Aller au contenu principal

Gérer les bénévoles du dimanche

Mettez en place vos équipes de bénévoles, créez des plannings de culte hebdomadaires, attribuez des postes, construisez des ordres de culte avec des chants de louange et automatisez les tâches récurrentes. À la fin, vos bénévoles verront leurs affectations sur le site web B1 et l'application mobile, et pourront accepter ou refuser directement.

Avant de commencer

Étape 1 : Créer des équipes de bénévoles​

Organisez vos bénévoles en équipes afin de pouvoir gérer les affectations par domaine de ministère.

Suivez les guides Créer des groupes et Membres du groupe pour :

  1. Créer une catégorie (par exemple, « Équipes du dimanche matin »)
  2. Créer des groupes comme « Équipe de louange », « Son et média », « Accueil », « Bénévoles du ministère des enfants »
  3. Ajouter des bénévoles à chaque groupe en recherchant leur nom et en cliquant sur Ajouter
astuce

Désignez des responsables d'équipe à l'aide de l'icône de clé verte dans l'onglet Membres. Les responsables peuvent gérer le calendrier de leur propre groupe et coordonner leur équipe.

Étape 2 : Constituer votre bibliothèque de chants​

Ajoutez des chants de louange afin de pouvoir les intégrer aux plannings de culte chaque semaine.

Suivez le guide Chants pour :

  1. Ajouter des chants de louange avec titres, artistes et durée
  2. Pour chaque chant, ajouter des arrangements avec paroles et tonalités
  3. Ajouter des liens externes vers des performances YouTube, des grilles d'accords ou des partitions
info

Les chants ajoutés ici peuvent être intégrés à n'importe quel planning de culte ultérieurement. Constituez votre bibliothèque une fois, réutilisez-la chaque semaine.

Étape 3 : Créer un planning de culte​

Les plannings sont les affectations hebdomadaires qui indiquent aux bénévoles où ils sont attendus.

Suivez le guide Plannings pour :

  1. Accéder à Service, sélectionner votre onglet de ministère
  2. Cliquer sur « Ajouter un planning » et choisir la date du culte
  3. Dans l'onglet Affectations, développer chaque équipe et affecter les bénévoles à leurs postes
  4. Les bénévoles verront le statut de leur affectation (Demandé, Confirmé, En attente)

Étape 4 : Construire l'ordre du culte​

Établissez le déroulement de votre culte du début à la fin.

Suivez le guide Ordre du culte pour :

  1. Passer à l'onglet « Ordre du culte » dans votre planning
  2. Cliquer sur « Ajouter un élément » pour ajouter des éléments : chants de louange (depuis votre bibliothèque), prières, lectures bibliques, annonces, prédication, offrande, clôture
  3. Faire glisser et déposer les éléments pour réorganiser le déroulement du culte
info

Les ordres de culte sont spécifiques à chaque planning. Les modifications apportées ici n'affectent pas les autres plannings ni la bibliothèque principale de chants.

Étape 5 : Configurer les tâches récurrentes​

Automatisez les responsabilités hebdomadaires pour que rien ne soit oublié.

Suivez les guides Tâches et Automatisations pour :

  1. Créer des automatisations pour les responsabilités récurrentes hebdomadaires (par exemple, « Préparer les éléments de la communion », « Imprimer les bulletins », « Installer l'équipement son »)
  2. Affecter chaque automatisation à la personne ou au groupe responsable
  3. Les tâches apparaissent automatiquement sur leur tableau de bord B1 et leur application mobile
astuce

Mettez les automatisations en mode Inactif pendant les vacances ou les périodes spéciales, puis réactivez-les quand vous êtes prêt. Pas besoin de supprimer et de recréer.

Étape 6 : Informer les bénévoles​

Les bénévoles affectés voient automatiquement leurs plannings et peuvent répondre.

  1. Les bénévoles voient leurs plannings sur B1.church et l'application B1 Mobile
  2. Ils peuvent accepter ou refuser les affectations directement depuis l'une ou l'autre plateforme
  3. Ils peuvent définir des dates d'indisponibilité pour les semaines où ils ne sont pas disponibles
  4. Les plannings peuvent être imprimés pour les répétitions ou affichés en coulisses
astuce

Les notifications push sur l'application mobile alertent les bénévoles lorsqu'ils reçoivent de nouvelles affectations ou lorsque les plannings changent.

C'est terminé !​

Votre système de gestion des bénévoles est en place. Chaque semaine, créez un nouveau planning, attribuez les postes, et votre équipe voit tout sur son téléphone ou son ordinateur. Les tâches récurrentes gèrent automatiquement le travail de préparation habituel.

Articles connexes​