Naar hoofdinhoud gaan

Zondagvrijwilligers beheren

Stel uw vrijwilligersteams in, maak wekelijkse serviceplanning, wijs posities toe, bouw serviceorders met aanbiddingsliederen en automatiseer terugkerende taken. Aan het einde zien uw vrijwilligers hun toewijzingen op de B1-website en mobiele app en kunnen zij rechtstreeks accepteren of weigeren.

Voordat u begint

Stap 1: Maak vrijwilligersteams​

Organiseer uw vrijwilligers in teams zodat u toewijzingen per ministerigebied kunt beheren.

Volg de gidsen Groepen maken en Groepsleden om:

  1. Maak een categorie (bijv. "Zondagmorgen teams")
  2. Maak groepen zoals "Aanbiddingsteam", "Geluid & Media", "Greeters", "Kinderministerie Vrijwilligers"
  3. Voeg vrijwilligers aan elke groep toe door hun naam te zoeken en op Toevoegen te klikken
tip

Wijs teamleiders aan met het groene sleutelpictogram op het tabblad Leden. Leiders kunnen hun eigen groepsagenda beheren en hun team coördineren.

Stap 2: Bouw uw liedenbibliotheek​

Voeg aanbiddingsliederen toe zodat u ze elke week in serviceplanning kunt halen.

Volg de gids Liederen om:

  1. Voeg aanbiddingsliederen toe met titels, artiesten en duur
  2. Voeg voor elk lied arrangementen toe met tekstboeken en sleutelbeschrijvingen
  3. Voeg externe links toe naar YouTube-optredens, akkoorddiagrammen of bladmuziek
info

Liederen die hier zijn toegevoegd, kunnen later in elk serviceplan worden opgehaald. Bouw uw bibliotheek eenmaal, hergebruik het elke week.

Stap 3: Maak een serviceplan​

Planen zijn de wekelijkse toewijzingen die vrijwilligers vertellen waar zij nodig zijn.

Volg de gids Planen om:

  1. Navigeer naar Serving, selecteer uw ministeriachtabblad
  2. Klik op "Plan toevoegen" en selecteer de servicedatum
  3. Op het tabblad Toewijzingen kunt u elk team uitvouwen en vrijwilligers aan hun posities toewijzen
  4. Vrijwilligers zien hun toewijzingsstatus (Aangevraagd, Bevestigd, In afwachting)

Stap 4: Bouw de serviceorder​

Leg de stroom van uw service van begin tot eind uit.

Volg de gids Serviceorder om:

  1. Schakel over naar het tabblad "Serviceorder" in uw plan
  2. Klik op "Item toevoegen" om elementen toe te voegen: aanbiddingsliederen (van uw bibliotheek), gebeden, schriftuurlezingen, aankondigingen, preek, collecte, afsluiting
  3. Sleep en zet items om de servicestroom opnieuw in te delen
info

Serviceorders zijn planspecifiek. Wijzigingen hier hebben geen gevolgen voor andere plannen of de hoofdliedenbibliotheek.

Stap 5: Stel terugkerende taken in​

Automatiseer wekelijkse verantwoordelijkheden zodat niets tussen wal en schip valt.

Volg de gidsen Taken en Automations om:

  1. Maak automations voor wekelijkse terugkerende verantwoordelijkheden (bijv. "Bereiding communie-elementen", "Druk bulletins", "Stel geluidapparatuur in")
  2. Wijs elke automatisering toe aan de verantwoordelijke persoon of groep
  3. Taken verschijnen automatisch op hun B1-dashboard en mobiele app
tip

Stel automations in op Inactief tijdens vakantiedagen of speciale seizoenen, activeer deze vervolgens opnieuw wanneer u klaar bent. Geen noodzaak om te verwijderen en opnieuw te maken.

Stap 6: Schakel zelfbediening aanmelding in (optioneel)​

Laat vrijwilligers zelf voor posities aanmelden in plaats van te wachten op beheerderstoewijzingen.

  1. Stel bij het bewerken van een plan een Inschrijvingsuiterste datum in (uren voor service) om te bepalen wanneer zelfbediening sluit. Laat leeg voor geen uiterste datum.
  2. Zet optioneel Vrijwilligersnamen weergeven op aanmeldingspagina aan zodat vrijwilligers kunnen zien wie anders zich heeft aangemeld.
  3. Selecteer voor elke positie het selectievakje Zelfbediening aanmelding toestaan om het beschikbaar te maken voor zelfbediening.
  4. Voeg voor elke positie een Beschrijving toe zodat vrijwilligers weten wat de rol inhoudt.

Zodra zelfbediening aanmeldingsposities zijn gemaakt, verschijnen zij automatisch op de vrijwilligersaanmeldingspagina's op B1.church en de B1 Mobiele app. Leden kunnen open posities doorzoeken, zien hoeveel plaatsen er nog beschikbaar zijn en zich met één klik aanmelden.

tip

Meng beheerderstoewijzingen en zelfbediening aanmeldingsposities in dezelfde plan. Wijs bijvoorbeeld uw aanbiddinaleider rechtstreeks toe maar laat greeters en koffie servers zelf kiezen.

Stap 7: Laat vrijwilligers het weten​

Toegewezen vrijwilligers zien hun plannen automatisch en kunnen reageren.

  1. Vrijwilligers zien hun plannen op B1.church en de B1 Mobiele app
  2. Zij kunnen toewijzingen rechtstreeks van een van beide platforms accepteren of weigeren
  3. Zij kunnen blokkeerdata instellen voor weken waarop zij niet beschikbaar zijn
  4. Planen kunnen voor repetities worden afgedrukt of achter het podium worden geplaatst
  5. Vrijwilligers kunnen open posities via de vrijwilligersaanmeldingspagina doorzoeken en zich aanmelden
tip

Push-meldingen op de mobiele app waarschuwen vrijwilligers wanneer zij nieuwe toewijzingen ontvangen of wanneer plannen veranderen.

U bent klaar!​

Uw vrijwilligersbeheerssysteem is ingesteld. Elke week maakt u een nieuw plan, wijst u posities toe en ziet uw team alles op hun telefoon of computer. Terugkerende taken verwerken het routineonderhoud automatisch.

Gerelateerde artikelen​