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Gérer les bénévoles du dimanche

Configurez vos équipes de bénévoles, créez des plans de service hebdomadaires, assignez des postes, construisez des ordres de service avec des chansons d'adoration et automatisez les tâches récurrentes. À la fin, vos bénévoles verront leurs assignments sur le site B1 et l'application mobile, et pourront accepter ou refuser directement.

Avant de commencer

Étape 1 : Créer des équipes de bénévoles​

Organisez vos bénévoles en équipes pour gérer les assignments par domaine de ministère.

Suivez les guides Création de groupes et Membres du groupe pour :

  1. Créez une catégorie (par exemple, "Équipes du dimanche matin")
  2. Créez des groupes comme "Équipe d'adoration", "Son et médias", "Accueil", "Bénévoles du ministère des enfants"
  3. Ajoutez des bénévoles à chaque groupe en cherchant leur nom et en cliquant sur Ajouter
astuce

Désignez les chefs d'équipe en utilisant l'icône de clé verte sur l'onglet Membres. Les chefs peuvent gérer leur propre calendrier de groupe et coordonner leur équipe.

Étape 2 : Construire votre bibliothèque de chansons​

Ajoutez des chansons d'adoration pour pouvoir les intégrer dans les plans de service chaque semaine.

Suivez le guide Chansons pour :

  1. Ajoutez des chansons d'adoration avec titres, artistes et durée
  2. Pour chaque chanson, ajoutez des arrangements avec paroles et désignations de clé
  3. Ajoutez des liens externes vers les performances YouTube, tableaux d'accords ou partitions
info

Les chansons ajoutées ici peuvent être intégrées dans n'importe quel plan de service plus tard. Construisez votre bibliothèque une fois, réutilisez-la chaque semaine.

Étape 3 : Créer un plan de service​

Les plans sont les assignments hebdomadaires qui disent aux bénévoles où ils sont nécessaires.

Suivez le guide Plans pour :

  1. Allez à Service, sélectionnez votre onglet de ministère
  2. Cliquez sur "Ajouter un plan" et choisissez la date du service
  3. Dans l'onglet Assignments, développez chaque équipe et assignez les bénévoles à leurs postes
  4. Les bénévoles verront leur statut d'assignment (Demandé, Confirmé, En attente)

Étape 4 : Construire l'ordre de service​

Délimitez le flux de votre service du début à la fin.

Suivez le guide Ordre de service pour :

  1. Basculez vers l'onglet "Ordre de service" dans votre plan
  2. Cliquez sur "Ajouter un élément" pour ajouter des éléments : chansons d'adoration (de votre bibliothèque), prières, lectures bibliques, annonces, sermon, offrande, fermeture
  3. Glissez-déposez les éléments pour réorganiser le flux du service
info

Les ordres de service sont spécifiques au plan. Les modifications ici n'affectent pas les autres plans ou la bibliothèque de chansons principale.

Étape 5 : Configurer les tâches récurrentes​

Automatisez les responsabilités hebdomadaires afin que rien ne tombe entre les mailles du filet.

Suivez les guides Tâches et Automations pour :

  1. Créez des automations pour les responsabilités hebdomadaires récurrentes (par exemple, "Préparer les éléments de communion", "Imprimer les bulletins", "Configurer l'équipement sonore")
  2. Assignez chaque automation à la personne ou au groupe responsable
  3. Les tâches apparaissent sur leur tableau de bord B1 et leur application mobile automatiquement
astuce

Définissez les automations sur Inactif pendant les vacances ou les périodes spéciales, puis réactivez-les quand vous êtes prêt. Pas besoin de supprimer et recréer.

Étape 6 : Activer l'inscription en libre-service (optionnel)​

Laissez les bénévoles s'inscrire aux postes eux-mêmes au lieu d'attendre les assignments administrateur.

  1. Lors de la modification d'un plan, définissez une Date limite d'inscription (heures avant le service) pour contrôler quand l'inscription en libre-service se ferme. Laissez vide pour aucune limite.
  2. Optionnellement, basculez Afficher les noms des bénévoles sur la page d'inscription pour laisser les bénévoles voir qui d'autre s'est inscrit.
  3. Pour chaque poste, cochez la case Autoriser l'inscription en libre-service pour le rendre disponible pour le libre-service.
  4. Ajoutez une Description à chaque poste pour que les bénévoles sachent ce que le rôle implique.

Une fois que les postes d'inscription en libre-service sont créés, ils apparaissent automatiquement sur les pages d'inscription des bénévoles sur B1.church et l'application B1 Mobile. Les membres peuvent parcourir les postes ouverts, voir combien de places restent et s'inscrire en un clic.

astuce

Mélangez les postes assignés administrateur et les postes d'inscription en libre-service dans le même plan. Par exemple, assignez directement votre chef d'adoration mais laissez les accueillants et les serveurs de café s'auto-sélectionner.

Étape 7 : Informer les bénévoles​

Les bénévoles assignés voient automatiquement leurs plans et peuvent répondre.

  1. Les bénévoles voient leurs plans sur B1.church et l'application B1 Mobile
  2. Ils peuvent accepter ou refuser les assignments directement depuis l'une ou l'autre plateforme
  3. Ils peuvent définir des dates d'indisponibilité pour les semaines où ils ne sont pas disponibles
  4. Les plans peuvent être imprimés pour les répétitions ou affichés en coulisse
  5. Les bénévoles peuvent parcourir et s'inscrire aux postes ouverts via la page d'inscription des bénévoles
astuce

Les notifications push sur l'application mobile alertent les bénévoles lorsqu'ils reçoivent de nouveaux assignments ou lorsque les plans changent.

Vous avez terminé !​

Votre système de gestion des bénévoles est configuré. Chaque semaine, créez un nouveau plan, assignez des postes et votre équipe voit tout sur son téléphone ou son ordinateur. Les tâches récurrentes gèrent le travail de préparation de routine automatiquement.

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