nel backstage
Suggerimento

Le notifiche push sull'app mobile avvisano i volontari quando ricevono nuovi incarichi o quando i piani cambiano.

Hai finito!​

Il tuo sistema di gestione dei volontari è configurato. Ogni settimana, crea un nuovo piano, assegna le posizioni, e il tuo team vede tutto sul proprio telefono o computer. Le attività ricorrenti gestiscono automaticamente il lavoro di preparazione di routine.

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