Hopp til hovedinnhold

Administrer sondagsfrivillige

Sett opp frivilligteamene, lag ukentlige tjenesteplaner, tilordne posisjoner, bygg gudstjenesteordninger med lovsanger, og automatiser gjentakende oppgaver. Til slutt vil de frivillige se sine tilordninger pa B1-nettstedet og mobilappen, og kan akseptere eller avvise direkte.

For du begynner

Steg 1: Opprett frivilligteam​

Organiser de frivillige i team slik at du kan administrere tilordninger etter tjenesteomrade.

Folg guidene Opprette grupper og Gruppemedlemmer for a:

  1. Opprette en kategori (f.eks. "Sondagsmorgenteam")
  2. Opprette grupper som "Lovprisingsteam", "Lyd og media", "Velkomstteam", "Barnetjenestens frivillige"
  3. Legge til frivillige i hver gruppe ved a soke etter navnet og klikke Legg til
Tips

Utpek teamledere ved a bruke det gronne nokkel-ikonet pa Medlemmer-fanen. Ledere kan administrere sin egen gruppekalender og koordinere teamet.

Steg 2: Bygg sangbiblioteket​

Legg til lovsanger slik at du kan trekke dem inn i tjenesteplaner hver uke.

Folg guiden Sanger for a:

  1. Legge til lovsanger med titler, artister og varighet
  2. For hver sang, legge til arrangementer med sangtekster og toneartsangivelser
  3. Legge til eksterne lenker til YouTube-fremforinger, akkordskjemaer eller noter
Info

Sanger lagt til her kan trekkes inn i hvilken som helst tjenesteplan senere. Bygg biblioteket en gang, gjenbruk det hver uke.

Steg 3: Opprett en tjenesteplan​

Planer er de ukentlige tilordningene som forteller frivillige hvor de trengs.

Folg guiden Planer for a:

  1. Navigere til Serving, velge tjenestefanen
  2. Klikke "Add Plan" og velge gudstjenestedatoen
  3. Pa Assignments-fanen, utvide hvert team og tilordne frivillige til sine posisjoner
  4. Frivillige vil se sin tilordningsstatus (Forespurt, Bekreftet, Ventende)

Steg 4: Bygg gudstjenesteordningen​

Legg opp flyten i gudstjenesten fra start til slutt.

Folg guiden Gudstjenesteordning for a:

  1. Bytte til "Service Order"-fanen i planen
  2. Klikke "Add Item" for a legge til elementer: lovsanger (fra biblioteket), bonner, skriftlesninger, kunngjoringer, preken, kollekt, avslutning
  3. Dra og slippe elementer for a omorganisere gudstjenesteflyten
Info

Gudstjenesteordninger er planspesifikke. Endringer her pavirker ikke andre planer eller hovedsangbiblioteket.

Steg 5: Sett opp gjentakende oppgaver​

Automatiser ukentlige ansvarsomrader slik at ingenting faller mellom stolene.

Folg guidene Oppgaver og Automatiseringer for a:

  1. Opprette automatiseringer for ukentlige gjentakende ansvarsomrader (f.eks. "Forbered nattverdelementene", "Skriv ut kirkeblad", "Sett opp lydutstyr")
  2. Tilordne hver automatisering til ansvarlig person eller gruppe
  3. Oppgaver vises automatisk pa deres B1-dashbord og mobilapp
Tips

Sett automatiseringer til Inaktiv under ferieperioder eller spesielle sesonger, og reaktiver dem nar du er klar. Ingen grunn til a slette og opprette pa nytt.

Steg 6: Informer de frivillige​

Tilordnede frivillige ser automatisk sine planer og kan svare.

  1. Frivillige ser sine planer pa B1.church og B1 Mobile-appen
  2. De kan akseptere eller avvise tilordninger direkte fra begge plattformer
  3. De kan sette blokkeringsdatoer for uker de er utilgjengelige
  4. Planer kan skrives ut for oving eller henges opp bak scenen
Tips

Push-varsler pa mobilappen varsler frivillige nar de mottar nye tilordninger eller nar planer endres.

Du er ferdig!​

Frivilligadministrasjonssystemet er satt opp. Hver uke, opprett en ny plan, tilordne posisjoner, og teamet ser alt pa telefon eller datamaskin. Gjentakende oppgaver handterer det rutinearbeidet automatisk.

Relaterte artikler​