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Gestionar voluntarios del domingo

Configura tus equipos de voluntarios, crea planes de servicio semanales, asigna posiciones, construye órdenes de servicio con canciones de adoración y automatiza tareas recurrentes. Al finalizar, tus voluntarios verán sus asignaciones en el sitio web B1 y la aplicación móvil, y podrán aceptar o rechazar directamente.

Antes de comenzar

Paso 1: Crear equipos de voluntarios​

Organiza a tus voluntarios en equipos para que puedas gestionar las asignaciones por área de ministerio.

Sigue las guías Crear grupos y Miembros del grupo para:

  1. Crear una categoría (por ejemplo, "Equipos del Domingo por la Mañana")
  2. Crear grupos como "Equipo de Alabanza", "Sonido y Medios", "Ujieres", "Voluntarios del Ministerio Infantil"
  3. Agregar voluntarios a cada grupo buscando su nombre y haciendo clic en Agregar
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Designa líderes de equipo usando el icono de llave verde en la pestaña de Miembros. Los líderes pueden gestionar el calendario de su propio grupo y coordinar a su equipo.

Paso 2: Crear tu biblioteca de canciones​

Agrega canciones de adoración para que puedas incluirlas en los planes de servicio cada semana.

Sigue la guía Canciones para:

  1. Agregar canciones de adoración con títulos, artistas y duración
  2. Para cada canción, agregar arreglos con letras y designaciones de tono
  3. Agregar enlaces externos a presentaciones de YouTube, tablaturas de acordes u hojas de música
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Las canciones agregadas aquí pueden incluirse en cualquier plan de servicio posterior. Construye tu biblioteca una vez y reutílizala cada semana.

Paso 3: Crear un plan de servicio​

Los planes son las asignaciones semanales que indican a los voluntarios dónde se les necesita.

Sigue la guía Planes para:

  1. Navegar a Servicio, seleccionar la pestaña de tu ministerio
  2. Hacer clic en "Agregar plan" y elegir la fecha del servicio
  3. En la pestaña de Asignaciones, expandir cada equipo y asignar voluntarios a sus posiciones
  4. Los voluntarios verán el estado de su asignación (Solicitado, Confirmado, Pendiente)

Paso 4: Construir el orden del servicio​

Establece el flujo de tu servicio de principio a fin.

Sigue la guía Orden del servicio para:

  1. Cambiar a la pestaña "Orden del servicio" en tu plan
  2. Hacer clic en "Agregar elemento" para agregar elementos: canciones de adoración (de tu biblioteca), oraciones, lecturas bíblicas, anuncios, sermón, ofrenda, cierre
  3. Arrastrar y soltar elementos para reordenar el flujo del servicio
info

Los órdenes de servicio son específicos de cada plan. Los cambios aquí no afectan a otros planes ni a la biblioteca principal de canciones.

Paso 5: Configurar tareas recurrentes​

Automatiza las responsabilidades semanales para que nada se pase por alto.

Sigue las guías Tareas y Automatizaciones para:

  1. Crear automatizaciones para responsabilidades recurrentes semanales (por ejemplo, "Preparar elementos de la comunión", "Imprimir boletines", "Configurar equipo de sonido")
  2. Asignar cada automatización a la persona o grupo responsable
  3. Las tareas aparecen en su panel de B1 y en la aplicación móvil automáticamente
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Configura las automatizaciones como Inactivas durante los descansos festivos o temporadas especiales, luego reactívalas cuando estés listo. No es necesario eliminar y recrear.

Paso 6: Informar a los voluntarios​

Los voluntarios asignados ven automáticamente sus planes y pueden responder.

  1. Los voluntarios ven sus planes en B1.church y en la aplicación B1 Mobile
  2. Pueden aceptar o rechazar asignaciones directamente desde cualquiera de las dos plataformas
  3. Pueden establecer fechas de bloqueo para las semanas en que no estén disponibles
  4. Los planes pueden imprimirse para ensayos o publicarse detrás del escenario
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Las notificaciones push en la aplicación móvil alertan a los voluntarios cuando reciben nuevas asignaciones o cuando los planes cambian.

¡Listo!​

Tu sistema de gestión de voluntarios está configurado. Cada semana, crea un nuevo plan, asigna posiciones y tu equipo ve todo en su teléfono o computadora. Las tareas recurrentes se encargan del trabajo de preparación rutinario automáticamente.

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