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Ehrenamtliche am Sonntag verwalten

Richten Sie Ihre Ehrenamtlichen-Teams ein, erstellen Sie wöchentliche Dienstpläne, weisen Sie Positionen zu, bauen Sie Gottesdienstabläufe mit Lobpreisliedern auf und automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben. Am Ende sehen Ihre Ehrenamtlichen ihre Einteilungen auf der B1-Website und in der mobilen App und können direkt zusagen oder absagen.

Bevor Sie beginnen

Schritt 1: Ehrenamtlichen-Teams erstellen​

Organisieren Sie Ihre Ehrenamtlichen in Teams, damit Sie Einteilungen nach Dienstbereich verwalten können.

Folgen Sie den Anleitungen Gruppen erstellen und Gruppenmitglieder, um:

  1. Eine Kategorie zu erstellen (z. B. „Sonntagmorgen-Teams")
  2. Gruppen wie „Lobpreis-Team", „Ton & Medien", „Begrüßungsteam", „Kinderdienst-Ehrenamtliche" zu erstellen
  3. Ehrenamtliche zu jeder Gruppe hinzuzufügen, indem Sie nach ihrem Namen suchen und auf Hinzufügen klicken
Tipp

Bestimmen Sie Teamleiter über das grüne Schlüsselsymbol in der Registerkarte Mitglieder. Leiter können ihren eigenen Gruppenkalender verwalten und ihr Team koordinieren.

Schritt 2: Liederbibliothek aufbauen​

Fügen Sie Lobpreislieder hinzu, damit Sie sie jede Woche in Dienstpläne einbinden können.

Folgen Sie der Anleitung Lieder, um:

  1. Lobpreislieder mit Titeln, Interpreten und Dauer hinzuzufügen
  2. Für jedes Lied Arrangements mit Texten und Tonartbezeichnungen hinzuzufügen
  3. Externe Links zu YouTube-Aufführungen, Akkordblättern oder Noten hinzuzufügen
Info

Hier hinzugefügte Lieder können später in jeden Dienstplan eingefügt werden. Bauen Sie Ihre Bibliothek einmal auf und verwenden Sie sie jede Woche wieder.

Schritt 3: Einen Dienstplan erstellen​

Pläne sind die wöchentlichen Einteilungen, die den Ehrenamtlichen sagen, wo sie gebraucht werden.

Folgen Sie der Anleitung Pläne, um:

  1. Zu Dienst zu navigieren, Ihren Dienst-Tab auszuwählen
  2. Auf „Plan hinzufügen" zu klicken und das Gottesdienstdatum zu wählen
  3. In der Registerkarte Einteilungen jedes Team aufzuklappen und Ehrenamtliche ihren Positionen zuzuweisen
  4. Ehrenamtliche sehen ihren Einteilungsstatus (Angefragt, Bestätigt, Ausstehend)

Schritt 4: Den Gottesdienstablauf erstellen​

Legen Sie den Ablauf Ihres Gottesdienstes von Anfang bis Ende fest.

Folgen Sie der Anleitung Gottesdienstablauf, um:

  1. Zur Registerkarte „Gottesdienstablauf" in Ihrem Plan zu wechseln
  2. Auf „Element hinzufügen" zu klicken, um Elemente hinzuzufügen: Lobpreislieder (aus Ihrer Bibliothek), Gebete, Schriftlesungen, Ankündigungen, Predigt, Kollekte, Abschluss
  3. Elemente per Drag & Drop neu zu ordnen, um den Gottesdienstablauf festzulegen
Info

Gottesdienstabläufe sind planspezifisch. Änderungen hier wirken sich nicht auf andere Pläne oder die Hauptliederbibliothek aus.

Schritt 5: Wiederkehrende Aufgaben einrichten​

Automatisieren Sie wöchentliche Verantwortlichkeiten, damit nichts vergessen wird.

Folgen Sie den Anleitungen Aufgaben und Automatisierungen, um:

  1. Automatisierungen für wöchentlich wiederkehrende Verantwortlichkeiten zu erstellen (z. B. „Abendmahlselemente vorbereiten", „Gemeindebrief drucken", „Tontechnik aufbauen")
  2. Jede Automatisierung der verantwortlichen Person oder Gruppe zuzuweisen
  3. Aufgaben erscheinen automatisch auf ihrem B1-Dashboard und in der mobilen App
Tipp

Setzen Sie Automatisierungen während Feiertagen oder besonderen Zeiten auf Inaktiv und reaktivieren Sie sie, wenn Sie bereit sind. Sie müssen nicht gelöscht und neu erstellt werden.

Schritt 6: Ehrenamtliche informieren​

Eingeteilte Ehrenamtliche sehen ihre Pläne automatisch und können reagieren.

  1. Ehrenamtliche sehen ihre Pläne auf B1.church und der B1 Mobile-App
  2. Sie können Einteilungen direkt von beiden Plattformen aus annehmen oder ablehnen
  3. Sie können Sperrdaten für Wochen setzen, in denen sie nicht verfügbar sind
  4. Pläne können für Proben gedruckt oder hinter der Bühne ausgehängt werden
Tipp

Push-Benachrichtigungen der mobilen App informieren Ehrenamtliche, wenn sie neue Einteilungen erhalten oder Pläne sich ändern.

Fertig!​

Ihr Ehrenamtlichen-Verwaltungssystem ist eingerichtet. Erstellen Sie jede Woche einen neuen Plan, weisen Sie Positionen zu, und Ihr Team sieht alles auf dem Telefon oder Computer. Wiederkehrende Aufgaben erledigen die Routinevorbereitungen automatisch.

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