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Gerenciar Voluntários de Domingo

Configure seus times de voluntários, crie planos de serviço semanais, designe posições, construa ordens de serviço com músicas de adoração e automatize tarefas recorrentes. No final, seus voluntários verão suas atribuições no site B1 e aplicativo móvel e podem aceitar ou recusar diretamente.

Antes de Começar

Passo 1: Criar Times de Voluntários​

Organize seus voluntários em times para que você possa gerenciar atribuições por área de ministério.

Siga os guias de Criando Grupos e Membros do Grupo para:

  1. Crie uma categoria (por exemplo, "Sunday Morning Teams")
  2. Crie grupos como "Worship Team", "Sound & Media", "Greeters", "Kids Ministry Volunteers"
  3. Adicione voluntários a cada grupo procurando por seu nome e clicando em Add
Dica

Designe líderes de time usando o ícone de chave verde na aba Members. Líderes podem gerenciar seu próprio calendário de grupo e coordenar seu time.

Passo 2: Construir Sua Biblioteca de Músicas​

Adicione músicas de adoração para que você possa puxá-las em planos de serviço cada semana.

Siga o guia de Songs para:

  1. Adicione músicas de adoração com títulos, artistas e duração
  2. Para cada música, adicione arranjos com letras e designações de tom
  3. Adicione links externos para performances do YouTube, folhas de acordes ou partitura
Info

Músicas adicionadas aqui podem ser puxadas para qualquer plano de serviço depois. Construa sua biblioteca uma vez, reutilize-a toda semana.

Passo 3: Criar um Plano de Serviço​

Planos são as atribuições semanais que dizem aos voluntários onde eles são necessários.

Siga o guia de Plans para:

  1. Navegue até Serving, selecione sua aba de ministério
  2. Clique em "Add Plan" e escolha a data do serviço
  3. Na aba Assignments, expanda cada time e designe voluntários para suas posições
  4. Voluntários verão seu status de atribuição (Requested, Confirmed, Pending)

Passo 4: Construir a Ordem de Serviço​

Defina o fluxo de seu serviço do começo ao fim.

Siga o guia de Service Order para:

  1. Mude para a aba "Service Order" em seu plano
  2. Clique em "Add Item" para adicionar elementos: músicas de adoração (de sua biblioteca), orações, leituras de escritura, anúncios, sermão, oferenda, encerramento
  3. Arraste e solte itens para reorganizar o fluxo de serviço
Info

Ordens de serviço são específicas do plano. Mudanças aqui não afetam outros planos ou a biblioteca de músicas mestre.

Passo 5: Configurar Tarefas Recorrentes​

Automatize responsabilidades semanais para que nada caia entre as rachaduras.

Siga os guias de Tasks e Automations para:

  1. Crie automações para responsabilidades recorrentes semanais (por exemplo, "Prepare communion elements", "Print bulletins", "Set up sound equipment")
  2. Designe cada automação para a pessoa ou grupo responsável
  3. Tarefas aparecem em seu painel B1 e aplicativo móvel automaticamente
Dica

Defina automações como Inactive durante folgas de feriado ou estações especiais, depois reative quando estiver pronto. Nenhuma necessidade de deletar e recriar.

Passo 6: Ativar Inscrição de Auto-Atendimento (Opcional)​

Deixe voluntários se inscreverem em posições eles mesmos em vez de esperar por atribuições de administrador.

  1. Quando editar um plano, defina um Signup Deadline (horas antes do serviço) para controlar quando o self-signup fecha. Deixe em branco para sem deadline.
  2. Opcionalmente ative Show volunteer names on signup page para deixar voluntários ver quem mais está inscrito.
  3. Para cada posição, marque a caixa Allow Self-Signup para torná-la disponível para auto-atendimento.
  4. Adicione uma Description para cada posição para que voluntários saibam no que a função envolve.

Depois que posições de self-signup são criadas, elas aparecem automaticamente nas páginas de inscrição de voluntários em B1.church e no aplicativo B1 Mobile. Membros podem procurar posições abertas, ver quantos spots permanecem e se inscrever com um clique.

Dica

Misture posições admin-atribuídas e self-signup no mesmo plano. Por exemplo, designe seu líder de adoração diretamente mas deixe greeters e servidores de café auto-selecionarem.

Passo 7: Deixar Voluntários Saberem​

Voluntários atribuídos automaticamente veem seus planos e podem responder.

  1. Voluntários veem seus planos em B1.church e no aplicativo B1 Mobile
  2. Eles podem aceitar ou recusar atribuições diretamente de qualquer plataforma
  3. Eles podem definir datas de bloqueio para semanas que eles estão indisponíveis
  4. Planos podem ser impressos para ensaios ou postados nos bastidores
  5. Voluntários podem procurar e se inscrever em posições abertas via página de inscrição de voluntários
Dica

Notificações push no aplicativo móvel alertam voluntários quando eles recebem novas atribuições ou quando planos mudam.

Pronto!​

Seu sistema de gerenciamento de voluntários está configurado. A cada semana, crie um novo plano, designe posições e seu time vê tudo em seu telefone ou computador. Tarefas recorrentes lidam com o trabalho de preparação rotineira automaticamente.

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