Zum Hauptinhalt springen

Verwalten Sie Sonntagsfreiwillige

Richten Sie Ihre Freiwilligent, erstellen Sie wöchentliche Service-Pläne, weisen Sie Positionen zu, erstellen Sie Service-Reihenfolgen mit Anbetungsliedern und automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben. Am Ende sehen Ihre Freiwilligen ihre Zuweisungen auf der B1-Website und der mobilen App und können direkt akzeptieren oder ablehnen.

Bevor Sie beginnen

Schritt 1: Erstellen Sie Freiwilligenteams​

Organisieren Sie Ihre Freiwilligen in Teams, um Zuweisungen nach Ministerbereich zu verwalten.

Folgen Sie den Anleitungen Gruppen erstellen und Gruppenmitglieder zu:

  1. Erstellen Sie eine Kategorie (z.B. „Sunday Morning Teams")
  2. Erstellen Sie Gruppen wie „Worship Team", „Sound & Media", „Greeters", „Kids Ministry Volunteers"
  3. Fügen Sie Freiwillige zu jeder Gruppe hinzu, indem Sie nach ihrem Namen suchen und auf Hinzufügen klicken
Tipp

Bestimmen Sie Teamleiter mithilfe des grünen Schlüsselsymbols auf der Registerkarte "Mitglieder". Leiter können ihren eigenen Gruppenkalender verwalten und ihr Team koordinieren.

Schritt 2: Erstellen Sie Ihre Lied-Bibliothek​

Fügen Sie Anbetungslieder hinzu, damit Sie diese jede Woche in Service-Pläne aufnehmen können.

Folgen Sie der Anleitung Lieder zu:

  1. Fügen Sie Anbetungslieder mit Titeln, Künstlern und Dauer hinzu
  2. Fügen Sie für jedes Lied Arrangements mit Texten und Tonartbezeichnungen hinzu
  3. Fügen Sie externe Links zu YouTube-Aufführungen, Akkorddiagrammen oder Notenblättern hinzu
Info

Lieder, die hier hinzugefügt werden, können später in jeden Service-Plan aufgenommen werden. Erstellen Sie Ihre Bibliothek einmal, verwenden Sie sie jede Woche erneut.

Schritt 3: Erstellen Sie einen Service-Plan​

Pläne sind die wöchentlichen Zuweisungen, die Freiwilligen sagen, wo sie benötigt werden.

Folgen Sie der Anleitung Pläne zu:

  1. Navigieren Sie zu Serving, wählen Sie Ihre Ministerregisterkarte
  2. Klicken Sie auf „Plan hinzufügen" und wählen Sie das Service-Datum
  3. Erweitern Sie auf der Registerkarte "Zuweisungen" jedes Team und weisen Sie Freiwilligen ihren Positionen zu
  4. Freiwillige sehen ihren Zuweisungsstatus (Angefordert, Bestätigt, Ausstehend)

Schritt 4: Erstellen Sie die Service-Reihenfolge​

Legen Sie den Fluss Ihres Service von Anfang bis Ende fest.

Folgen Sie der Anleitung Service-Reihenfolge zu:

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Service-Reihenfolge" in Ihrem Plan
  2. Klicken Sie auf „Element hinzufügen", um Elemente hinzuzufügen: Anbetungslieder (aus Ihrer Bibliothek), Gebete, Schriftlesung, Ankündigungen, Predigt, Kollekte, Schluss
  3. Ziehen Sie Elemente per Drag-and-Drop, um den Service-Fluss neu zu ordnen
Info

Service-Reihenfolgen sind planspezifisch. Änderungen hier wirken sich nicht auf andere Pläne oder die Hauptlied-Bibliothek aus.

Schritt 5: Richten Sie wiederkehrende Aufgaben ein​

Automatisieren Sie wöchentliche Verantwortung, damit nichts fallengelassen wird.

Folgen Sie den Anleitungen Aufgaben und Automatisierung zu:

  1. Erstellen Sie Automatisierungen für wöchentliche wiederkehrende Aufgaben (z.B. „Abendmahlselemente vorbereiten", „Bulletins drucken", „Soundausrüstung einrichten")
  2. Weisen Sie jede Automatisierung der verantwortlichen Person oder Gruppe zu
  3. Aufgaben erscheinen auf ihrem B1-Dashboard und mobiler App automatisch
Tipp

Legen Sie Automatisierungen bei Ferien oder besonderen Zeiten auf "Inaktiv" fest und reaktivieren Sie sie dann, wenn Sie bereit sind. Sie müssen sie nicht löschen und neu erstellen.

Schritt 6: Aktivieren Sie Self-Service-Anmeldung (Optional)​

Lassen Sie Freiwillige sich selbst für Positionen anmelden, anstatt auf Admin-Zuweisungen zu warten.

  1. Legen Sie beim Bearbeiten eines Plans eine Anmeldungsfrist (Stunden vor dem Service) fest, um zu kontrollieren, wann sich Freiwillige abmelden. Lassen Sie das Feld leer, wenn es keine Frist gibt.
  2. Schalten Sie optional Zeigen Sie Freiwilligennamen auf der Anmeldeseite um, damit Freiwillige sehen können, wer sich angemeldet hat.
  3. Aktivieren Sie für jede Position das Kontrollkästchen Selbstanmeldung zulassen, um es für Self-Service verfügbar zu machen.
  4. Fügen Sie eine Beschreibung zu jeder Position hinzu, damit Freiwillige wissen, was die Rolle beinhaltet.

Sobald Selbstanmeldungspositionen erstellt sind, werden sie automatisch auf den Freiwilligenanmeldeseiten auf B1.church und der B1 Mobile App angezeigt. Mitglieder können offene Positionen durchsuchen, sehen, wie viele Plätze verbleiben, und sich mit einem Klick anmelden.

Tipp

Mischen Sie in denselben Plan Admin-zugewiesene und Self-Signup-Positionen. Zum Beispiel weisen Sie Ihren Anbetungsleiter direkt zu, lassen aber Greeter und Kaffeeschenker selbst auswählen.

Schritt 7: Teilen Sie es Freiwilligen mit​

Zugewiesene Freiwillige sehen ihre Pläne automatisch und können antworten.

  1. Freiwillige sehen ihre Pläne auf B1.church und der B1 Mobile App
  2. Sie können Zuweisungen direkt von einer der beiden Plattformen akzeptieren oder ablehnen
  3. Sie können Blockierungsdaten für Wochen festlegen, in denen sie nicht verfügbar sind
  4. Pläne können für Proben gedruckt oder auf der Bühne angebracht werden
  5. Freiwillige können auf der Seite Freiwilligen-Anmeldung offene Positionen durchsuchen und sich anmelden
Tipp

Push-Benachrichtigungen auf der mobilen App benachrichtigen Freiwillige, wenn sie neue Zuweisungen erhalten oder wenn sich Pläne ändern.

Sie sind fertig!​

Ihr Freiwilligenmanagement-System ist eingerichtet. Erstellen Sie jede Woche einen neuen Plan, weisen Sie Positionen zu, und Ihr Team sieht alles auf ihrem Telefon oder Computer. Wiederkehrende Aufgaben übernehmen die Routine-Vorbereitungsarbeit automatisch.

Verwandte Artikel​