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Aule, Risorse e Programmazione

Aule e Risorse ti permettono di tenere traccia degli spazi prenotabili e delle attrezzature della tua chiesa. Quando un gruppo o un team vuole utilizzare un'aula o prendere in prestito una risorsa per un evento, può richiederla attraverso B1 — e tu puoi approvare o negare tali richieste per prevenire doppie prenotazioni.

Prima di Iniziare

  • Hai bisogno dell'accesso amministrativo alla sezione Calendars in B1 Admin
  • Configura i gruppi i cui membri submitteranno richieste di prenotazione

Apertura di Aule e Risorse​

In B1 Admin, vai a Calendars e seleziona Rooms & Resources. La pagina ha quattro schede: Rooms, Resources, Blockouts e Templates.

Aule​

Le aule sono spazi fisici che possono essere prenotati insieme agli eventi del calendario — un santuario, una sala di comunità, un'aula, ecc.

Aggiunta di un'Aula​

  1. Nella scheda Rooms, fai clic su Add Room.
  2. Immetti un name per l'aula.
  3. Facoltativamente imposta una capacity (numero massimo di persone).
  4. Imposta un Approval Group — quando un gruppo richiede questa aula, i leader del gruppo scelto vengono notificati e devono approvare la prenotazione. Lascialo vuoto se non è necessaria approvazione.
  5. Fai clic su Save.

Modifica o Eliminazione di un'Aula​

Fai clic sull'icona di modifica accanto a qualsiasi aula, apporta le tue modifiche e fai clic su Save. Utilizza Delete per rimuovere un'aula permanentemente.

Risorse​

Le risorse sono elementi che possono essere prenotati insieme a un evento — attrezzature AV, proiettori, sedie, un furgone, ecc.

Aggiunta di una Risorsa​

  1. Fai clic sulla scheda Resources, quindi su Add Resource.
  2. Immetti un name e facoltativamente una description.
  3. Imposta un Approval Group se qualcuno deve approvare i prestiti di risorse.
  4. Fai clic su Save.

Blocchi​

I blocchi impediscono a aule o risorse di essere prenotate durante determinati periodi — per ristrutturazioni, periodi riservati o manutenzione.

Aggiunta di un Blocco​

  1. Fai clic sulla scheda Blockouts, quindi su Add Blockout.
  2. Scegli se bloccare un'Room, una Resource o tutte le aule e risorse.
  3. Imposta la data/ora di start e end per il blocco.
  4. Facoltativamente aggiungi una nota reason.
  5. Fai clic su Save.

Modelli di Evento​

I modelli ti permettono di salvare una configurazione di evento riutilizzabile — titolo, descrizione e gruppi associati — in modo che gli eventi ricorrenti possono essere creati in modo coerente.

Aggiunta di un Modello​

  1. Fai clic sulla scheda Templates, quindi su Add Template.
  2. Immetti un name per il modello.
  3. Facoltativamente collega un group in modo che l'evento sia automaticamente connesso a quel gruppo quando creato dal modello.
  4. Fai clic su Save.

Quando crei un nuovo evento, lo staff può scegliere un modello esistente per precompilare i dettagli dell'evento.

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