Hopp til hovedinnhold

Administrer søndagsfrivillige

Sett opp frivilligteamene dine, opprett ukentlige serviceplan, tilordne posisjoner, bygg serviceordrer med forkynnelser, og automatiser gjentakende oppgaver. På slutten vil frivilligene dine se oppgavene sine på B1-nettstedet og mobilappen, og kan akseptere eller avslå direkte.

Før du begynner

Trinn 1: Opprett frivilligteam​

Organiser frivilligene dine i team slik at du kan administrere oppgaver etter ministerieområde.

Følg veiledningene Opprettelse av grupper og Gruppemedlemmer for å:

  1. Opprett en kategori (f.eks. "Søndagsmorgenseam")
  2. Opprett grupper som "Forkynnelsesteam", "Lyd & media", "Velkomstfrivillige", "Frivillige for barneministerie"
  3. Legg til frivillige i hver gruppe ved å søke etter navn og klikk Legg til
Tips

Utpek lagledere ved hjelp av det grønne nøkkelikonet på Medlemmer-fanen. Ledere kan administrere sin egen gruppekalender og koordinere teamet sitt.

Trinn 2: Bygg forkynnelsesbiblioteket​

Legg til forkynnelser slik at du kan trekke dem inn i serviceplan hver uke.

Følg veiledningen Forkynnelser for å:

  1. Legg til forkynnelser med titler, artister og varighet
  2. For hver forkynnelse, legg til arrangementer med tekster og nøkkeldesignasjon
  3. Legg til eksterne lenker til YouTube-opptrinn, akkordarrangementer eller noter
Info

Forkynnelser som er lagt til her, kan hentes inn i enhver serviceplan senere. Bygg biblioteket ditt en gang, gjenbruk det hver uke.

Trinn 3: Opprett en serviceplan​

Planer er de ukentlige oppgavene som forteller frivillige hvor de trengs.

Følg veiledningen Planer for å:

  1. Gå til Tjeneste, velg ministeriet ditt
  2. Klikk "Legg til plan" og velg servicedato
  3. På Oppgaver-fanen, utvid hvert team og tilordne frivillige til posisjonene
  4. Frivillige vil se oppgavestatus (Forespurt, Bekreftet, Venter)

Trinn 4: Bygg serviceordren​

Legg ut flyten av tjenesten fra start til slutt.

Følg veiledningen Serviceorden for å:

  1. Bytt til "Serviceorden"-fanen i planen
  2. Klikk "Legg til element" for å legge til elementer: forkynnelser (fra biblioteket), bønner, bibellesninger, kunngjøringer, preken, innsamling, avslutning
  3. Dra og slipp elementer for å omorganisere serviceflyten
Info

Serviceordrer er planspesifikk. Endringer her påvirker ikke andre planer eller overordnet forkynnelsesbibliotek.

Trinn 5: Sett opp gjentakende oppgaver​

Automatiser ukentlige ansvarsområder slik at ingenting faller mellom to stoler.

Følg veiledningene Oppgaver og Automatiseringer for å:

  1. Opprett automatiseringer for ukentlige gjentakende oppgaver (f.eks. "Forbered nadverobjekter", "Skriv ut bulletiner", "Sett opp lydudstyr")
  2. Tilordne hver automatisering til ansvarlig person eller gruppe
  3. Oppgaver vises på B1-instrumentbordet og mobilappen deres automatisk
Tips

Sett automatiseringer til Inaktiv under feriedager eller spesielle sesonger, deretter reaktivér når du er klar. Ikke nødvendig å slette og opprette på nytt.

Trinn 6: Aktiver selvbetjent påmelding (valgfritt)​

La frivillige melde seg på posisjoner selv i stedet for å vente på administrasjonsoppgaver.

  1. Når du redigerer en plan, angi en Påmeldingsfryst (timer før service) for å kontrollere når selvpåmelding lukkes. La stå tomt for ingen deadline.
  2. Valgfritt slå av Vis frivillige navn på påmeldingssiden for å la frivillige se hvem ellers som er påmeldt.
  3. For hver posisjon, merk av Tillat selvpåmelding avkryssingsboksen for å gjøre den tilgjengelig for selvbetjening.
  4. Legg til en Beskrivelse for hver posisjon slik at frivillige vet hva rollen innebærer.

Når selvpåmeldingsposisjoner er opprettet, vises de automatisk på frivilligpåmeldingssidene på B1.church og B1 Mobile-appen. Medlemmer kan bla gjennom åpne posisjoner, se hvor mange plasser som gjenstår, og melde seg på med ett klikk.

Tips

Blandingsadmin-tildelte og selvpåmeldingsposisjoner i samme plan. Tilordne for eksempel forkynnelseslederen din direkte, men la velkomstfrivillige og kaffebetjeningen velge selv.

Trinn 7: Gi frivillige beskjed​

Tildelte frivillige ser planene sine automatisk og kan svare.

  1. Frivillige ser planene sine på B1.church og B1 Mobile-appen
  2. De kan akseptere eller avslå oppgaver direkte fra begge plattformene
  3. De kan angi blokeringsdatoer for uker de er utilgjenglige
  4. Planer kan skrives ut for øvelser eller sendes bak scenen
  5. Frivillige kan bla gjennom og melde seg på åpne posisjoner via frivilligpåmeldingssiden
Tips

Pushvarsler på mobilappen varsler frivillige når de mottar nye oppgaver eller når planene endres.

Du er ferdig!​

Frivilligadministrasjonssystemet ditt er satt opp. Hver uke oppretter du en ny plan, tilordner posisjoner, og teamet ditt ser alt på telefonen eller datamaskinen sin. Gjentakende oppgaver håndterer rutineforhåndsarbeidet automatisk.

Relaterte artikler​