Calendario Disponibilità
Il Calendario Disponibilità ti offre una visione d'insieme di tutte le prenotazioni di aule e risorse in tutta la chiesa. Da qui puoi vedere cosa è programmato, individuare i conflitti prima che accadano e prenotare un'aula o una risorsa per qualsiasi evento direttamente.
Prima di Iniziare
- Configura almeno un'aula o risorsa nella sezione Aule e Risorse
- Hai bisogno dell'accesso di modifica alla sezione Calendars in B1 Admin
Apertura del Calendario Disponibilità
In B1 Admin, apri il menu della sezione nell'angolo in alto a sinistra e scegli Calendars, quindi seleziona Availability.
Lettura del Calendario
Il calendario visualizza il mese corrente per impostazione predefinita. Puoi navigare avanti e indietro con le frecce in alto, oppure passare tra le viste mese, settimana e giorno.
Ogni evento è codificato a colori in base allo stato della prenotazione:
| Colore | Significato |
|---|---|
| Verde | Approvato |
| Arancione | In attesa di approvazione |
| Grigio | Bloccato (non disponibile) |
Passando il mouse su un evento viene visualizzato il titolo dell'evento e l'aula o la risorsa a cui è allegato.
Filtraggio per Aula o Risorsa
Utilizza il menu a discesa Filter in alto a sinistra per restringere il calendario a una singola aula o risorsa. Seleziona All Rooms & Resources per tornare alla visualizzazione completa.
Prenotazione di un'Aula o Risorsa
- Fai clic sul pulsante Book nell'angolo in alto a destra della pagina.
- Nella finestra di dialogo che si apre, compila i dettagli dell'evento:
- Title — il nome dell'evento
- Start e End data/ora
- Visibility — Public o Private
- Rooms — seleziona una o più aule da prenotare
- Resources — seleziona una o più risorse da prenotare
- Facoltativamente imposta i tempi di Setup e Teardown (in minuti). Questi riempiono la prenotazione su entrambi i lati in modo che lo spazio sia riservato per la configurazione e la pulizia, anche se gli orari di inizio/fine dell'evento rimangono gli stessi.
- Per ripetere la prenotazione, seleziona Repeats e configura la ricorrenza:
- Repeat every -- imposta l'intervallo (ad esempio, ogni 2 settimane).
- Frequency -- Daily, Weekly o Monthly. Weekly ti permette di scegliere giorni specifici della settimana; Monthly ti permette di scegliere un giorno fisso del mese o un modello relativo come "il secondo martedì".
- Ends -- Never, in una data specifica, o dopo un numero impostato di occorrenze.
- Per specificare una finestra di prenotazione personalizzata (diversa da inizio/fine evento), attiva Custom Booking Window e inserisci l'inizio e la fine della finestra. Usalo quando un'aula deve essere accessibile al di fuori delle ore dell'evento elencate.
- Fai clic su Save per inviare la prenotazione.
Se l'aula o la risorsa ha un Approval Group configurato, la prenotazione apparirà come Pending fino a quando un leader di quel gruppo non l'approva. Vedi Approvazioni Calendario per il flusso di lavoro di approvazione.
Il calendario evidenzierà eventuali conflitti prima che tu salvi. Se vedi un avviso di conflitto, regola gli orari o scegli un'aula diversa.
Articoli Correlati
- Aule, Risorse e Programmazione — configura spazi e attrezzature prenotabili
- Approvazioni Calendario — approva o nega richieste di prenotazione
- Creazione di Calendari — gestire calendari di eventi