Saltar al contenido principal

Gestión de Voluntarios Dominicales

Configure sus equipos de voluntarios, cree planes de servicio semanales, asigne posiciones, cree órdenes de servicio con canciones de adoración y automatice tareas recurrentes. Al final, sus voluntarios verán sus asignaciones en el sitio web B1 y la aplicación móvil, y pueden aceptar o rechazar directamente.

Antes de Comenzar

Paso 1: Crear Equipos de Voluntarios​

Organice sus voluntarios en equipos para poder gestionar asignaciones por área de ministerio.

Siga las guías de Creación de Grupos y Miembros del Grupo para:

  1. Crear una categoría (p. ej., "Equipos de Domingo por la Mañana")
  2. Crear grupos como "Equipo de Adoración", "Sonido y Medios", "Recepcionistas", "Voluntarios de Ministerio Infantil"
  3. Agregue voluntarios a cada grupo buscando su nombre y haciendo clic en Agregar
tip

Designe líderes de equipo usando el icono de llave verde en la pestaña de Miembros. Los líderes pueden gestionar el calendario de su propio grupo y coordinar su equipo.

Paso 2: Crear Su Biblioteca de Canciones​

Agregue canciones de adoración para poder extraerlas en planes de servicio cada semana.

Siga la guía de Canciones para:

  1. Agregar canciones de adoración con títulos, artistas y duración
  2. Para cada canción, agregue arreglos con letra y designaciones clave
  3. Agregue enlaces externos a presentaciones de YouTube, tablaturas de acordes o partituras
info

Las canciones agregadas aquí se pueden extraer en cualquier plan de servicio después. Cree su biblioteca una vez, reutilícela cada semana.

Paso 3: Crear un Plan de Servicio​

Los planes son las asignaciones semanales que le dicen a los voluntarios dónde se necesitan.

Siga la guía de Planes para:

  1. Navegue a Serving, seleccione su pestaña de ministerio
  2. Haga clic en "Agregar Plan" y elija la fecha de servicio
  3. En la pestaña Asignaciones, expanda cada equipo y asigne voluntarios a sus posiciones
  4. Los voluntarios verán su estado de asignación (Solicitado, Confirmado, Pendiente)

Paso 4: Construir la Orden de Servicio​

Diseñe el flujo de su servicio de principio a fin.

Siga la guía de Orden de Servicio para:

  1. Cambie a la pestaña "Orden de Servicio" en su plan
  2. Haga clic en "Agregar Elemento" para agregar elementos: canciones de adoración (de su biblioteca), oraciones, lecturas de escritura, anuncios, sermón, ofrenda, cierre
  3. Arrastre y suelte elementos para reordenar el flujo del servicio
info

Los órdenes de servicio son específicos del plan. Los cambios aquí no afectan otros planes o la biblioteca de canciones maestro.

Paso 5: Configurar Tareas Recurrentes​

Automatice responsabilidades semanales para que nada se pierda.

Siga las guías de Tareas y Automatizaciones para:

  1. Crear automatizaciones para responsabilidades recurrentes semanales (p. ej., "Preparar elementos de comunión", "Imprimir boletines", "Configurar equipo de sonido")
  2. Asigne cada automatización a la persona o grupo responsable
  3. Las tareas aparecen en su panel de B1 y aplicación móvil automáticamente
tip

Establezca automatizaciones en Inactivo durante descansos de vacaciones o temporadas especiales, luego reactive cuando esté listo. No hay necesidad de eliminar y recrear.

Paso 6: Habilitar Registro de Auto-Servicio (Opcional)​

Permita que los voluntarios se registren para posiciones ellos mismos en lugar de esperar asignaciones administrativas.

  1. Al editar un plan, establezca un Plazo de Registro (horas antes del servicio) para controlar cuándo se cierra el registro por auto-servicio. Déjelo en blanco para sin plazo.
  2. Opcionalmente, alterne Mostrar nombres de voluntarios en la página de registro para permitir que los voluntarios vean quién más se ha registrado.
  3. Para cada posición, marque la casilla Permitir Registro de Auto-Servicio para hacerla disponible para auto-servicio.
  4. Agregue una Descripción a cada posición para que los voluntarios sepan en qué consiste el rol.

Una vez que se crean las posiciones de registro por auto-servicio, aparecen automáticamente en las páginas de registro de voluntarios en B1.church y la aplicación B1 Mobile. Los miembros pueden explorar posiciones abiertas, ver cuántos espacios quedan y registrarse con un clic.

tip

Mezcle posiciones asignadas por administrador y de registro por auto-servicio en el mismo plan. Por ejemplo, asigne su líder de adoración directamente pero permita que recepcionistas y servidores de café se auto-seleccionen.

Paso 7: Notifique a los Voluntarios​

Los voluntarios asignados ven automáticamente sus planes y pueden responder.

  1. Los voluntarios ven sus planes en B1.church y la aplicación B1 Mobile
  2. Pueden aceptar o rechazar asignaciones directamente desde cualquiera de las plataformas
  3. Pueden establecer fechas de bloqueo para semanas en que no están disponibles
  4. Los planes se pueden imprimir para ensayos o publicar detrás del escenario
  5. Los voluntarios pueden explorar y registrarse para posiciones abiertas a través de la página de registro de voluntarios
tip

Las notificaciones push en la aplicación móvil alertan a los voluntarios cuando reciben nuevas asignaciones o cuando los planes cambian.

¡Terminado!​

Su sistema de gestión de voluntarios está configurado. Cada semana, cree un nuevo plan, asigne posiciones y su equipo lo ve en su teléfono o computadora. Las tareas recurrentes manejan automáticamente el trabajo de preparación rutinaria.

Artículos Relacionados​